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Entenda A Tabela Temporalidade De Documentos

Em suma, a tabela temporalidade de documentos (TTD) é uma ferramenta utilizada para definição do prazo de validade de documentos e sua respectiva destinação final.

Ela é utilizada durante uma gestão documental sendo essa realizada através de autoridades competentes para gerenciar e avaliar todos os documentos necessários.

A tabela temporalidade de documentos é utilizada como forma de diminuir a quantidade de documentos físicos que são emitidos constantemente em empresas, escritórios, órgãos privados e públicos, entre outros.

Saiba mais, acessando: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

O que é a tabela temporalidade de documentos?

Como discutimos acima, a tabela temporalidade de documentos é instrumento utilizado como forma de determinar o prazo de permanência de um arquivo ou documento, assim como a sua destinação após a validação desse prazo.

Ela é bastante utilizada nas áreas financeira, contábil e fiscal. E a eliminação desses arquivos deve ocorrer conforme as normas estabelecidas pelo CONARQ.

A tabela temporalidade de documentos é realizada por uma comissão permanente de avaliação de documentos, ela será responsável pela análise e seleção documental.

Portanto, todo processo de arquivamento deve ser realizado com bases nas ferramentas da TTD, e sempre que necessário com intuito de diminuir o volume desordenado de documentos emitidos é necessário utilizá-la.

Por que é realizar a tabela temporalidade de documentos?

Você sabia que os seus documentos possuem prazo de validade? Essa é uma pergunta simples, mas que pode gerar bastante dúvida entre as pessoas.

Porém, respondendo a questão, sim, os seus documentos possuem um prazo de validade e é muito importante atentar-se à eles. Afinal, esses arquivos podem simplesmente deixar de serem válidos.

Com o passar do tempo, as pessoas tendem a acumular uma série de documentos seja em casa ou no trabalho. Embora, alguns documentos devam ser guardados corretamente, existem outros que já podem ser descartados.

E para definir a validade de cada um deles você deverá contar com o auxílio da tabela temporalidade de documentos. Para saber mais confira: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

Conceitos importantes para entender a tabela temporalidade de documentos

Para entender mais sobre a tabela temporalidade de documentos você precisa conhecer o conceito das três idades:

  • Arquivo corrente

Essa primeira fase é caracterizada pelos documentos que ainda estão ativos e por isso são consultados regularmente, sendo de uso exclusivo da pessoa que o gerou.

  • Arquivo intermediário

Na fase intermediária, os arquivos são acessados com menor frequência e por isso são armazenados ou estão aguardando a sua eliminação definitiva.

Nesse caso, aconselha-se digitalizar os documentos para facilitar a busca e até mesmo realizar um backup do mesmo.

  • Arquivo permanente

Quando o arquivo encontra-se na fase permanente ele já cumpriu todas as suas finalidades, contudo, algumas vezes eles devem ser mantidos devido seu valor probatório e informativo.

Dessa forma, é importante realizar a digitalização e backup dos documentos que encontram nessa etapa, pois isso facilitará a busca e o compartilhamento, além disso você ainda terá acesso ao mesmo.

Portanto, a aplicação e o entendimento desses conceitos são de extrema importância para realização de uma boa gestão que busca uma racionalização, manutenção, avaliação e destinação de cada documento de forma eficiente.

Conclusão

Apesar do desenvolvimento tecnológico que permite que muito documentos sejam digitais, é importante ressaltar que até mesmo esses arquivos possuem prazo de validade.

Dessa forma, toda empresa, escritório, órgão público ou privado onde a emissão de documentos é bastante elevada necessita de uma boa e eficiente gestão documental.

Acesse o site da empresa Gerenciar, voltada para o desenvolvimento de ferramentas de gestão e desenvolvimento de softwares e gerenciamento de conteúdo empresarial.

https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

Com o passar dos anos é fato que o número de documentos e arquivos aumentem significativamente, e para controlar esse aumento a tabela temporalidade de documentos é a ferramenta mais indicada.

 

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Digitalizar Acervo Acadêmico É Vantajoso?

As universidades do Brasil, junto com diversos institutos de pesquisa, elaboram milhares de pesquisa por ano. Antigamente, todo esse volume de informação só era obtido na forma impressa. É vantajoso digitalizar acervo acadêmico?

Há tempos que a tecnologia tem influenciado todos os ramos da nossa vida e a digitalização de documentos é um deles. Hoje, por exemplo, órgãos importantíssimos aceitam versões digitais (CETESB é um deles, por exemplo).

Isso porque foi admitido a praticidade e validade desse formato de documento. Documentos físicos podem ser perdidos, rasgados, as folhas amarelam, a impressão pode se prejudicar com o tempo, etc.

É claro que versões físicas são importantes, mas quanto mais digitalizados forem os documentos, mais seguros eles estarão. Além de, claro, a informação é passada de forma muito mais rápida.

