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O Que É A Temporalidade Dos Documentos?

A temporalidade dos documentos, é o tempo determinado para o arquivo de diversos tipos de documentos de uma empresa, e qual deve ser o seu destino após este prazo.

Diversos arquivos e documentos relacionado a áreas contábeis, financeira e de RH, precisam ser arquivadas por um determinado tempo, pois podem ser utilizadas por órgãos públicos em diversas situações.

Para cada tipo de arquivo existe um tempo determinado que ele precisa ser armazenado, e este tempo pode ser encontrado na Tabela de Temporalidade Documental.

Saiba o que é a temporalidade dos documentos e a sua importância

Independentemente do tipo de atuação de uma empresa, é extremamente comum que com o passar dos anos ocorra o acumulo de diversos tipos de documentos, e isso, pode afetar diretamente a gestão de um negócio.

Muitos empresários ficam em dúvida de como resolver este problema, já é obrigatório arquivar alguns documentos por muitos anos. Por isso, o Grupo Gerenciar, desenvolveu diversos tipos de serviços de digitalização e gerenciamento de documentos.

Todos os documentos fiscais e de administração pública, possuem um período de validade pré-determinada pela temporalidade dos documentos. Este tempo foi determinado por parâmetros da legislação brasileira.

Para que serve a tabela de temporalidade dos documentos?

O principal objetivo da tabela de temporalidade dos documentos é fazer o controle da emissão de documentos de maneira eficiente e segura, para que assim o seu acumulo possa ser evitado, atendendo a todas a exigências das legislações federais, estaduais e municipais.

Um dos benefícios que esta tabela promove para as empresas, é o controle do acervo documental.

Como arquivar todos estes arquivos sem comprometer a empresa?

Saber como arquivar todos os arquivos exigidos pela temporalidade dos documentos, é uma dúvida em comum para muitos empresários, rendo em vista que para isso é necessário ter espaço e tempo.

Porém, uma ótima solução que pode manter organizado todos os documentos com total sigilo e facilidade de acesso quando for necessário, é a gestão de documentos e arquivos.

O Grupo Gerenciar, promove uma melhor organização e mais segurança par os documentos e arquivos que precisam ser armazenados por um longo período de tempo.

Estes artigos são digitalizados e podem ser acessados com rapidez a qualquer momento e de qualquer lugar.

Assim, um funcionário não precisa ficar horas procurando por determinado arquivo, e pode dedicar o seu tempo para desenvolver outras atividades da empresa, aumentando assim a sua produtividade.

Veja qual é o roteiro de temporalidade dos documentos

  • Prazo de 2 anos:
  • Termo de rescisão de contrato;
  • Aviso prévio;
  • Pedido de demissão;
  • Prazo de 5 anos:
  • Cadastro de empregados e desempregados;
  • Marcação de ponto;
  • Retenção de IRRF;
  • Documentos da CIPA;
  • Recibos de férias;
  • Atestados médicos;
  • Recibos de 13º salário;
  • Recibos de pagamentos;
  • Vale transporte;
  • Prazo de 10 anos:
  • PIS/Pasep;
  • Folhas de pagamento;
  • Guias de previdência;
  • Salario educação;
  • Salario maternidade;
  • Atestados médicos de afastamento;
  • Prazo de 20 anos:
  • PPP
  • Dados de exames admissional, mudança de função, avaliação clínica, entre outros;
  • Programa de prevenção de riscos ambientais;
  • Prazo de 30 anos:
  • Documentos relativos ao FGTS;
  • Prazo indeterminado:
  • Atas da CIPA;
  • Inspeção do trabalho;
  • Contratos de trabalho;
  • Registros de empregados;
  • RAIS;

Sendo assim, foi possível saber o que a temporalidade dos documentos e entender qual é a sua importância. Além disso, foi possível também ver qual é a maneira mais eficaz de armazenas todos estes documentos e arquivos, através dos serviços do Grupo Gerenciar.

 

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Gerenciamento De Documentos Nas Empresas

Muitos gestores de empresas não dão a devida importância para o gerenciamento de documentos, portanto muitas consequências acabam aparecendo, como perda e envelhecimento do mesmo.

Por isso saber como ter uma gestão de documentos eficiente é imprescindível, para que o andamento dentro do empreendimento seja o mais qualificado possível.

Há um tempo atrás, os documentos eram todos impressos e arquivados em salas especificas para armazenamento. Porém encontrar um registro quando necessário não era uma missão fácil, pois em maio tantos, achar um requeria tempo e dedicação.

Porém nos dias atuais, há formas mais bem-sucedidas de se ter os documentos bem arquivados, sem ocupar espaços e para encontra-lo ser uma missão simples e rápida.

