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Como Funciona O Arquivo De Documentos?

O arquivo de documentos foi uma maneira que muitas empresas encontraram de organizar seus dados e otimizar a procura pelos mesmos. Maneira inteligente e eficaz aliás, até porque, este método contribui para o dia a dia na empresa.

E pode contribuir para sua empresa também. É fundamental ter a certeza de que certos arquivos, todos aliás, estão em segurança, e o melhor, podem ser acessados rapidamente!

Arquivar esses documentos não é simplesmente separar por pastas físicas, aliás, é bem provável que os documentos da sua empresa já estejam organizados assim. Mas, hoje em dia, a tecnologia é aliada da sua empresa e esse processo pode ser digital! Entenda mais.

As etapas do arquivo de documentos

Armazenar documentos digitalmente é um processo trabalhoso e deve ser feito com algumas estratégias. É justamente por isso que contratar uma empresa especializada pode ser o caminho mais seguro e eficaz para manter os dados do seu negócio de forma eficaz.

A organização dos arquivos é fundamental para que sua empresa funciona da melhor forma possível. É um processo bem trabalhoso, pois, envolve os setores, modificar, e para melhor, todo o fluxo de trabalho. Então, toda a empresa deve estar preparada pela mudança.

Organizar os arquivos da sua empresa é otimizar o tempo e implantar uma metodologia que permita que os mesmos sejam acessados rapidamente. Algumas etapas são fundamentais para o processo de arquivamento, como a análise de dados, por exemplo. Esta e entre outras.

A análise de dados

Para arquivar a documentação da empresa de forma eficaz é fundamental conhecer os dados. Isso inclui os documentos que são gerados, fluxo de funcionamento, estatuto, regime interno, hierarquia e estrutura.

Essa etapa é extremamente importante, pois, todos os arquivos que serão arquivados dependeram dela, e caso algo fique para trás, atrapalha todo o processo. Se é analisado o gênero dos documentos, formulários, quantidades e até mesmo o estado de conservação do documento.

O planejamento

O planejamento é essencial, nesse processo se organiza como será feito o arquivamento, o tipo de classificação, a ordem em que os mesmos serão mantidos e também, como serão armazenados.

Nesta etapa, a criação de um plano para arquivar os documentos da empresa, deve levar em consideração toda as necessidades do negócio. E claro, fazer tudo de acordo com as normas.

Aqui também ocorre a divisão da organização. Isso inclui os tipos de materiais, cuidados necessários para arquivar cada um deles e a definição de quem, funcionários neste caso, poderá ter acesso a eles.

Classificação dos documentos

Aqui é a parte em que será decidida como os documentos serão classificados. Ou seja, por número, letra, assunto, setor, importância, enfim. Isso deve ser decidido de acordo com o perfil da sua empresa.

Os principais métodos de classificação incluem a ordem alfabética, geográfica, numérica, assunto e ideografias. E claro, para que tudo isso seja feito de forma eficaz, a digitalização se tornou grande aliada no processo de arquivar documentos de uma empresa. Os benefícios?

  • Você e seus funcionários não terão que ficar horas ou até mesmo dias procurando um determinado documento;

  • A perda de documentos também será reduzida;

  • Todos os funcionários poderão ter acesso simultâneo;

  • Assim como os documentos também poderão ser acessados de acordo com a restrição dos mesmos, ou seja, só um determinado alguém ou setor.

A maneira correta de fazer o armazenamento de arquivos

Como já foi citado, armazenar documentos digitalmente é um processo um tanto quanto trabalhoso, mas como também já foi citado, você não precisa ficar a par disso. Hoje em dia existe empresas que se encarregam de fazer um serviço de qualidade.

A Gerenciar tem experiência em armazenar documentos digitalmente e pode cuidar da sua empresa. Se você anda tendo problema com perdas constantes de documentos, dificuldade para encontra-los ou até mesmo fluxo de trabalho comprometido por causa disso, os serviços da empresa são uma solução.

O arquivo de documentos é uma forma eficaz de manter os dados da sua empresa. Sem contar também que é uma ótima oportunidade de eliminar o papel e reduzir os custos!

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Benefícios De Digitalizar Documentos

Muitas empresas estão em constantes transformações para que se desenvolvam cada vez mais. E organizar os documentos não é uma tarefa fácil, são muito papéis, então digitalizar documentos está se tornando um hábito para as mesmas.

Antes, muitas empresas tinham salas de arquivos, com gavetas enormes, lotadas de documentos impressos. E quando se era necessário procurar por apenas um registro, poderia levar horas e até mesmo dias.

Em que a grande quantidade de papéis presente neste ambiente atrapalhava a procura por um documento necessário. E descartar estes registros não era possível, pois era o púnico papel que poderia comprovar a existência do mesmo.

