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Como Fazer Digitalização De Documentos?         

O processo de digitalização de documentos está sendo cada vez mais requerido pelas empresas, sejam elas de grande ou pequeno porte. O porquê? Porque esse é uma etapa básica para desenvolver a gestão.

Inclusive, “gestão” tem sido a palavra-chave dos últimos tempos. Cada vez mais esse setor está recebendo a devida atenção. Isso porque as empresas finalmente perceberam que investir na área significa desenvolvimento.

O mercado está cada vez mais acirrado, independente do ramo de atuação, dessa forma, destacar-se entre os concorrentes é mais do que necessário. Isso não acontece se não houver gerenciamento e organização.

Mas o que a organização de documentos tem a ver como tudo isso? É exatamente sobre isso o foco desse artigo. À todos os empreendedores: esse artigo é fundamental para quem deseja crescer e ganhar o lugar no mercado.

Digitalização de documentos: o que é

A digitalização de documento não é algo simples de ser feito, por mais que aparente. Não é somente tirar fotos pelo celular e armazenar em arquivos no computador.

Primeiramente, há recursos muito mais tecnológicos para fazer a impressão e a digitalização dos documentos. Quanto melhor a tecnologia, mais fiéis serão os papéis (podendo até mesmo valer como documentação legal).

A etapa de digitalizar todos os documentos é apenas uma parte de todo o processo, que envolve fases de organização.

A seguinte situação é realmente muito comum em empresas que ainda não possuem os documentos digitalizados: é necessário determinado documento ou relatório e ele simplesmente não é encontrado.

Não é possível saber onde ele está ou, até mesmo, se ele ainda existe (há muitos casos onde documentos importantes são jogados fora por falta de informação ou simples desatenção).

Nesse último caso – de jogar algum papel importante fora –, como é possível reaver o documento? Em alguns casos, isso não é nem mesmo possível. Se caso for, provavelmente haverá um grande trabalho para adquirir uma 2ª via.

Além de evitar que todos esses arquivos se percam, a digitalização de documento também proporciona uma visão mais aberta de tudo o que há no servidor da empresa.

Digitalização de documentos: como é feito

Como dito anteriormente, para digitalizar os documentos é preciso uma metodologia adequada para que, de fato, os papéis ainda possam ser válidos futuramente.

O mais indicado é, como toda a certeza, contratar uma empresa terceirizada para fazer tudo isso. Por quê?

Empresas, como o Grupo Gerenciar, já possuem todo o know-how necessário para a digitalização dos documentos. O melhor é que a Gerenciar vai muito além disso: ela trabalha o gerenciamento desses papéis.

Anteriormente foi dito que o processo não consistia somente em digitalizar tudo. Pois bem, é necessário organizar cada documento para que o acesso seja, de fato, fácil.

Cada empresa possui as suas particularidades, documentos e burocracia (interna e externa) envolvida.

Dessa forma, cada esquema de organização é distinto de um empreendimento para o outro. Além da digitalização de documentos, a Gerenciar os organiza de forma personalizada.

É um investimento

Algumas empresas – principalmente as mais conservadoras e familiares – costumam ver esse tipo de coisa como um gasto. No entanto, é preciso entender que ferramentas de gestão são um investimento.

Um sistema muito bem organizado consegue o que todas as empresas desejam: economia de tempo e lucratividade.

A maioria das multas e advertências das empresas é por falta de cumprimento de prazo. E o motivo disso é muito simples: falta de controle. Um sistema organizado acaba com esse problema.

A Gerenciar presta um serviço de digitalização de documentos impecável, garantindo organização de todos os tipos de papeis.