Vale a pena digitalizar acervo acadêmico?

Um simples TCC (Trabalho de Conclusão de Curso) possui, em média, 60 páginas. Em um único curso, cerca de 30 alunos costumam apresentar TCC no final do ano. Ou seja, são 1.800 páginas.

Abstrair esse valor para o Brasil inteiro é alarmante. Antigamente, era necessário imprimir cerca de 4 versões para a banca, sendo assim, esse valor ainda seria multiplicado por quatro.

A princípio, a questão ambiental já é muito polêmica. A quantidade de celulose para confeccionar todas essas folhas não é insignificante. E o que acontecem com todas elas? Costumam ser deixadas de canto.

Esse é um dos primeiros pontos para se digitalizar acervo acadêmico – que já é um ponto muito importante, por sinal. O segundo ponto é a passagem desse conhecimento.

Diversas pesquisas extremamente interessantes são publicadas todos os meses. Como ter acesso a elas se estiverem somente nas versões físicas? É de se concordar que o conhecimento fica muito restrito à instituição.

O mundo acadêmico precisa de informações circulando para que as pesquisas se desenvolvam e que, futuramente, os resultados ajudem a sociedade como um todo.

Terceiro ponto para digitalizar acervo acadêmico: organização

O terceiro ponto para digitalizar acervo acadêmico é tão importante quanto os dois anteriores: a organização. As pesquisas e quaisquer outros documentos envolvendo o âmbito acadêmico devem ser organizados.

Isso não é restrito apenas aos documentos que estão sendo trabalhados recentemente, mas todos aqueles já produzidos, desde antes do surgimento do computador.

Todos esses papéis podem – e devem – ser digitalizados. Isso evita que eles se percam ou se deteriorem com o passar do tempo.

Além disso, colocar todos esses documentos dentro um servidor também facilita busca por qualquer um deles.

Não somente em relação às pesquisas feitas por alunos e professores, mas, também, fichas de inscrição, dados dos alunos e funcionário, dentre outras questões.

Uma universidade, por exemplo, possui diversas questões burocráticas – tanto internas quanto externas – e digitalizar acervo acadêmico é uma maneira de manter tudo em ordem.

Sem contar que o volume de papel (que não é pouco) será reduzido consideravelmente.

Como fazer essa digitalização?

Mesmo que fosse destinado à todos os funcionários de uma instituição a organização e digitalização de documentos, isso não seria possível, pois esse procedimento deve ser feito por uma empresa especializada.

Não somente porque o processo de digitalização não é tão simples quanto parece, mas, também, porque é necessário o gerenciamento de todos esses documentos.

Ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos são adaptáveis para qualquer tipo de negócio. Afinal, organização e gestão são duas coisas fundamentais e imprescindíveis para o desenvolvimento do empreendimento.

Seja para digitalizar acervo acadêmico ou qualquer outro tipo de documentação, o Grupo Gerenciar tem todo o conhecimento necessário para o processo de digitalização e gerenciamento.

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Como Funciona Uma Empresa Sem Papel?

A empresa sem papel é a mais nova inovação do mercado atual e tem como objetivo manter o crescimento econômico de uma forma sustentável para garantir o futuro das próximas gerações.

De qualquer forma, a verdade é que ainda existe muita resistência para aderir a essa nova metodologia, justamente pela burocracia e necessidade de manter vários documentos para executar determinadas tarefas.

Ainda assim, os empreendedores que pretendem ingressar nessa ideia de empresa sem papel devem buscar informações para não enfrentar prejuízos durante a adaptação desse modelo.

Por que investir em uma empresa sem papel?

Além de comprometer a sustentabilidade do planeta, o papel também costuma ocupar muito espaço dentro das empresas e isso nem sempre é uma coisa boa, principalmente porque as vezes é necessário perder bastante tempo para encontrar um único documento, o que indiretamente acaba comprometendo a produtividade.

Por esse motivo, a alternativa de investir em uma empresa sem papel tem se tornado cada vez mais forte dentro do mercado atual, uma vez que a informatização dos processos garante a segurança das informações e diminui o fluxo da papelada mantendo a eficiência.

Até porque, com o constante avanço tecnológico a rotina empresarial se torna bem fácil, deixando todos os recursos mais acessíveis através dos softwares de gestão que são feitos pensando no crescimento.

Quais as vantagens de uma empresa sem papel?

Como o empreendedorismo está sempre ligado a inovação, aderir à moda de uma empresa sem papel pode trazer muitas vantagens para o negócio, como:

  • Reduzir o consumo de papel dentro da empresa.
  • Conscientizar os colaboradores.
  • Otimizar a gestão dos recursos.
  • Melhorar a segurança das informações.
  • Disponibilizar uma assinatura eletrônica empresarial.
  • Oferecer maior autonomia ao empreendedor.
  • Aumentar a produtividade.
  • Diminuir o custo das operações.

