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Implantação Diploma Digital Em Instituições De Ensino

Com a crescente tecnologia, todos os setores são impactados, incluindo as instituições de ensino e o ambiente educacional de maneira geral. A Implantação diploma digital já é algo concreto e está previsto em lei.

Em março deste ano, o MEC publicou a Portaria n.º 554. Essa portaria traz a regulamentação para que as instituições de ensino superior passem a emitir o diploma digital.

O estabelecimento de ensino tem prazo de 22 meses para se regularizar e passar a adotar o novo formato em concomitância com o diploma em papel tradicional.

Benefícios Implantação diploma digital

Entre os principais benefícios da Implantação diploma digital é possível destacar:

  • Possibilidade de garantir a validade do documento a qualquer momento e local;
  • A operação integrada entre sistemas;
  • Maior segurança das informações;

O principal destaque é a praticidade, já que permite que o aluno tenha o acesso de forma mais fácil e a comunicação ocorra de maneira mais ágil. Assim, as instituições também conseguem ter maior controle sobre quem acessou os documentos ou não.

Também é importante ressaltar a economia de custos gerada para os estabelecimentos educacionais. A implementação deste tipo de tecnologia pode permitir cortar gastos com impressão, papel e mão de obra.

Como as instituições de ensino podem fazer a implantação diploma digital?

Para viabilizar a Implantação diploma digital em qualquer instituição é necessário que sejam revistas as tecnologias e infraestruturas existentes.

Nestes casos o mais recomendado é recorrer a ajuda especializada de empresas que estejam familiarizadas com a gestão de documentos educacionais, já que há regras especiais a serem seguidas.

Estas empresas além de poderem proporcionar todo o aparato tecnológico, podem contar com experiência e maior sucesso ao atender as necessidades especificas de cada instituição.

A digitalização de documentos pode beneficiar imensamente as escolas e faculdades, eliminando a necessidade de registros em papel e protegendo os registros dos alunos contra danos físicos que podem ser causados ​​por inundações, incêndios ou outros desastres.

Os arquivos eletrônicos permitem uma organização muito maior dos registros dos alunos, o que permite um processamento e recuperação muito mais rápidos de documentos, como transcrições, solicitações financeiras ou aplicativos.

Sem arquivos em papel, as escolas não precisam desperdiçar escritórios ou construir espaço em enormes arquivos. Em vez disso, eles podem usar esse espaço para algo mais benéfico para a equipe ou os alunos.

É por isso que os computadores foram inventados, afinal, para economizar tempo, mão de obra, energia e espaço físico.

Felizmente, os sistemas de arquivamento eletrônico também podem ser implementados de maneira a proteger totalmente a natureza privada de qualquer documento e são fáceis de serem manuseados pelos funcionários e responsáveis.

Conheça a Gerenciar

Mais do que simplesmente guarda de documentos, a Gerenciar é uma empresa completa, que atua em todos os processos de gerenciamento documental da organização, conferindo agilidade no acesso às informações e documentos.

O gerenciamento e organização documental é um processo que demanda extremo profissionalismo e expertise, o que faz da Gerenciar a parceira ideal para qualquer instituição de ensino.

A segurança das redes e dos estudantes é uma grande preocupação e é especialmente importante quando se trata de manter a segurança dos registros dos alunos e de quaisquer outros documentos que contenham informações confidenciais que entram em uma instituição educacional.

Com a Gerenciar estes riscos são minimizados ao realizar a Implantação diploma digital e as instituições de ensino podem garantir a segurança e eficiência no acesso de seus documentos sempre que necessário.

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Elimine O Papel Da Sua Empresa

Elimine o papel da sua empresa: mudar para formulários móveis e software de coleta de dados pode ter um impacto positivo no crescimento e na produtividade dos negócios.

Sem um processo digital, os dados coletados em papel devem ser enviados de volta ao escritório antes que possam ser analisados. Se o documento não for enviado imediatamente, ele deverá ser arquivado corretamente para que possa ser avaliado posteriormente, gerando maiores custos.

Os documentos em papel ainda possuem a desvantagem de serem facilmente extraviados, danificados ou até perdidos, além de causarem danos desnecessários ao meio ambiente.

Elimine O Papel Da Sua Empresa – Razões para eliminar os papéis

Elimine o papel da sua empresa e fique livre de riscos e prejuízos:

  • Segurança

Quando se imprime dados confidenciais, essas informações se tornam vulneráveis ​​e são desnecessariamente expostas a riscos, porque é impossível prever quando uma situação de emergência pode surgir.

Incêndios, inundações e roubos podem destruir registros em papel, enquanto um sistema de gerenciamento de documentos digitais pode fornecer um backup seguro e acessível de qualquer lugar.