Para entender mais sobre o gerenciamento de documentos, preparamos este artigo que possui dicas e informações concretas para se colocar em prática dentro de uma empresa.

Importância do gerenciamento de documentos

As empresas todos os dias produzem uma quantidade muito grande de documentos, em que se possui muitas informações e registros importantes para o seu desenvolvimento.

Esses registros possuem dados que auxiliam no crescimento e legalidade do funcionamento da empresa. Por isso ter um gerenciamento de documentos é de extrema importância.

Em que se possui dados cadastrais, registros com procedimentos internos, contratos de fornecedores e clientes e as estatísticas de andamento da corporação.

Portanto, ter um controle eficiente e um bom arquivamento de tais documentos deve ser feito da maneira mais segura possível, ou então, os prejuízos podem ser incontáveis.

Quando não se tem uma boa administração dos documentos, as consequências podem ser muito prejudiciais ao empreendimento, como o aumento do custo para nova elaboração e dificuldade de localização.

Com isso, muitos clientes podem deixar de dar credibilidade ao seu negócio, pela falta de organização que ocorre dentro da gestão de documentos.

Forma efetiva de se ter uma gestão de documentos

Uma forma muito procurada pelas grandes maiorias das empresas existentes em todo o mundo, é aliar o uso das tecnologias para ter o gerenciamento de documentos de forma correta.

No qual, todos os documentos passam pelo processo de digitalização, para que sejam armazenados em dispositivos físicos ou até mesmo em nuvens, fazendo com que todo o procedimento de procura e modificação do mesmo seja facilitado.

Os documentos digitais não ocupam espaços físicos para serem arquivados, portanto você garante muitos benefícios com essa transferência de modelo de registros.

No qual se consegue ter economia com espaços e ainda sim a redução dos custos com impressão farão a diferença dentro da empresa. Vale a pena apostar em medidas inovadoras para se aplicar na administração de documentos.

Benefícios da gestão de documentos

Além da economia citada acima que se pode obter com um bom gerenciamento de documentos dentro de uma empresa, ainda sim, é possível garantir muitos benefícios, confira a seguir, quais são:

  • Segurança

Com os documentos digitalizados e armazenados em dispositivos eficientes, a proteção dos dados está resguardada. Em que muitos clientes exigem sigilos em suas operações.

  • Fidelização do cliente

Com um sistema eficiente de administração de registros, o cliente se sente mais seguro com a competência da empresa, portanto a fidelização é certeira, fazendo com que você o conquiste.

  • Otimização do tempo

A procura de documentos impressos pode levar muito tempo e dedicação. Porém com documentos digitais, a procura se torna mais simples, no qual indexação é realizada, que é o uso de palavras-chave para sua localização ser mais ágil.

  • Melhor controle

O controle dos tipos de documentações necessárias é mais eficiente, pois há documentos que possuem período de validação. E com os arquivos digitais, após esse período é possível descarta-lo sem que comprometa a empresa.

O gerenciamento de documentos é fundamental para que a empresa se desenvolva e tenha todos os registros necessários para o seu funcionamento em locais próprios para arquivamento. Entenda mais através do site do Grupo Gerenciar.

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Gestão Paperless – Confira As Dicas

Muitas empresas já estão adotando a gestão paperless, em que são medidas realizadas dentro do empreendimento, para que o ocorra a diminuição ou até mesmo o nenhum uso de papel para documentações.

A tecnologia está cada vez mais avançada em todo o mundo e a facilidade de acesso e comunicação está em constante processo de otimização. Por isso é essencial dentro de empresas que se procure formas efetivas de aliar a tecnologia a redução de custos.

Antigamente, como não possuía muitos meios de comunicações, o papel era muito utilizado, tanto para comunicação, quanto para o desenvolvimento de documentações dentro de um negócio.

Porém hoje em dia, a questão de sustentabilidade, consumo consciente, faz com que todos os empreendimentos tomem medidas nos processos de produção para que se alinhem a economias e menor geração de resíduos para meio ambiente.

Com isso, a gestão paperless está se tornando uma prática muito realizada dentro das empresas, no qual, as mesmas estão digitalizando seus documentos, para que tenham mais eficiência e qualidade no negócio.

Como investir em uma gestão paperless?

Para se investir em uma gestão paperless não é difícil, você deve avaliar as formas como as impressões dentro da empresa está se tornando cada vez maiores e tomar medidas para que a redução seja realizada de forma drástica.

E uma maneira de acabar com o uso de papéis dentro de um empreendimento é realizando a digitalização de todos os documentos que transitam dentro do mesmo.

No qual há softwares disponíveis no mercado que podem lhe auxiliar no processo de transformação de documentos impressos em documentos digitais. Através de scanners e programas eficientes de digitalização.