Consequentemente, através de tantas coisas positivas a organização acaba sendo favorecida e eleva a credibilidade do estabelecimento, justamente pela eficiência e qualidade dos serviços prestados.

Isso significa que, ao aliar-se a ideia de estruturar seu negócio como uma empresa sem papel, investindo na digitalização de documentos o empreendedor dispõe de mais flexibilidade para trabalhar e consegue uma atuação mais estratégica para alcançar os objetivos.

Até porque, a automatização das tarefas garante o sucesso de forma natural desde que o sistema escolhido seja moderno e fácil de manusear, deixando a rotina de trabalho mais agradável.

Sendo assim, pode-se dizer que a empresa sem papel é o melhor caminho para alcançar a sustentabilidade e ir em direção ao sucesso sem precisar fazer muito esforço ou perder tempo.

O que é preciso para se firmar com uma empresa sem papel?

Primeiramente, para que uma empresa sem papel realmente funcione é fundamental repensar sua infraestrutura, ou seja, investir nos softwares de gestão certo pode fazer uma grande diferença.

Também é indispensável estabelecer um ritmo de transformação digital, para que todos consigam se familiarizar corretamente aos novos recursos disponibilizados, atendendo todas as exigências da atualidade.

Até porque, considerando que todos os documentos jurídicos são de extrema importância e merecem uma atenção redobrada, não é prudente cometer erros ao manuseá-los.

Nesse sentido, toda a equipe deve ser devidamente treinada para reavaliar sua própria conduta e aprimorar o desenvolvimento profissional com todo o empenho e discernimento necessário.

Isso inevitavelmente irá contribuir para manter o ambiente de trabalho bem estruturado e organizado para diminuir os excessos de um jeito satisfatório, independente do espaço virtual disponibilizado para a realização do serviço.

Portanto, agora que você já entende a importância de uma empresa sem papel e sabe que através disso é possível otimizar todos os processos para aumentar os lucros e diminuir as dores de cabeça, não deixe de fazer esse investimento.

 

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Diploma Digital Inovação – Implementação Para Sua Instituição De Ensino

– Confira Aqui! | Grupo GerenciarDevido ao constante avanço da tecnologia, o diploma digital inovação já se tornou uma realidade significativa que pode facilitar o processo de aprovação das instituições de ensino que contam com a modernização dos sistemas e metodologias dentro do seu campo de atuação.

A longo prazo, essa prática se tornará obrigatória, então as instituições precisarão se adequar a ela em um prazo de 2 anos e nada melhor para isso do que estar bem informado sobre o assunto, através das dicas abaixo.

Além disso, como o diploma digital inovação é muito econômico e prático, tem se tornado cada vez mais atrativo dentro das perspectivas da educação.

Principais benefícios da implementação do diploma digital inovação

Quando o assunto é diploma digital inovação, é importante ressaltar que esse recurso está totalmente de acordo com a legislação vigente relacionada a emissão de certificados físicos, então mesmo sendo mais moderno, ainda conta com todos os aspectos obrigatórios.

O único objetivo dessa alteração é garantir maior segurança ao tratar dos processos internos dentro de uma instituição e assim reduzir o risco de fraudes, já que o armazenamento dos diplomas é feito de forma computacional e confere benefícios como:

  • Garantia de validação do documento a qualquer tempo;
  • Interoperabilidade entre sistemas;
  • Atualização tecnológica da segurança;
  • Múltiplas assinaturas em um mesmo documento.

Outro ponto importante que merece ser mencionado é a praticidade que esse recurso traz, já que a nova ferramenta permite que haja uma verificação das informações com o diplomado para saber se tudo ocorreu da melhor forma, controlando em tempo real que teve acesso ao documento e quem ainda deve acessá-lo.

Além disso, há uma economia de tempo e dinheiro ao investir no diploma digital inovação, uma vez que toda a segurança envolvida no processo traz melhorias importantes para as instituições de ensino, onde a tecnologia permite autenticidade de um jeito simples e rápido.

Requisitos fundamentais para a emissão do diploma digital inovação

Ainda que o diploma digital inovação traga mais flexibilidade para o meio acadêmico, ele ainda continua sendo um documento sério de extrema importância, então alguns requisitos de fazem necessário para garantir a veracidade das informações.

Isso significa que buscar se adequar as exigências disponibilizadas pelas diretrizes é um dos primeiros passos para conseguir usufruir dessa facilidade tão atrativa.

Pensando em facilitar esse processo, esteja atento aos requisitos fundamentais para a emissão do diploma digital inovação que são diretrizes norteadoras para implementar novos processos:

  • Ter um certificado eletrônico.

A certificação digital através de assinatura e carimbo de tempo é uma das garantias de integridade e autenticidade que irá validar os documentos eletrônicos, então é importante assegurar a aplicação dos suportes para que a transação seja feita adequadamente.

