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Guardar Arquivo Em Empresas

A ideia de guardar arquivo em empresas parece muito óbvia e bem básica, de modo que a maior parte das pessoas nem pensa muito sobre esse assunto, dando ele como entendido.

De fato, existe o raciocínio de que não devemos nos ocupar com um tema tão lógico e cristalino para a maior parte das pessoas, mas a verdade é que existem várias formas de guardar arquivo em empresas e não necessariamente uma é mais certa do que a outra.

Agora, dá para separar esse tipo de ação em duas possibilidades básicas, e uma delas acaba sendo mais funcional a longo prazo do que a outra, porque conta com os avanços tecnológicos para se apoiar. A seguir falaremos mais sobre isso, então vale a pena você conferir e se impressionar com o que a gente vai te contar!

Guardar Arquivo Em Empresas

Entenda como funciona a ideia de guardar arquivo em empresas

A ideia de guardar arquivo em empresas está muito atrelada à proteção de documentos importantes, que são provavelmente fundamentais para que um negócio siga existinto. Seus contratos, contatos de clientes, suas permissões, suas notas e afins precisam ser prtegidos de alguma maneira, e também acessados.

Não dá para deixá-los simplesmente escondidos, como se fossem totalmente desnecessários e só precisassem de resguardo. Não é assim que a banda toca. Além disso, é necessário pensar em uma série de fatores, como por exemplo…

  • A maneira ideal para guardar esses materiais com economia;
  • A maneira ideal para guardar esses materiais com praticidade;
  • A maneira ideal para guardar esses materiais com segurança;
  • A maneira ideal para guardar esses materiais com rapidez;

A maior parte das pessoas faz esse tipo de processo de forma analógica, ou seja, deixa tudo impresso e se utiliza de arquivos físicos. O problema é que eles não são necessariamente confiáveis, não são simples de serem acessados, não tem nenhuma praticidade e ainda por cima fazem com que tudo demore demais.

O resultado disso é que você se arrisca e a sua produtividade cai no negócio, e com certeza essa é uma opção que não vai satisfazer ninguém. Agora, se você aposta em um software para digitalizar esses documentos e organizá-los de forma ideal tudo começa a fazer sentido e ser mais legal para os seus.

Existem empresas, aliás, que trabalham fazendo exatamente isso e com essa ação oferecendo crescimento e melhoria para o seu negócio. Se você quer guardar arquivo em empresas a nossa dica é que conheça agora mesmo a Gerenciar e aproveite o que ela tem para te dar.

Conheça a Gerenciar

Entre todas as empresas que podem te ajudar quando a sua intenção é melhorar a forma de guardar seus arquivos a gerencial está, e oferece uma série de soluções simples, práticas, rápidas e em conta para que você realize o seu desejo de tornar os seus materiais mais fáceis de serem encontrados, além de mais protegidos no sistema.

Se você hoje em dia lida com uma série de documentos que estão perdidos de várias formas e nem sabe por onde começar nós temos o preparo, a expertise e o conhecimento necessário para te ajudar a chegar lá, do jeito que você quer e com toda a certeza da forma que você deseja e pretende.

Não é simples e pede esforço, mas os ganhos de você guardar arquivo em empresas com quem sabe o que está fazendo são com toda a certeza do mundo inenarráveis. Vale a pena fazer essa aposta e ver tudo que você pode ganhar a partir dela, assim como o seu negócio, que se tornará mais funcional e mais eficaz de todo jeito!

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Empresa De Digitalização – Qual A Melhor?

Hoje em dia é bastante incomum não vermos um negócio ou uma instituição buscar uma empresa de digitalização para proteger os seus documentos. Ficar no analógico, no papel realmente virou hoje uma coisa do passado.

É importante dizer, entretanto, que encontrar uma que cumpra bem o seu papel pode ser (e normalmente é) muito complicado mesmo, em todos os sentidos e de todas as formas. Não é toda a organização que consegue fazer isso bem e te passa a confiança necessária.

A nossa dica é que você leia então o texto a seguir, onde vamos falar mais aberta e claramente sobre qual seria a melhor empresa de digitalização para se apostar. Veja as nossas dicas, apontamentos e aprenda um pouco mais a cada dia!

Empresa De Digitalização – Qual A Melhor?

Saiba mais sobre qual seria uma boa empresa de digitalização para seus preceitos

Encontrar uma empresa de digitalização que seja bem qualificada é muito complicado, porque estamos falando de uma missão importante para a manutenção dos seus anseios sobre os documentos do seu negócio.

