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O Software GED Contabilidade É Bom?

O GED Contabilidade é uma ferramenta que consegue revolucionar toda a área de gestão de uma empresa, qualquer que seja ela. Pode ser de grande, médio ou pequeno porte, todas elas serão beneficiadas.

Apesar de ser um sistema diferenciado, não são todos os empreendedores que sabem da existência dessa ferramenta de gestão – assim como de outros apoios de organização.

É muito comum – principalmente em empresas familiares – ficar atrelado ao clássico e ao antigo. Isso não é uma metodologia errada. No entanto, na grande maioria das vezes não é tão eficiente.

O uso de ferramentas online e softwares consegue fazer o que nenhum funcionário consegue: compilar TODAS as informações em questões de segundos.

O artigo de hoje irá focar no sistema de GED. Para todos aqueles que são donos de um empreendimento, ou até mesmo um funcionário que busca novos meios de gestão, esse texto é fundamental e revolucionário.

GED Contabilidade: o que é

A primeira coisa que deve ser entendida sobre o GED Contabilidade é a sua própria sigla: GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O nome por si só já diz muito sobre o programa.

O objetivo desse software, então, é ser responsável pelo gerenciamento, gestão e organização de todos os documentos da empresa. Não importa qual área seja: documentos contábeis, licenças, compras, vendas, dentre outros.

Àqueles que possuem empresas pequenas podem pensar sobre a real necessidade de uma ferramenta dessas. No entanto, a documentação – mesmo que o empreendimento seja pequeno – costuma ser grande e complexa.

Até os menores empreendimentos precisam lidar com a questão de documentação. Pode parecer algo simples e intuitivo, mas somente aquelas pessoas que trabalham nessa área sabem o quanto não é.

No caso de grandes empresas, cujo volume de documentos costuma ser bem elevado, o GED Contabilidade se faz ainda mais necessário.

A organização e gestão de documento é essencial para o desenvolvimento da empresa. Não é nada incomum a perda de documentos importantíssimos (e é sabido o quanto isso é prejudicial).

Além de abrir a visão sobre as próprias movimentações da empresa, um bom gerenciamento evita atrasos de prazos e, consequentemente, evita multas e advertências.

GED Contabilidade: quais as suas funcionalidades

Além de apresentar um sistema único, prático e intuitivo de organização de documentos, o software também conta com:

  • Desenvolvido para qualquer tipo de empresa, sendo totalmente adaptável aos negócios;

  • Sistema 100% online;

  • Módulo Contador, Urbanismo, Financeiro e Cooperativa Bancária;

  • Comporta visualização em PDF;

  • Digitalização feita com OCR;

  • Possibilita o controle de acessos de cada usuário, controlando tudo isso por IP;

  • É possível controlar o acesso dos usuários, podendo restringir alguma seção de documentação;

  • Gera relatórios Gerenciais;

  • Possível recuperação de documentos excluídos com menos de 2 meses;

  • Protocolos de Entrega e Devolução;

  • Trilha de Registro;

  • Gestão Documental.

O GED Contabilidade tem muito mais a oferecer, sempre visando atender todas as expectativas dos clientes em relação à organização e logística. O Gerenciamento Eletrônico de Documento é um sistema completo!

Onde encontrar o Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Foi falado muito sobre a ferramenta de gerenciamento de documentos em si, mas onde é possível encontrá-la?

O software foi desenvolvido e é oferecido pelo Grupo Gerenciar, uma empresa que une conhecimento em gestão com a melhor tecnologia do mercado.

A empresa já é bem-conceituada no mercado, trazendo satisfação para todos os seus clientes.

A organização de documentos é a base para uma empresa organizada, que consegue manter os seus processos contínuos, quanto a isso não restam dúvidas.

O GED Contabilidade é o sistema que irá gerenciar todos os documentos da empresa, organizando da melhor forma possível para garantir a satisfação de todos os envolvidos.

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O Que É BPM?

O BPM é uma espécie de gerenciamento de processos, ele será utilizado para garantir um bom desempenho dos fluxos de informação, comunicação entre as pessoas e o estabelecimento de fronteiras organizacionais.

Além disso, ele busca atender todo o ciclo de gestão formado pela modelagem, redesenho, implementação, monitoramento e otimização de processos.

Dessa forma, o BPM pode ser uma ótima opção se você deseja melhorar o desempenho da sua empresa e garantir alguns benefícios através da gestão organizacional, para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Aplicação do BPM nas empresas

Veja a seguir como pode aplicar o BPM dentro da organização empresarial.

  • Mapeamento dos processos

Antes de fazer o mapeamento dos processos é importante saber os detalhes fundamentais do negócio. Depois disso é necessário documentar e organizar todos os pontos de forma clara e didática.