  • Dispor de uma estrutura para validação do documento.

O ambiente disponibilizado para que o acesso do diploma digital inovação seja feito deve ser facilitado e dispor de recursos tecnológicos que possibilitem sua validação a qualquer momento.

  • Manter um padrão visual compatível ao formato de emissão.

Como a obrigatoriedade de seguir a legislação vigente não foi descartada, mesmo que o recurso tenha sido modernizado é indispensável que haja uma representação visual do título mantendo a qualidade da imagem assim como ela foi feita e sem corromper as informações.

  • Encaminhar o diploma ao MEC.

Fazer com que o diploma digital chegue até o MEC é praticamente uma obrigação, porque só assim eles poderão ser registrados e concedidos aos alunos corretamente e tendo o devido valor.

Seguindo essas regras corretamente é possível garantir uma experiência satisfatória e transformadora em relação à modernização dos sistemas dentro da instituição de ensino.

Saiba como a implementação do diploma digital inovação deve ser feita

Para que haja a viabilização do diploma digital inovação dentro da instituição de ensino é preciso reavaliar todos os processos tecnológicos e buscar apoio de uma empresa que ofereça sistemas de qualidade que estejam de acordo com as exigências do segmento educacional.

Feito isso, a organização disponibilizará todo o conhecimento para que o desempenho positivo seja atingido através da experiência e possibilite uma atuação padronizada e bem-sucedida do diploma digital inovação dentro da área desejada, satisfazendo a todos.

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Diminuir Custos Com Impressão Empresas

Saber como diminuir custos com impressão empresas é fundamental, pois grandes empreendimentos acabam tendo um gasto muito alto pela quantidade de papel que imprimem ao longo do mês.

Portanto, procurar formas efetivas de desenvolver o processo de impressão e diminuir é essencial. Assim dentro de uma empresa consegue se ter economia e aumentar a lucratividade da mesma.

Em que é muito comum, se imprimir muitos papéis e acabar tendo o desperdício por não ser necessário realizar a impressão do mesmo. Por isso atitudes devem ser tomadas para que a empresa tenha a maior economia possível, tanto em relação a dinheiro, quanto em gastos de materiais.

E para entender mais sobre como diminuir custos com impressão empresas, confira este artigo, que possui várias dicas e formas de sucesso para você implantar dentro do seu negócio e conseguir ter um resultado satisfatório.

Diminuir custos com impressão empresas é fundamental

A impressão de documentos em uma empresa é relativamente alto e se depara com dois fatores, sendo eles os custos de impressão e a sustentabilidade da operação realizada.

Realizar impressão desnecessária ou em excesso faz com que a empresa tenha gastos muito além do planejado e ainda sim, acabam gerando mais lixo para o planeta.

Mesmo que dentro do empreendimento tenha equipamentos próprios para realizar a impressão de registros, os custos são calculados por cada página impressa.

Vivemos em tempos de crise, por isso pensar em formas de se reduzir os gastos são essenciais e melhor ainda, além de reduzir os gastos operacionais, há formas de se manter a eficiência e qualidade do serviço realizado.

E a melhor forma de se realizar economia, é começar a analisar quais são os fatores que causam gastos mesmo que baixos, porém que a partir de um determinado período o valor gasto fará diferença no fluxo de caixa da mesma.

Contudo, quando se avalia os gastos pequenos, podemos concluir que as impressões estão entre eles. Portanto diminuir custos com impressão empresas é fundamental, para conseguir ter a economia que tanto se deseja.

Como diminuir custos com impressão empresas?

Para você entender e colocar em prática como diminuir custos com impressão empresas, listamos a seguir, maneiras efetivas de se realizar tal procedimento, confira:

  • Faça monitoramento das impressões

Há softwares disponíveis no mercado para ser instalado em sua empresa para realizar o monitoramento detalhado sobre as impressões realizadas. No qual o mesmo, disponibiliza relatórios que informam quais tipos de impressões foram realizadas e por quais colaboradores.

E ainda sim, no relatório emitido, mostra qual tipo de impressora foi utilizada. Com o monitoramento, é possível ter uma relação sobre quanto está sendo gasto com impressão por setor.

  • Use equipamentos adequados

Para determinadas situações e tipos de serviços realizados, é essencial saber qual tipo de equipamento mais se adequa as necessidades de sua empresa. Opte por impressoras que sejam mais econômicas e eficientes.

  • Digitalize os documentos

Uma maneira de se diminuir custos com impressão empresas é realizando a digitalização de todos os documentos que transitam na mesma. Assim, será possível cortar de vez os gastos que atrapalham o orçamento da mesma.

Por que digitalizar os documentos das empresas?

A tecnologia está cada vez mais avançada e os contatos tanto internos, quanto externos de uma empresa se dá através dos meios de comunicação pela internet. Portanto ter todos os documentos digitalizados, facilita o encaminhamento de documentos.