Portanto com o avanço tecnológico e com as inovações presentes no dia de hoje, todos esses processos de armazenagem de documentos foram modificados. Em que empresas e pessoas preferem ter o documento digital do que impresso.

Pois garante mais facilidade no dia a dia e digitalizar documentos é essencial dentro de qualquer empresa, para que a mesma tenha mais organização e praticidade para se trabalhar.

Benefícios de se digitalizar documentos

Quando se muda as formas de armazenar os documentos dentro de uma empresa, é considerado um desenvolvimento a mais para o empreendimento, em que é sempre necessário buscar por melhorias, para que se tenha mais eficiência durante o trabalho.

E digitalizar documentos traz consigo muitos benefícios para dentro do empreendimento. Para que você saiba confira a seguir, quais são:

  • Melhora do espaço no empreendimento

Há um tempo atrás era necessário ter uma sala de arquivos, para que fosse preciso armazenar todos os documentos que eram emitidos dentro do escritório. E isso ocupava muito espaço, tanto dentro da sala e como um local para o armazenamento.

Com a digitalização de documentos não é mais necessário ter este espaço disponível e ainda sim, não é preciso ter muito papel encima das mesas, para procurar pelo documento que se precisa. Pois apenas com alguns clicks é possível localiza-lo.

  • Melhor preservação

Com os documentos impressos é comum que com o passar dos anos o envelhecimento do papel ocorra e você pode acabar perdendo o registro que se pretendia guardar. Então com o mesmo digitalizado, não há como estragar e sua duração é infinita.

  • Melhoras para cumprir as obrigações

Quando os documentos estão digitalizados é possível cumprir as obrigações regulamentadoras e legais de maneira mias simplificada. Em que se organiza os documentos de forma mais ágil e rápida para atender as necessidades dos órgãos.

Tenha segurança com a digitalização de documentos

A segurança aumentou muito com a maneira de digitalizar documentos, pois o mesmo pode ser armazenado em nuvens no seu computador e com o uso de senhas criptografadas.

Com o armazenamento na nuvem é possível rastrear as atividades do arquivo e ainda sim, atribuir quais os níveis de acessos podem ser realizados para tal documento.

E melhor ainda não a chance de perder o documento em meio aos outros, como era mais fácil de acontecer quando se utilizava papel para emitir tal documento.

Menor consumo de papel é essencial

Além de auxiliar em todas as facilidades para armazenamento de documentos dentro de uma empresa a digitalização do mesmo, você ainda adota formas conscientes de ajudar o meio ambiente.

No qual menor consumo de papel, menor desmatamento, menor geração de lixo, adotando um consumo consciente dentro da empresa.

Quando se tem documentos digitalizados é mais fácil de você conseguir localiza-lo em seu computador ou até mesmo na nuvem. Pois com alguns clicks, você consegue encontrar o que precisa. E ao atender algum cliente, o atendimento é mais eficiente.

Digitalizar documentos é uma forma de você entrelaçar o uso de tecnologia a favor do desenvolvimento de sua empresa, focando sempre em melhoras. Para saber mias sobre acesse o site da Gerenciar.

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Como Implantar Diploma Digital Em Sua Instituição De Ensino?

Como implantar diploma digital? Bom, muitas pessoas estão buscando informações do tipo, pois esta opção deixou de ser um simples capricho, mas o fato é que agora é lei para ter acervo digital para instituições de ensino superior.

Em 2017 foi divulgado pelo governo brasileiro que todas as instituições de ensino superior deveriam emitir certificado digital. E se é lei, se entende que este serviço deve ser feito forma eficaz, segura e principalmente pautado de acordo com as regras exigidas pelo governo.

A Gerenciar, empresa que trabalha com o sistema GED, oferece este serviço com segurança e confiabilidade. A sigla GED se trata da abreviação de gerenciamento eletrônico de documentos, ou seja, a empresa entende o que faz.

Como implantar diploma digital? Atente-se as normas e procure a empresa certa

Como já foi citado, o acervo digital para instituições de ensino superior se tornou lei. Algumas exigências incluem a implantação do sistema GED. O sistema deve garantir os seguintes serviços:

  • Controlar os dados para proteger os documentos acadêmicos que devem ser digitalizados;

  • Ter a garantia de um sistema que permita uma pesquisa rápida dos certificados digitalizados;

  • Ter a garantia de segurança que permite preservar os certificados;

  • Uso de certificado dentro do padrão ICP, que na mais é do que a garantia de veracidade do documento.

Entendeu quais são as exigências? E agora, quem é que fica responsável por garantir todos esses serviços? Simples, a Gerenciar! A empresa tem experiência no ramo e está a mais de nove anos no mercado.