Essa é uma tarefa importante que irá permitir um entendimento completo do processo. Além disso, você vai conseguir prever os recursos, estimar gastos e analisar o setor onde cada pessoa se encaixa melhor.

  • Padronização dos processos

A padronização do processo é a busca por um método dentro do BPM, de forma que seja identificado um padrão de organização. O objetivo da padronização é fazer com que qualquer pessoa trabalhe dentro do mesmo método.

Além disso, o aprimoramento deve ser constante para evitar qualquer erro.

  • Otimização dos processos

A otimização dos processos é fundamental, uma vez que irá reduzir custos, riscos e conhecimento fluindo dentro da empresa. Além disso, terá muito mais qualidade para atender o cliente.

  • Melhoria dos processos

Os processos devem sofrer mudanças para que ele consiga sempre buscar uma melhoria e garantir sua viabilidade.

Dessa forma, é necessário analisar todo o processo e buscar soluções para uma maior produtividade de forma a otimizar o tempo, além de documentar toda tarefa e buscar pelo modelo de fácil entendimento dos funcionários.

Benefícios do BPM

O BPM pode trazer diversos benefícios para a organização da sua empresa, confira alguns dos principais:

  • Processos mais transparentes

A transparência é algo fundamental dentro da empresa, de forma que todos os colaboradores devem procurar ser. Além disso, isso pode ajudar as pessoas identificarem o seu valor dentro do ambiente de trabalho.

  • Produtividade elevada

Para obter elevada produtividade é importante padronizar os processos, para evitar o retrabalho, produzindo de forma qualificada e em maior quantidade.

Um bom exemplo é realizado pelo Grupo Gerenciar eles possuem um sistema operacional, de logística e de segurança de excelente qualidade e os funcionários garantem uma boa gestão de documentos completa.

Para saber mais confira: https://grupogerenciar.com.br/.

  • Redução de gastos

Processos mais eficientes garantem a redução de gastos. Isso faz com que as pessoas utilizem o seu tempo em atividades importantes e necessárias e consequentemente isso pode ajudar no lucro da empresa.

  • Controle maior

Um maior controle do processo, como relatórios específicos de cada área resultará em um excelente sistema de gestão, uma vez que os gestores identificarão se a melhor prática foi aplicada.

  • Satisfação dos clientes

A satisfaço do cliente é algo fundamental para empresa ter sucesso. Assim, o BPM sempre busca a satisfação total dos clientes, assim como uma entrega de qualidade em um menor período de tempo.

Formas do BPM

O BPM mostra todos os aspectos que devem ser executados da melhor forma e em seus devidos tempos. De modo, que todas as decisões ocorram de forma positiva com uma visão abrangente e correta.

Por isso, essa é uma prática que busca o controle de todos os processos que envolvam os aspectos de inovação, estratégias, cultura, flexibilidade, métodos, tecnologias, objetivos, entre outros.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Portanto, o BPM é de grande importância na organização de uma empresa, pois ele ajudará no alcance de metas e objetivos independentemente do tamanho no seu negócio.

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O Diploma Digital É Aprovado No Brasil?

O diploma digital foi uma implantação do Ministério da Educação (MEC), em que se decidiu em março de 2019, que este tipo de registro possa ser digitalizado, para que os alunos de instituições de ensino superior consigam retirar sem burocracia.

Para que seja emitido este tipo de documento, deve-se seguir as regulamentações de acordo com a Infraestrutura de Chaves Pública (ICP). Sendo este o órgão que é responsável pela certificação digital.

E para que se tenha mais segurança, o documento será emitido por sistema de criptografia, para que seja evitado fraudes. Conseguir retirar o seu diploma de forma digitalizado faz com que o processo seja mais ágil e os custos de impressão sejam diminuídos.

Para que você entenda como funciona o diploma digital e quais são os benefícios de se ter este tipo de certificado digitalizado, preparamos este artigo, que possui várias dicas, confira.

Como funciona a emissão do diploma digital?

Para que seja possível emitir o diploma digital a universidade deve ter toda uma estrutura eficiente para que seja possível registrar e emitir o registro. Visto que se deve ter a assinatura digital, tanto do aluno, quanto dos professores.

E esta assinatura digital deve ser reconhecida e certificada através de software que seja o responsável pelo o documento. Listamos a seguir, como é funciona a emissão do certificado digital, confira:

  • Após a colação de grau, em que o aluno concluiu o ensino superior, o mesmo receberá um código de validação em seu e-mail.
  • Então o software que é utilizado pela instituição irá desenvolver um documento, com uma linguagem em codificação, para que seja possível armazenar as informações do documento e este deve ser legível.
  • Após a criação do registro, o documento será encaminhado para a coordenação da universidade para que seja colocada a assinatura digital no mesmo.
  • E assim, o documento será encaminhado para uma entidade que possa registrar, contendo uma segunda rubrica institucional.
  • Então, o arquivo será emitido como QR Code, para que o aluno receba seu diploma de forma digitalizada.