No qual, se preciso for enviar para outro colaborador ou cliente da empresa, através dos canais de comunicação podem ser recebidos de forma ágil e rápida.

Diminuir custos com impressões empresas é uma maneira de contribuir para a sustentabilidade do planeta e ainda sim reduzir os gastos que são relativamente altos com impressão. Para saber mais, acesse o site do Grupo Gerenciar.

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Como Funciona O GED / ECM?

O gerenciamento eletrônico de documentos consiste em um conjunto de tecnologias que permitem o manuseio de arquivos no ambiente digital para sua empresa. Entenda como funciona o GED / ECM.

Através de uma empresa que busque solucionar processos de gestão documental é possível otimizar os processos do seu negócio, reduzir os custos e aumentar a produtividade.

Dessa forma, o GED / ECM apresenta inúmeras vantagens a administração de uma empresa. Além disso, o número de empresas que buscam esse serviço cresce a cada dia.

Mas afinal, como funciona o GED / ECM?

O Enterprise Content Management ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial é uma maneira formal de organizar e armazenar uma série de documentos e outros conteúdos relacionados aos processos organizacionais.

  • O termo abrange estratégias, métodos e ferramentas usadas ao longo do ciclo de vida do conteúdo.

Assim, através de uma empresa como o Grupo Gerenciar que oferece um Software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é possível garantir grandes benefícios para um negócio.

Aumenta a capacidade de resposta e reduzir custos

O Grupo Gerenciar oferece uma solução global, além da captura de documentos, que inclui todas as funções necessárias para o gerenciamento do ciclo de vida de documentos e informações, desde a integração de fluxos até o arquivamento eletrônico.

Nesse sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), os usuários podem acessar um arquivo ou uma pasta de documentos para gerenciá-los a qualquer momento.

No final do ciclo de processamento do GED, os documentos digitais são transferidos para um arquivo eletrônico simples ou probatório.

Benefícios do gerenciamento de conteúdo empresarial

O ECM (Gerenciamento de Conteúdo Empresarial) visa facilitar o gerenciamento de informações corporativas por meio da simplificação de armazenamento, segurança, controle de versão, roteamento de processos e retenção de documentos e informações.

  • Os benefícios para uma organização incluem melhoria da eficiência, melhor controle e redução de custos.

Por exemplo, muitos bancos converteram cópias armazenadas de cheques antigos em sistemas ECM, em oposição ao método mais antigo de manter arquivos físicos em papel guardados.

Com isso, esse método facilita todo o funcionamento de uma empresa, pois como exemplo, se você precisa de um arquivo que está em papel levará semanas para encontrá-lo.

Se sua empresa utiliza o software GED, esse processo de encontrar um arquivo será totalmente mais simples e fácil, pois tudo estará organizado dentro de um software que guarda esses documentos.

Quando é necessário contratar um sistema GED / ECM?

Com as tecnologias que mudam e melhoram a cada dia, é importante sempre pensar na estrutura digital do seu negócio. Assim, se você quer melhorar a produtividade, é interessante investir nesse sistema.

Além disso, utilizar um sistema GED faz com que você ocupe menos espaço dentro do seu escritório com papeis físicos.

Outra caraterística importante é o meio ambiente. Se sua empresa demonstra preocupação ambiental e com a natureza, vale a pena contratar o Grupo Gerenciar para fazer a gestão de documentos da sua empresa.

  • Esse software também evita o uso de papeis para a impressão, tornando sua empresa cada vez mais digital e sustentável.

Diante dessas informações, é interessante contratar um sistema GED caso sua organização deseje padronizar os documentos e também caso seja preciso acessar os documentos e arquivos rapidamente.

Conclusão

Agora que você entende como funciona um sistema GED / ECM, sua mente pode ter ficado mais clara sobre as vantagens que esse software pode promover.

Dessa forma, seu negócio também poderá evitar muito mais gastos sabendo que tudo funciona de maneira online através de documentos digitais, onde tudo pode ser feito pela internet.

Portanto, acesse o site do Grupo Gerenciar e conheça seu serviço de gestão documental através do sistema GED / ECM para melhorar a qualidade e funcionalidade do seu negócio.

 

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Como Funciona O ECM?

O ECM – Enterprise Content Management, é um termo que diz respeito à gestão de conteúdos nas empresas. Saber como ele funciona pode maximizar seus resultados amplamente.

Em termos gerais, o Enterprise Content Management busca transformar dados não estruturados em estruturados, geralmente através do uso de softwares e tecnologias que os organizem, centralizem e otimizem.

Na prática, um bom ECM permite que haja fluidez nas informações, organização, transparência e agilidade para acessar dados que podem fazer a diferença na hora de buscar por melhorias contínuas e por soluções.