E há também empresas que são especializadas no ramo de gerenciamento de documentos, que podem garantir a sua empresa, registros de qualidade e com todos os requisitos seguidos a risca, como o Grupo Gerenciar.

Benefícios ao se reduzir o consumo de papéis em uma empresa

Quando se possui uma gestão paperless eficiente, você pode alcançar muitos benefícios para o seu empreendimento. Para que você saiba quais são, listamos a seguir:

  • Segurança

Com os documentos impressos os riscos de perda e até o envelhecimento do mesmo, pode acontecer. Consequentemente você não terá mais um documento que é muito importante para os processos da empresa.

Por isso, digitalizar e ter os mesmos armazenados em dispositivos físicos ou em nuvens é uma maneira de você ter sempre os registros arquivados de maneira segura.

  • Economia

Os custos com impressões de documentos são relativamente altos. E nos tempos de crises que estamos vivendo, adotar maneiras de se economizar é essencial.

Com a eliminação das documentações impressas é possível reduzir os custos e assim, ter mais economia dentro da empresa.

  • Praticidade

Com os documentos digitalizados, a praticidade e facilidade para se trabalhar é ainda maior. No qual é possível realizar modificações nos mesmos, sem ser preciso realizar novas impressões. E até mesmo compartilhar de forma ágil e rápida.

Vantagens de se aderir a gestão paperless

Além dos benefícios citados acima, a gestão paperless garante muitas vantagens ao seu empreendimento. No qual, além de se ter mais facilidade para armazenamento e compartilhamento, não é necessário um espaço físico para arquivar os documentos.

E ainda sim, realiza um consumo consciente, diminuindo a geração de resíduos, fazendo com o excesso de lixo não seja produzido por sua empresa. E a economia e redução de custos sejam um ponto positivo para o seu empreendimento.

A gestão paperless é uma tendência dentro das empresas e pode ser adota para qualquer tipo de empreendimento, de qualquer porte. Então mais sobre este tipo de gestão através do site do Grupo Gerenciar.

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Gestão De Documentos Na Sua Empresa

Quando falamos de sistemas para gestão de documentos na sua empresa, não devemos esquecer que, quanto maior o grau de digitalização das informações que fazem parte dos processos, maior o grau de controle e automação que são possíveis alcançar.

O primeiro passo é definir quais são os documentos que fazem parte dos processos da empresa, como pode incluí-los em um sistema GED e quais informações deve-se extrair e armazenar juntamente com os documentos em seus bancos de dados.

Assim, com a mudança atual desses processos, ainda é encontrado empresas que trabalham com documentos em papéis, mas a atual tendência é isso ser reduzido cada vez mais.

Gestão de documentos na sua empresa: conheça as vantagens que ele pode proporcionar

É sempre importante ter um sistema de gerenciamento de arquivos, embora, à primeira vista, pareça que esse não é um dos pontos mais importantes para uma organização.

No entanto, é um benefício significativo obter um sistema dessa magnitude, pois, com isso, todos os documentos da empresa serão controlados e centralizados.

Mas afinal, quais são as vantagens da gestão de documentos na sua empresa?

  • Evita a perda de documentos, pois eles são completamente seguros em um servidor de documentos central.
  • Evita perder tempo, porque qualquer pessoa que precise das informações pode acessá-las no local de trabalho e sem intermediários.
  • Maior acesso às informações de maneira segura e estruturada, ao definir diferentes permissões de acesso aos documentos no sistema de gerenciamento de arquivos.
  • Controle de alterações e revisões de documentos.
  • Captura e extração de documentos em papel e integração ao sistema de gerenciamento de arquivos como metadados.
  • Registro de metadados para recuperação fácil através de pesquisas personalizadas.
  • Integração da documentação do sistema de gerenciamento de documentos com os demais sistemas da empresa, como o ECM (Gerenciamento de Conteúdo Empresarial).
  • Recuperação de documentos em formato eletrônico e também recuperação de formatos físicos.
  • Fácil distribuição através dos conectores de saída de documentos, permitindo o envio por e-mail, SMS, caixa postal e etc.
  • Economia de custos da empresa: sua empresa e funcionários economizam tempo no trabalho na hora da busca de documentação. Além disso, economiza cada vez mais dinheiro evitando usar papel demais.

A gestão de documentos na sua empresa se torna cada vez mais importante

Um software GED prevalece como uma alternativa econômica, pois elimina a necessidade de investimentos altos e também reduz os gastos da empresa.

Além disso, a grande capacidade do espaço do servidor oferecido por uma empresa confiável de gestão de documentos fornece flexibilidade e elasticidade, o que é importante se uma empresa exigir.

Por outro lado, a segurança baseada na nuvem geralmente excede a das próprias instalações.

Dessa forma, escolher o parceiro certo para o gerenciamento de documentos é a chave para evitar preocupações com possíveis problemas com documentos e dentro da empresa.