Decidir quem é confiável e quem merece a sua aposta é sempre muito complexo e desafiador, mas se a gente tem o desejo genuíno de garantir que os seus materiais e informações estejam devidamente resguardados é muito importante apostar em caminhos mais específicos.

Agora, tem gente que fica muito na dúvida se vale a pena fazer esforços nessa direção, porque a ideia de contar com uma empresa de digitalização assusta e preocupa mesmo. Entre os motivos para você apostar nesse caminho nós certamente podemos elencar…

  • O fato de que ele manterá seus documentos mais seguros;
  • A certeza de que ele fará com que seus documentos sejam mais acessíveis;
  • O entendimento de que ele garantirá que seus documentos sejam mais compreensíveis;
  • A compreensão de que ele fará com que seus documentos não gastem tanto;

E por aí vai. Hoje em dia a perspectiva de se manter preso às impressões se mostra muito falha e muito atrasada. Mais ninguém aposta nisso ou acredita que é uma boa opção, e você com certeza também não deveria…

Sendo assim, encontrar aquela equipe ideal, gerenciada do jeito certo para fazer o serviço para você é o caminho, porque cuidar disso sozinho pode representar um risco desnecessário. Assim sendo, abaixo vamos te mostrar um local que vale o seu esforço na sua caminhada para a tecnologia. Dê uma conferida!

Conheça a Gerenciar

A Gerenciar é uma das empresas de mais qualidade desse meio, e trabalha duro para garantir que você tenha uma experiência tranquila, recebendo seus documentos digitalizados, organizados e cuidados do jeito que tem que ser, da forma que você mais deseja e da maneira que você realmente espera.

Dá medo apostar em outras pessoas para abraçarem o seu negócio e cuidarem de uma das partes mais vitais dele, então a gente entende o seu temor e compreende mesmo as suas preocupações, mas a gente tem certeza que os esforços aqui vão valer a pena em todos os sentidos e de todas as formas.

Com um serviço bem definido e com uma experiência muito grande a Gerenciar acredita em tudo que oferece, na perspectiva de deixar o seu trabalho cada vez melhor. Com o nosso gerenciamento de conteúdos sua empresa só vai crescer e só vai avançar.

Se você quer ter uma empresa de digitalização para cuidar da sua conte com a gente, porque atuamos nisso há muito tempo, temos a expertise pedida e vamos conseguir realizar os seus desejos e os seus sonhos realmente. Vale muito a pena, então clique aqui e saiba mais! Estamos contigo e você vai gostar dos resultados.

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Como Funciona O GED Acadêmico?

Antes da gente destrinchar como funciona o GED acadêmico seria importante conceituarmos esse termo, que nem sempre é conhecido de todos. Iniciemos então desse princípio:

O GED acadêmico nada mais é do que a gestão eletrônica de documentos relacionados ao ambiente de ensino. De muitas formas esse tipo de advento pode ser muito útil para as instituições que estão nesse setor, e hoje em dia o Ministério da Educação inclusive trabalha com a premissa de que isso tem que ser feito.

Sendo assim, a seguir falaremos um pouco mais sobre o GED acadêmico, explicando a sua necessidade atual e te apontando a empresa ideal para te ajudar nessa caminhada. Veja a seguir!

Como Funciona O GED Acadêmico?

Entenda como funciona hoje a GED acadêmico

Desde o final do ano de 2017 existem novas normas relacionadas ao arquivamento de informação pelas instituições de ensino, todas elas propostas pelo Ministério da Educação. Essas normas foram desenvolvidas para criar regulamentações diferenciadas, relacionadas justamente à digitalização esses documentos.

A premissa é simples: incentivar que esses centros de aprendizagem e de ensino tenham investimentos relacionados ao GED acadêmico, garantindo que a integridade e a veracidade desses dados seja mantida.

Essa demanda passou a existir a partir do momento que o espaço físico se tornou insuficiente para o crescente número de alunos, de cursos e de professores nessas instituições, aumentando consideravelmente o volume de informação e exigindo que de alguma forma eles fossem armazenados de maneira segura, mas prática.

De fato, não dá para negar que a quantidade de documentos é realmente gigante. Se pensarmos que existem materiais relacionados a uma série de processos dentro desses centros, como…

  • Processo seletivo;
  • Matrícula;
  • Histórico escolar;
  • Histórico financeiro;
  • Provas;
  • Atestados;

Fica claro que é muito conteúdo para ser deixado em arquivos físicos. Colocá-lo em espaços virtuais é sábio não apenas por ajudar na economia e na organização dos espaços presenciais, mas também dando mais segurança sobre essas informações e tornando-as sobre todas as coisas bem mais acessíveis.