Além também de oferecer justamente o serviço de GED, gerenciamento de eletrônico de documentos. Ou seja, a empresa está completamente apta para oferecer este tipo de serviço para a sua instituição de ensino superior.

Atente-se também para o prazo de implantação do sistema digital

Apesar de ter se tornado lei, a exigência de digitalização de certificados ainda não entrou em vigência. O prazo para terminar de digitalizar toda a documentação acadêmica começa a valer em abril de 2020.

Ou seja, se você ainda não começou o processo, comece procurando por uma empresa que faça o serviço de forma competente. Como já foi citado, a Gerenciar pode dar conta do recado.

No entanto, leve em consideração que quanto mais próximo do prazo de termino, mais difícil pode ficar de conseguir cumprir a data limite, por isso, entre em contato com a gerenciar ainda hoje.

Digitalize os certificados e garanta benefícios para instituição e para os alunos

Apesar de estra se tornado lei, não pense que a digitalização de certificados é apenas um capricho do governo. Pelo contrário, é um método estratégico e seguro! Alguns benefícios incluem:

  • Localização rápida de documentos;

  • Fim do extravio de documentos;

  • Diminuição nos custos com transporte, como também no armazenamento;

  • Economia no uso e compra de papel;

  • Mais rapidez para atender os alunos da instituição;

  • Otimização nos atendimentos;

  • O aluno não precisará ficar indo até a instituição, o documento pode ser enviado via e-mail;

  • Liberação de espaço físico;

  • Fluxo de trabalho otimizado e sem a presença de papel;

  • Contribuição para um ambiente mais organizado e livre de papeis, pastas, enfim;

  • Possibilidade de acessar o documento digital a qualquer hora;

Você provavelmente deve estra pensando, com a quantidade de alunos, o volume de documentos a serem digitalizados será enorme, certo? Mas, é justamente por esse motivo que a Gerenciar trabalha com acervo digital para instituições de ensino superior.

O passo principal e número um para saber como implantar diploma digital na sua instituição de ensino é justamente fazendo contato com a empresa. Após isso, a Gerenciar trabalha lado a lado com a instituição de ensino, dando todo o suporte necessário para a prestação deste serviço.

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Reduzir Custo Na Empresa Com Arquivos Digitais

Um sistema de gerenciamento de documentos permite reduzir custo na empresa e armazenar as informações, como de arquivos digitalizados, com total segurança.

Geralmente, os custos que eram gastos com documentos físicos, como papéis, relatórios e notas de empresas são reduzidos ao investir em um software GED (Gerenciamento eletrônico de documentos).

Portanto, conheça quais são as vantagens que esse sistema oferece para uma empresa e seus funcionários.

Principais vantagens do uso de um sistema de gerenciamento de documentos que permite reduzir custo na empresa

Um sistema de gerenciamento de documentos facilita a combinação de arquivos em papel e digitais em um único destino para as empresas

Assim, os documentos físicos podem ser digitalizados e os formatos digitais desses e de outros documentos gerados por diferentes sistemas podem ser importados para um sistema GED.

  • Com isso, é possível ter documentos gerados por um processador de texto, planilhas, apresentações, arquivos PDF, imagens, etc.

Portanto, confiar em uma empresa como o Grupo Gerenciar para a solução de gerenciamento baseada em documentos oferece inúmeras vantagens. Conheça-as.

1. Repositório de documentos / arquivos

Os sistemas de gerenciamento de documentos servem como um repositório central para todos os documentos importantes de uma organização. Dessa forma, você poderá acessar, visualizar, alterar e compartilhar posteriormente.

Com isso, uma empresa para de perder horas preciosas de tempo pesquisando pastas e arquivos para localizar um documento.

2. Segurança de documentos

Quando os documentos não são gerenciados, a possibilidade de expor informações importantes para as pessoas erradas é considerável.

Se essas informações sensíveis e vitais caem nas mãos erradas, elas podem causar danos irreversíveis a uma empresa.

Um sistema de gerenciamento de documentos permite que as informações confidenciais sejam protegidas por meio de políticas de segurança rigorosas e controle de acesso baseado em funções, onde apenas usuários autorizados podem visualizar determinados arquivos ou documentos.

Além disso, no caso de desastres como incêndios ou inundações, ao usar um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem ou backup, pode-se garantir que os dados críticos da empresa permaneçam intactos.

3. Acesso a documentos quando necessário

Não é mais necessário procura por muito tempo para localizar um documento no arquivo para começar a gerenciá-lo.

Com um sistema de gerenciamento de documentos, a localização é imediata e o gerenciamento é realizado apenas quando necessário.

Além disso, se a empresa tiver um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, os usuários poderão acessar arquivos e documentos em qualquer lugar, a qualquer momento e independentemente do dispositivo usado.