  • O papel é uma opção cara

O trabalhador de escritório médio no Brasil usa cerca de 10.000 folhas por ano. Se uma empresa possui 15 funcionários 150.000 folhas de papel por ano, o que é uma quantia bastante relevante.

A essa soma, pode-se ainda adicionar os custos de impressão e armazenamento e o tempo gasto para estas tarefas. Ao se livrar de documentos em papel, a empresa pode economizar recursos muito valiosos.

Elimine O Papel Da Sua Empresa e integre o mundo digital

Elimine o papel da sua empresa e adote soluções digitais. Elas são mais eficientes e podem melhorar completamente o fluxo e o gerenciamento de informações em todos os setores.

A tecnologia é cada vez mais acessível e utiliza-la a favor dos negócios não é mais apenas um capricho; é um dever de qualquer empreendedor que deseja tornar sua empresa mais competitiva.

A retirada de papel dos processos de negócios pode beneficiar uma organização de várias maneiras:

  1. Melhor produtividade dos funcionários

A tecnologia móvel impactou significativamente os resultados da indústria da cadeia de suprimentos na última década, melhorando imensamente a precisão e reduzindo os prazos de entrega.

Para os funcionários, trabalhar com arquivos digitais e formulários móveis significa que eles não lidam com caixas ou recipientes cheios de papéis. A transferência e o armazenamento de dados serão mais fáceis, assim como o compartilhamento e a colaboração de informações.

  1. Acessibilidade

O principal problema com os documentos em papel é que eles não são fáceis de encontrar quando há pilhas de papéis e as informações não são acessíveis imediatamente.

Os funcionários de empresas com processos baseados em papel gastam mais tempo procurando documentos, e muitas vezes eles são perdidos ou arquivados incorretamente.

Isso também envolve muitos desperdícios de tempo e atrasos no processamento. Os processos digitais tornam o acesso mais fácil, mais simples e mais rápido.

  1. Segurança de dados

Os documentos digitais são mais seguros que os impressos. Por um lado, os arquivos digitais podem ser renderizados por meio de criptografia.

Eles também podem ser protegidos contra impressão, porque os controles de acesso são mais severos, portanto as chances de manter as informações seguras são maiores.

Quando os documentos são armazenados digitalmente, é possível saber quem acessou quais informações e quando. Este tipo de restrição não pode ser feito ao trabalhar com documentos impressos, e essa é uma das principais razões para que se elimine o papel da sua empresa.

Como a Gerenciar pode ajudar

A Gerenciar é uma empresa especializada na gestão de documentos para negócios. Porém, mais do que simplesmente guarda de documentos, a Gerenciar é uma empresa completa, que atua avaliando os melhores critérios de armazenamento para otimizar a eficiência de cada empreendimento.

Elimine o papel da sua empresa! A Gerenciar oferece o processo de digitalização de documentos, que permite o armazenamento digital em grande volume, além da possibilidade de se consultar e organizar de forma rápida!

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Normas Diploma Digital

As normas diploma digital dizem respeito ao conjunto de regras que devem ser seguidas pelas instituições de ensino superior a partir de abril de 2020.

Apresentado em 2017, o conceito de documentação digital chegou até o MEC (Ministério da Educação) e foi implementado como norma obrigatória, para que os diplomas pudessem ser acessos por pessoas autorizadas de forma digital.

Isso não apenas facilita o acesso a esses arquivos, mas também reduz a quantidade de papel nas universidades, otimiza o espaço físico e promove maior eficiência nos atendimentos.

Mas para que tudo isso funcione de forma linear, é preciso conhecer as normas que regem o diploma digital.

Quais são as principais normas diploma digital?

Além de obrigatoriedade de implantação, que foi dada pelo MEC em um período de 24 meses (culminando em abril de 2020), existem outras normas a serem seguidas para o uso do diploma digital.

O diploma digital nada mais é do que a versão que comumente conhecemos da comprovação de formação, mas em seu formato online.

A regulamentação que diz respeito às suas normas é a portaria nº 554, que foi implementada em março de 2019 e diz que os acervos acadêmicos de todas as instituições públicas e privadas deve fornecer acesso (emissão e registro) aos diplomas digitais.

Além disso, a ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) delimitou um modelo de integridade, autenticidade e com validade jurídica que deve ser seguido por essas instituições, sendo mais uma das normas referidas.

Fazendo a gestão dessa documentação

Especialmente com a proximidade da data limite dada pelo MEC, é preciso finalizar a gestão dessa documentação digital.

Porém, ela nem sempre é simples de fazer – e pode gerar uma grande quantidade de atraso em tarefas que devem ser feitas urgentemente pelas equipes de trabalho das instituições de ensino.

