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Sistema Paperless Para Sua Empresa

Você sabe do que se trata um sistema paperless? Em um momento mundial de foco em sustentabilidade, redução de custos, maximização de processos e sobrevivência no mercado, conhece-lo se mostra fundamental.

Afinal de contas, o sistema paperless reúne soluções para todos esses pontos e muito mais, trazendo benefícios impressionantes para empresas e instituições de todos os portes!

Saber, também, como implantar um sistema desses em sua empresa é o caminho mais rápido para organizar, gerenciar e otimizar seus processos. Entenda!

O que é o sistema paperless?

Antes de aplicar esse passo diferencial dentro de uma empresa, é preciso saber do que ele se trata.

Paperless, em tradução livre, é “sem papel” em Português. Isso significa que ele é um sistema que busca abolir ou reduzir ao máximo o uso de papéis em uma empresa.

Ainda que muitos acreditem que isso é algo impossível de se fazer, é justamente a presença de grandes volumes de papel – estejam eles arquivados ou circulando pela empresa – que torna impossível obter um bom rendimento.

O papel em excesso não só danifica o meio ambiente, sendo fundamental combate-lo, mas também se rasga, molha, perde, danifica, amassa… prejudicando a comunicação interna e todos os processos empresariais.

Para entender como apostar em um sistema assim, é preciso abordar os seguintes pontos:

  • Aplicando o sistema paperless
  • Vantagens do paperless;
  • Profissionalismo e expertise.

Confira cada um deles abaixo e comece a planejar hoje mesmo o futuro de uma empresa moderna e tecnológica: a sua.

Aplicando o sistema paperless

A aplicação do sistema paperless se dá através da digitalização de documentos. Em sua forma eletrônica, desde que haja profissionalismo e segurança no processo, é infinitamente mais difícil que haja a perda de documentos.

A digitalização faz parte da chamada inteligência documental, que reúne os mais diversos serviços para otimizar a documentação de uma empresa:

  • A digitalização em si;
  • A organização dos documentos;
  • Sua microfilmagem;
  • GED – gestão eletrônica de documentos;
  • Segurança;
  • Cumprimento da legislação e muito mais.

Sem esses fatores, é impossível que haja melhoras processuais dentro de uma empresa através da digitalização. Em suma, não basta apenas digitalizar. Isso deve ser feito de forma correta.

Saiba quais vantagens podem ser obtidas em uma empresa através da contratação de serviços especializados na implementação de um sistema paperless de qualidade.

Vantagens do paperless;

Se feito da forma correta, o sistema paperless traz uma série de benefícios para empresas:

  • Redução de custos;
  • Agilidade ao acessar informações;
  • Transparência;
  • Centralização de dados importantes;
  • Melhorias em setores e na gestão;
  • Melhores resultados.

Só o gasto com impressora, manutenção e tinta, que será reduzido, já se mostra uma forma de focar recursos no que realmente importa na sua empresa: otimização de processos.

Além disso, a facilidade de encontrar arquivos que podem auxiliar na execução mais satisfatória das tarefas também faz toda a diferença, bem como contar com transparência nesse momento.

Finalmente, o apoio dado à sustentabilidade não afeta apenas as próximas gerações, mas também a imagem de sua empresa, fundamental de ser preservada – especialmente no momento atual.

Profissionalismo e expertise.

Para conquistar a aplicação de um sistema paperless de qualidade, é preciso de experiência profissional e de expertise.

Fazer o correto e otimizado gerenciamento de documentos digitais é bem mais complexo do que parece – e erros podem afetar drasticamente seus resultados.

Então, conte apenas com profissionais que possam fazê-lo da forma mais segura e completa possível, como os do Grupo Gerenciar.

Eles são especialistas e trabalham há mais de nove anos com inteligência documental, sendo capazes de oferecer a implementação de um sistema paperless de total qualidade para você!

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Como Funciona O Software GED

O software GED é o gerenciamento eletrônico de documentos que permite a empresa ter acesso aos seus arquivos de forma mais organizada, prática e digital.

Existem diversas soluções que garantem uma melhor distribuição dos documentos da sua empresa, por isso você deve escolher uma estratégia que garante um resultado positivo.

Para saber mais sobre o software GED acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

Dicas para escolher o software GED

  • Estabeleça benefícios que serão atingidos na sua empresa

O software GED possui diversos benefícios, por isso você deve analisar quais são as prioridades do seu negócio e observar qual será o mais adequado.

Dessa forma, prefira os que enfatizam o trabalho eletrônico e a organização de documentos. Além disso, se sua empresa possui funcionários que trabalham a distância, você deve buscar um software que ofereça aceso à nuvem.

  • Segurança

Você deve ficar atento com a segurança dos documentos e optar por software que ofereça backups e permissionamentos para os usuários.