4. Melhora a organização da empresa

Com tags, categorias e subcategorias os documentos se tornam mais fáceis de organizar, localizar e recuperar. Uma pesquisa com as palavras-chave corretas pode gerar resultados em questão de segundos.

Assim, a eficiência dos funcionários economiza tempo e quando se trata de negócios, tempo economizado é gastos reduzidos.

  • Portanto, a isto se acrescenta o fato de que a manutenção e a execução de um sistema de gerenciamento de documentos podem ser feitas a um custo muito baixo.

5. Compartilhe arquivos

Com um sistema de gerenciamento de documentos, os usuários podem compartilhar e colaborar em arquivos e documentos com seus colegas de trabalho, controlando com quem eles compartilham esses documentos.

Sabendo disso, é interessante para sua empresa pensar no investimento neste tipo de software GED por causa da sua grande eficiência.

Além disso, fazer uso desse sistema de gerenciamento permite o crescimento da sua empresa devido a otimização de processos.

Portanto, um gerenciamento de documentos pode reduzir custo na empresa e garantir um melhor funcionamento, tanto dos processos de compra e venda, como de documentos e relacionamento com clientes.

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Qual O Melhor Software Workflow?

A palavra workflow traduzida ao pé da letra significa “fluxo de trabalho”. O seu conceito está voltado para uma sequência de etapas responsáveis pela automação de um processo, dessa forma surgiu-se o software workflow.

Portanto, o software workflow é uma ferramenta desenvolvida para automatizar o seu negócio com base na interação entre o setor produtivo e a administração.

O desenvolvimento dessa tecnologia pode ajudar na gestão empresarial, pois o seu objetivo é que todos os setores estejam alinhados com base nas estratégias que foram definidas. Saiba mais através do site: https://grupogerenciar.com.br/

O que é um software workflow?

O software workflow apresenta-se como uma alternativa para automatização de processos, de forma que as informações e tarefas diárias serão passadas diariamente pelos funcionários seguindo uma respectiva hierarquia.

Nesse sistema toda estratégia do negócio é descrita, desde as estratégias iniciais até a chegada do produto ou serviço ao cliente, realizando assim um mapeamento completo do processo.

Dessa forma, a partir do software workflow é possível identificar falhas e oportunidade, visando sempre melhores resultados. Acesse o link para ter mais informações: https://grupogerenciar.com.br/

Portanto, o software workflow pode oferecer diversos benefícios para sua empresa, pois você consegue identificar as oportunidades e modelar o processo com base nas informações coletadas, automatizando-o cada vez mais.

Como escolher o melhor software workflow?

  • Priorize a segurança de dados

Ao escolher um software workflow você deve levar em consideração a segurança dos dados que serão compartilhados, afinal muitas informações são confidencias e precisam ser acessadas somente por pessoas autorizadas.

Dessa forma, escolha um software que ofereça garantia nesse parâmetro e entre em contato com a empresa responsável pelo mesmo para saber mais sobre os recursos de segurança que a ferramenta possui.

  • Avalie as necessidades da área

Antes de escolher o software workflow você deve ficar atento as principais necessidades de cada setor, assim como os principais problemas existentes em sua empresa.

Dessa forma, procure um software que possa atuar diretamente nessas dificuldades e escolha aquele modelo mais adequado para o seu negócio.

  • Dê atenção à estrutura para implementação do software

Para que o software seja implantado e devidamente utilizado é necessário que a empresa ofereça recursos para o funcionamento correto do mesmo.

É importante que a organização possua estrutura para receber o programa como um sistema de conexão à internet eficiente, computadores capacitados e links próprios.

  • Avalie o custo-benefício

Outra análise importante a ser realizada antes de escolher o software workflow, é a relação custo-benefício.

Para isso, analise todos os custos resultantes da compra, instalação da ferramenta, e todas outras despesas que estarão incluídas nessa aquisição.

Posteriormente, evidencie todos os problemas da área que serão solucionados a partir da instalação do software, e com isso faça um balanço, se realmente o programa irá oferecer um bom custo-benefício.

  • Escolha um sistema de workflow responsivo

Estamos vivendo uma ascensão muito grande do uso de smartphones e tablets, dessa forma é importante que o software ofereça uma extensão para essas plataformas.

Acessar o programa pelo celular pode deixar o sistema mais fácil e prático, por isso procure por software workflow que não perca suas configurações quando acessados por dispositivos como o smartphone e o tablet.

Através dessas dicas você conseguirá escolher aquele software que permita que sua empresa seja mais produtiva e eficiente, além disso ele pode oferecer recursos de gestão de processos e definição de estratégias.

Confira um exemplo nesse link: https://grupogerenciar.com.br/

Benefícios do software workflow

Ao escolher o software ideal para sua empresa você garantirá alguns benefícios, um deles é a centralização de informações, pois a partir de agora todos os dados serão concentrados em apenas uma unidade, facilitando o acesso.