Em suma, o Enterprise Content Management se trata do gerenciamento completo de conteúdos – fugindo apenas do conceito de armazenamento. Entenda.

ECM – gerenciamento de conteúdos

Todo e qualquer conteúdo gerado por uma empresa, especialmente quando importante para a manutenção de bons relacionamentos com clientes, colegas e com a própria empresa, é de extrema importância.

Isso significa que deve existir foco na hora de armazená-lo e gerenciá-lo, ou seja, saber onde ele estará caso necessário, em que segmento da empresa ele se enquadra, como resgatá-lo para fechar novos contratos…

São muitas as informações que um documento importante pode passar para diferentes pessoas. É por isso que esse conteúdo precisa ser centralizado.

Nessa hora, é preciso contar com um sistema eficiente, ágil, seguro e completo. E esse sistema é chamado de GED – sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.

Então, em suma, para que haja um bom ECM – Enterprise Content Management, é preciso que haja, inicialmente, um bom GED.

GED e ECM

Compreendendo a relação entre esses dois conceitos é preciso entender, agora, como o GED atua diretamente na gestão de um bom ECM.

  • Documentos desorganizados, arquivados em pastas e em grandes estantes e, especialmente, gerando diversos custos de impressão, tinta e manutenção, definitivamente não são parte de um bom Enterprise Content Management.
  • Agora, trabalhando com a chamada inteligência emocional, digitalizando, arquivando, organizando e segurando esses documentos – através de um bom GED – esse cenário muda.

Em resumo, GED permite que os documentos de uma instituição ou empresa de qualquer porte sejam organizados e controlados a fim de otimizar o acesso a eles.

Consequentemente, isso também culmina em uma melhor forma de organizar conteúdos. Afinal, conteúdos digitais são mais fáceis de categorizar e armazenar, por exemplo, do que opções eletrônicas, certo?

Unindo o útil ao agradável

Toda gestão de documentos eletrônicos começa com a aplicação de um sistema paperless na empresa, reduzindo e até mesmo acabando com o uso de papel nela.

Essa já é uma estratégia que vem sendo usada por empresas de todos os portes no mundo todo, visando não apenas o respeito ao meio ambiente e à sustentabilidade, mas também um melhor fluxo de informações.

Quanto funcionários conseguem ter acesso rápido a um documento qualquer que pode mudar o rumo do cumprimento de suas tarefas diárias, elas se tornam muito mais simples de serem resolvidas e, por isso, geram melhores resultados.

  • Portanto, unir o GED à busca por um bom ECM é fundamental. Em seguida da aplicação do sistema paperless, ele garantirá que seus arquivos sejam gerenciados com profissionalismo e expertise.
  • Afinal de contas, somente especialistas no assunto podem realmente oferecer a você soluções que perdurem ao longo dos anos.
  • São elas que permitem que sejam aplicados processos empresariais que maximizem setores, gestores e relacionamentos com clientes.

Tendo em mente o que é ECM, como ele funciona e como ele se relaciona com o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos, não deixe de contar com ambos em seu dia a dia empresarial e de garantir que seus resultados sejam sempre os melhores possíveis!

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Como Reduzir Custos Com Impressão?

Buscar reduzir custos com impressão é o mote atual de empresas de todos os portes, especialmente as que contam com o acesso a soluções tecnológicas e que permitem o acesso de dados através de meios diferentes dos tradicionais.

Enquanto, no passado, a única forma de apresentar resultados era através do papel – por exemplo, ao entregar relatórios para uso nos mais diversos setores, hoje a situação está diferente.

Atualmente, é possível contar com a tecnologia paperless, que além de reduzir custos com impressão, ainda traz uma série de vantagens para quem aposta nela. Entenda!

O sistema paperless ao reduzir custos com impressão

Sim, o sistema paperless é a solução ideal para quem busca minimizar custos advindos do uso de impressoras e do constante repasse de papéis por toda a empresa.

Mas, para compreender quais vantagens ele pode oferecer em relação à preços, é preciso saber o que é o sistema paperless.

  • O paperless é um sistema que visa o uso da menor quantidade de papel possível em uma empresa.
  • Ele faz isso através da digitalização de documentos, ou seja, de tornar eletrônico os arquivos, documentos e demais papéis que podem não apenas gerar volume desnecessário em uma corporação, mas também prejudicar seus resultados.

Isso acontece uma vez que, justamente por existirem em grandes quantidades e serem facilmente manuseados pelo time todo, os papéis podem se perder, rasgar ou danificar.

Nessa hora, informações importantes podem se perder, culminando desde a retrabalhos, na busca de recuperar a informação, até o atraso em entregas e no declínio dos resultados.

Visando reverter esse cenário, o sistema paperless atua centralizando informações e impedindo que elas sejam perdidas. Porém, para que isso aconteça, é preciso contar com profissionalismo, segurança e eficiência.