E para que as universidades consigam emitir este registro digital, ela terá que ter uma licença. Senão o documento terá que ser encaminhado para outra instituição que possua a licença ativa.

Facilidades do diploma digital

Se as instituições aderirem todos os processos de digitalização de registro de diplomas para cursos superiores, será possível garantir muitos benefícios.

Pois este tipo de procedimento, garante mais segurança aos processos internos da própria universidade, além de ajudar a reduzir a quantidade de fraude que se pode observar nos dias atuais.

E ainda sim, com o diploma digital, será possível ter o mesmo disponível em seu computador e até mesmo no da instituição, evitando assim, o consumo de papel para impressão do registro.

A validação do diploma de forma digitalizada poderá ser feita a qualquer momento. E pode-se prever que haverá praticidade, pois depois da emissão a instituição conseguirá ter uma comunicação eficiente com o formando.

E as universidades que aderirem esta nova forma de emissão de diploma, terão total controle através do software instalado de quem já conseguiu terá acesso ao eu documento e de quem ainda precisa emitir.

Benefícios do registro digital

Com o diploma digital todos terão muitos benefícios, desde a instituição educacional, quanto o aluno formado. Confira quais são eles:

  • É uma atualização tecnológica de extrema segurança, para que fraudes sejam evitadas.
  • Ter capacidade de sistemas se comunicarem de forma transparente e mais eficaz.
  • Em um mesmo documento, deve ter várias assinaturas, como da coordenação do curso, das autoridades da universidade e do aluno. E através da digitalização será mias fácil conseguir as mesmas.

O diploma digital é uma forma inovadora de fazer com que todo o procedimento burocrático e complicado de se conseguir emitir o seu registro, seja facilitado. Para saber mais acesse nosso site da Gerenciar.

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Saiba Como Arquivar Documentos Da Empresa

Arquivar documentos deve ser feito de maneira eficaz, para que ao ser preciso localiza-lo, não tenha nenhuma complicação. Por isso métodos eficientes devem ser elaborados para que cada tipo de arquivo esteja relacionado a sua pasta.

Antigamente o arquivamento de documentos de qualquer tipo de empreendimento era realizado através da impressão do mesmo e armazenado em pastas, dentro de gavetas e em salas de arquivos.

Porém este tipo de arquivamento de registros está ultrapassado e garante muitas falhas. Pois localizar um documento dentro de gavetas que contém muitos documentos se tornou complicado. E além disso as chances de perda são enormes.

Então digitalizar documentos e arquiva-los em dispositivos físicos ou em nuvens está se tornando cada vez mais requisitado. Em que através de alguns clicks é possível localizar e ter de forma digital o registro desejado.

Dicas para se arquivar documentos

Quando se pensa em arquivar documentos de forma digitalizado, pensa o quão trabalhoso é todo o processo de transformação do arquivo impresso para o digital. Por mais que o processo seja demorado, os resultados são eficientes para a gestão de documentos.

Por isso separamos aqui, algumas dicas para lhe auxiliar no processo de arquivamento de documentos dentro de uma empresa, confira a seguir:

  • Saiba as características dos documentos

Para que seja possível arquivar documentos de um empreendimento, é essencial primeiramente entender e conhecer os tipos de documentações que se desenvolvem dentro da empresa.

É de extrema importância ter conhecimento neste tipo de setor, para que o processo de armazenagem seja conduzido de forma correta.

E ainda sim, deve-se saber o tempo para deixar tal documento guardado. Pois após um determinado tempo, há registros que não possuem mais validade, então você conseguirá descarta-lo no tempo certo.

  • Tenha regras para que se possa ter acesso aos documentos

Ter medidas de seguranças para que outros colaboradores da empresa consigam ter acesso aos arquivos são imprescindíveis. Pois é uma forma de se ter um controle de quem pode acessar, por isso estabelecer regras é a melhor opção.

Dentre as regras, devem se ter a definição de quem são as pessoas que podem ter o acesso aos registros e ainda sim, estabelecer os tipos de alterações que podem ser realizadas, para que não perca o sentido do documento.

  • Defina o local de armazenamento

Antigamente, empresas contavam com salas de arquivos, no qual todos os documentos se encontravam neste ambiente. Porém com a tecnologia e seus avanços, os documentos devem ser todos digitalizados.

Então saber qual o local de armazenamento é essencial, seja em dispositivos móveis ou em nuvens. E vale lembrar que senhas criptografadas devem ser utilizadas para garantir mais segurança.

Tabela de tempo para arquivar documentos

Uma forma de sucesso de se saber quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado, até que perca sua validade é a criação de uma tabela. No qual será possível arquivar corretamente os documentos e pelo o tempo.