Portanto, conheça o site do Grupo Gerenciar e faça a melhor gestão de documentos na sua empresa!

Conclusão

Em resumo, a importância e os benefícios da gestão de documentos na sua empresa não terminam aqui, mas também eles permitem organizar e recuperar documentos por meio de consultas personalizadas, oferecendo uma maneira eficiente de acessar todos os documentos da empresa com facilidade.

No nível da integração de informações, os documentos não só podem ser obtidos por meio de um scanner, permitindo a incorporação de arquivos digitalizados em PDF e arquivos enviados por e-mail.

Portanto, não hesite em entrar em contato com um provedor de serviços de gestão de documentos na sua empresa, como o Grupo Gerenciar, que lida com as informações da sua empresa com profissionalismo e para estar na vanguarda dos sistemas de informação.

 

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Empresas Gestão Sete

Gerenciamento De Conteúdo Empresarial

O gerenciamento de conteúdo empresarial é a tecnologia usada para administrar informações não estruturadas, passando pelas fases de criação ou captura, controle de versão, armazenamento, gerenciamento e limpeza.

Além disso, ele ajuda na organização da sua empresa, incluindo a otimização do processo e melhoria na gestão documental.

Dessa forma, o gerenciamento de conteúdo empresarial surgiu como uma ferramenta para as empresas que buscam uma melhor gestão e sofisticação de conteúdo.

Para saber mais sobre o gerenciamento de conteúdo empresarial acesse o site do Grupo Gerenciar: https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/.

Benefícios do gerenciamento de conteúdo empresarial

As empresas atuais sofrem problemas em relação a competitividade, rentabilidade, globalização, tecnologia, crescimento, entre outros.

Dessa forma, o gerenciamento de conteúdo empresarial busca a solução para esses problemas.

Veja algum dos seus principais benefícios:

  • Administra os riscos sociais, ambientais e financeiros;
  • Ajuda a reduzir os gastos;
  • Protege sua marca e reputação;
  • Ajuda a promover a inovação;
  • Traz mais clareza para o mercado;
  • Melhora a eficiência operacional;
  • Ajuda aumentar a satisfação dos clientes.

Como escolher um gerenciamento de conteúdo empresarial?

Escolher um gerenciamento de conteúdo empresarial pode ser um pouco difícil devido as diversas opções presentes no mercado atual e os benefícios que eles podem oferecer.

Dessa forma, separamos algumas informações que podem te ajudar a escolher, o sistema ideal para sua empresa.

  • Histórico do sistema

Analise o histórico do fornecedor e verifique se o gerenciamento possui uma quantidade de cliente satisfeita com a ferramenta. Dessa forma você garantirá um maior suporte técnico.

  • Analise a proposta básica do sistema

O segundo passo é você verificar se a proposta do sistema oferece soluções para os problemas que você precisa soluciona na sua empresa, ou seja, ela precisa se encaixar ao seu negócio.

  • Experiência de uso

Outro ponto importante é gostar da experiência de uso, pois não adianta ter o melhor gerenciamento e não solucionar os seus problemas.

Por isso, verifique se ele irá funcionar com a sua empresa.

Uma dica é usar o sistema do Grupo Gerenciar, uma vez que eles irão te ajudar no gerenciamento da sua empresa, deixando o sistema mais organizado e seguro.

Saiba mais em: https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/.

Funcionalidade do gerenciamento de conteúdo empresarial

O gerenciamentopossui quatro etapas, captura, gestão, entrega e retenção. Confira:

  • Captura

Essa etapa captura todos os conteúdos que será necessário para o gerenciamento da sua empresa, permitindo assim a otimização de processo e economia de tempo e redução dos erros.

  • Gestão

A gestão é uma etapa simplificada, uma vez que o documento pode ser direcionado para o indivíduo que irá cuidar dessa tarefa especifica.

  • Entrega

Na etapa da entrega é possível verificar se houve alguma adulteração de documento. Tornando o processo muito mais seguro e confiável.

  • Retenção

O gerenciamento de conteúdo empresarial permite que o acesso seja ágil e seguro, na versão mais atual. Além do mais, ela possibilita a personalização da política de acordo com a empresa.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/.

Por que adotar um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial?

É sempre bom inovar, buscar novas experiências e oferecer resultados de excelência para os seus clientes através de uma boa gestão.

Dessa forma, esse tipo de software serve para facilitar a coordenação e o direcionamento das suas atividades com objetivo de atender todos os requisitos do cliente.

Isso irá acarretar diversos resultados positivos, como por exemplo: redução de desperdício, redução de custos, melhoramento da administração dos processos, capacitação dos colaboradores, entre outros.