Redução de custos e expertise

É simples compreender de que forma apostar na digitalização de documentos permite que haja uma redução de custos, certo?

Além de uma grande quantidade de papel que deixará de ser impressa, ainda será possível minimizar o gasto de tintas e economizar nas manutenções constantes da impressora, que será cada vez menos usada.

Mas se não há confiança no processo de digitalização documental, como será possível efetuar a troca dos impressos por suas versões eletrônicas?

É simples: contando com expertise.

  • Ainda que não seja a tarefa mais simples do mundo digitalizar documentos, ela pode ser feita por pessoas que possuem experiência no assunto.
  • Porém, isso não garante nem a organização dos arquivos, tornando-os difíceis de serem encontrados dentro dos dispositivos e nem segurança, uma vez que podem ser apagados acidentalmente.

É por isso que é fundamental contar com profissionais que possuam expertise no assunto, garantindo, além da digitalização rápida e eficiente dos documentos, uma série de outros serviços atrelados a ela, como segurança e arquivamento adequados.

Alguns serviços que devem existir em conjunto com a digitalização incluem: microfilmagem, gerenciamento eletrônico de documentos, organização de arquivos e muito mais.

Vantagens de escolher o sistema paperless

Reduzir custos com impressão é apenas uma das vantagens trazidas pelo paperless.

Além disso, esse sistema promove maior organização, centralização de informações, um fluxo de trabalho mais fluido, resultados acessíveis a todos através de um tempo otimizado, agilidade em geral e a geração de mais espaço.

Deixando de lado os dias de arquivamentos físicos, estantes e segmentos de grande porte poderão ser até mesmo eliminados da empresa, permitindo seu crescimento – mas em termos de rentabilidade e não de acúmulo.

Sabendo mais sobre esse sistema e compreendendo de que forma ele pode reduzir custos com impressão e garantir outras vantagens, conheça o serviço profissional do Grupo Gerenciar.

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ECM O Que É?

Enterprise Content Management conhecido como ECM, é uma ferramenta importante para aqueles que querem fazer uma boa administração de conteúdo, como desenvolver estratégias, distribuir documentos e capturar informações

Além disso, o ECM permite que as informações empresariais sejam bem organizadas e tenham um melhor gerenciamento. Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/.

Dessa forma, o ECM é o conjunto de técnicas que cuidam da administração dos conteúdos como papel, imagem, áudio, arquivos, planilhas, entre outros. Permitindo assim, que a empresa sofistique sua ligação com vários conteúdos.

Funcionamento do ECM

Confira as 4 etapas do sistema ECM:

  • Captura

A captura é a emissão de documentos para a plataforma.

Assim, o ECM captura todos os conteúdos de fontes, aplicativos, diretórios de rede, entre outros. Além disso, ele oferece a otimização dos processos, diminui os erros e otimização do tempo.

  • Armazenamento

Na etapa do armazenamentos, os arquivos ficam protegidos, oferecendo assim condições adequadas para preservar os documentos com funcionalidade.

  • Gestão

A gestão do conteúdo acontece de forma simplificada, uma vez que os documentos são encaminhados para o indivíduo que vai realizar as tarefas.

  • Entrega

A entrega do processo é segura e confiável, pois o sistema consegue identificar a autenticidade do arquivo, assim ele verifica se não houve nenhuma modificação no documento antes da entrega.

  • Retenção

O ECM autoriza a aproximação de forma acelerada e segura na versão mais atualizada do conteúdo. Além do mais, ele oferece também a possibilidade de personalizar a política conforme cada setor da empresa.

Como escolher um ECM?

Para escolher o ECM é necessário observar algumas das suas funcionalidades que irão te ajudar no seu negócio.

  • Documentos localizados de forma ágil a partir de identificação;
  • Recognição de caracteres ópticos;
  • Comando dos registro de modificações de documentos.

Dessa forma, se você tem interesse em implantar um sistema ECM, conheça o Grupo Gerenciar e descubra como é fácil assumir o controle das informações e fazer todo gerenciamento, tornando o arquivamento mais organizado e seguro.

Qual a utilidade do ECM?

O ECM pode ser bastante favorável no dia a dia de um empresa. Por isso, veja o gerenciamento que esse sistema oferece:

  • Administração dos documentos e anotações;
  • Elaboração de fluxo de trabalho;
  • Administração de contratos;
  • Formação de pesquisas;
  • Elaboração de arquivamento.

Dessa forma, o ECM autoriza uma modernização da empresa, uma vez que simplificam a elaboração de anotações financeiros e contratos de novos profissionais.

Portanto, o uso do ECM resultará em mais ganho e maior eficácia para a empresa.

Vantagens do ECM

O ECM apresenta diversas vantagens, confira:

  • Maior organização

Esse sistema oferece uma maior organização, pois os processos internos ganham uma melhor estruturação, os métodos de entrega e a celebração de novos contratos passam a ser realizados através de um programa.