O resultado de você ter todo esse conteúdo em um GED acadêmico é que ele acaba sendo muito mais fácil de se encontrar, muito mais simples de se proteger e consequentemente muito impulsionador de produtividade nesses centros.

Afinal de contas, se temos a informação a um clique de distância conseguir resolver problemas, atender as demandas e solucionar crises fica bem mais prático e rápido, não há mesmo como se duvidar.

Conte com a Gerenciar

Entre todos os grupos que são responsáveis pela GED de várias empresas e de uma série de instituições a Gerenciar se mostra diferenciada, tendo a expertise necessária para cumprir o seu dever e o profissionalismo pedido para fazer todos os processos que lhe são necessários da forma mais funcional e eficaz sempre.

Se a perspectiva de abraçar o gerenciamento eletrônico de documentos é assustadora inicialmente (ainda que haja legislação pedindo que se siga esse caminho) contar com gente preparada e conhecedora do assunto é fundamental, assm como acreditar na capacidade de um sistema de resolver essa demanda mesmo.

A Gerenciar não se contenta em prometer e não cumprir. Muito pelo contrário. Organizamos os seus materiais e informações do início ao fim, trazendo softwares e estratégias para que eles nunca mais estejam dispersos ou perdidos, de uma maneira que não seja útil para você.

Conte com a gente, com o nosso trabalho e com os nossos esforços, porque podemos fazer com que o GED acadêmico da sua instituição de ensino aconteça de forma tranquila, relaxada e sem te dar dores de cabeça. Para mais informações não deixe de clicar aqui e ver tudo que temos a te ofertar e garantir!

 

 

 

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Empresas Paperless E A Certificação Digital – Como Funciona?

Como a preservação ambiental ganhou ênfase nos últimos anos, as empresas paperless e a certificação digital surgiram como um método eficiente para auxiliar nesse processo de sustentabilidade de um jeito simples e inovador.

De qualquer forma, as mudanças feitas no setor empresarial não fazem bem apenas para o meio ambiente, mas também influenciam na visibilidade da empresa.

Tudo isso porque a redução do papel acaba criando uma realidade virtual que já virou tendência, onde os documentos ganham um formato digital, garantindo maior segurança das informações, mesmo quando elas não estão diretamente ligadas as empresas paperless e a certificação digital.

Empresas Paperless E A Certificação Digital – Como Funciona?

Qual o conceito das empresas paperless e a certificação digital?

Quem deseja investir corretamente quando o assunto são as empresas paperless e a certificação digital, deve entender qual o conceito dessas duas vertentes antes de se arriscar, visando não sofrer nenhum prejuízo recorrente.

Basicamente, enquanto a tradução literal de “paperless” significa “sem papel”, justamente pela idealização de reduzir o uso desse item e estimular o desenvolvimento de novas tecnologias para aprimorar a rotina de trabalho, a certificação digital chega para auxiliar nesse processo.

Ou seja, como a certificação digital consiste em uma identidade eletrônica, equivalente a qualquer outro documento físico do mesmo padrão, ela acaba atuando para gerar mais rentabilidade dentro da empresa sem que seja preciso perder tempo ou exceder gastos.

Isso significa que a transformação trazida pelas empresas paperless e a certificação digital contribuem para a sustentabilidade e proporcionam maior flexibilidade em relação aos processos administrativos através da otimização de recursos fundamentais, fazendo com que qualquer atividade seja mais estratégica.

Benefícios oferecidos pelas empresas paperless e a certificação digital

A ideia de fazer uma transição dos documentos físicos para o digital muitas vezes precisa estar aliada a readaptação dos funcionários para lidar com a tecnologia do jeito correto, mas o custo x benefício dessa operação acaba sendo muito rentável.

Em todo caso, como tais medidas tentem a ajudar o negócio a ser mais competitivo e se destacar no ramo em que atua, alguns benefícios oferecidos pelas empresas paperless e a certificação digital merecem destaque, como:

  • Diminuição do impacto ambiental;
  • Redução dos custos operacionais;
  • Facilidade na recuperação dos documentos;
  • Maior segurança das informações;
  • Desenvolvimento de estratégias mais eficientes;
  • Conscientização de todos os envolvidos no processo;
  • Redução das burocracias;
  • Alta tecnologia de armazenamento;

Portanto, mesmo que a economia ainda seja o fator principal que norteia a sustentabilidade empresarial, o uso da tecnologia traz uma nova perspectiva de crescimento substancial para as empresas.

Isso significa que os modelos de empresas paperless e a certificação digital são um meio muito mais produtivo e seguro de atuar no mercado, criando um ambiente de maior interação entre os envolvidos.

