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Como Funciona A Gestão Eletrônica De Documentos Obrigatória?

Uma realidade em comum que todas as empresas vivenciam, ´w o acumulo de diversos tipos de papeis todos os dias, que são gerados após a realização de diversos tipos de operações. Uma ótima solução para este problema, é a gestão eletrônica de documentos obrigatória.

Por mais que sejam comuns, trabalhar com documentos físicos tem se tornado algo ultrapassado nos dias de hoje, principalmente quando se leva em consideração a organização de um local de trabalho e a segurança dos dados.

Pensando nisso, a tecnologia oferece soluções para que estes papeis sejam extintos de vez. O Grupo Gerenciar, possui uma plataforma de software que te ajuda a organizar e controlar todos os documentos da empresa, de forma simples e segura.

O que é gestão eletrônica de documentos obrigatória (GED)?

A gestão eletrônica de documentos obrigatória, é um setor de administração voltado para a organização e armazenamento de documentos. O seu objetivo, é fazer com estes documentos permaneçam disponíveis em segurança para serem acessados pelas pessoas certas.

Ele se trata de arrumar os arquivos de forma eletrônica, concentrando todos os dados em forma digital. Com isso, é possível gerar, arquivar, enviar e compartilhar e localizar os documentos que foram digitalizados ou os documentos digitais.

O Grupo Gerenciar, não garante apenas o armazenamento seguro das informações contidas nos documentos, mas também promovem a localização exata dos documentos que você necessitar, com muita rapidez.

Assim, você evita ter que perder horas do seu dia de trabalho tendo que procurar documentos ou arquivos quando eles forem necessitados.

Veja quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos obrigatória

Sabe-se que os documentos fazem parte da grande parte dos processos de uma empresa, escritório ou instituição. Por isso, o acumulo de papeis e a sua falta de organização é uma realidade.

Porém, com a gestão eletrônica de documentos obrigatória, tanto a empresa como os funcionários podem ter diversas vantagens em seu dia a dia. São elas:

  • Economia de espaço e de tempo;

Contando com um bom sistema GED, é possível diminuir de forma significativa a necessidade de arquivar os documentos de papel, assim, além de economizar espaço no escritório, é possível também dedicar o seu tempo para outras atividades da empresa.

A maior parte dos documentos de uma empresa precisam ser arquivados por pelo menos 5 anos, então, é necessário ter um espaço amplo para colocar tanto papel.

Além disso, quando é necessário encontrar algum documento, pé comum que os funcionários percam boa parte do seu dia de trabalho fazendo esta procura. Com o GED, qualquer arquivo pode ser localizado em apenas alguns segundos.

  • Aumenta a produtividade;

Além de proporcionar aos funcionários mais tempo para desenvolverem outras atividades na empresa, a gestão eletrônica de documentos obrigatória, proporciona mais facilidade para a realização de trabalhos integrados entre as equipes de uma empresa.

Isso acontece porque o mesmo arquivo pode ser acessado por diferentes usuários que estejam em locais distintos, isso, resulta em uma otimização de fluxo operacional do negócio.

  • Segurança;

Como o GED oferece a possibilidade de arquivar os documentos em nuvem, isso faz com que eles fiquem seguros, livres de deterioração e danificação.

Além disso, todos os documentos permanecem em sigilo.

Como se pode ver, a gestão eletrônica de documentos obrigatória, pode trazer uma série de benefícios para o dia a dia de uma empresa, benefícios estes que serão resultantes de mais produtividade e organização.

Sendo assim, a gestão eletrônica de documentos obrigatória, pode contribuir para o crescimento e organização de uma empresa. Para levar esta tecnóloga para a sua empresa, acesse agora mesmo o site oficial do Grupo Gerenciar.

 

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Como Fazer Digitalização De Documentos?         

O processo de digitalização de documentos está sendo cada vez mais requerido pelas empresas, sejam elas de grande ou pequeno porte. O porquê? Porque esse é uma etapa básica para desenvolver a gestão.

Inclusive, “gestão” tem sido a palavra-chave dos últimos tempos. Cada vez mais esse setor está recebendo a devida atenção. Isso porque as empresas finalmente perceberam que investir na área significa desenvolvimento.

O mercado está cada vez mais acirrado, independente do ramo de atuação, dessa forma, destacar-se entre os concorrentes é mais do que necessário. Isso não acontece se não houver gerenciamento e organização.

Mas o que a organização de documentos tem a ver como tudo isso? É exatamente sobre isso o foco desse artigo. À todos os empreendedores: esse artigo é fundamental para quem deseja crescer e ganhar o lugar no mercado.

Digitalização de documentos: o que é

A digitalização de documento não é algo simples de ser feito, por mais que aparente. Não é somente tirar fotos pelo celular e armazenar em arquivos no computador.