Outro benefício é que o software workflow pode aumentar a produtividade através da automatização de funções dentro do processo, resultando em melhores resultados.

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Software Gestão De Documentos – Qual Escolher?

Um software gestão de documentos pode ajudar você a tornar os dados e informações da sua empresa mais seguros, além disso ele pode limitar o acesso as informações e facilitar a busca de documentos.

Em suma, essa gestão de documentos ocorre a partir de uma organização de dados, facilitando assim o controle de informações de toda sua empresa. Acesse: https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/

Todos os documentos devem ser organizados, por exemplo, arquivos relacionados ao pagamento de fornecedores e funcionários, apuração de impostos, demonstrativos financeiros, entre outros.

O que é o software gestão de documentos?

O software gestão de documentos é um sistema responsável por armazenar todas as informações e dados de uma empresa, disponibilizando esses documentos de maneira simples e didática.

Porém, para ter acesso aos documentos é necessário pedir uma liberação, de forma que algumas informações sejam protegidas. Confira esse exemplo: https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/

Além disso, o software gestão de documentos pode converter os documentos em papel físico para o formato digital, facilitando a busca e visualização dos arquivos.

Com toda essa facilidade, o sistema garante maior agilidade em relação a demanda diária, otimizando o trabalho e tornando o trabalho mais eficiente.

Além disso, você pode lançar os dados diretamente no software, dessa forma ele integrará todos os dados, classificando-os de acordo com o cliente, importância, setor, entre outras subdivisões.

Benefícios do software gestão de documentos

  • Segurança de dados

O software gestão de documentos possui uma estrutura robusta de segurança para garantir a proteção dos dados da sua empresa, além disso manter os documentos em formato de papel pode ser arriscado.

Afinal, com o tempo, eles podem ser danificados devido poeira, umidade, entre outras condições as quais podem ser expostos.

Portanto, o software pode garantir maior segurança e durabilidade dos documentos através de um sistema em nuvem, o qual pode ser acessado em qualquer hora e lugar.

A ferramenta também pode limitar o acesso de pessoas não autorizadas e estabelecer diferentes níveis de liberação.

  • Compartilhamento de informações

Compartilhar informações é outro benefício oferecido pelo software gestão de documentos, pois a troca de dados permite que os funcionários estejam sempre atualizados.

Além disso, o usuário sempre terá acesso a versão mais atual do arquivo, não sendo necessário imprimir novas cópias.

  • Organização e maior capacidade de armazenamento

Manter os documentos e arquivos organizados é uma tarefa difícil, mesmo que seja em formato digital é preciso elaborar táticas para facilitar a busca dos mesmos.

Contudo, a solução para essa situação é oferecida por softwares que possuem armazenamento em nuvem, dessa forma os documentos podem ser organizados e a busca pode ser feita utilizando palavras chaves.

Além disso, esse formato oferece maior capacidade de armazenamento pois possui maior espaço disponível.

  • Agilidade e eficiência

Através de todas as características listadas acima do software gestão de documentos, pode-se inferir que o sistema oferece maior agilidade e eficiência para rotina de trabalho.

Pois, a busca por documentos e arquivos é feita de forma rápida e eficaz, a ferramenta evita que funcionários mantenham pilhas de documentos em suas mesas e ela permite obter um maior controle dos dados.

Saiba mais em: https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/

Como escolher o software gestão de documentos?

Para escolher o software ideal para sua empresa você deve atentar-se à alguns quesitos que podem tornar a ferramenta mais eficiente para o seu negócio.

Entre elas, analise a credibilidade da empresa que irá fornecer o software, assim como, a opinião de outros cientes que aderiram ao sistema, dessa forma você terá uma maior garantia do produto.

Outro ponto para se ter cuidado é analisar a funcionalidade do sistema, ou seja, verifique se o software gestão de documentos oferece as funcionalidades que você precisa na sua empresa.

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Redução De Custos Com Papel – Como Fazer?

Sua empresa está buscando por redução de custos com papel? Esse é um tema muito importante para otimizar a parte financeira de qualquer organização, permitindo que o gasto envolvido com impressões, por exemplo, seja gerenciado.

Dessa forma, o custo envolvido no uso de papel pode ser redirecionado para outras áreas da empresa, maximizando lucros e resultados e garantindo uma gestão de sucesso para você.

Confira formas de transformar o uso do papel em soluções que melhores setores diversos, lideranças e até mesmo o relacionamento com seus clientes!

Redução de custos com papel

Ao falar sobre custos com papel, vários gastos estão envolvidos. Dentre eles, pode-se citar:

  • Gastos com impressora, como tinta e manutenção do equipamento, por exemplo;
  • Gastos advindos da perda de informações importantes causadas pelo dano, rasgo ou descarte inadequado de papéis importantes;
  • Gastos na reposição do papel constantemente usado;
  • Gastos relacionados ao tempo perdido para a soluções desses problemas.