Portanto, quando uma empresa implementa o gerenciamento, ela está adquirindo metodologias já testadas e com uma boa funcionalidade, buscando assim resultados positivos.

 

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Guarda Documentos De Empresa – Qual A Melhor Opção?

O tema guarda documentos de empresa é bastante debatido por ainda dividir muitas opiniões.

Enquanto bons empresários sabem que devem contar com boas ferramentas de gestão e armazenamento de documentos, ainda existem aqueles que estão contando com impressões e o uso de papel.

O problema é que os que estão inclusos na segunda opção não tem obtido bons resultados perante seus concorrentes, chegando até mesmo a ser superado por eles ou a correr riscos.

Entendendo qual é a melhor opção para gerir documentações importantes e fundamentais para o bom funcionamento de praticamente qualquer empresa, torna-se mais simples maximizar resultados.

Opções de guarda documentos de empresa

Enquanto o armazenamento físico é uma opção de armazenamento de documentos, ele possui diversas desvantagens.

Ele ocupa espaço físico em excesso da empresa, está vinculado a grandes gastos com impressão, tinta e manutenção de máquinas, promove a possibilidade de perda de arquivos e de informações, entre outros.

Por outro lado, o armazenamento digital já se mostra uma opção extremamente segura e viável, desde que executada a nível profissional.

Diferentemente da opção física, ele promove centralização, transparência, manutenção a longo prazo de informações, agilidade ao obtê-las, organização e simplicidade.

Porém, conforme dito, não basta apenas digitalizar documentos e esperar por resultados excelentes: é preciso fazer isso da forma certa.

Inteligência documental

É na busca por garantir armazenamento com qualidade que se usa o conceito de inteligência documental.

Conforme o nome diz, esse conceito busca tratar de documentações de forma inteligente, ou seja, de forma otimizada, organizada e completa.

Ele aborda desde os primeiros passos da digitalização até sua gestão de manutenção, fornecendo consultorias pessoais e individualizadas para seus clientes.

Além disso, ela permite que o correto arquivamento dos documentos seja feito, garantindo todos os benefícios acima citados e mais, como:

  • Redução de custos: agora, você poderá deixar volumes grandes de documentos organizados e armazenados em apenas um lugar, reduzindo custos com mobílias e com dias de serviço perdidos a fim de fazer isso;
  • Acesso instantâneo a documentos antigos: não importa a data! Se armazenados e mantidos digitalmente da forma correta, será possível ter acesso a quaisquer documentos.
  • Transparência: todos os setores autorizados poderão ter acesso à mesma informação, criando um fluxo de trabalho transparente e eficiente.

Administração de documentos

Além de uma boa mídia backup, que permite que documentos antigos sejam acessados, conforme dito, o guarda documentos de empresa feito de forma digital promove a boa administração de documentos.

Isso inclui, inclusive, sua destruição, caso seja necessário. Ela deve ser sigilosa e permitir que suas informações não caiam na mão de terceiros, especialmente se tratarem de dados financeiros.

Finalmente, é fundamental que esses serviços impeçam danos aos documentos guardados digitalmente, permitindo que eles realmente possam ser acessados conforme a necessidade.

Portanto, é necessário o uso de métodos inteligentes e seguros para isso, o que demanda expertise e profissionalismo.

Expertise e profissionalismo

Sabendo o que está em jogo ao contar com as facilidades que a guarda de documentos digitais traz para uma empresa, é fundamental que se aposte em serviços profissionais para isso.

Especialistas, especialmente os experientes, são os únicos capazes de seguir todos os passos necessários para promover armazenamento de qualidade, mantendo os seus dados organizados e seguros.

O Grupo Gerenciar atua no ramo de inteligência documental há mais de 9 anos e está apto a oferecer para você os serviços dos quais você realmente precisa para se posicionar à frente da concorrência.

Sabendo disso, não deixe de se aprofundar nas informações dadas nesse artigo sobre o tema guarda documentos de empresa e aposte nele para otimizar seus resultados!

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Gerenciamento De Notas Fiscais Eletrônicas

O correto gerenciamento de notas fiscais eletrônicas é fundamental para o bem estar financeiro de qualquer empresa.

De fornecedores a recebimentos, é fundamental ter controle do dinheiro que entra e sai de qualquer negociação, seja de entrada ou de saída de uma empresa.

Porém, através do uso de um grande volume de papéis, ainda mais no mundo moderno, que exige agilidade, essa gestão pode se tornar bastante difícil e falha.

Para otimizá-la, é preciso contar com ferramentas e facilidades que coloquem sua empresa no hall de gestões modernas, tecnológicas e que visam maximizar resultados. Saiba mais!

Um bom gerenciamento de notas fiscais eletrônicas

O que é preciso ter para que uma boa gerenciamento de notas fiscais eletrônicas seja feita? Antes de qualquer coisa, é preciso contar com organização.