Primeiramente, há recursos muito mais tecnológicos para fazer a impressão e a digitalização dos documentos. Quanto melhor a tecnologia, mais fiéis serão os papéis (podendo até mesmo valer como documentação legal).

A etapa de digitalizar todos os documentos é apenas uma parte de todo o processo, que envolve fases de organização.

A seguinte situação é realmente muito comum em empresas que ainda não possuem os documentos digitalizados: é necessário determinado documento ou relatório e ele simplesmente não é encontrado.

Não é possível saber onde ele está ou, até mesmo, se ele ainda existe (há muitos casos onde documentos importantes são jogados fora por falta de informação ou simples desatenção).

Nesse último caso – de jogar algum papel importante fora –, como é possível reaver o documento? Em alguns casos, isso não é nem mesmo possível. Se caso for, provavelmente haverá um grande trabalho para adquirir uma 2ª via.

Além de evitar que todos esses arquivos se percam, a digitalização de documento também proporciona uma visão mais aberta de tudo o que há no servidor da empresa.

Digitalização de documentos: como é feito

Como dito anteriormente, para digitalizar os documentos é preciso uma metodologia adequada para que, de fato, os papéis ainda possam ser válidos futuramente.

O mais indicado é, como toda a certeza, contratar uma empresa terceirizada para fazer tudo isso. Por quê?

Empresas, como o Grupo Gerenciar, já possuem todo o know-how necessário para a digitalização dos documentos. O melhor é que a Gerenciar vai muito além disso: ela trabalha o gerenciamento desses papéis.

Anteriormente foi dito que o processo não consistia somente em digitalizar tudo. Pois bem, é necessário organizar cada documento para que o acesso seja, de fato, fácil.

Cada empresa possui as suas particularidades, documentos e burocracia (interna e externa) envolvida.

Dessa forma, cada esquema de organização é distinto de um empreendimento para o outro. Além da digitalização de documentos, a Gerenciar os organiza de forma personalizada.

É um investimento

Algumas empresas – principalmente as mais conservadoras e familiares – costumam ver esse tipo de coisa como um gasto. No entanto, é preciso entender que ferramentas de gestão são um investimento.

Um sistema muito bem organizado consegue o que todas as empresas desejam: economia de tempo e lucratividade.

A maioria das multas e advertências das empresas é por falta de cumprimento de prazo. E o motivo disso é muito simples: falta de controle. Um sistema organizado acaba com esse problema.

A Gerenciar presta um serviço de digitalização de documentos impecável, garantindo organização de todos os tipos de papeis.

 

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Automação Da Gestão Documental É Importante Para Sua Empresa?

Atualmente, as empresas precisam trabalhar com muita documentação e é muito difícil gerenciar todos os documentos e informações diárias geradas. Portanto, conheça sobre a automação da gestão documental.

Por esse motivo, agora mais do que nunca, é essencial ter um sistema de gerenciamento de documentos em qualquer uma empresa.

Antes de falar sobre os benefícios automação da gestão documental, é necessário saber o que exatamente é o gerenciamento de documentos.

O que é a automação da gestão documental?

É definido como gerenciamento de documentos o conjunto de técnicas e práticas de administração dos diferentes documentos de uma empresa.

Esse sistema é responsável por facilitar a recuperação rápida de documentos e, ao mesmo tempo, permitir o compartilhamento entre usuários e manter todos os documentos valiosos por tempo indeterminado e seguro.

Razões para iniciar um processo de digitalização de documentos da sua empresa

Há uma infinidade de fatores que podem levar à digitalização de documentos, pois além de economizar espaço e reduzir os custos, o motivo fundamental seria poder ter as informações muito mais rapidamente.

Assim, ser capaz de encontrar as informações desejadas digitando apenas algumas palavras pode economizar muito tempo. Isso pode com certeza melhorar a eficiência da sua empresa.

Também existem outros motivos que podem levar você a optar pela automação da gestão documental, incluindo:

  • A segurança, porque atualmente os documentos podem ser protegidos por diferentes senhas e restrições de usuários. Isso reduz o risco de perda ou roubo de informações.
  • Permissão de acessar informações de dispositivos móveis. Todos os dias, em um número maior de empresas, os funcionários precisam consultar informações sem estar presente no escritório.
  • Como a conscientização do meio ambiente está crescendo, muitas empresas desejam parar de imprimir tantos papéis desnecessários e, por sua vez, economizam nos custos de impressão (tinta, papel, fotocópias, etc.).
  • Com a automação da gestão documental seus funcionários e membros da empresa podem ser capazes de compartilhar informações tanto internamente (parceiros) quanto externamente (clientes) de forma mais rápida.