Buscando otimizar processos, nessa hora é muito importante contar com auxílio profissional.

Isso não apenas se mostra essencial em termos de agilidade, mas também porque a digitalização de documentos, em geral, é algo que existe extremo profissionalismo e expertise – algo que apenas especialistas no assunto possuem.

Inteligência documental

O conceito de inteligência documental traz justamente o profissionalismo necessário para lidar com a digitalização de documentos da forma correta à tona.

Sem ela, é possível que haja a digitalização de diversos arquivos institucionais, como os diplomas, mas nada garante o acesso seguro, sigiloso, organizado e centralizado a eles.

Uma das únicas formas de garantir que todas essas características sejam obtidas é através da contratação de serviços especializados, como os que você vai encontrar junto ao Grupo Gerenciar, que possui anos de experiência no assunto.

Com os serviços certos em mãos, você também garante que as normas requisitadas pelo MEC sejam seguidas, garantindo uma série de benefícios.

Benefícios – normas diploma digital

Dentre os principais benefícios de garantir o seguimento das normas para diploma digital através do uso de serviços especializados, pode-se citar:

  • Conformidade com a legislação;
  • Agilidade;
  • Controle e segurança;
  • Rastreabilidade;
  • Localização mais ágil de documentos;
  • Otimização de tempo;
  • Eficiência para a equipe e para o aluno.

Em suma, para seguir as normas solicitadas e implantar o diploma digital em instituições públicas e privadas de todo o país, é preciso de expertise.

Esse nível de capacitação só pode ser oferecido por empresas de extrema qualidade em inteligência documental, usando sistemas tecnológicos e modernos e garantindo qualidade durante todo o processo.

Sabendo mais sobre as normas diploma digital que devem ser implementadas em todas as IES do país, não deixe de segui-las e de contar com os serviços certos para que isso seja feito com o máximo de otimização quanto possível!

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Entenda O Sistema Workflow

O workflow significa o fluxo de trabalho, é a forma como os processos são executados dentro do dia a dia da empresa, seguindo uma sequência de passos importantes para automatizar processos.

O workflow é fundamental no mundo atual, uma vez que o trabalho requer um alto desempenho e agilidade de todas as áreas dentro do estabelecimento.

Dessa forma, para realizar o trabalho de forma satisfatória é preciso planejar e investir em um sistema que otimize o fluxo das tarefas diárias. Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Como funciona o sistema workflow?

O sistema workflow é realizado através da divisão de tarefas, separando-as entre as equipes do processo, ou seja, o processo é feito através de uma orientação em relação ao todo empreendimento.

Para isso é necessário acompanhar todas as atividades e o desenvolver o trabalho de forma eficaz, além disso é preciso melhorar a execução da tarefa e estimular a relação entre as áreas.

Esse sistema busca conceder cada etapa da tarefa ao indivíduo mais indicado para aquela determinada função.

Benefícios do sistema workflow

  • Acelerar o gerenciamento da tarefas

Os processos padronizados e bem desenhados são executados com mais velocidade e perfeição. Além disso, o comando das tarefas é feito por meio de um software acompanhando de forma digital.

  • Facilidade na execução das tarefas

O workflow irá definir especificadamente cada atividade a ser executada por cada pessoa. Consequentemente, oferecerá maior fluidez no andamentos das tarefas e diminuição no tempo gasto com cada uma delas.

  • Otimização dos produtos e serviços

As pessoas buscam pelos resultados de um workflow, pois percebem que essa ferramenta pode otimizar a produção e outros tipos de serviços que exigem mais qualidade e menor tempo.

  • Redução da quantidade de erros e etapas desnecessárias

O workflow irá reduzir a quantidade de erros e as etapas desnecessárias, evitando assim empecilhos durante a produção.

  • Simplificação da comunicação

A comunicação dentro da empresa é muito importante, uma vez que a falta e a falha dela trazem problemas que acabam prejudicando o desenvolvimento da empresa.

  • Redução de gastos

O workflow irá garantir maiores resultados dentro de cada equipe, de forma que o time irá trabalhar mais exigindo menos esforço e materiais, resultando em uma redução grande nos custos da empresa.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Como colocar o workflow na empresa?

Para colocar o workflow na sua empresa o primeiro passo é realizar uma análise de todas as atividades e verificar cada etapa realizada dentro do empreendimento.

O segundo passo é fazer uma mapeamento com todos os processos corporativos.

Além disso, é importante definir todas as fases de um processo, de forma a evitar desperdícios, retrabalho e economizar tempo. Mobilize seu grupo para testar o software escolhido e executar todos os pontos definidos.