  • Otimização do tempo

Esse sistema também oferece uma otimização do tempo, uma vez que ele busca por notícias intuitivas evitando perda de tempo e tendo como resultado uma maior produtividade e lucro para empresa.

  • Confidencialidade

garante um confidencialidade dos processos, além de uma plenitude e disponibilidade das informações.

Acesse o site do Grupo Gerenciar e saiba mais sobre essa ferramenta: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/.

Como usar a tecnologia ECM dentro de uma empresa?

Em grandes empresas é fundamental realizar um bom trabalho de gestão de dados e informações, pois quanto maior a empresa maior a quantidade de documentos e arquivos que precisam ser armazenados e organizados.

Por isso, saber coletar, armazenar e organizar dados e informações é muito importante para se ter uma boa gestão, pois assim você garante mais segurança e facilidade para tomada de decisão.

Portanto, a tecnologia busca oferecer estrutura e padronização dos dados para que ocorra uma produção mais eficiente. Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/.

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Diminua Os Custos Altos Com Cópias

Os custos altos com cópias dentro de uma empresa fazem com que o fluxo de caixa tenha um aumento. Por isso saber formas de como evitar esses gastos é essencial.

Antes todos os processos e documentos que eram produzidos dentro de uma empresa era necessário realizar a impressão do mesmo. E quando se era necessária alguma modificação, a cópia era realizada novamente.

Com isso, os custos eram relativamente altos com gastos de impressões e cópias. Porém hoje em dia, com o avanço da tecnologia esses gastos podem ser reduzidos drasticamente.

Em que há equipamentos tecnológicos e formas de armazenamento no qual não se precisa mais de realizar a impressão dos documentos para arquiva-los. Pode ser guardar em dispositivos físicos e até mesmo em nuvens.

Consequentemente os custos altos com cópias são diminuídos e até mesmo eliminados. Para entender mais sobre como realizar o gerenciamento de documentos de forma efetiva dentro de uma empresa, confira nosso artigo.

Formas de reduzir os custos altos com cópias

Para que você saiba como reduzir os custos altos com cópias dentro de uma empresa, listamos a seguir algumas medidas que podem ser tomadas, confira:

  • Avalie os equipamentos a serem utilizados

Ao decidir escolher por equipamentos que irão realizar as impressões de documentos em sua empresa, é essencial avaliar quais serão, pois além do investimento inicial, os custos de manutenção e utilização podem ser altos.

Opte por equipamentos que tenham um custo x benefício mais vantajoso, para assim, conseguir reduzir os gastos.

  • Crie regras para impressão

Nem sempre é possível se livrar das impressões de documentos dentro de uma empresa, portanto, crie regras para que quando for necessário realizar cópias, a mesma seja realmente necessária.

E além disso, é essencial que se limite a quantidade de cópias que serão realizadas, para que impressões desnecessárias não sejam realizadas. Há softwares de gerenciamentos de documentos eficientes que ajudam no controle.

  • Controle os níveis de entregas impressas

Uma forma de reduzir os custos altos com cópias é ter o controle sobre os níveis de entregas de documentações que devem ser entregas impressas. No qual, para muito cliente e fornecedores, pode-se enviar o documento de forma digital.

  • Tenha uma padronização

Tenha um padrão de equipamentos que será utilizado para realizar as impressões, pois assim, irá lhe garantir que os documentos sempre serão copiados de forma correta. Evitando que seja necessária uma nova impressão.

  • Faça documentos digitais

Uma maneira de acabar de vez com os custos altos com cópias é realizar a confecção de documentos digitais. Pois a tecnologia está disponível para todos e pode ser usado a favor da economia dentro do empreendimento.

Tenha uma boa gestão de documentos

Optar por ter uma boa gestão de documentos é uma forma de você conseguir ter mais controle sobre os mesmos e saber localiza-los de maneira fácil e rápido.

Por isso, os documentos digitalizados estão cada vez mais em alta. Em que localizar um documento impresso no meio de tantos outros requer muito tempo e dedicação.

E já para os documentos digitais, localizar no dispositivo de armazenamento se torna mais simples. Em que se faz uso de indexação, que é o uso de palavras-chave para encontrar rapidamente.

Vantagens de documentos digitais

Os documentos digitais além de diminuir os custos altos com cópias e fazer com que se gaste menos tempo de procura ainda possível outras vantagens. No qual você garante mais segurança aos registros, não havendo chances de perder ou danificá-los.

E ainda sim, você realiza um consumo consciente, não fazendo muito uso de papel para impressão e posteriormente, diminuindo a redução de resíduos para o meio ambiente.

Os custos altos com cópias estão estreitamente relacionados a má gestão de documentos. Por isso o Grupo Gerenciar, é especialista no ramo de documentações e pode lhe auxiliar, confira mais através do site.