Então, mesmo que muita gente tenha desacreditado dessa especialidade e quase ninguém conheça as inovações proporcionadas por ela, esse é um investimento sensato e muito satisfatório, assegurado pelos prestadores de serviço.

Qual a importância da infraestrutura nas empresas paperless e a certificação ?

Como as empresas paperless e a certificação digital tornam a gestão de documentos e qualquer outro processo muito mais rápidos e prático, fornecendo uma forma de armazenamento mais simples e eficiente, é preciso dispor da infraestrutura correta para dispor de seus benefícios.

Nesse sentido, é preciso investir em um software completo que possa agregar valor as medidas sustentáveis e mapear os fluxos para garantir a otimização do tempo e maior organização de arquivos importantes.

Sendo assim, depois de analisar e entender como as empresas parperless e a certificação digital funcionam, não deixe de promover essa mudança transformadora nos seus negócios para ter um diferencial grandioso perante a concorrência.

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Benefícios De Uma Empresa Sem Papel

Há quem duvide dos benefícios de uma empresa sem papel, e talvez você faça parte do time de céticos, que acham que esse tipo de esforço em abandonar hábitos antigos e tão tradicionais na nossa sociedade não vale a pena e não se justifica.

A verdade é que os ganhos à primeira vista nos parecem muito reduzidos para que sigamos tentando ir por esse caminho, mas a real é que se soubéssemos as vantagens que esse tipo de cuidado pode nos trazer (ou trazer para o nosso negócio) ficaríamos chocados e surpreendidos.

A seguir comentaremos mais sobre os benefícios de uma empresa sem papel, então vale a pena você verificar tudo que a gente tem a te contar, porque certamente vale muito a pena, assim como valerá a indicação que temos a te ofertar no final desse texto!

Benefícios De Uma Empresa Sem Papel

Saiba de uma vez por todas os benefícios de uma empresa sem papel

Os benefícios de uma empresa sem papel estão aí para quem quiser apostar nesse tipo de nova estratégia, mas a verdade é que a gente se habituou demais a fazer as coisas do jeito que faz, de modo que ignoramos as vantagens que podemos ter se agirmos diferente. Abaixo vamos apresentá-las a você, então veja:

  • Economia – Papel, tinta e manutenção de impressoras podem custar muito, muito dinheiro mesmo. Empresas que seguem imprimindo gastam demais nesse sentido, e se você se livra dessa obrigação percebe rapidamente que sobra uma grana no final do mês;
  • Fácil acesso – Os documentos e informações que são mantidos em um grau físico não são facilmente acessados. A gente sabe disso porque normalmente se demora um tempão para achar um dado específico quando ele está impresso, e se ele vai para um software tudo isso muda;
  • Segurança maior – Umidade, poeira, pragas, incêndios e enchentes são apenas alguns dos fenômenos naturais que podem acontecer com os seus documentos, se eles estão imprimidos. Pessoas também podem acabar roubando esses materiais, perdendo ou rasgando, e aí a sua empresa é que perde;
  • Organização aprimorada – Entre todos os trunfos que citamos sobre os benefícios de uma empresa sem papel um é indiscutível: quanto mais material impresso você tiver no seu espaço físico mais bagunça precisará arrumar dia após dia. Isso toma tempo, energia, paz e atrapalha os negócios;

Descubra o Grupo Gerenciar

Abrir mão do costume de imprimir documentos e de armazenar informações de modo físico é difícil para quem se acostumou a fazer tudo da maneira mais tradicional, verdade seja dita. Quebrar padrões e conceitos sempre dá trabalho quando estamos motivados a agir como sempre, mas mudar tem ganho.

A questão é que a gente nunca acredita que pode se beneficiar de transformações, muito porque não confiamos totalmente nas empresas que investimos e abraçamos no dia a dia, mas existe um grupo que pode modificar completamente a sua perspectiva de sair do papel e ir para o tecnológico. Isso é real e possível!

Estamos falando do Gerenciar, que trabalha duro para oferecer a você opções de organização e transformação de seus materiais físicos em digitais, afim de te trazer economia, praticidade, segurança e mais liberdade. Assim a sua empresa cresce e a sua satisfação com certeza será cada vez maior.

Vale a pena acreditar nos benefícios de uma empresa sem papel, especialmente se for um trabalho nosso. Lutamos para que você se liberte das amarras do manual, do analógico e conte com cada vez mais ganhos e mais vantagens, em todos os sentidos e de todas as formas. Para mais informações clique aqui agora mesmo e aproveite o que temos a dar!