O workflow funciona a partir de um software online que irá mostrar o que pode sofrer automação dentro da empresa. Para isso, basta contratar esse serviço.

Outra dica é contratar o serviço do Grupo Gerenciar, uma vez que ele oferece uma estrutura operacional e de qualidade técnica, além de um gerenciamento completo e um software de alto padrão.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Por que contratar o sistema workflow?

O workflow é voltado para uma tecnologia específica através de serviços de automação dos processos, porém toda etapa será acompanhada através de um monitor que mostra tudo em tempo real.

Esse sistema deve ser instalado para garantir uma administração mais eficiente, de modo que melhore a facilidade dos negócios dentro da empresa.

Portanto, através da contratação do workflow, você terá resultados otimizados e mais eficientes, desde que haja um bom planejamento. Otimizando as vendas e consequentemente no financeiro da empresa.

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Documentações Empresas Quatro

Como Guardar Documentos Em Sua Empresa?

Independentemente do tipo de negócio, uma coisa é certa: gerenciar e guardar documentos é essencial. Das faturas diárias aos documentos fiscais necessários apenas uma vez por ano, os proprietários das empresas são responsáveis ​​por acompanhar uma grande quantidade de papelada.

Aqueles que estão começando podem achar que conseguem sobreviver sem um sistema de armazenamento de documentos adequado. Com apenas algumas faturas por mês, é fácil localizar a que precisa.

Porém, a medida que o tempo passa e a empresa cresce, continuar em frente sem um plano de armazenamento de documentos se torna um jogo arriscado. Em uma auditoria, por exemplo, podem ser solicitados diversos tipos de documentação.

O cenário mais comum é que o proprietário perceba que quanto mais documentos tiver em um sistema desorganizado, mais tempo a equipe de funcionários desperdiçará tentando localizá-los, gerando prejuízos e custos adicionais.

O melhor momento para configurar um processo para guardar documentos? Hoje. Agora mesmo. Quanto mais a empresa começar, mais eficiente será o seu crescimento.

Guardar documentos – Como armazenar de forma segura

Muitos dos documentos guardados contêm informações confidenciais, e atualmente há sempre alguém tentando invadir qualquer coisa que possa ser lucrativa.

Se os documentos da folha de pagamento forem acessados ​​sem a permissão, por exemplo, o empresário pode comprometer os números de previdência social, informações bancárias e muito mais. Portanto, quando se trata de guardar documentos, a segurança precisa ser uma prioridade.

Para documentos físicos, pode ser tão simples quanto trancar o armário de arquivos e tão complexo quanto exigir que crachás de identificação para quem entra e sai do prédio.

Quanto maior a equipe e mais sensíveis as informações mantidas maiores serão as medidas de segurança necessárias.

Quando se trata de armazenamento digital, o tópico fica ainda mais complexo. Com o crescimento, as conversas de segurança tendem a envolver servidores privados, armazenamento em nuvem, compartilhamento online, etc.

Para maximizar a segurança de informações confidenciais, as pequenas empresas devem procurar soluções que permitam limitar o acesso a usuários selecionados ou compartilhar senhas apenas por meio de conexões seguras.

Como guardar documentos de forma eficiente

Além da segurança a preocupação é também com a eficiência. Sem critérios e processos de armazenamento adequados, encontrar as informações de que necessita pode continuar sendo um problema para as empresas.

Nesse sentido, o auxílio de empresas especializadas no gerenciamento de documentos é a melhor alternativa, já que contam com tecnologia apropriada, expertise no assunto e podem personalizar os critérios de armazenando para otimizar os resultados de acordo com as particularidades de cada negócio.

Selecionar a empresa certa de armazenamento de documentos significa escolher uma empresa que preserva e protege a documentação sensível em condições ideais de armazenamento, seja em formato físico ou digital.

Nenhuma empresa deve subestimar o valor de ter a documentação arquivada de forma segura e acessível.

Como a Gerenciar pode ajudar a guardar documentos

A Gerenciar atua no setor de gerenciamento documental a mais de 9 anos e está preparada para lidar com diferentes situações.

Arquivar documentos corretamente significa que os funcionários poderão acessar as informações de que precisam com rapidez e segurança, resultando em menos tempo de inatividade e menos atrasos.

Isso significa ganhos para as empresas, para os clientes e também melhor qualidade de trabalho para os colaboradores. A gestão documental adequada traz benefícios a todos os envolvidos.

A Gerenciar é a solução certa para guardar documentos com segurança e facilidade. As empresas que ainda não se adequaram estão perdendo tempo e dinheiro, e a hora de mudar é agora!

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Diploma Digital Online – Como Funciona?