– Anteriormente, as informações sempre eram compartilhadas pelo correio ou fax, mas isso envolvia um tempo de espera até serem recebidas e além disso, elas apresentavam um risco para a segurança da informação ou do documento.

  • Evita a deterioração dos documentos: quando falamos de documentação, as imagens ou papéis antigos que são relevantes para sua empresa precisam ser digitalizadas por causa que o tempo pode desgastar um papel, impedindo sua leitura.

Grupo Gerenciar, especialistas em gerenciamento de documentos e arquivos

No Grupo Gerenciar, você encontra uma equipe especialista em gerenciamento de documentos e arquivos.

– Eles realizam todas as fases do processo de automação da gestão documental, desde a avaliação do projeto até a sua implementação.

Além disso, eles lidam com arquivos físicos e eletrônicos, bem como com a digitalização de arquivos em papel.

Também, eles destroem documentos confidenciais obsoletos que eram físicos – que existiam no papel – seguindo as diretrizes mais seguras do país, transformando-os documentos digitais seguros e nítidos.

No entanto, essa empresa que faz a automação da gestão documental possui uma consultoria personalidade para o cliente, na qual é necessária uma análise dos conteúdos que serão arquivados, para identificar o critério de armazenamento,

Conclusão

Agora que você conhece como funciona um software GED e uma boa empresa que você pode investir para realizar a automação da gestão documental da sua empresa, não perca seu tempo e nem seu dinheiro!

Confie no Grupo Gerenciar e realize a automação da gestão documental para seu negócio crescer cada vez mais!

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BPM Para Que Serve? Confira As Melhores Dicas Para Sua Empresa

É muito comum que o empreendedor apresente dúvidas sobre BPM para que serve, pois, ao abrir o seu negócio essa se torna uma das principais curiosidades referentes a estruturação do empreendimento.

Vale lembrar então que BPM nada mais é do que uma sigla para Business Process Management, ou seja, Gerenciamento de Processos de Negócio, utilizado para aprimorar as operações de uma empresa e organização.

Portanto, mesmo que o seu negócio não seja grande, vale a pena buscar informações sobre BPM para que serve, já que muitas vezes a gestão do estabelecimento não é uma tarefa muito simples.

Conheça um pouco mais sobre BPM para que serve

Ao se perguntar sobre BPM para que serve, todos querem saber como esse conjunto de práticas podem melhorar os processos empresariais, onde a disciplina é a base de todas as ações.

Isso significa que o Business Process Management é um mecanismo que além de aumentar a organização, também possui uma metodologia própria para fazer com que a empresa consiga atingir os seus objetivos e superar as expectativas dos clientes ao mesmo tempo.

Além disso, um dos grandes diferenciais relacionado ao BPM para que serve é o fato de que ele possui uma facilidade muito grande de se adaptar às diferentes realidades de cada empresa e consegue fazer com que os processos internos e externos se tornem mais simples.

Quais os aspectos fundamentais do BPM?

Sempre que o assunto é BPM para que serve, é preciso mencionar o quanto ele torna a tomada de decisões muito mais assertiva a partir da organização de metas e objetivos conscientes.

Tudo isso porque demonstra corretamente quais processos precisam ser executados para tornar as melhorias desejadas reais e envolve diretamente os recursos humanos e financeiros.

De qualquer forma, para que a gestão e o controle de métodos consigam ser otimizados através de análise, alguns aspectos são fundamentais como:

  • Cultura;
  • Estratégias;
  • Flexibilidade;
  • Inovação;
  • Tecnologia;
  • Entre outros.

Inclusive, como tudo na vida deve contar com extrema atenção e cuidado, o questionamento sobre BPM para que serve só reforça o quanto a organização é fundamental para que todas as etapas de crescimento de uma empresa estejam bem definidas.

Principais vantagens evidenciadas pelo BPM

Que o Business Process Management influencia e uma capacidade de organização máxima, isso todo mundo já sabe, mas quando o assunto BPM para que serve é pautado, fica quase impossível não citar as vantagens evidenciadas por ele, como:

  • Comunicação mais clara.

Através da transparência nos processos é possível fazer com que todos os envolvidos no negócio estejam cientes de suas funções, criando uma corrente de colaboração extremamente útil.

  • Aumento da produtividade.

A padronização dos recursos consegue fazer com que todas as práticas executadas consigam ser desenvolvidas com mais cuidado e eficiência, garantindo uma produção elevada.

  • Redução dos custos.

Já que não é preciso ficar repetindo as tarefas devido à falta de atenção, consequentemente os custos operacionais se tornam melhores e garantem um lucro maior.

  • Maior controle das operações.

Por contar com certos indicadores de performance há o desenvolvimento de uma gestão especializada que garante maior controle das operações executadas.