 

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BPM Automação De Processos – Vantagens

Quando falamos de BPM automação de processos é necessário que a gente primeiro traga os conceitos, porque explicar sem determinar antes o significado das expressões fica muito complicado para a maior parte das pessoas, que definitivamente tendem a ser leigas no assunto.

Então vamos lá: a sigla BPM vem da expressão Business Process Management, o que significa que o termo BPM automação de processos está relacionado à perspectiva de você usar ferramentas para automatizar o trabalho dentro de um negócio, afim de melhorar a sua produtividade e o seu planejamento.

Assim sendo, trata-se de um instrumento que veio para transformar para a melhor a sua empresa, mas é necessário conhecer as suas vantagens, antes de querer implementá-lo. A seguir apresentaremos cada uma delas, então vale a pena você ler esse texto e aproveitar as informações que nós vamos trazer!

BPM Automação De Processos – Vantagens

Descubra as vantagens e diferenciais que a BPM automação de processos pode te dar

Conhecer as vantagens que a BPM automação de processos pode trazer para a sua empresa é o que vai justiicar o seu investimento nesse caminho, e abaixo apresentaremos os principais ganhos de você fazer essa aposta. Veja:

  • Maior produtividade – Essse é um dos grandes trunfos de você seguir o caminho da BPM automação de processos. A tendência é que naturalmente sua empresa se torne muito mais produtiva do que hoje é, justamente porque as informações estão a um clique de alcance e tudo fica mais prático e rápido;
  • Menos tarefas repetidas – Um dos problemas de você não automatizar seus trabalhos é que repetir tarefas se torna regra, não exceção, e isso ocupa o tempo, tira a criatividade, gera estresse e dificulta o surgimento de novas soluções;
  • Mais integração – Esse tipo de advento é necessário também para que você tenha a chance de reunir de forma mais funcional todos os setores do seu negócio, garantindo que ele funcione de maneira muito mais plena e simples;
  • Maior padronização – Quando você tem as suas informações conectadas a tendência é que a sua prestação de serviço ou desenvolvimento de produto seja muito mais padronizada, seguindo uma mesma lógica que se mantém. Isso é maravilhoso;
  • Melhor análise – Os processos se tornam mais fáceis de serem analisados uma vez que eles estão automatizados. Quando planilhas, relatórios e reportes são gerados de maneira autônoma tudo fica muito mais simples e você consegue saber o que vai bem e o que vai mal sem sofrer;
  • Maior transparência – Com tudo automatizado fica muito mais difícil esconder erros, apagar falhas e ignorar equívocos. O analógico dá a uma atitude que pendeu para o lado ruim a chance de se esconder muito mais do que o automático dá, e isso deve ser sempre enaltecido;
  • Menos custos – Quanto mais automáticos os processos forem menos trabalho eles exigem e consequentemente os custos vão sendo cortados. Quem sai ganhando nisso é a sua empresa com toda a certeza;

Conheça a Gerenciar

Entre todas as empresas desse meio de organização e armazenamento da informação a Gerenciar é uma das melhores. Trabalhamos para que todo o seu conteúdo esteja seguro, acessível e te ajude a fazer o seu negócio crescer, e não o contrário como costuma acontecer. Essa é a nossa luta e o nosso foco.

Se a perspectiva de uma BPM automação de processos te interessa com certeza conhecer o nosso trabalho pode te trazer os diferenciais esperados e muito mais. Para dados mais completos sobre nossos serviços e produtos não deixe de clicar aqui e descobrir tudo que temos a te dar e a te oferecer! Vamos juntos sempre!

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Como Funciona A Organização De Documentos Da Sua Empresa?

A organização de documentos de uma empresa é, na grande maioria das vezes, o que a separa de permanecer ativa e acima de seus concorrentes.

Isso acontece uma vez que, para que o fluxo interno de uma empresa funcione de forma otimizada, é preciso que todos tenham acesso às informações de que precisam com facilidade, agilidade e eficiência.

Porém, isso nem sempre é possível, visto que muitas organizações ainda apostam em formas antiquadas e ultrapassadas de armazenar e estruturar sua documentação.

Sabendo de que forma você pode ordenar esses dados para que eles trabalhem ao seu favor – e não contra você – você poderá garantir os melhores resultados para sua empresa.

Organização de documentos antiquada

Grandes armários, segmentos, estantes, pastas… ainda que uma empresa passe semanas organizando seus documentos e dados, é indiscutível que essa forma de planejamento documental está ultrapassada.