Como é possível perceber, a soma de todos os gastos acima citados pode, facilmente, comprometer a saúde financeira de qualquer empresa. Além disso, em termos de vantagens, quase nenhuma pode ser citada através do uso de papel.

É por isso que sua substituição pelo uso de novas soluções, mais modernas e tecnológicas, é essencial. Uma delas – e a mais usada e recomendada do mercado – é a digital.

Digitalização de documentos

Diferentemente do uso de papel, a aposta em documentos digitais se mostra extremamente bem-vinda e recheada de vantagens:

  • Redução de todos os gastos acima citados, centralizando todas as informações em só lugar;
  • Prevenção contra a perda de documentos importantes, que agora estarão disponíveis para acesso a qualquer setor autorizado;
  • Organização documental, permitindo que os gestores saibam exatamente onde está cada uma das informações de que precisam;
  • Economia de espaço, permitindo um melhor uso dos locais vagos que antes poderiam ser ocupados por segmentos, armários, estantes e mais.
  • Fluxo de comunicação interna otimizado, permitindo que as tarefas do dia a dia sejam executadas com muito mais produtividade;
  • E muito mais!

É justamente em função dessa grande quantidade de benefícios, que a gestão de documentos digitais e eletrônicos está inclusa em uma área chamada de inteligência documental.

Afinal, como seu próprio nome diz, ela permite que os documentos sejam lidados de forma muito mais inteligente e otimizada.

Serviços profissionais

Ainda que sejam chamativos, todos os benefícios acima só podem ser obtidos através da aposta em serviços profissionais.

Afinal de contas, não basta apenas digitalizar: é preciso fazer isso de forma séria, segura, organizada e cuidando das individualidades de cada cliente, através de consultorias personalizadas.

Sendo assim, é preciso contar com uma empresa experiente no assunto. Somente ela poderá fazer com que tudo saia de acordo com a maximização de resultados que sua empresa precisa.

Ela acompanhará o processo de gerenciamento de documentos eletrônicos, chamada de GED, de seu início ao seu fim.

Isso fará com que, ao chegar ao fim da implementação que tira você do arcaico armazenamento físico (papel), você terá acesso a um GED completo, fácil de usar, seguro e centralizado.

Conte com o método digital!

Portanto, se você está se perguntando qual é a melhor forma de reduzir custos com papel e com armazenamento, deixe o uso do papel de lado e aposte na digitalização documental!

Ela apoia o conceito paperless, intimamente ligado a conceitos de sustentabilidade e ainda promove um maior lucro a ser redirecionado para qualquer área da sua empresa que você desejar!

Conte com a redução de custos com papel de forma inteligente e consulte o Grupo Gerenciar para saber mais sobre o sistema paperless e sobre inteligência documental!

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O GED – Gerenciamento Eletrônico De Documentos É Bom Para Minha Empresa?

O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um recurso muito útil para otimizar os processos burocráticos dentro de uma empresa, porque a organização de formulários, faturas e contas deve estar sempre impecável para garantir uma visão mais ampla sobre o desenvolvimento.

Inclusive, com a redução de custos proporcionada pelo avanço da tecnologia que traz soluções digitais para facilitar o dia a dia de serviço, a informatização se torna fundamental.

De qualquer forma, para que tudo funcione perfeitamente, antes de implantar o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documento é necessário estar bem informado sobre o assunto e assim conseguir tomar decisões mais assertivas.

Para que serve o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos nada mais é do que o cuidado com arquivos específicos em diferentes equipamentos como, computadores, smartphones e tablets, permitindo que a digitalização fique centralizada através do uso de softwares e plataformas especializadas.

Dessa forma, mesmo quando existem altos volumes de dados para serem analisados, é possível pesquisar entre os arquivos de forma rápida e eficiente sem que isso exija muito tempo ou esforço, como acontece no caso de documentos físicos.

Ainda assim, vale lembrar que as informações armazenadas pelo GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos não se limita apenas a documentos, mas também a qualquer arquivo de áudio, imagem e demais formatos que podem ser divididos nas mais diversas categorias, escolhidas por data, tema ou importância.

Quais os principais benefícios do GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

Uma empresa que conta com a organização correta da sua documentação tem mais chances de prosperar, porque sabe exatamente o que é importante para o seu desenvolvimento e assim consegue administrar melhor os recursos.