A segurança das redes e dos estudantes é uma grande preocupação para muitas instituições de ensino. Isso é especialmente importante quando se trata de manter a segurança dos registros dos alunos e de quaisquer outros documentos que contenham informações confidenciais, incluindo o diploma digital online.

Qualquer instituição de ensino lida com diversos documentos diariamente. Alguns deles chegam em forma de papel e acabam armazenados em arquivos. Outros podem se originar como documentos eletrônicos, mas ainda assim serem armazenados aleatoriamente.

Como resultado, rastrear o documento certo se torna uma tarefa demorada para funcionários de escolas e universidades. Entretanto, a digitalização do acervo acadêmico é uma obrigação prevista em lei, assim como a devida organização estes documentos.

Diploma Digital Online – O que diz a lei

O MEC publicou a obrigação das instituições de ensino de digitalizarem o acervo acadêmico e também engloba a emissão do diploma digital online. Os detalhes podem ser conferidos na Portaria nº 330/2018.

A expedição do diploma digital online deve assegurar a autenticidade, integridade disponibilidade, rastreabilidade e validade jurídica e nacional dos documentos gerados.

O objetivo principal da proposta é aumentar a segurança e oferecer maior agilidade aos alunos que precisam do documento. A opção digital não elimina a opção do diploma em papel, mas funciona como complemento e tende a gerar economia no futuro.

A emissão segue regras rígidas para garantir a uniformidade do documento, assim como o diploma em papel.

Vantagens Diploma Digital Online

  • Economia

Talvez o benefício mais atraente do gerenciamento de documentos digitais seja o potencial de economia. O dinheiro que seria usado em papel, tinta da impressora ou espaço de manutenção e armazenamento poderia ser aplicado em outra parte do orçamento.

Além disso, o armazenamento de documentos digitais é relativamente barato em comparação ao aluguel de espaço de armazenamento externo para gabinetes de arquivos e contêineres de documentos.

  • Facilidade de acesso

Os sistemas de gerenciamento de documentos digitais tornam o compartilhamento de arquivos mais fácil do que nunca. O gerenciamento de documentos digitais também facilita a transferência de arquivos aos interessados.

  • Segurança

O armazenamento em nuvem também é mais seguro do que armazenar cópias em papel.

Cópias impressas dos arquivos são suscetíveis a inundações, incêndios e outros desastres. Além de manter as informações confidenciais em sigilo, o de documentos digitais pode evitar danos ou perda de documentos.

Diploma Digital Online – Requisitos

Em muitos casos, as instituições de ensino são legalmente obrigadas a armazenar registros por um determinado número de ano ou mesmo permanentemente.

No passado, isso significava que sua instalação precisa da capacidade de abrigar e acessar milhões de páginas de documentos em papel.

Os documentos digitais economizam tempo e espaço. Isso é algo que pode ajudar qualquer instituição educacional.

A melhor forma de garantir isso é contando com o auxílio de uma empresa especializada no gerenciamento de documentos.

Como a Gerenciar pode ajudar as instituições de ensino

A Gerenciar é uma empresa que atua a quase uma década no ramo de gerenciamento e armazenamento de arquivos, oferecendo para empresas e instituições de ensino soluções sob medida para cada necessidade.

O gerenciamento e organização documental é um processo que demanda extremo profissionalismo e expertise especialmente quando se trata de diploma digital online, já que é algo novo e possui regras bastante restritas.

As instituições de ensino têm prazo para se adequarem e começarem a emitir o diploma digital online por isso é preciso estar atento. A Gerenciar é a escolha certa para auxiliar nesse processo.

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Diferenciais Gerenciamento De Fluxo Financeiro

Um sistema de gerenciamento de documentos é uma ferramenta imprescindível para qualquer empreendimento que tenha ambição de crescer. Por isso é importante entender os diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro e por que é uma ferramenta essencial nos dias de hoje

Não importa se é uma empresa de tecnologia, saúde, fabricação, automóvel, produtos de beleza, finanças ou qualquer outro negócio. É fato que qualquer uma delas faz uso extensivo de documentos em suas operações cotidianas.

Os documentos são a base de qualquer empresa e desempenham um papel central na facilitação, bom funcionamento e sucesso geral do negócio.

Para uma melhor organização e segurança, a gestão dos documentos e arquivos garante uma administração qualificada, com diretrizes capazes de identifica-los e geri-los de forma mais eficiente.

Diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro – Pontos importantes

A maioria das empresas não sabe por que o gerenciamento de documentos é importante e há muito tempo é um fator ignorado pelos gestores, mas isso está mudando rapidamente, e é fácil entender a razão:

  • O tempo e o esforço desperdiçados na localização de documentos são muito mais do que se poderia pensar. Pesquisas recentes indicam que quase 10% do dia médio de um funcionário de escritório é gasto tentando localizar informações e documentos existentes.
  • É necessário um esforço redundante porque acredita-se que muitas vezes é mais fácil recriar algo do que seria tentar encontrá-lo.
  • Tempo e esforço envolvidos para descobrir quem possui a versão mais recente de um documento e recuperar quando várias revisões se substituem.
  • Uso desnecessário de dispositivos de armazenamento em rede e largura de banda da rede, porque os documentos estão dispersos por toda a empresa, em vez de centralizados.

Diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro – Contas

Um dos principais diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro é sanar todos estes pontos de uma só vez. No setor financeiro especialmente, existem muitos documentos que precisam ser guardados e devem ser acessados com facilidade.

Por exemplo, a qualquer momento as finanças devem fornecer índices que mostram a posição de mercado da empresa, além de lucratividade e liquidez.

Isso só é possível se os processos principais de contas a pagar e contas a receber forem executados com segurança e sem erros e estiverem armazenados de maneira correta.

Geralmente, operações sem os diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro informações desconectadas dificultando o serviço.

O gerenciamento de documentos e a automação do fluxo de trabalho ajudam a empresa a ultrapassar essas barreiras, centralizando valiosos conhecimentos de documentos e processos em um sistema e integrando-os para obter uma imagem de informações realmente completa e fácil de ser obtida.

Como a Gerenciar pode ajudar

A Gerenciar é uma empresa especializada no gerenciamento e armazenamento de documentos para empresas, tornando o processo seguro, fácil e rápido. Entre os serviços oferecidos pode-se destacar:

  • Custódia de documentos

Para proteger documentos importantes a Gerenciar oferece a custódia de documentos, para permitir que ele esteja sempre acessível e seguro, proporcionando maior agilidade e eficiência nas operações.

  • Gestão de documentos

Os documentos são todos digitalizados e passam por uma avaliação e gestão qualificada, assegurando melhor organização e controle destes arquivos.

  • Consultoria Personalizada

Na Gerenciar o foco não é apenas armazenamento, mas também otimização para oferecer um serviço personalizado de acordo com as necessidades de cada empresa.

Por isso a empresa realiza uma avaliação dos documentos a serem armazenados para garantir uma melhor gestão documental de acordo com o critério mais apropriado.

  • Manual de gestão documental

Para um gerenciamento de documentos eficiente, o manual é um material disponibilizado para auxiliar a organização e armazenamento de documentos e arquivos.

As empresas que ainda não estão atentas aos diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro estão perdendo competitividade, mas a Gerenciar pode oferecer a solução certa!

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Gerenciamento De Processos De Negócio

O Gerenciamento de processos de negócio é uma ferramenta indispensável para aquelas empresas que desejam investir em gestão e, consequentemente, investir no seu próprio desenvolvimento.

Hoje em dia há diversas possibilidades para melhorar os processos de um empreendimento, independente do ramo de atuação.

Otimizar processos, reduzir tempo e gastos são as palavras-chave para um negócio de sucesso. Antigamente esse processo era realmente complexo, mas, hoje, algumas ferramentas conseguem fazer isso de forma automatizada.

Investir em tecnologias e inovações é imprescindível. O mercado está cada vez mais competitivo e continuar no convencional não é, nem de longe, uma boa estratégia.

Algo que tem se falado muito hoje em dia – e que antes passava despercebido – é a palavra “gestão”. As empresas estão se dando conta de como o setor de gestão é a base para o desenvolvimento e lucratividade dos negócios.

Gerenciamento De Processos De Negócio: o que é

Entender o que é Gerenciamento de processos de negócio é o primeiro passo para conseguir abstrair a importância dessa ferramenta dentro de qualquer empresa.

Qualquer tipo de empreendimento possui seus respectivos procedimentos atrelados a ele. Para cada procedimento há uma documentação antecessora, afinal, nada pode ser feito sem que seja documentado.

A burocracia pode ser interna ou externa e existe uma certeza: se todos esses documentos e processos não forem gerenciados, a empresa não saberá qual é a REAL situação dos negócios.

Quando é falado em “situação” está se referindo às mais diversas áreas: processos, contabilidade, compras, vendas, dentre outras.

É preciso entender que qualquer setor, de qualquer ramo de mercado, deve ter um controle de ações e das suas respectivas documentações.

Quando algo não está documentado, ou esse documento está perdido, isso pode vir a acarretar um enorme problema para a empresa.

Esse problema pode ser tanto no processo produtivo quanto com os órgãos responsáveis pela atividade exercida.