Ela não apenas faz com que seus funcionários percam tempo buscando por uma informação, que deveria estar à distância de um clique deles, em meio a milhares de outros papéis, mas também os estressa e minimiza seu rendimento.

Com a existência de formas modernas e mais tecnológicas de organização de dados, é incompreensível que tantas empresas ainda se pautem em maneiras precárias de organização – mas isso ainda pode ser visto.

Inteligência documental

O ramo de inteligência documental surgiu a fim de solucionar problemáticas como as acima citadas.

Ela preza pela individualidade de cada empresa – especialmente através do oferecimento de consultorias que se focam em suas necessidades especiais – e traz para elas uma gestão que desata cada nó problemático dentro de sua organização.

Com soluções como a digitalização de documentos, microfilmagem, gestão eletrônica, backups eficientes e muito mais, é improvável que qualquer companhia não se beneficie da inteligência documental.

Soluções pontuais

Se a organização de sua empresa está, ainda, obsoleta e dificultando o rendimento da equipe, é hora de buscar por soluções pontuais.

  • Paperless

O sistema paperless é o primeiro que deve ser implantado em qualquer empresa. Além de prezar por sustentabilidade, ele ainda permite que a troca de informações entre colaboradores não passe por rasgos, perdas ou danos, como acontece com o papel.

  • Digitalização de documentos

Para que o sistema paperless seja implantado, é preciso apostar na digitalização de documentos.

Ela deve ser feita junto a profissionais, uma vez que exige altos níveis de profissionalismo e expertise.

A cada passo desse processo será possível contar com serviços profissionais que monitorem, organizem e façam acontecer o importante processo de tornar eletrônico o acesso a dados que são fundamentais para o seu negócio.

  • Gestão eletrônica

Depois de serem tomados os passos de implantação do sistema paperless e da digitalização de documentos, é preciso apostar em uma gestão que mantenha os resultados de agilidade, segurança e eficiência obtidos à longo prazo.

Afinal, de nada adianta encontrar soluções temporárias – a organização de documentos de uma empresa deve ser algo constante e cuja manutenção possa ser rápida – não impedindo o negócio de prosperar.

Busque por uma organização de qualidade

Tendo em mente que os dias de uso de papéis, armários e estantes ficaram para trás, é fundamental saber como colocar em prática as soluções modernas de organização de documentos.

Nessa hora, a busca por serviços especializados é fundamental, então conheça o Grupo Gerenciar, que possui uma experiência de mais de 9 anos em inteligência documental e está mais do que pronto para atendê-lo!

Dessa forma, você poderá ter a certeza de que sua organização de documentos será realmente eficiente e voltada para as necessidades de seu dia a dia, maximizando os resultados de toda a sua equipe!

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Como Funciona O Fluxo De Trabalho?

Workflow ou fluxo de trabalho, toda empresa necessita realizar atividades, e é a forma que essas atividades são organizadas que traduzem o workflow. Algumas empresas podem ter um bom fluxo, o que consequentemente contribui para o bom funcionamento geral.

Já outras, tem um péssimo workflow, e claro, consequentemente diversos setores da empresa também são afetados. Para se evitar isso, existe uma forma eficaz e que conta com a ajuda da criação de estratégias, o gerenciamento de workflow.

Um fluxo confiável depende totalmente de organização e também deve estar de acordo com o perfil da sua empresa. Assim, tanto você quanto seus funcionários, caso tenha, podem fazer o que chamamos de “dançar conforme a música”.

Como ocorre o fluxo de trabalho?

O bom fluxo no trabalho agrupa todas as atividades, incluindo movimentação de documentos como também controle de informações e materiais. As atividades no workflow são evidenciadas através de um fluxo que descreve todas as tarefas.

O fluxo pode ser controlado manualmente, o que hoje em dia é considerado retrogrado e trabalhoso, e também pode ser feito automaticamente. Ou seja, com a ajuda de um software específico. Em alguns casos, algumas empresas fazem a junção dos dois tipos de serviços.

Um dos pontos principais de um bom workflow é a sua eficácia no gerenciamento dos documentos. Quanto melhor o workflow, mais organizados são os documentos e consequentemente a empresa é melhor gerenciada.

Qual a importância de um bom workflow?