Portanto, pode-se dizer que através do GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos há uma redução dos custos operacionais e a melhora considerável do fluxo de trabalho, além da padronização dos serviços prestados com benefícios como:

  • Centralização de informações;
  • Organização do ambiente de trabalho;
  • Preservação dos documentos;
  • Otimização do espaço físico;
  • Redução de custos operacionais;
  • Aprimoramento no controle de informações;
  • Reforço na segurança das informações;
  • Agilidade no acesso aos arquivos importantes;
  • Fluxo de serviço simplificado e eficiente;
  • Aumento da produtividade;

Portanto, quem está buscando uma gestão qualificada não pode deixar de investir nesse tipo de software para se destacar no mercado sem precisar perder tempo e dinheiro.

Como o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser bom para empresa?

Normalmente, as empresas possuem documentos que devem ser mantidos para garantir o bom funcionamento das operações diárias, mas muitas vezes uma gestão irresponsável pode atrapalhar e até mesmo dificultar o objetivo de sucesso.

Então, para evitar a perda de tempo na tentativa de localizar tais arquivos e acabar comprometendo toda a produtividade da equipe, basta investir no GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, porque ele reestrutura o cenário corporativo.

Até porque, uma gestão moderna e eficiente deve estar aliada aos recursos tecnológicos que possam contribuir com a segurança das informações, pois, a perda de documentos importantes pode influenciar diretamente na diminuição da credibilidade da empresa, fazendo com que ela não consiga manter sua posição favorável no mercado.

Uma vez que houver o corrompimento ou divulgação de dados sigilos, por exemplo e a empresa for responsabilizada judicialmente pelo ocorrido, sua imagem profissional nunca mais será a mesma, então é importante tomar os devidos cuidados antes que o pior aconteça.

Pode-se dizer então que, quando o assunto é assegurar informações, investir no GED é a solução mais eficiente desse cenário, pois, garante que através da conversão digital haverá maior facilidade de acesso e utilização dos arquivos, influenciando diretamente na produtividade da empresa.

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Terceirização De Arquivo – É Importante Contratar?

Como a evolução da tecnologia afeta nosso dia a dia por meio das redes sociais, aplicativos, dispositivos móveis, o documento físico é extinto também na atividade diária das empresas. Saiba sobre a importância da terceirização de arquivo.

Essas empresas, atualmente, buscam usar assinaturas digitais, vários formatos de arquivos digitais e novos modelos de gerenciamento de documentos.

É claro que a sustentabilidade ambiental é outro motivo que impulsiona a necessidade de automatizar o gerenciamento de documentos.

Assim, a tecnologia combina a praticidade com a eficiência e o que é amigável ao planeta. É claro que a automação se torna uma necessidade e não uma opção.

Razões para automatizar o gerenciamento de documentos –Terceirização de arquivo

As organizações devem preservar um grande número de documentos que representam uma importância vital para sua história e operações. Como por exemplo:

  • Contratos, formulários, relatórios, procedimentos, auditorias, relatórios de incidentes, registros de funcionários, planos de produção, documentos legais e muito mais!

Esses documentos, que são de extrema relevância para a organização, se forem gerados em papel e armazenados em ambientes fechados, tendem a se deteriorar e a perder sua integridade.

  • Em adição, os funcionários vão perder um monte de tempo à procura de informações, afetando a produtividade e impactando o lucro da organização.

Portanto, a terceirização de arquivo através por meio de empresas que fornecem um gerenciamento automatizado de documentos oferece grandes benefícios para uma organização. Acesse o site do Grupo Gerenciar e conheça os serviços.

Benefícios do gerenciamento documental – Fácil criação de documentos

O gerenciamento automatizado de documentos facilita a criação de documentos digitais, estabelecendo diferenças entre os diferentes tipos de arquivos.

Assim, os sistemas de automação de documentos são intuitivos e atribuem fluxos de trabalho para cada tipo de documento para criar, revisar e aprová-los.

  • Eles também permitem a criação de documentos usando as ferramentas mais comuns no mercado, como Word ou Excel.

Localização centralizada de informações

A terceirização de arquivo através de um sistema que automatize o gerenciamento eficaz de documentos fornecerá um local centralizado para armazenar registros, informações relevantes e versões atuais de documentos.

Com isso, graças à digitalização e armazenamento na nuvem, os documentos podem ser indexados facilmente, de acordo com as necessidades da organização.

Assim, basta realizar uma pesquisa com o nome do documento – uma palavra-chave, uma data ou outro detalhe no conteúdo – para encontrá-lo facilmente.

Portanto, essa dinâmica facilita o gerenciamento de documentos, mas também evita a perda acidental de um documento importante.

Eliminar erro humano

As possibilidades de falha humana podem ser reduzidas a zero ao utilizar na sua empresa um software de GED, evitando custos derivados de erros e retrabalhos.

Além disso, o espaço usado anteriormente para arquivamento e preservação de documentos agora pode ser útil para outros fins mais produtivos para uma empresa.