Mas onde entra o gerenciamento de processos dentro de tudo isso? O Gerenciamento de processos de negócio é uma ferramenta que irá organizar TODOS os documentos da empresa.

Como isso? Uma equipe especializada coloca todos os documentos em ordem, assim como os mantêm em ordem também.

Gerenciamento de processos de negócio: como funciona

O Gerenciamento de processos do Grupo Gerenciar é completo e vai muito além de organizar a documentação da empresa:

  • Custódia de documentos

O Grupo Gerenciar tem a custódia de documentos, garantindo que todos os documentos sejam acessíveis às pessoas autorizadas e que se mantenham seguros.

  • Gestão de documentos

Para a melhor gestão de documentos, a Gerenciar digitaliza todos os processos, facilitando o acesso e a organização.

  • Consultoria Personalizada

Os documentos não são organizados aleatoriamente, é feito um estudo para que a busca seja facilitada e intuitiva.

  • Manual de gestão documental

É disponibilizado um manual para a melhor gestão de documentação da empresa.

  • Destruição segura

Caso seja necessário a destruição de algum documento o procedimento é feito de maneira segura e sigilosa.

Qualquer empresa pode se beneficiar com o software?

Qualquer empresa, independentemente do tamanho ou do ramo, consegue se beneficiar com o sistema de Gerenciamento de processos de negócio.

Mesmo empresas pequenas e familiares têm dificuldade em organizar todas as suas documentações.

É preciso pensar no programa como um investimento, não como um gasto. Já é mais do que comprovado que as empresas com boas políticas de gestão conseguem economizar e aumentar a lucratividade.

Controle de prazos, licenças, multas e muitas outras coisas passam a ser mais organizadas e não há o risco de excederem os prazos.

Para conhecer mais sobre o Gerenciamento de processos de negócio, a plataforma online do Grupo Gerenciar oferece todas as informações necessárias.

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Digitalização De Acervo É Importante?

A digitalização de acervo e informações contidas nos documentos em papel é a primeira etapa essencial em um processo de renovação digital. Sem isso, a continuidade entre o passado e o futuro de uma organização pode ser comprometida e sua memória histórica perdida.

O arquivamento digital é o processo técnico pelo qual um original em papel é convertido em formato eletrônico.

Isso cria um arquivo digital que pode ser usado para várias operações, desde pesquisas simples de metadados a pesquisas de texto completo, desde controle de gerenciamento até entrada de Big Data e integração com sistemas de computador.

A integração de sistemas de automação de documentos nos negócios pode desempenhar um papel crítico, fornecendo aos clientes um serviço mais eficiente e ágil.

Ao substituir o gerenciamento manual de documentos e realizar a digitalização de acervo, as empresas garantem benefícios melhorando a precisão e a eficiência do processamento de documentos sem comprometer a segurança de informações confidenciais.

Digitalização de acervo – benefícios

Aqui estão os cinco principais benefícios da digitalização de acervo de documentos com software e sistemas de automação:

  1. Acesso

O acesso ao seu conteúdo é facilitado. Por exemplo, se um colaborador está viajando a negócios ou em casa trabalhando off-line, com os documentos digitais os profissionais podem garantir acesso ao que precisam para realizar o trabalho onde quer que esteja.

  1. Colaboração

Trabalhar com equipes em locais diferentes, estejam eles no mesmo escritório ou em um fuso horário diferente, é possível com a digitalização de acervo.

Com a automação de documentos, a colaboração manual é eliminada. Isso facilita a troca de informações e colaboração entre diferentes equipes que lidam com um mesmo tipo de informação.

  1. Reduzir custos

Com a digitalização de acervo, as empresas podem se beneficiar da redução de custos.

A quantidade de tempo, dinheiro e papel utilizado no gerenciamento de documentos impressos diminui à medida que os sistemas automatizados são implantados e usados ​​com precisão.

Como resultado dos sistemas de automação de documentos, as empresas se beneficiarão de menor custo com papel, impressão e armazenamento.

  1. Recuperação

A recuperação de documentos impressos pode levar muito tempo, levando minutos, horas ou até dias para localizar os documentos relevantes necessários para o trabalho.

A digitalização de acervo permite recuperar todos os documentos instantaneamente e em um sistema seguro.

Como realizar a digitalização de acervo

Para maximizar a eficiência a digitalização de acervo deve ser realizada por empresa experiente e especializada.

É necessário conhecimento técnico para processar grandes quantidades de informações em bancos de dados utilizáveis ​​e para upload compatível em sistemas de gerenciamento de documentos existentes ou sistemas hospedados na nuvem.

O custo total para terceirizar o projeto de digitalização documentos é significativamente menor do que custaria para executar o projeto internamente e a empresa garante maior segurança, minimizando a perda de informações ou armazenamento incorreto.