  • Satisfação total do cliente.

Devido aos mecanismos facilitadores é possível superar as expectativas do cliente e assim contribuir para a sua total satisfação em relação ao serviço prestado.

Aliás, com tantos pontos positivos é impossível pensar em Gerenciamento de Processo de Negócio sem analisar como ele pode mudar as perspectivas de um negócio para melhor.

Portanto, depois de adquirir uma certa noção relacionada ao BPM para que serve, não deixe de investir nesse tipo de serviço para se firmar de maneira positiva e evitar erros desnecessários.

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BPM O Que É?

BPM o que é? É uma pergunta que muitos empresários se fazem, pois é um conceito inovador, para melhorar todos os procedimentos que são realizados dentro de uma empresa, para que a mesma se desenvolva de forma efetiva.

BPM é uma sigla de Business Process Management, que quando traduzida para o português resulta em Gerenciamento de Processos de Negócio. Através deste conceito e suas aplicações é possível melhorar a capacidade de organização da empresa.

Este conceito pode ser aplicado em qualquer tipo de empreendimento, não importando o porte do mesmo e ainda sim, possui a tecnologia como aliada para melhorias no desenvolvimento.

Em que gerenciar um negócio não é uma tarefa fácil, pois muitas burocracias estão envolvidas. Por isso saber BPM o que é e como aplicar, fará com que a empresa se desenvolva de forma correta, obtendo sucesso.

BPM o que é?

BPM o que é, pode ser explicado de uma maneira simples, para que o entendimento seja realizado de forma efetiva e você consiga colocar em prática em sua empresa.

Gerenciamento de Processos de Negócios é o conjunto de mudanças e práticas que auxiliam nas melhorias que podem acontecer dentro de um empreendimento.

No qual, se deve gerenciar todos os procedimentos que ocorrem dentro de uma empresa para que os resultados sejam positivos e ainda sim, seja possível conciliar sua estratégia com as necessidades de seus clientes.

Uma dica é certeira, pois quando um processo dentro da empresa funciona da melhor maneira conduzida, os resultados são eficientes e a qualidade da entrega é sempre superada, com relação as expectativas da empresa e dos clientes.

O BPM tem como finalidade facilitar os processos de gestão e organizacionais tanto interno quanto externo, em relação as complexidades existentes, sendo possível se atentar aos detalhes para que se tenha um processo bem-sucedido.

As aplicações de BPM nas empresas

Para que o BPM o que é seja eficiente, você deve entender suas aplicações e saber como coloca-las em prática. Todos os procedimentos realizados dentro de uma empresa requerem organização.

E para que a organização seja a mais benéfica possível, é necessário ter o estabelecimento de suas etapas bem definidas. Em que se precisa definir quais são os objetivos do empreendimento.

Assim, será possível entender as aplicações dentro de uma empresa, confira 4 delas, a seguir:

  • Mapear os processos

Após conseguir delinear quais são as etapas e detalhes para o bom funcionamento do empreendimento, é imprescindível que organize de forma didática para que todos os colaboradores tenham conhecimento.

Organizar todos os conhecimentos é fundamental para que seja possível conseguir cumprir a missão e ainda sim, analisar onde o processo de gerenciamento está com falha, para conseguir melhorias e adaptações.

  • Padronização de todos os processos

Para que todos os processos desenvolvidos dentro de uma empresa seja o mais completo e com alta qualidade, é essencial que se realize uma padronização de organização.

E todos os colaboradores devem seguir este padrão, para que todos os processos tenham um alinhamento e o diferencial da empresa seja destacado.

  • Melhoria nos processos

Para que a melhoria seja feita de forma correta é necessário analisar os processos que estão em vigência e propor formas de como o mesmo pode se desenvolver de uma forma mais satisfatória.

  • Otimizar os processos

Com todos os passos citados acima realizados, a otimização do processo deve ser realizada. No qual será possível redução de custos, melhor conhecimento e engajamento entre os colaboradores e melhor qualidade na entrega do produto final.

Agora que você já sabe, BPM o que é e quais são suas aplicações, comece a avaliar todos os processos dentro de sua empresa e tenha resultados de sucesso e otimizações de todos os processos. Saiba mais no site do Grupo Gerenciar.

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Armazenar Arquivo Em Sua Empresa É Uma Boa Opção?

Armazenar arquivo é algo muito importante dentro de uma empresa, porque quando os documentos estão devidamente organizados, fica mais fácil conseguir manter a produtividade.

Isso consequentemente garante a preservação adequada das informações que fazem parte da rotina de trabalho já que o ambiente corporativo depende de certos dados para se desenvolver.