E quando se possui uma tabela é possível fazer com que todos os funcionários da empresa, entendam quanto tempo eles devem ter os documentos guardados. E até mesmo para a empresa ter um controle dos seus arquivos, não congestionando o meio de armazenamento.

E uma vantagem de se entender e conhecer o tempo de arquivar documentos deve ter é fundamental, para que se tenha uma organização maior na gestão de documentos.

Em que após tal período tal registro pode ser descartado ou apagado do meio que está sendo armazenado. Liberando assim, mais espaço para outros tipos de arquivos.

Saber arquivar documentos é de extrema importância para que o empreendimento seja mais organizado e lhe ajude quando for preciso localizar qualquer tipo de registro. Para saber mais acesse o site do Grupo Gerenciar e entenda sobre documentos e seu armazenamento.

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O Que É WFMS?

WFMS, em seu conceito formal, é a sigla para Workflow Management System. Em termos práticos, ela diz respeito à fluxo de trabalho, um conceito que, se corretamente gerenciado, pode fazer uma grande diferença em empresas de todos os portes.

O fluxo de trabalho de qualquer empresa deve seguir parâmetros que façam com que ele seja o mais otimizado possível.

Para isso, é preciso que informações essenciais cheguem até os locais certos, que não haja a presença de ruídos na troca de dados, que seja possível ter acesso aos informes necessários para tomar decisões e muito mais.

Esses são passos que demandam organização para se dissiparem de forma correta – e é para isso que existe o Workflow Management System.

Entenda mais sobre o WFMS

Um dos principais pontos que delimita um Workflow Management System de qualidade é a organização.

Sem ela, não é possível que o fluxo de trabalho consiga existir e chegar à quem precisa de forma harmônica e uniforme, criando uma série de ruídos no percurso que dificultam a sua eficiência.

Assim sendo, o primeiro passo para que o WFMS seja eficaz é alinhar todos os setores. Mas em que local ficam, especialmente, armazenadas as principais informações sobre esses setores? De forma geral, em papéis.

Sistema paperless

Antes de qualquer coisa, para garantir a organização dos papéis de uma empresa, é preciso transformá-los em documentos digitais.

A digitalização é uma tendência das empresas modernas e é ela que permite que papéis importantes estejam, de fato, onde devem estar, ao invés de no lixo, rasgados, picados ou perdidos.

Após a introdução do conceito paperless em uma empresa, ou seja, nada de papel – tudo digitalizado, é preciso apostar no correto arquivamento desses documentos digitais.

Inteligência documental

O nome dado ao uso otimizado dos documentos digitais de uma empresa é inteligência documental.

  • Sem organização, não há a implantação de um bom Workflow Management System.
  • Sem a implantação do conceito paperless a otimização dos fluxos de trabalho se torna impossível.
  • E mesmo contando com documentos digitais, sem a correta inteligência documental, todo o processo cai por terra.

Em suma, manter os arquivos de uma empresa em seus devidos lugares, de forma a serem acessados com agilidade, segurança, sigilo, de acordo com a legislação e permanentemente é única forma de apostar em um bom WFSM.

Profissionalismo

A aplicação de um Workflow Management System junto a um sistema de inteligência documental de qualidade não é algo tão simples de se fazer.

Ela exige expertise e profissionalismo – algo que apenas empresas especializadas no assunto podem oferecer.

É por isso que é fundamental contar com serviços de qualidade para organizar a documentação de qualquer empesa ao buscar por um WFMS que realmente otimize os processos de sua empresa e promova um fluxo de trabalho eficaz.

Um profissional especializado na organização dos documentos de uma empresa pode oferecer para você:

  • A possibilidade de arquivar documentos em qualquer volume;
  • Gerenciamento eletrônico desses documentos através de sistemas modernos;
  • Digitalização de documentos sem que você precise perder tempo com isso;
  • Microfilmagem, garantindo que a legislação seja seguida;
  • Organização e sigilo para seus arquivos.

Conheça a Gerenciar

O Grupo Gerenciar trabalha profissionalmente há anos no gerenciamento de documentos digitais para empresas de todos os portes, permitindo que, com isso, haja a aplicação de um WFMS de qualidade.

Seus serviços são voltados para assistir minuciosamente aos processos de inteligência documental de uma empresa, do começo ao fim, oferecendo suporte e segurança para isso.

Assim sendo, se ter um WFMS funcional é a intenção de qualquer organização, é fundamental contar com os serviços certos. Conheça o Grupo Gerenciar!

 

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Digitalize Documentos Para Empresa

Digitalize documentos para empresa é uma ótima opção para você auxiliar no processo burocrático do empreendimento, tendo mais facilidade de acesso e ainda sim garantir muitos benefícios.