Como a Gerenciar pode ajudar na digitalização de acervo

A Gerenciar é uma empresa especializada no gerenciamento e armazenamento de documentos e acervos para as empresas e atua a quase uma década, oferecendo qualidade e agilidade.

A tecnologia está presente no cotidiano das pessoas e aqueles que não se adaptarem estão fadados a enfrentar cada vez mais dificuldades para conquistar os clientes e alcançar as expectativas.

As empresas que ainda não realizaram a digitalização de acervo estão perdendo competitividade e comprometendo o futuro do empreendimento. A Gerenciar pode ajudar os pequenos, médios e grandes empresários a realizar uma gestão documental eficiente e inteligente!

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Gerenciamento De Fluxo Financeiro

Realizar um bom gerenciamento de fluxo financeiro na sua empresa é essencial, pois é através dele que você identificará quais são os seus maiores gastos e quais são os seus maiores ganhos.

E é a partir disso, que você definirá novas metas e objetivos com intuito de otimizar cada vez mais o seu negócio.

Dessa forma, o gerenciamento de fluxo financeiro garante a você maior controle sobre o capital que entra e sai da sua empresa. Para saber mais confira: https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/

Dicas para realizar um gerenciamento de fluxo financeiro

  • Planejamento

A primeira dica para dar início a um gerenciamento de fluxo financeiro eficiente é o planejamento. Inicialmente, ele consiste em um levamento de dados incluindo todas as suas despesas e receitas.

A partir do planejamento, você consegue prever algumas situações de risco para sua empresa, assim como identificar situações que possam ser boas oportunidades para o crescimento.

Portanto, o planejamento será um bom aliado durante a tomada de decisões no decorrer da sua rotina corporativa.

  • Prepare-se para os imprevistos

Como sabemos os imprevistos acontecem e como não podemos prever alguns riscos é importante estarmos preparados caso algo aconteça. Nesse caso, um bom planejamento também pode ajudar.

Para isso, é importante que todo empreendedor faça uma reserva mensal voltada para algumas eventualidades como: acidente de trabalho, serviços de manutenção, crise do mercado, entre outros.

Isso ajudará você a manter o seu negócio e evitará que você realize empréstimos bancários com altas taxas e juros.

  • Pague as despesas regulares no débito automático

Uma dica que pode evitar multas por atraso é colocar as contas fixas mensais no débito automático, como água, luz, internet, etc.

Afinal, muitas vezes devido à correria do dia a dia podemos esquecer a data de vencimento de algumas contas e acabar atrasando o pagamento. Dessa forma, para evitar multas e taxas é aconselhável pagá-las no débito automático.

Porém, lembre-se sempre de conferir os valores das cobranças no extrato da sua conta bancária, isso evita que você pague valores indevidos.

  • Tenha um bom software de gerenciamento

Com os avanços tecnológicos possuir um bom software de gerenciamento de fluxo financeiro também pode ajudar.

O software pode auxiliar na visualização do cenário econômico da sua empresa e isso facilita a tomada de decisão e a identificação de novas projeções do fluxo de capital.

Através dele todas as informações de anos atrás podem ser sincronizadas e visualizadas por todos os gestores, através de tablets, smartphones e computadores.

  • Desenvolva uma cultura de gestão financeira

Para que o gerenciamento de fluxo financeiro seja realizado da melhor forma possível é necessário que a equipe esteja comprometida com os resultados.

Para isso, é importante realizar com certa frequência reuniões para visualização do fluxo de caixa, além de treinamentos voltados para o setor.

Acesse o link abaixo e veja como fazer esse gerenciamento, através da empresa Gerenciar, ela oferece serviços voltados para gestão documental, ajudando outras empresas a manterem seus arquivos organizados de forma segura.

https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/

A importância do gerenciamento de fluxo financeiro

Acima vimos quais são as principais dicas para realizar um bom gerenciamento de fluxo financeiro, no entanto para que isso seja possível é preciso entender a importância dessa prática dentro do meio empresarial.

Ter um controle sobre o fluxo de caixa te dará um melhor entendimento sobre a situação da sua empresa em relação ao mercado atual e ainda algumas previsões futuras.

Além disso, o controle financeiro auxilia na manutenção de um saldo positivo para o seu negócio e ainda pode auxiliar na tomada de decisões visando sempre melhorias.

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Conclusão

O segredo para manter um bom fluxo de caixa é a disciplina, dessa forma, essa atividade fará parte de uma rotina diária, sendo um item de importância e atenção entre os funcionários.

Portanto, busque fazer um eficiente gerenciamento de fluxo financeiro o quanto antes na sua empresa e colha os benefícios dessa prática.