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Entenda A Tabela Temporalidade De Documentos

Em suma, a tabela temporalidade de documentos (TTD) é uma ferramenta utilizada para definição do prazo de validade de documentos e sua respectiva destinação final.

Ela é utilizada durante uma gestão documental sendo essa realizada através de autoridades competentes para gerenciar e avaliar todos os documentos necessários.

A tabela temporalidade de documentos é utilizada como forma de diminuir a quantidade de documentos físicos que são emitidos constantemente em empresas, escritórios, órgãos privados e públicos, entre outros.

Saiba mais, acessando: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

O que é a tabela temporalidade de documentos?

Como discutimos acima, a tabela temporalidade de documentos é instrumento utilizado como forma de determinar o prazo de permanência de um arquivo ou documento, assim como a sua destinação após a validação desse prazo.

Ela é bastante utilizada nas áreas financeira, contábil e fiscal. E a eliminação desses arquivos deve ocorrer conforme as normas estabelecidas pelo CONARQ.

A tabela temporalidade de documentos é realizada por uma comissão permanente de avaliação de documentos, ela será responsável pela análise e seleção documental.

Portanto, todo processo de arquivamento deve ser realizado com bases nas ferramentas da TTD, e sempre que necessário com intuito de diminuir o volume desordenado de documentos emitidos é necessário utilizá-la.

Por que é realizar a tabela temporalidade de documentos?

Você sabia que os seus documentos possuem prazo de validade? Essa é uma pergunta simples, mas que pode gerar bastante dúvida entre as pessoas.

Porém, respondendo a questão, sim, os seus documentos possuem um prazo de validade e é muito importante atentar-se à eles. Afinal, esses arquivos podem simplesmente deixar de serem válidos.

Com o passar do tempo, as pessoas tendem a acumular uma série de documentos seja em casa ou no trabalho. Embora, alguns documentos devam ser guardados corretamente, existem outros que já podem ser descartados.

E para definir a validade de cada um deles você deverá contar com o auxílio da tabela temporalidade de documentos. Para saber mais confira: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

Conceitos importantes para entender a tabela temporalidade de documentos

Para entender mais sobre a tabela temporalidade de documentos você precisa conhecer o conceito das três idades:

  • Arquivo corrente

Essa primeira fase é caracterizada pelos documentos que ainda estão ativos e por isso são consultados regularmente, sendo de uso exclusivo da pessoa que o gerou.

  • Arquivo intermediário

Na fase intermediária, os arquivos são acessados com menor frequência e por isso são armazenados ou estão aguardando a sua eliminação definitiva.

Nesse caso, aconselha-se digitalizar os documentos para facilitar a busca e até mesmo realizar um backup do mesmo.

  • Arquivo permanente

Quando o arquivo encontra-se na fase permanente ele já cumpriu todas as suas finalidades, contudo, algumas vezes eles devem ser mantidos devido seu valor probatório e informativo.

Dessa forma, é importante realizar a digitalização e backup dos documentos que encontram nessa etapa, pois isso facilitará a busca e o compartilhamento, além disso você ainda terá acesso ao mesmo.

Portanto, a aplicação e o entendimento desses conceitos são de extrema importância para realização de uma boa gestão que busca uma racionalização, manutenção, avaliação e destinação de cada documento de forma eficiente.

Conclusão

Apesar do desenvolvimento tecnológico que permite que muito documentos sejam digitais, é importante ressaltar que até mesmo esses arquivos possuem prazo de validade.

Dessa forma, toda empresa, escritório, órgão público ou privado onde a emissão de documentos é bastante elevada necessita de uma boa e eficiente gestão documental.

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Com o passar dos anos é fato que o número de documentos e arquivos aumentem significativamente, e para controlar esse aumento a tabela temporalidade de documentos é a ferramenta mais indicada.