Antes empresas contavam com salas de arquivos, no qual todos os documentos e registro ficam arquivados de forma impressa, sendo importante e fundamental ter o controle dos mesmos.

Porém quando era necessário localizar algum tipo de documento, o processo de identificação demorava algum tempo e requeria muito trabalho. Pois o grande volume de papel podia atrapalhar na procura.

Então com os avanços das tecnologias e com os meios mais facilitados para ter todos os documentos digitalizados tornou a vida empresarial mais descomplicado. Em que com apenas alguns clicks é possível encontrar o documento requerido.

Digitalize documentos para empresa

Para que seja possível que você digitalize documentos para empresa, alguns processos são tomados. Começando pela transferência dos registros já existentes para o digitalizado.

Os processos que todos os documentos passam são:

  • Preparação dos documentos impressos

Para que seja possível tornar os documentos impressos em digitalizados, é necessário passar pelo processo de preparação do mesmo. No qual se deve acondicionar os mesmo em um ambiente com temperatura controlada, para se evitar a umidade no papel.

  • Digitalização dos registros

Estes documentos impressos podem ser escaneados e assim, são transformados em imagens digitais, com o auxílio de um scanner.

Ou então, todo o procedimento de digitalização deverá ser realizado, em casos que os documentos não possuem qualidade para se tornar um registro digital. Por fim, o mesmo será armazenado em um dispositivo físico, ou através de nuvens.

  • Indexação de registros

Mesmo que o documento digital facilite a rotina de uma empresa, a grande quantidade do mesmo pode atrapalhar a localização. Então se deve fazer a indexação do documento, no qual há a criação de palavras-chaves, para facilitar a localização.

  • Faça um controle de qualidade do arquivo

Antes de encaminhar para a empresa o documento digitalizado é essencial que o mesmo passe por um controle de qualidade eficiente, para que tenha a comprovação que o arquivo está correto.

  • Entrega de arquivo

Os documentos após serem digitalizados devem ser entregues em dispositivos móveis, ou também há outras possibilidades que estão disponíveis através da internet, ou pelo uso de softwares que são gerenciadores eletrônicos de documentos.

Vantagens para que se digitalize documentos para empresa

Para que se digitalize documentos para empresa é necessário que se passe pelos processos citados acima. Após toda a digitalização dos mesmos, é possível garantir muitas vantagens dentro de sua empresa, confira quais são:

  • Redução de custos

Emitir grandes quantidades de papéis pode gerar um custo muito elevado, no qual os gastos que são realizados com a impressão são descartados por meio da digitalização.

E além disso, não é mais necessário ter uma sala para que seja arquivado os documentos como era realizado antigamente. Em que só através da nuvem já se consegue ter acesso a todos os documentos existentes em uma empresa.

  • Segurança

Quando se digitaliza os documentos de uma empresa os riscos de os mesmos serem perdidos são relativamente baixos. Pois com a organização no dispositivo que será armazenado, o envelhecimento e perda não ocorre.

Garantindo assim, maior segurança e até mesmo transmitindo aos clientes e colaboradores da empresa, o desenvolvimento dos procedimentos burocráticos e arquivamento.

  • Consumo sustentável

Com a redução do consumo de papel para impressão, você garante a empresa uma economia e ainda ajuda o meio ambiente, não consumindo papel e ainda sim diminuindo a geração de lixo.

Tenha facilidade ao localizar seu documento digitalizado

Digitalize documentos para empresa é uma forma de auxiliar em toda a localização do arquivo em uma rede ou dispositivo que seja utilizado para armazenar o mesmo.

E além disso, tal documento pode ser compartilhado de maneira rápida e ágil, não sendo necessário realizar uma cópia impressa e entregar para a pessoa que deseja receber.

Quando se digitalize documentos para empresa é possível alcançar economia e ganhar tempo, no qual a localização é rápida e a conservação do documento é sempre preservada. Saiba mais através do site da Gerenciar.

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Digitalizar Documentos Como Fazer?

Não é de surpreender, mas ainda existem muitas empresas no século 21 que contam com o sistema tradicional de arquivamento de papel. Mas afinal, digitalizar documentos como fazer? Quais as vantagens?

Existem diferentes benefícios no gerenciamento do sistema de arquivamento de documentos digitais. Adotar a tecnologia pode auxiliar no crescimento da empresa e tornar as operações mais simples e práticas.

Mas o processo de migrar documentos físicos para o meio digital pode apresentar alguns obstáculos e fazer com que empreendedores se deparem coma seguinte dúvida: digitalizar documentos como fazer?

O mais recomendado é que seja escolhida uma empresa terceirizada especializada nesse tipo de operação e gerenciamento.