Notas fiscais físicas são itens do passado: elas se perdem, rasgam, tem seus conteúdos apagados pelo tempo, gastam com impressões, manutenção e arquivamento e não cabem mais em espaços que pedem centralização.

É por isso que a opção eletrônica existe e é amplamente usada pelas empresas. Porém, até mesmo elas podem se tornar grandes inimigas da produtividade se forem mal gerenciadas.

É por isso que o gerenciamento feito através da chamada inteligência documental é fundamental.

Inteligência documental

A inteligência documental é um conceito que reúne diversos serviços dispostos a fim de otimizar o arquivamento, a organização, a gestão e até mesmo a destruição segura dos documentos de uma empresa.

Quando voltada para o gerenciamento de notas fiscais eletrônicas, ela permite que o foco organizacional se volte para estoques, fluxo de caixa, contabilidade e demais setores financeiros de uma instituição.

A organização financeira das empresas desempenha um grande papel na obtenção de bons resultados, sendo, na verdade, um dos fatores mais importantes para o seu sucesso.

Isso só pode ser feito através de uma boa gestão de notas fiscais eletrônicas, promovendo até mesmo transparência, fundamental para a harmonia dos setores e gestores de qualquer empresa.

Serviços profissionais

Ao passo que a importância de promover controle, arquivamento, segmentação, segurança, agilidade, transparência e demais fatores ao se falar de notas fiscais eletrônicas só aumenta, a necessidade de contar com expertise também o faz.

Por sua vez, experiência também desempenha um importante papel nesse processo, permitindo que, ao contratar soluções, as empresas tenham acesso à facilidades de forma ágil e eficiente – especialmente a longo prazo.

Não basta apenas contratar; é preciso contar com os serviços certos. Afinal, se apenas digitalizar e tornar eletrônicas as notas fiscais fosse a solução, não existiriam tantos problemas financeiros advindos de desorganização nas empresas, certo?

Mas então, o que um bom serviço de gerenciamento de notas fiscais eletrônicas pode oferecer para você?

Vantagens da expertise

Alguns benefícios de se contar com profissionais para efetuar uma boa gestão de notas fiscais eletrônicas inclui:

  • Destruição segura: é preciso contar com sigilo e segurança ao tratar de notas fiscais eletrônicas, mas especialmente ao destruí-las.

Afinal de contas, seus dados devem permanecer na empresa – e não sob acesso de terceiros.

  • Gestão de documentos: é preciso saber onde estão, para que servem e do que se trata cada uma das notas fiscais emitidas por sua empresa. É por isso que um sistema profissional se mostra fundamental.
  • Manual de gestão documental: através de boas práticas, a gestão adequada desses documentos tende a se tornar automática.
  • Consultoria personalizada: uma consultoria personalizada permite que seja levado em consideração cada ponto individual de sua empresa, atendendo às suas necessidades.

Tendo todos esses pontos em mente, aposte no gerenciamento de notas fiscais eletrônicas profissional do Grupo Gerenciar e obtenha os melhores resultados possíveis para sua empresa!

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Guarda E Digitalização De Documentos É Importante Para Sua Empresa?

O gerenciamento de arquivos envolve a guarda e digitalização de documentos, além da recuperação de arquivos antigos. Atualmente, existem muitas empresas de gestão que fazem essa tarefa por meio de um software.

Sabendo do processo de digitalização, uma empresa consegue melhorar muito sua funcionalidade através desse sistema, pois os funcionários não terão que perder muito tempo para encontrar um arquivo.

Assim, o Grupo Gerenciar surge com uma novidade nesse ramo para empresas, que é um software GED com soluções voltadas para processos de negócios em gestão documental.

Portanto, saiba sobre a importância de contratar uma empresa para gerenciar e realizar a guarda e digitalização de documentos.

Qual a importância do gerenciamento de arquivos e da guarda e digitalização de documentos para minha empresa?

Para começar, é importante que o gerenciamento documental mantenha alguma ordem e controle sobre eles, sendo este o ponto mais importante no qual o gerenciamento de arquivos está envolvido.

Isso se deve porque em algum momento durante o desenvolvimento da atividade comercial, é preciso recorrer a informações antigas, seja para planejar estratégias diferentes, consultar quais são as que tiveram um impacto positivo no mercado e fazer consultas diferentes para melhorar a capacidade de desenvolvimento da sua empresa.

Por fim, é preciso ter em mente que muitas vezes há situações em que as empresas enfrentam problemas legais e fiscais.

Assim, se a empresa tiver um gerenciamento de arquivos adequado, ela terá a garantia total de que as informações estarão disponíveis no momento em que é preciso.

Portanto, é possível lidar com esse tipo de eventualidades apresentando os documentos solicitados pelas diferentes entidades em tempo hábil.