Economizando tempo, dinheiro e carga de trabalho

Automatizar o gerenciamento de documentos gera economia de tempo, que era usada anteriormente para inserir dados, rastrear dados, atualizar planilhas e produzir relatórios.

Essa economia de tempo permite reduzir a carga de trabalho que as empresas podem usar em tarefas críticas para a estratégia de negócios da organização.

Sabendo disso, segurança, economia no consumo de papel, eliminação de custos de instalação e atualização de software, entre outros, também são vantagens de automatizar o gerenciamento de documentos usando um software baseado em nuvem. Mas afinal, qual contratar?

Conheça o Grupo Gerenciar

O Grupo Gerenciar é uma empresa que utiliza um software de GED para ajudar as empresas a arquivar suas informações e recuperá-las sempre que possível de acordo com o conceito paperless.

Portanto, a terceirização de arquivo através de uma empresa que tem conhecimento do que está fazendo promove o aumento da qualidade da sua empresa, promovendo cada vez mais um rumo para o sucesso.

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Scanear Documentos Para Sua Empresa

A digitalização de documentos fala de um processo que permite, através de uma aplicação de técnicas como a de scanear documentos, converter a imagem de um documento em papel em uma imagem em formato digital.

Assim, este método foi criado para facilitar a automação dos processos de captura e a integração de sistemas de informação, permitindo incentivar o uso do arquivo digital.

Portanto, o uso da técnica de scanear documentos promove suporte para documentos de empresas que desejam otimizar seus processos e reduzir custos.

Benefícios de scanear documentos e da digitalização de documentos

A digitalização de documentos é um processo no qual os documentos são transformados do formato de papel para o formato digital.

Portanto, eles são automaticamente integrados em todo o sistema de informações de uma empresa. Geralmente, esse processo é feito através de um software de gerenciamento eletrônico.

Além da ideia de que a única coisa que é possível com processo é digitalizar o papel, é necessário saber que esse processo de automação também afeta outros processos que são realizados dentro de uma empresa.

Sabendo que o mercado é dinâmico e muda radicalmente ao longo do tempo, é pertinente ter como uma das prioridades a busca de formas de trabalho mais efetivas, obtendo maior eficiência, produtividade e redução de custos.

Portanto, essas características promovem a melhoria de uma empresa, fazendo com que ela cresça cada vez mais.

Mas afinal, quais benefícios esse sistema de gerenciamento promete? Ou, por que é importante implementa-lo em uma empresa?

  • Economia de espaço: um escritório cheio de documentos físicos, prateleiras, caixas etc. pode ser estressante, resultando em uma redução considerável no ritmo de trabalho, pois isso complica o gerenciamento do trabalho diário de cada funcionário.
  • Economia de tempo: em vez de procurar os documentos que você precisa no arquivo do escritório, é possível localizá-los com muita rapidez e facilidade em um computador em questão de segundos.
  • Economizando dinheiro: o investimento para automatizar o processo de arquivamento de uma empresa depende do volume de documentos físico que ela possui.

No entanto, o que acontece depois disso? Desde a implementação do processo, não será mais necessário gastar dinheiro em espaço de armazenamento, contribuindo também para o tempo que os funcionários economizam na busca de uma documentação.

  • Gerenciamento ideal de registros: scanear documentos permite que o gerenciamento de registros seja muito mais simples.

Assim, é possível localizar qualquer informação em questão de segundos, eliminar cópias duplicadas e manter um alto nível de segurança da informação. Além de ter um inventário completo e muito útil.

  • Proteção contra desastres: o que acontece com uma empresa se o pior acontecer? Poucas empresas pensam que um desastre ou acidente poderia afetá-las.

Se, em qualquer caso, ocorrer um incêndio nas instalações de uma empresa e todos os registros de atividades comerciais desaparecerem, será impossível ter eles novamente.

Portanto, se a empresa investe em um software GED – que você pode encontrar através dos serviços do Grupo Gerenciar – tudo será mais simples já que terá um backup online dos arquivos.

  • Documentos importantes localizados: com os documentos online e não colchoados em caixa, sua empresa reduz o risco de perda deles, obtendo, acima de tudo, tranquilidade em relação às informações comerciais.

Conclusão

Por fim, investir em um gerenciamento documental é uma forma de contribuição ao meio ambiente, reduzindo a poluição ambiental gerada pela produção de papel.

Isso dá um tipo de status ecológico para uma empresa e, portanto, um maior prestígio no mercado para a marca.

Em suma, scanear documentos e a digitalização dos mesmos oferece uma série de benefícios que foram citados acima.

Portanto, se sua empresa decide iniciar um projeto de digitalização, você não deve esquecer que a contratação dos serviços de uma empresa especializada como o Grupo Gerenciar pode ser muito útil em termos de economia de tempo e esforço.