Digitalizar documentos como fazer e escolher o melhor meio

Digitalizar documentos como fazer? Bom, Há várias razões pelas quais a terceirização do projeto de digitalização de documentos para uma empresa profissional especializada faz sentido.

A primeira razão é que as empresas de digitalização de documentos são profissionais qualificados, com processos comprovados, projetados para maximizar a qualidade da imagem e a precisão dos dados.

Elas usam uma variedade de equipamentos de digitalização de ponta capazes de digitalizar vários tipos de documentos, incluindo scanners de alta velocidade, formato amplo, scanners de fotos, scanners de livros, scanners de microfilme entre outros.

Empresas especializadas atuam com procedimentos que oferecem garantia de qualidade para proporcionar as melhores imagens e nenhuma perda de informação.

Além disso, a preparação de documentos requer mão de obra manual e ter pessoal administrativo experiente garante resultados de alta qualidade.

Ao optar por realizar esse tipo de serviço com funcionários que não estão habituados a lidar com o montante de informações requerido na digitalização de acervos, a tarefa pode acabar levando mais tempo, pode haver perda de documentos e informações ou ainda ocorrer o armazenamento incorreto.

É necessário conhecimento técnico para processar grandes quantidades de dados em bancos de dados utilizáveis ​​e para upload compatível em sistemas de gerenciamento de documentos existentes ou sistemas hospedados na nuvem.

O custo total para terceirizar o projeto para uma empresa competente de geração de imagens de documentos é significativamente menor do que custaria para executar o projeto internamente.

A terceirização para uma empresa de digitalização profissional geralmente é a melhor opção para a maioria das organizações.

Utilizar um departamento de serviços experiente é menos estressante, mais barato, conveniente e rápido. Isso também resulta em uma conversão digital mais eficiente e de maior qualidade, com precisão significativamente melhor.

Digitalizar documentos como fazer – benefícios

Agora que digitalizar documentos como fazer está claro, é preciso entender quais os benefícios:

  1. Economia de espaço

O uso de imóveis de escritórios principais para armazenar registros comerciais é caro. A digitalização pode liberar espaço utilizado para arquivos e que pdoe ser utilizado para outros propósitos.

Aos documentos digitais podem ser armazenados em servidores fora da empresa com segurança e economia de gastos em instalações físicas.

  1. Proteção de dados

Proteger as informações impressas é difícil, pois estão sujeitos a incêndios, alagamentos, roubos, entre outros acidentes. Os documentos digitalizados podem ter proteção por senha, contar impressão e fornecem controle de acesso.

  1. Colaboração aprimorada da equipe

Para os funcionários, trabalhar com arquivos digitais e formulários móveis significa que eles não lidam com caixas ou recipientes cheios de papéis. A transferência e o armazenamento de dados serão mais fáceis, assim como o compartilhamento e a colaboração de informações.

Como a Gerenciar pode ajudar

A Gerenciar é uma empresa especializada em gerenciamento de arquivos empresariais e atua na digitalização e armazenamento com qualidade e eficiência. Digitalizar documentos como fazer? Aposte na Gerenciar!

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Elimine Papel Da Sua Empresa

Reduzir o consumo de papel no dia a dia é muito importante, afinal sabemos como o excesso do uso desse material é prejudicial a natureza, por isso elimine papel da sua rotina.

Na maioria das empresas e escritórios o consumo de papel é exagerado, isso ocorre devido à grande quantidade de documentos, procedimentos, avisos, entre outros arquivos que são impressos diariamente.

Para aderir a essa prática, iremos passar algumas dicas que podem te ajudar na tarefa elimine papel, por isso continue lendo esse artigo e para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/

Elimine papel – Como fazer isso?

  • Dê preferência aos arquivos digitais

A primeira dica para facilitar o desafio elimine papel é dar preferência ao uso de arquivos digitalizados.

Além de serem itens de fácil acesso, os arquivos digitalizados podem alcançar um maior número de pessoas em um curto período de tempo, para isso opte por enviar sempre por e-mail ou outro meio de comunicação digital da empresa.

  • Conheça os recursos da sua empresa

Você pode configurar sua impressora para que o arquivo selecionado para impressão seja liberado manualmente na impressora.

Muitas vezes mandamos uma série de arquivos para impressora sem muita necessidade. E dessa forma, vamos pensar duas vezes se o arquivo é realmente necessário antes de levantar da cadeira.

Além disso, você pode aproveitar a folha de papel usando frente e verso no momento da impressão.

  • Abuse da tecnologia

Para que você elimine papel, você pode utilizar a tecnologia a seu favor. Atualmente existe uma série de recursos, como tablets, slides, entre outros meios os quais você pode apresentar relatórios diários.

Portanto, ao invés da entregar um relatório impresso para cada pessoa presente na reunião, mande o arquivo por via digital, e apresente-o aos gestores em um data show, por exemplo.