Basicamente, pode-se dizer então que armazenar arquivo é uma estratégia moderna que deve contar com mecanismos facilitadores e tecnológicos para diminuir o fluxo de papel dentro da empresa.

Quais as principais formas de armazenar arquivo?

Devido à importância de manter as informações sempre circulando, investir em armazenar arquivo dentro da empresa é algo indispensável, porque abre caminho para possíveis inovações e também garante maior entendimento sobre as necessidades do cliente.

De qualquer forma, como manter um grande volume de papéis nem sempre é algo favoráveis, é preciso investir em outras formas alternativas para manter os documentos em segurança sem diminuir a eficiência no serviço.

Aliás, como a tecnologia já está atrelada ao dia a dia corporativo, nada mais justo que dispor de soluções tecnológicas e fornecer um novo panorama para o mercado onde todas as ações visam preparar o profissional para o futuro.

Dentro dessa perspectiva, é importante ressaltar que, como existem muitos problemas relacionados a perda de dados, o certo é recorrer a softwares de gestão e outros mecanismos que possam evitar pequenos imprevistos ligados a problemas jurídicos e até mesmo indisponibilidade de serviço, devido à falta de credibilidade.

Lembre-se que entre as principais formas de armazenar arquivo se encontram os seguintes recursos:

  • Dispositivos Físicos

Muito populares no mercado, os hardwares usados para o armazenamento de dados como HDs, DVDs, pendrive e cartões de memória são uma ótima alternativa para manter os dados a salvo sem precisar dispor de um grande volume de papel.

  • Servidores Próprios

Normalmente os servidores de computador também costumam sem muito usados quando a ideia é armazenar arquivo, justamente porque eles possuem uma capacidade muito eficiente de armazenamento e processamento.

  • Armazenamento Na Nuvem

Esse tipo de serviço geralmente está ligado a uma empresa específica e ao ser contratado mantem os dados totalmente seguros no espaço em disco disponível, seja ele CPU ou RAM.

Portanto, ao escolher qualquer uma dessas três modalidades o empreendedor garante que seus documentos, mesmo que com prazo de validade durem pelo tempo necessário e sejam encontrados com facilidade, bastando uma simples pesquisa.

Por que a gestão de documentos é importante?

Quem decide armazenar arquivo na empresa devido a necessidade de ter acesso às informações com frequência, deve contar com a gestão de documentos, porque ela consegue otimizar os processos e garantir maior segurança de dados, evitando que eles sejam corrompidos, perdidos ou roubados.

Basicamente, esse tipo de serviço é um investimento que traz um retorno financeiro muito positivo, pois, o tempo que é economizado durante o cuidado com a documentação, fica evidenciado no aumento da produtividade de forma proporcional, diminuindo as burocracias e agilizando qualquer negócio.

Então contar com esse diferencial na sua empresa é um ato muito inteligente que garante o sucesso certeiro, independente do ramo de atuação escolhido.

De um jeito ou de outro, armazenar arquivo de forma digital, transmite maior credibilidade para a empresa e faz com que o cliente consiga exercitar a confiança já que os sistemas e conteúdos possuem um padrão de qualidade elevado.

O que é preciso para que armazenar arquivo seja uma boa opção?

Manter a segurança de dados é um processo sem fim que requer muita atenção e cuidado, por isso, ao decidir armazenar arquivo é importante organizar corretamente as informações acima de tudo.

Contudo, o estabelecimento de políticas fortes que regulem as funções e entreguem ao cliente ou funcionário a permissão necessária para ter acesso aquilo que for de seu interesse também é indispensável, desde que isso não gere barreiras de informação e mantenha um processo difundido para armazenar arquivo.

 

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Como Funciona O BPM Para Empresas?

Entender como funciona o BPM para empresas não é uma necessidade atual, estando há anos dentre os focos de donos de empresa, gestores, gerentes e demais cargos de liderança.

Afinal, é através do chamado Business Process Management que empresas buscam alinhar as necessidades de seus clientes com seus serviços, visando otimizar processos e uma melhoria contínua.

Diversos pontos pautam a compreensão acerca do conceito de melhoria contínua, mas a grande maioria deles está em um fator: organização.

Portanto, para saber mais sobre o BPM para empresas, é fundamental compreender sobre como organizar setores e tarefas do dia a dia pode fazer uma enorme diferença.

Afinal, como funciona o BPM para empresas?

O BPM, na prática, cria, aplica e mensura os resultados do uso de um conjunto de práticas específicas para a individualidade de cada negócio e para seus clientes.

Ainda que não exista um pré-definição do que deve ou não ser feito, existem alguns pontos que geralmente estão sempre presentes na construção de estratégias de Business Process Management. São eles:

  • Organização;
  • Fluxo de trabalho ativo e linear;
  • Remoção de ruídos nas informações;
  • Acesso seguro e simples a dados e relatórios;
  • Redução de custos.