  • Conhecimentos dos princípios básicos de uma organização eficiente

Normalmente as empresas que buscam pelo software GED possui uma visão em mente que inclua processos simplificados e uma sistematização de gestão documental.

Uma ótima opção de serviço administrativo é realizado pelo Grupo Gerenciar, ele irá cuidar de todo o gerenciamento documental da sua empresa, tornando o arquivamento um processo mais seguro e organizado.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/.

  • Analise as possibilidades extras

Você deve analisar toda a necessidade da sua empresa, podendo incluir algumas possiblidades extras, ou seja, considerar o acesso remoto através de dispositivos como laptops e tablets.

  • Tenha em mente as qualidades de um bom software

Procure por um bom software que ofereça proteção dos documentos, integração com outros softwares, relatório digitais e uma forma para aplicação de fluxo de trabalho e funcionários da empresa.

Além disso, ele deve oferecer retenção, backup e segurança. Para escolher o melhor software GED analise todos métodos disponíveis no mercado e escolha o que irá atender melhor a sua empresa.

Importância do software GED

Veja a seguir alguns dos principais benefícios do software GED:

  • Controlar processos

Através do GED ficará muito mais fácil acompanhar os documentos e controlar todas as fases do processo.

  • Facilitar o dia a dia da empresa

O GED irá cuidar de todas as etapas do gerenciamento dos documentos desde o recebimento até o compartilhamento de dados que será feito de forma simples, segura e precisa.

  • Diminuir custos

Sem o GED os custos com material, mão de obra e espaço físico será muito alto, e através do GED grande parte dele pode ser reduzido, resultando também numa grande economia de papel.

  • Proteger informações

Através do GED sua empresa poderá contar com um excelente serviço de segurança, não colocando em risco a integridade e a confidencialidade dos documentos, além de contar com o armazenamento na nuvem.

  • Otimizar espaço físico

O espaço físico ocupado pelos documentos dentro de uma empresa é muito alto, consequentemente através do GED esse espaço será reduzido, podendo aproveitá-lo para outra coisa.

  • Aumentar a produtividade

Com o GED a empresa tem um aumento significativo da produtividade, uma vez que os indivíduos que realizam determinada tarefa ganham tempo para realizarem outras atividades mais produtivas.

Informações sobre o software GED

Os profissionais perdem muito tempo tentando encontrar documentos não digitalizados, além disso o custo com papel e impressões pode ser alto.

Porém, além desses gastos, a falta de um software GED pode acarretar outros prejuízos, como por exemplo a falta de segurança com as informações e documentos da empresa.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

Portanto, através da utilização do software GED, tudo fica armazenado na nuvem, resultando em uma metodologia organizacional e de segurança para o seu negócio.

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Gestão Quatro

Entenda O Sistema Workflow

O workflow significa o fluxo de trabalho, é a forma como os processos são executados dentro do dia a dia da empresa, seguindo uma sequência de passos importantes para automatizar processos.

O workflow é fundamental no mundo atual, uma vez que o trabalho requer um alto desempenho e agilidade de todas as áreas dentro do estabelecimento.

Dessa forma, para realizar o trabalho de forma satisfatória é preciso planejar e investir em um sistema que otimize o fluxo das tarefas diárias. Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Como funciona o sistema workflow?

O sistema workflow é realizado através da divisão de tarefas, separando-as entre as equipes do processo, ou seja, o processo é feito através de uma orientação em relação ao todo empreendimento.

Para isso é necessário acompanhar todas as atividades e o desenvolver o trabalho de forma eficaz, além disso é preciso melhorar a execução da tarefa e estimular a relação entre as áreas.

Esse sistema busca conceder cada etapa da tarefa ao indivíduo mais indicado para aquela determinada função.

Benefícios do sistema workflow

  • Acelerar o gerenciamento da tarefas

Os processos padronizados e bem desenhados são executados com mais velocidade e perfeição. Além disso, o comando das tarefas é feito por meio de um software acompanhando de forma digital.

  • Facilidade na execução das tarefas

O workflow irá definir especificadamente cada atividade a ser executada por cada pessoa. Consequentemente, oferecerá maior fluidez no andamentos das tarefas e diminuição no tempo gasto com cada uma delas.

  • Otimização dos produtos e serviços

As pessoas buscam pelos resultados de um workflow, pois percebem que essa ferramenta pode otimizar a produção e outros tipos de serviços que exigem mais qualidade e menor tempo.

  • Redução da quantidade de erros e etapas desnecessárias

O workflow irá reduzir a quantidade de erros e as etapas desnecessárias, evitando assim empecilhos durante a produção.

  • Simplificação da comunicação

A comunicação dentro da empresa é muito importante, uma vez que a falta e a falha dela trazem problemas que acabam prejudicando o desenvolvimento da empresa.

  • Redução de gastos

O workflow irá garantir maiores resultados dentro de cada equipe, de forma que o time irá trabalhar mais exigindo menos esforço e materiais, resultando em uma redução grande nos custos da empresa.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Como colocar o workflow na empresa?