  • Recicle

Uma outra dica para diminuir os malefícios que o papel pode trazer ao meio ambiente é separar o lixo em suas devidas categorias e enviar para uma empresa de reciclagem.

Essas empresas são responsáveis por reutilizar o material, sendo possível originar novas folhas a partir do lixo gerado.

  • Confira o arquivo antes de imprimir

Antes de imprimir o arquivo você pode visualizá-lo, nesse momento confira se todo o documento estar de correto e na formatação ideal, posteriormente envie-o para impressão.

  • Utilize a assinatura digital

Outra dica para economizar no uso do papel é optar pela assinatura digital, pois dentro de uma empresa muitos arquivos precisam ser validados através de uma assinatura.

  • Salve seus arquivos na nuvem

Muitas pessoas alegam que imprimem os papéis como uma forma de garantia, caso perca os documentos digitais no computador. Nesse caso, uma alternativa viável é salvar os documentos na nuvem.

Isso garante que seus arquivos sejam mantidos e acessados em qualquer lugar através dos seus dados.

Portanto, essas foram as principais dicas que podem te ajudar no desafio do elimine papel.

Veja um exemplo de empresa que buscar eliminar o papel da sua rotina: https://grupogerenciar.com.br/

Vantagens de ser uma empresa que elimine papel da rotina

Ter uma plataforma de assinatura eletrônica na sua empresa é importante para diminuir o consumo de papel, além disso isso gera uma facilidade muito grande, pois em pouco segundos você assina o papel e já pode encaminhá-lo.

Outro exemplo de agilidade é salvar os documentos na nuvem, pois além de garantir que o documento não se perca, caso você precise acessá-lo em outro lugar, você pode fazer isso de maneira rápida e fácil.

Outras vantagens são a redução de custos, agilidade, aproveitamento do espaço físico, como mesas e armários e transmissão de uma boa imagem no mercado.

Exemplo de empresa paperless no mercado atual

A Gerenciar é uma empresa que vem apresentando alternativas para a gestão de documentos dentro do meio corporativo. Acesse o link: https://grupogerenciar.com.br/

Ela apresenta algumas técnicas para guardar informações de forma fácil e prática, garantindo maior segurança e agilidade. Sendo um dos seus objetivos principais a tarefa elimine papel.

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Empresa Sem Papel – Como Implementar Na Sua Empresa?

O conceito da empresa sem papel tem ganhado cada vez mais espaço no universo corporativo.

Afinal de contas, é sabido que a grande maioria dos processos de uma empresa séria devem ser documentados, o que faz com que um grande volume de arquivos sejam gerados.

Se isso for feito em papel, não só a empresa pode se tornar um local desorganizado em termos estéticos, mas também em termos de gerenciamento, pois comumente esse tipo de documentação se perde, rasga ou danifica.

É por isso que é tão importante saber como implementar na sua empresa uma alternativa, chamada de “paperless” e que leva em conta um dos maiores avanços da geração: a digitalização.

Aposte na digitalização de documentos para ter uma empresa sem papel

Uma empresa sem papel se beneficia amplamente, de diversas formas, dessa escolha.

Além de sustentar sua imagem como uma organização sustentável, temática essencial do século XXI, ela ainda se mostra mais organizada, segura e fácil de gerenciar.

O cenário paperless digital é bastante atrativo, especialmente ao se falar de redução de custos com impressão e armazenamento físico. Porém, ele, sozinho, não é suficiente.

É preciso contar com um processo que organize, de fato, toda essa documentação digitalizada. Ou seja, é preciso profissionalizar a inteligência documental de sua empresa.

Inteligência documental

Além de digitalizar toda a documentação de uma empresa, a chamada inteligência documental permite que se reúna em um só serviço todos os conceitos necessários para fazer de sua empresa um sucesso. Dentre eles, pode-se citar:

  • Organização de arquivos;
  • Digitalização de documentos;
  • GED – Gerenciamento Eletrônico De Documentos;
  • Gerenciamento de documentos;
  • Arquivar documentos;
  • Microfilmagem.

Juntos, todos esses serviços permitem o acesso a um pacote completo que não apenas retira o uso do papel de sua empresa, mas também faz com que qualquer informação que você precise encontrar esteja à distância de poucos cliques.

Isso se dá em função, especialmente, do uso de um bom sistema GED, sobre o qual você pode saber mais clicando aqui.

Benefícios de uma empresa sem papel

Agora que você sabe o que é e como implementar o conceito paperless (empresa sem papel) na sua organização, é importante saber de que forma, diretamente, você irá se beneficiar – como gestor ou funcionário:

  • Armazenamento digital em grande volume

Independentemente da quantidade de papel que estiver, há anos, se acumulando em sua empresa, você poderá contar com serviços de digitalização de documentos para armazenar grandes volumes, contando com todas as vantagens acima citadas.