O workflow ajuda a sua empresa em diversos aspectos. Para que você possa entender um pouco melhor, pontuamos alguns benefícios interessantes. Confira:

  • Um workflow é importante porque otimiza o tempo gasto nas tarefas da sua empresa. Com a padronização do gerenciamento das tarefas, atividades necessárias poderão ser feitas de forma eficaz e rápida;

  • Independentemente do setor de cada funcionário, o workflow permite que as tarefas sejam realizadas de forma linear, ou seja, em sintonia. Os funcionários passam a entender que um serviço depende inteiramente do outro, e isso ajuda até mesmo no reconhecimento das obrigações;

  • Quando se tem um bom workflow, qualquer produto ou serviço oferecido passa ater uma melhor qualidade. Isso porque durante o processo, a organização se fez presente e resultou em qualidade;

  • O workflow também ajuda na transmissão de dados, evitando completamente qualquer risco de ruído nas informações. Isso consequentemente pode afetar o produto/serviço final;

  • O controle do workflow também permite que os funcionários sejam mais produtivos. Tudo isso se deve ao planejamento feito antes mesmo de as tarefas serem executadas.

Ok, são inúmeros benefícios, e provavelmente você percebeu que implantar um bom sistema de workflow pode ser trabalhoso, certo? No entanto, isso não precisa ser necessariamente feito por você. Há empresas que se encarregam deste serviço.Como Funciona O Fluxo De Trabalho?

Escolhendo a empresa certa para implantar um bom workflow

Felizmente, existem empresas que atuam criando fluxos de trabalho de acordo com o perfil de cada empreendimento. Algumas são modelo no mercado, que é o caso da Gerenciar, que atua a mais de 9 anos no ramo.

A Gerenciar disponibiliza diversas ferramentas para isso, que é o caso de um software especifico oferecido pela empresa. Software esse que organiza todas as etapas do processo da sua empresa.

Lembra que foi citado que o gerenciamento de documentos também é parte de um fluxo confiável? Pois bem! A Gerenciar também conta com esses serviços, o workflow-software GED.

  • É indicado para otimizar os processos da empresa através de um único sistema;

  • O workflow pode ser organizado e gerenciado dentro do sistema GED oferecido pela Gerenciar;

  • Manter um bom fluxo de trabalho não é tarefa fácil, por isso a gerenciar oferece este software que permite justamente ter o controle de todas as tarefas a empresa.

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Transformação Digital – Veja As Melhores Tendências

As tendências de transformação digital para os próximos anos se focam em apenas um ponto: modernizar a vida do consumidor e a forma como as produtos e serviços ofertados o atendem.

Junto com essa modernização, surgem diversas vantagens, como ferramentas que promovem facilidade, acesso à tecnologia, uso da nuvem, economia de tempo e espaço…

As melhores tendências que dizem respeito a esse assunto foram abordadas nesse artigo, então saiba o que esperar dos próximos meses!

Transformação digital e a experiência do consumidor

Uma vez que a experiência do consumidor está em foco, a busca vem se baseando em torna-la mais ágil, eficiente e, acima de tudo, personalizada.

Para isso, é preciso lidar bem com dados. Em suma, eles precisam estar no lugar certo, na hora certa e permitem um fácil acesso para que as empresas possa oferecer boas soluções para seus consumidores.

Algumas transformações que podem ser esperadas incluem:

Mudanças no marketing digital

O Marketing Digital tende, cada dia mais, a se tornar um portal de soluções indireta e eficaz, que convence o consumidor em relação a um problema que ele pode vir a ter e, em seguida, aborda uma solução.

Em união com a tecnologia e o acesso a ferramentas facilitadoras, espera-se que o marketing ofereça essas soluções para os públicos-alvo de cada negócio de maneira personalizada.

Isso é feito através de uma outra tendência que será melhor explicada abaixo: a cultura data-driven.

Inteligência artificial e machine learning

A inteligência artificial e o uso do machine learning também são duas tendências de transformação digital que vem ganhando espaço em termos de atender ao consumidor de forma personalizada.

Enquanto o machine learning memoriza atualizações, alterações e as preferências do consumidor automaticamente, a IA permite que ele se encante através de novas formas de interação com máquinas e dispositivos.

Digitalização de dados físicos

Essa é uma tendência que se mostra final: aqueles que lutarem contra ela, certamente não terão espaço na modernidade digital.

É fundamental que os dados estejam no lugar certo e na hora certa, podendo ser acessados com facilidade a fim de auxiliar na criação de novas soluções para o mercado.

Nessa hora, dados físicos não podem ser usados. É fundamental que todas as informações estejam digitalizadas e centralizadas, permitindo, além de todos os pontos citados, que se mantenha a organização em um momento que visa agilidade ao lidar com as empresas.

Cultura data-driven

Finalmente, a cultura data-driven é a última tendência de transformação digital cujo crescimento tende a ser enorme.

É justamente ela que vem, inclusive, desenvolvendo as outras tendências, uma vez que a busca por dados para gerar soluções personalizadas e voltadas para as necessidades de cada mercado-alvo é o foco do futuro.