É fundamental que todos esses pontos sejam respeitados de forma a garantir um melhor resultado para a aplicação do BPM mas, por mais inusitado que pareça, todos eles se encontram no uso de ferramentas facilitadoras.

Empresas com grandes ideias muitas vezes não conseguem se livrar de hábitos antigos e não apostam no uso de modernidades, tecnologias e inovações – o que acaba colocando-as atrás dos concorrentes.

Para evitar isso, é preciso apostar em inteligência documental. Entenda mais.

Inteligência documental

A inteligência documental é uma das melhores formas de promover uma boa aplicação de BPM para empresas. Através dela, os processos ganham fluidez, os funcionários tem acesso centralizado a informações e os gestores se mantém ativos.

Todos os pontos acima citados são beneficiados pela inteligência documental. Dessa forma, o BPM também se beneficia, se tornando ainda mais eficaz. Mas o que é, de fato, inteligência documental?

  • Esse termo diz respeito a um gerenciamento organizado, seguro, segmentado e ágil dos documentos de uma empresa.
  • Ela permite que haja o gerenciamento eletrônico desses documentos, reduzindo custos, perdas de informação, ruídos na comunicação e muito mais.

Afinal de contas, uma vez que as documentações passam a ser digitais e não físicas – como no caso do uso de papel, se torna muito mais difícil que elas sejam perdidas, rasgadas, entre outros possíveis danos.

Além disso, diminui-se o gasto com impressoras, tintas, manutenção de equipamentos e muito mais.

Porém, não basta apenas digitalizar documentos. A inteligência documental também é sobre expertise.

Serviços profissionais

Ao contar com serviços profissionais, além de digitalizados, os documentos de uma empresa podem ser:

  • Corretamente arquivados;
  • Segurados;
  • Gerenciados eletronicamente;
  • Organizados por categoria e centralizados.

Uma empresa com seus relatórios, dados, mensurações, documentos e papéis em dia possuem muito mais chance de contar com a aplicação de um BPM para empresas realmente funcional e eficiente – maximizando seus resultados.

BPM e inteligência documental

Sabendo que BPM para empresa visa a melhora dos processos internos e, consequentemente, a forma como os serviços prestados afetam seus clientes, é fundamental aliá-lo ao primeiro passo para garantir fluidez: organização;

É por isso que a inteligência documental está intrinsicamente ligada a esse conceito e não pode deixar de ser citada ao se falar sobre como funciona o BPM para empresas.

Porém, agora sabido, de fato, como funciona o BPM para empresas, é essencial que haja a busca por profissionais que implementem soluções e ferramentas que não o coloquem atrás da concorrência. Nessa hora, conheça o Grupo Gerenciar.

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BPM Como Funciona Para Sua Empresa?

Para entender sobre BPM como funciona é importante ter em mente que seu negócio e produto depende totalmente da eficácia da execução dos processos.

Assim, a gestão de processos faz com que haja uma melhora na qualidade das etapas de produção para um melhor funcionamento de uma organização.

Não é à toa que quanto mais você sabe sobre sua empresa, mais você terá noção do que pode ser realizado para obter cada vez mais vendas e consequentemente, o sucesso.

Mas afinal, BPM como funciona e o que acontece com os processos de uma empresa?

Sem um sistema de gerenciamento de processos, sua empresa é menos ágil e mais lenta para enfrentar qualquer imprevisto.

Como por exemplo, uma mudança de funcionários, como também a entrada e saída de pessoas, que pode ser prejudicial para sua empresa caso os membros da mesma não tenham conhecimento dessas ações e dos processos.

Assim, você terá que investir mais tempo e recursos na “transmissão de conhecimento” para novos funcionários.

Não é à toa que o Grupo Gerenciar fornece um serviço de gestão de negócios que visa melhorar os processos realizados por uma empresa para a boa conclusão de um serviço ou venda.

Além disso, a desorganização dos processos também faz com que sua empresa perca a competitividade no mercado.

  • Então, sem um conhecimento exato do que está sendo feito, é difícil avaliar se existem maneiras alternativas de especificar.
  • Ou seja, oportunidades preciosas para realizar as mesmas tarefas são perdidas mais rapidamente, economicamente e automaticamente.

Portanto, a melhoria contínua das empresas através de um gerenciamento é uma tarefa essencial para o sucesso e a excelência.

Importância do gerenciamento de processos de negócios

A maneira de evitar essas vulnerabilidades e mover sua empresa para o caminho do sucesso é sistematizar todas as tarefas funcionais realizados e que agregam valor ao seu negócio.