Entenda o que é gerenciamento de documentos

O gerenciamento de documentos é o conjunto de ações que são aplicadas para gerenciar documentos de todos os tipos, criados e recebidos em uma organização.

– Esse gerenciamento de documentos deve facilitar sua recuperação, permitir a extração de informações, a expulsão daquelas que não são necessárias, a conservação daquelas que são importantes, bem como a eliminação quando não forem mais necessárias, usando para tudo isso métodos eficazes e eficientes.

Portanto, quando é falado de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ou GED, entende-se por uma maneira automatizada de organizar, proteger, capturar, digitalizar, rotular, aprovar e concluir tarefas usando uma versão digital dos documentos ou arquivos.

Para isso, é usado um software GED que controla e organiza os documentos de toda a organização, incorporando capturas e conteúdo e usando fluxos de trabalho, repositórios de documentos, sistemas de saída, sistemas de recuperação de informações, etc.

Por que se deve implementar o gerenciamento, guarda e digitalização de arquivos?

Esse gerenciamento serve para facilitar o trabalho com a documentação produzida em uma empresa.

Dessa forma, todos os envolvidos com os documentos devem saber quais documentos é preciso manter, quando, como e onde. Assim, você também saberá onde está a documentação no momento em que precisa.

Outra importância do gerenciamento documental é que ele ajuda a ter acessibilidade e transparência nas informações de uma empresa.

Além disso, esse software GED também fornece a troca e a reprodução de recursos, evitando duplicatas, informações desnecessárias ou a perda de informações de uma organização.

Com isso, cada vez menos é usado métodos de impressão de papéis, aderindo as necessidades atuais do meio ambiente e de sustentabilidade através do conceito paperless.

Além do mais, o uso dessa gestão de documentos faz com que uma empresa evite alguns custos que eram comuns no dia a dia, como gastos com papéis, canetas, blocos de notas, cadernos, pastas e etc.

Portanto, a guarda e digitalização de documentos pode ser realizada pelo Grupo Gerenciar proporcionando total segurança para suas informações e eficiência e para a sua empresa.

 

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Investir Digitalização De Documentos É Um Bom Negócio?

Muitas empresas se veem diante da necessidade de arquivar diversos tipos de documentos e arquivos, assim, elas acabam perdendo espaço físico e o tempo dos seus funcionários. Porém, com a digitalização de documentos, você pode deixar a sua empresa mais organizada e promover a produtividade dos funcionários.

Ao fazer a digitalização dos documentos, você estará convertendo os seus documentos físicos para um formato digital, que ficam arquivados em segurança e podem ser acessados com facilidade a qualquer momento.

O Grupo Gerenciar, está a mais de 9 anos no mercado, oferecendo um serviço de digitalização de documentos para grandes, médias e pequenas empresas. Além, de digitalizar os documentos, eles também fazem o seu gerenciamento, garantindo a organização e a segurança dos dados.

Por que fazer a digitalização de documentos?

Ao fazer a digitalização de documentos, a sua empresa e os seus funcionários podem ser uma série de benefícios, que vão além de manter o local mais organizado e as informações mais seguras, mas pode também proporcionar mais tempo para o desenvolvimento de outras atividades da empresa.

Além disso, ao eliminar os papeis da empresa, você vai aumentar a produtividade da sua equipe, tornar a sua empresa mais sustentável e garantir a segurança das informações.

Veja quais são os benefícios em fazer a digitalização de documentos

A lista dos benefícios que podem ser obtidos com a digitalização de documentos é imensa. São eles:

  • Você consegue reduzir os seus custos e elimina muitos papeis;
  • A sua empresa estará contribuindo para o bem-estar do meio ambiente;
  • Você consegue ter mais organização e mais segurança para dos seus documentos;
  • Como os dados são salvos em nuvem, isso promove mais acessibilidade e mobilidade corporativa;
  • Você consegue organizar e acessar os documentos com muito mais agilidade;
  • Promove a garantia da validade jurídica, que na maioria das vezes é de 5 anos;
  • Diminui os riscos de fraudes;
  • Tem a possibilidade de fazer assinaturas eletrônicas e digitais;
  • Você pode acessar as informações arquivadas de qualquer lugar do mundo, através de vários tipos de dispositivos;
  • Entre outros.

Como se pode ver, ao digitalizar os documentos e arquivos de uma empresa, você estará promovendo muito mais do que uma simples organização dos dados, mas também aumentará a produtividade da sua equipe, através de processos mais rápidos e eficazes.

Como escolher uma boa empresa de digitalização de documentos?

A digitalização de documentos, a cada dia que passa vem ganhando mais adeptos, isso é decorrente de todos os benefícios que foram citados acima.