Essa cultura permite que sejam acessados, de forma simples e rápida, todos os dados necessários para a criação de produtos e soluções que realmente sejam necessários, economizando tempo e dinheiro.

Sem as tendências acima, especialmente a digitalização de documentos, isso não é possível.

Organize dados, informações e prospere

Conforme foi possível perceber, a organização de dados é fundamental para que empresas de todos os nichos se adequem às tendências de transformação digital citadas.

Sem a digitalização de documentos, não é possível criar banco de dados que possam ser usados para personalizar e melhorar a experiência do consumidor, o que pode realmente atrapalhar a sobrevivência das empresas no mercado.

O Grupo Gerencial trabalha com inteligência documental há mais de 9 anos e está pronto para oferecer para você todas as soluções das quais você precisa para se adaptar às tendências de transformação digital que estão vindo por aí! Conte com ele!

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Dicas Para Armazenar Documentos Na Empresa

O ato de armazenar documentos na empresa tende a tomar várias formas, desde o uso de grandes estantes e armários separados por pastas, até o uso de soluções mais modernas e tecnológicas.

Enquanto ter acesso à dados anteriores é fundamental para o prosperar de qualquer negócio, muitas vezes os métodos de armazenamento se mostram antiquados, grandes, pesados e difíceis se serem acessados.

Isso faz com que encontrar a informação certa, na hora certa, para trabalhar com agilidade, se torne uma tarefa impossível.

Sendo assim, é fundamental que se conheça novas maneiras de armazenar documentos e informações, de forma a acessá-las com agilidade, eficiência e economia.

Armazenar documentos na empresa – o que buscar

Na hora de armazenar documentos, é preciso usar ferramentas atualmente disponíveis para otimizar todos os pontos dos quais sua empresa pode se beneficiar amplamente. Eles incluem:

Buscar por mais espaço

Espaços mal utilizados em empresas são problemas comuns e que podem prejudicar amplamente o rendimento da empresa.

Com espaço perdido em função de armários, estantes, segmentos e demais mobiliários dentro de salas, evita-se a entrada de novos funcionários, de equipamentos que podem agilizar processos e até mesmo a beleza dos espaços, que promove maior rendimento.

É importante que todos os dados que podem ser digitalizados o sejam a fim de promover economia de espaço para que sejam implantadas novas soluções.

Evitar perda de tempo

Encontrar um documento de dois anos atrás em meio a uma caixa com centenas de papeis misturados dentro dela é realmente um grande atraso de produtividade.

E ela não está relacionada apenas ao profissional que busca pela informação, vasculhando papéis e espaços, mas também para os que precisam dessa informação.

Assim, é fundamental que haja economia de tempo – que pode ser melhor aproveitado em diversas outras tarefas a serem feitas na empresa.

Prezar por menos estresse

Comprovadamente, um ambiente de trabalho estressante tende a gerar uma menor produtividade.

Em espaços onde é necessário vasculhar toda a empresa para encontrar apenas um dado, uma certeza de resultado é o estresse…

É por isso que, visando permitir que seus funcionários se tornem mais ativos e capazes de realizar as tarefas do dia a dia, deve-se apostar em maneiras de centralizar a informação, minimizando o estresse.

Encontre soluções que otimizem seus resultados

Não basta apenas passar semanas organizando todos os arquivos da empresa em um só armário – categorizado.

É preciso, para se manter ativo no mercado em relação à concorrência, buscar por soluções que otimizem verdadeiramente os seus resultados, preparando você e sua equipe para o futuro.

A fim de seguir todas as dicas dadas até o momento, existe uma solução pontual que une o útil e o eficiente: a inteligência documental.

Digitalização de documentos

Digitalizar dados e documentos permite que as informações estejam sempre à distância de um clique, deixando-as acessíveis por qualquer um (desde que autorizado), a qualquer hora e através de qualquer dispositivo.

Além disso, quando feita de forma profissional, ela permite que você faça o backup seguro de suas informações sempre que precisar, mantendo-as livres de perdas, desvios ou demais problemas.

Segurança também é um fator essencial, uma vez que apenas ela permite que seus dados não caiam nas mãos erradas.

Finalmente, é preciso contar com formas de gerenciar constantemente esses documentos, mantendo-os organizados, acessíveis para todos e até mesmo seguros no momento de serem destruídos.

Se você deseja contar com todos esses benefícios na hora de armazenar documentos na empresa, é essencial que você conheça o Grupo Gerenciar e tudo que ele pode oferecer para você em termos de expertise e profissionalismo.