  • Organização e consultas mais rápidas

Através do acesso a uma documentação organizada e segmentada, você poderá fazer consultas que aprimoram sua produtividade com extrema rapidez e facilidade.

Precisa de um documento específico para finalizar um relatório? Com serviços profissionais de documentação digital, é certo que você terá acesso a ele em questão de segundos!

O chefe pediu para rever um documento emitido na semana passada? Consulte os arquivos organizados por inteligência documental e repasse essa informação rapidamente!

Com os serviços certos, você garante sucesso!

  • Segurança e sigilo

Além de todos os fatores acima citados, com os serviços certos, você garante total segurança e sigilo em relação a toda a documentação de sua empresa, permitindo sua centralização a garantia de acesso protegido!

Sabendo tudo sobre inteligência documental, é importante ter em mente que essa solução traz diversas vantagens para você, modernizando sua empresa e tornando-a mais profissional e organizada!

O conceito de empresa sem papel é o conceito do futuro – e é preciso se manter em constante modernização para não correr o risco de ser ultrapassado pela concorrência! Aposte na inteligência documental!

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GED Contador – É Bom Para Seu Escritório De Contabilidade?

Será que o GED Contador é um bom conceito para o seu escritório de contabilidade?

Para responder a essa pergunta, antes de qualquer coisa é importante saber o que é o GED e o que ele pode fazer pela sua empresa.

Com isso em mente, confira suas aplicações pontualmente em um escritório tão complexo quanto o de contabilidade.

O que é o GED Contador?

GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Em qualquer escritório, é fácil perceber um acúmulo de papéis que não apenas prejudica o visual da empresa, mas também impede que o fluxo de informações seja linear – uma vez que esses papéis podem se perder, rasgar…

Em um escritório de contabilidade, essa é uma ideia inadmissível, uma vez que é através de documentos e papéis, por menores que eles sejam, que um contador se organiza e mantém seus livros em dia.

Assim sendo, contar com a digitalização de documentos é algo fundamental, especialmente para um contador.

  • Porém, não é suficiente digitalizar – pois fazer apenas isso não impede que essa documentação fique, também desorganizada.
  • É preciso contar com um sistema profissional, seguro, ágil e adequado, ou seja, um gerenciador que, além de introduzir o conceito paperless em seu escritório de contabilidade, ainda o organize.

E é isso que o GED Contador faz! Ele permite que os processos dentro de um escritório de contabilidade fluam em seu máximo potencial!

Como o GED Contador otimiza um escritório de contabilidade?

Ao transformar pequenas notas, recibos, relatórios e demais dos muitos papéis que podem ser encontrados em um escritório de contabilidade em documentos digitais, há organização.

Através do GED, toda essa documentação fica arquivada em um só local, garantindo a você benefícios como:

  • Organização de arquivos;
  • Digitalização de documentos;
  • Microfilmagem;
  • A possibilidade de arquivar documentos de forma segura.

Confira cada uma dessas vantagens de forma mais profunda.

Organização de arquivos;

Através do GED Contador seus arquivos, livros e relatórios se tornam muito mais organizados, permitindo que o que você procura seja simples de encontrar assim que você precisar.

Digitalização de documentos;

Os dias de perder papéis importantes e, em função disso, deixar tarefas importantes incompletas ou para trás ficaram no passado.

Através do GED Contador você garante inteligência documental e serviços profissionais que vão eliminar os papéis de seu escritório.

Além dos benefícios já citados, com isso você garante redução de custos tanto com impressão, quanto com arquivamento.

Microfilmagem;

A microfilmagem eletrônica traz ainda mais vantagens para o uso do GED, uma vez que ela permite que os documentos digitalizados do contador sejam preservados e descartados de acordo com o que diz a legislação.

Ela faz isso através do conceito de arquivamento analógico, copiando os arquivos e os armazenando em microfilmes, garantindo também segurança e versatilidade ao lidar com eles.

A possibilidade de arquivar documentos de forma segura.

Finalmente, o GED permite que qualquer contador armazene grandes quantidades e volumes de arquivos e documentos de forma segura e sigilosa, dando acesso a eles apenas a funcionários autorizados.

Contando com todos esses benefícios, escritórios de contabilidade que têm encontrado dificuldades no gerenciamento de seus documentos, o que impacta diretamente na qualidade dos serviços oferecidos para seus clientes, poderão otimizar seus resultados.

O GED oferece profissionalismo, melhora do fluxo de informações, maior produtividade, agilidade e segurança para sua empresa – e ele está há poucos cliques de distância.

Saiba tudo sobre o GED Contador ao conhecer os serviços de inteligência documental de empresas profissionais como o Grupo Gerenciar e entre em contato conosco para conferir ainda mais informações sobre o assunto!