Porém, para que este processo possa realmente funcionar para a sua empresa, promovendo agilidade e segurança, é fundamental contratar uma empresa seria e comprometida.

O Grupo Gerenciar é uma empresa completa, que além de prestar um serviço de qualidade em digitalização de documentos, também atua em todos os tipos de gerenciamento documental, e um empresa ou organização.

O seu objetivo é garantir a agilidade de acesso as informações arquivadas, além de total segurança e sigilo dos dados. Ela é considerada uma empresa de inteligência documental.

Os seus principais serviços prestados são:

  • GED – Gerenciamento eletrônico de documentos;
  • Microfilmagem;
  • Digitalização de documentos;
  • Arquivo de documentos;
  • Organização de arquivos;
  • Gerenciamento de documentos;

Sendo assim, a digitalização de documentos tem sido um fator de extrema importância para as empresas que buscam mais organização e segurança, e que além disso preservam o meio ambiente. Assim, ao mesmo tempo em que você investe na organização da sua empresa, você terá como retorno mais tempo e mais produtividade.

 

 

 

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Entenda O Enterprise Content Management

Enterprise Content Management, também chamado de ECM, é uma forma de otimização processual dentro de empresas de todos os portes.

Ela gerencia os conteúdos das mais diversas instituições, como o próprio nome já diz. Assim, ela torna mais simples a fluidez das comunicações e promete maximizar resultados.

Entenda o que é, de fato, o ECM e como existem processos impossíveis de serem desconectados desse conceito.

O que é Enterprise Content Management?

Em tradução livre, Enterprise Content Management significa Gestão de Conteúdos Empresariais.

Na prática, ela faz com que haja um acesso mais transparente, ágil, simples e seguro a conteúdos que promovem melhorias contínuas nas instituições.

Porém, para que isso seja feito, alguns conceitos intimamente ligados ao ECM devem ser conhecidos. Um deles é o conceito de GED.

  • GED é a sigla de Gerenciamento (ou Gestão) Eletrônico de Documentos. Ele se inicia na aplicação de um sistema paperless e se sustenta na organização e na inteligência documental de uma empresa.
  • Por paperless, compreende-se a redução ou eliminação do uso de papéis em uma empresa, uma vez que é sabido que esse tipo de documento físico pode se rasgar, perder, danificar…
  • Portanto, digitalizar esses arquivos é o primeiro passo a ser tomado. Em seguida, deve-se aplicar mais conceitos de inteligência emocional, englobados no GED.

Inteligência documental

A inteligência documental cuida, do começo ao fim, de todos os processos que promovem uma melhor relação eletrônica com documentos de todos os portes.

Em instituições de ensino, por exemplo, isso pode se tratar de diplomas. Em empresas, pode se tratar de relatórios, dados, tarefas a serem cumpridas…

Estando em apenas um local, digital e seguro, são muito menores as chances de perda de informações que podem comprometer a comunicação interna e os resultados de uma empresa.

Esse local permite que as informações sejam centralizadas, transparentes e que se tornem acessíveis de forma ágil e prática, por qualquer pessoa autorizada e através de dispositivos também previamente autorizados.

Em suma, é preciso ter segurança e eficiência. E é isso que faz o GED, que será melhor explicado a seguir.

GED – Gestão de Documentos Eletrônicos

O GED, após a digitalização, arquivamento e organização de seus documentos, permite que seja feita a sua gestão de forma simples e segura contando com serviços de:

  • Manual de gestão documental;
  • Custódia de documentos;
  • Consultoria personalizada;
  • Gestão de documentos e destruição segura.

No manual de gestão, o empresário aprende a fazer o melhor gerenciamento possível, o que é otimizado por uma consultoria que leva em consideração suas necessidades individuais.

O mesmo é feito com a gestão, que oferece mais controle da documentação e, caso ela precise ser eliminada, pode-se contar com a destruição segura e com o sigilo de informações.

Todos esses processos demandam expertise, o que faz com que seja necessária a contratação de serviços profissionais para um melhor rendimento.

Contratação de serviços profissionais

O Grupo Gerenciar é especialista no assunto há mais de 9 anos, trazendo um GED que permite que o ECM seja gerenciado da melhor forma possível, trazendo os melhores resultados para empresas que precisam se modernizar.

Afinal de contas, sistemas paperless se mostram cada dia mais essenciais para que as empresas não sejam superadas por seus concorrentes, otimizando seu tempo, seus custos e o seu rendimento.

Uma equipe com conteúdos bem gerenciados deve contar com facilidade para isso – o que pede por centralização de informações e conexão total da equipe.

Sabendo como esses conceitos se conectam com o que pede um bom Enterprise Content Management, não deixe de investir neles e de colocar sua empresa no hall de constantes vitoriosas em sua área!