  • Ou seja, o fluxo de trabalho será mais detalhado com relação a “quem”, “quando”, “onde” e “como”.

Dessa maneira, o conhecimento pode ser compartilhado imediatamente, sem o risco de o conhecimento da empresa ser perdido ao longo do tempo.

A gestão de processos leva a todos os funcionários da sua empresa saberem o que eles devem fazer em um determinado estágio de um processo com mais rapidez e segurança.

É também uma maneira de eliminar a frustração de um funcionário que não sabe exatamente “o que precisa ser feito”, fazendo crescer a motivação do talento da organização.

Portanto, o BPM é muito importante para a gestão de um negócio, na qual sua eficácia faz com que a empresa ultrapasse a expetativa de um cliente e assim, ganha mais reconhecimento no mercado.

Ganhe velocidade com as ferramentas de software de gestão

O gerenciamento de processos de negócio (BPM ou Business Process Management) também é crucial em pequenas e médias empresas.

  • Nessas empresas menores, cada funcionário acaba desempenhando várias funções e o tempo é crucial.

Quanto mais ágeis e claros forem os processos, menos tempo levará para pensar no que deve ser feito, quando e como.

Assim, não é suficiente apenas identificar e detalhar os processos. Quando o gerenciamento de processos é suportado por um software, toda a atividade da sua empresa evolui e fica mais rápida.

É essa ferramenta que direciona os diferentes processos e etapas, automatizando algumas etapas e informando os diferentes colaboradores sobre quando eles precisam executar alguma tarefa e ação.

Dessa forma, o resultado é menos burocracia nas operações diárias da empresa e mais tempo para cada colaborador executar de maneira criativa e inovadora a tarefa que eles têm em suas mãos.

Agora que você entende sobre BPM como funciona, comece a otimizar e melhorar a qualidade da sua empresa.

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Benefícios Paperless Para Sua Empresa

Há muito tempo, as empresas de todo o país começam a descobrir sobre os benefícios paperless, que significa não utilizar mais arquivos físicos em papeis.

Sabendo disso, esse conceito demorou para ser entendido inicialmente, mas como seus benefícios agora se tornaram conhecidos, as empresas estão procurando maneiras de se livrar das folhas de papel de uma vez por todas.

Portanto, o conceito paperless para uma empresa traz muitos benefícios que são atraentes para os empresários, pois pode ajudar a otimizar processos, melhorar o atendimento ao cliente e até tornar seus funcionários mais produtivos.

Benefícios paperless – Qual o custo?

Com algumas soluções de software promovidos por empresas como o Grupo Gerenciar, para suas necessidades diárias – como documentos e planilhas – você pode reduzir a necessidade de ter arquivos em papéis em um escritório.

Assim, quando você pensa em instalar esse sistema em sua empresa, será uma grande melhoria até mesmo para os funcionários e principalmente para seu negócio, pois haverá uma redução de custos.

Além do mais, sua empresa estará presando pelo meio ambiente, o que faz bem até mesmo para a sua visibilidade no mercado atual.

Transição do papel para documento digital

Um grande benefício do uso de um software, feito por uma empresa, que faz a gestão de documentos é que você pode encontrar mais facilmente qualquer arquivo e também agilizar processos.

Além disso, optar por uma tecnologia com soluções de gestão de processos em negócios promove uma melhoria na relação da empresa-cliente, pois tudo será realizado de forma mais rápida e eficiente.

  • Outra importância é que isso é especialmente útil se você precisar compartilhar arquivos ou documentos com clientes ou se mais de uma pessoa estiver trabalhando em um projeto ao mesmo tempo.

Benefícios paperless – Não terá mais necessidade de ocupar seu espaço com arquivos e papéis em gavetas

Ficar sem papel usando soluções de software online pode não apenas reduzir a necessidade de gastar orçamento da sua empresa em blocos de notas, canetas e armários de arquivo – que geralmente acabam sendo um completo desperdício de espaço.

Geralmente, uma empresa acaba armazenando papéis nesses armários durante anos e tudo isso acaba sendo prejudicial para a natureza.

Portanto, contratar uma empresa que oferece uma gestão documental e de processos faz com que sua empresa tenha um melhor desempenho, reduza os gastos e tenha mais excelência.

Conheça a eficiência de um software para gerenciamento

Existem muitas soluções de software que oferecem benefícios diferentes. Você pode começar com as soluções do dia a dia ou usar tudo para ajudar no gerenciamento de arquivos, contabilidade e outros.

Alguns softwares até oferecem todas essas soluções em um único local, de modo que a escolha do software certo também pode ajudar a reduzir o orçamento gasto.

Assim, reduzir a quantidade de papel da sua empresa trata-se de como você pode fazer mais com as práticas do trabalho digital.

Portanto, o Grupo Gerenciar trabalha com software GED que realiza o gerenciamento de arquivos para negócios, ajudando as empresas a arquivarem documentos e também a recupera-las de forma segura e rápida.

Salvando o planeta – Um passo de cada vez

Se você está incentivando a reciclagem de qualquer papel que você ou seus funcionários estejam imprimindo ou usando, é o primeiro passo para ajudar a reduzir o impacto de seus negócios no planeta.

Porém, com as soluções de software que permitem arquivar documentos digitais você consegue reduzir ainda mais esse impacto na natureza.

Dessa forma, os benefícios paperless surgem como uma grande vantagem para empresas que pretendem compartilhar arquivos com funcionários e clientes de maneira fácil, rápida e simples.

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Armazenamento De Documentos Em Sua Empresa

Sem dúvida, o gerenciamento de documentos e armazenamento de documentos é uma das preocupações mais relevantes e não tão recentes nas empresas.

A quantidade de documentos operacionais, administrativos e de suporte gerados aumentou significativamente e a digitalização de informações está sendo um dos avanços nas organizações.

Em muitos casos, os arquivos e documentos são algo extremamente importante para algumas empresas, pois fazem parte do dia a dia de cada funcionário. Então, entenda a importância do armazenamento de documentos.

O que queremos dizer exatamente quando falamos sobre gerenciamento de documentos e armazenamento de documentos?

A definição de gerenciamento de documentos consiste em controlar de maneira eficiente e sistemática a criação, a recepção, a manutenção, o uso e a disposição dos documentos.

Assim, ao gerenciar a documentação de empresas, encontra-se uma série de problemas que reduzem a visibilidade e a agilidade na geração e localização das informações necessárias, como:

  • Documentação duplicada: então, com os sistemas atuais de armazenamento de documentos em pastas geram uma otimização no tempo e na organização.
  • Falhas na segurança da informação: alguns dados confidenciais são frequentemente expostos pela complexidade do desenvolvimento eficiente nas permissões de acesso.

Além disso, a perda de documentos devido a exclusões acidentais ou o uso de ferramentas não adequadas criam brechas de segurança.

  • Perda de visibilidade: alguns problemas como problemas no controle de versões de documentos, falta de informações na parte comercial que impede a reutilização de propostas complexo custam muito em termos de tempo (e dinheiro) para empresas.

Portanto, quando uma organização está ciente desses problemas, elas começam a considerar a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos.

Isso não é um simples processo. O estudo do tipo de empresa é essencial quando se considera a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos.

Algumas empresas exigem o gerenciamento de documentos do escritório, outros arquivos gráficos, como imagens ou vídeos, ou o gerenciamento abrangente de todos os tipos de arquivos.

Por que a adoção de um sistema de gerenciamento de documentos é essencial?

  • O armazenamento de documentos evita a perda de documentação, pois todos os documentos são integrados e identificados em um único sistema.
  • Evita a perda de tempo na recuperação da documentação e permite o controle do acesso e a segurança das informações, impedindo que pessoas não autorizadas acessem o conteúdo.
  • Estabelece a colaboração entre os diferentes órgãos da empresa para um gerenciamento ideal do próprio sistema.

Que funções um sistema de gerenciamento de documentos deve cumprir?

As principais funções são três:

  • Coordenar e controlar qualquer atividade relacionada a documentos: criação, recepção, localização, acesso e preservação.
  • Custodiar e recuperar a documentação gerada com a eficiência necessária para que não suponha um impedimento na atividade da empresa.
  • Garantir o bom funcionamento da organização e a conformidade com a legislação atual, garantindo a preservação adequada dos ativos documentais da organização.

Portanto, se você deseja um serviço de gestão de documentos que forneça tudo isso você pode contar com o Grupo Gerenciar!

Sabendo disso, para que esses requisitos sejam atendidos, é muito importante que o sistema escolhido pelas empresas inclua uma série de funcionalidades-chave no nível operacional:

  • Gerenciamento de usuário completo e simples: a definição de permissões no acesso à documentação deve ser fácil de gerenciar pelo administrador do sistema, uma vez que sofre constantes modificações.
  • Integração com o software de escritório: especialmente com o pacote do Microsoft Office, o que facilita muito a geração e o armazenamento de documentos.
  • Digitalização de textos: o reconhecimento óptico de caracteres é de grande ajuda na eliminação do papel nos processos de uma empresa.

Dessa a forma, tudo isso é útil para aumentar a produtividade e a eficiência dos processos produtivos e administrativos, permitindo que os funcionários se comuniquem, colaborem e compartilhem informações em tempo real.

Confira o site do Grupo Gerenciar para obter na sua empresa o melhor gerenciamento e armazenamento de documentos!