Para colocar o workflow na sua empresa o primeiro passo é realizar uma análise de todas as atividades e verificar cada etapa realizada dentro do empreendimento.

O segundo passo é fazer uma mapeamento com todos os processos corporativos.

Além disso, é importante definir todas as fases de um processo, de forma a evitar desperdícios, retrabalho e economizar tempo. Mobilize seu grupo para testar o software escolhido e executar todos os pontos definidos.

O workflow funciona a partir de um software online que irá mostrar o que pode sofrer automação dentro da empresa. Para isso, basta contratar esse serviço.

Outra dica é contratar o serviço do Grupo Gerenciar, uma vez que ele oferece uma estrutura operacional e de qualidade técnica, além de um gerenciamento completo e um software de alto padrão.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Por que contratar o sistema workflow?

O workflow é voltado para uma tecnologia específica através de serviços de automação dos processos, porém toda etapa será acompanhada através de um monitor que mostra tudo em tempo real.

Esse sistema deve ser instalado para garantir uma administração mais eficiente, de modo que melhore a facilidade dos negócios dentro da empresa.

Portanto, através da contratação do workflow, você terá resultados otimizados e mais eficientes, desde que haja um bom planejamento. Otimizando as vendas e consequentemente no financeiro da empresa.

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Gestão Quatro

Diferenciais Gerenciamento De Fluxo Financeiro

Um sistema de gerenciamento de documentos é uma ferramenta imprescindível para qualquer empreendimento que tenha ambição de crescer. Por isso é importante entender os diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro e por que é uma ferramenta essencial nos dias de hoje

Não importa se é uma empresa de tecnologia, saúde, fabricação, automóvel, produtos de beleza, finanças ou qualquer outro negócio. É fato que qualquer uma delas faz uso extensivo de documentos em suas operações cotidianas.

Os documentos são a base de qualquer empresa e desempenham um papel central na facilitação, bom funcionamento e sucesso geral do negócio.

Para uma melhor organização e segurança, a gestão dos documentos e arquivos garante uma administração qualificada, com diretrizes capazes de identifica-los e geri-los de forma mais eficiente.

Diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro – Pontos importantes

A maioria das empresas não sabe por que o gerenciamento de documentos é importante e há muito tempo é um fator ignorado pelos gestores, mas isso está mudando rapidamente, e é fácil entender a razão:

  • O tempo e o esforço desperdiçados na localização de documentos são muito mais do que se poderia pensar. Pesquisas recentes indicam que quase 10% do dia médio de um funcionário de escritório é gasto tentando localizar informações e documentos existentes.
  • É necessário um esforço redundante porque acredita-se que muitas vezes é mais fácil recriar algo do que seria tentar encontrá-lo.
  • Tempo e esforço envolvidos para descobrir quem possui a versão mais recente de um documento e recuperar quando várias revisões se substituem.
  • Uso desnecessário de dispositivos de armazenamento em rede e largura de banda da rede, porque os documentos estão dispersos por toda a empresa, em vez de centralizados.

Diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro – Contas

Um dos principais diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro é sanar todos estes pontos de uma só vez. No setor financeiro especialmente, existem muitos documentos que precisam ser guardados e devem ser acessados com facilidade.

Por exemplo, a qualquer momento as finanças devem fornecer índices que mostram a posição de mercado da empresa, além de lucratividade e liquidez.

Isso só é possível se os processos principais de contas a pagar e contas a receber forem executados com segurança e sem erros e estiverem armazenados de maneira correta.

Geralmente, operações sem os diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro informações desconectadas dificultando o serviço.

O gerenciamento de documentos e a automação do fluxo de trabalho ajudam a empresa a ultrapassar essas barreiras, centralizando valiosos conhecimentos de documentos e processos em um sistema e integrando-os para obter uma imagem de informações realmente completa e fácil de ser obtida.

Como a Gerenciar pode ajudar

A Gerenciar é uma empresa especializada no gerenciamento e armazenamento de documentos para empresas, tornando o processo seguro, fácil e rápido. Entre os serviços oferecidos pode-se destacar:

  • Custódia de documentos

Para proteger documentos importantes a Gerenciar oferece a custódia de documentos, para permitir que ele esteja sempre acessível e seguro, proporcionando maior agilidade e eficiência nas operações.

  • Gestão de documentos

Os documentos são todos digitalizados e passam por uma avaliação e gestão qualificada, assegurando melhor organização e controle destes arquivos.

  • Consultoria Personalizada

Na Gerenciar o foco não é apenas armazenamento, mas também otimização para oferecer um serviço personalizado de acordo com as necessidades de cada empresa.

Por isso a empresa realiza uma avaliação dos documentos a serem armazenados para garantir uma melhor gestão documental de acordo com o critério mais apropriado.

  • Manual de gestão documental

Para um gerenciamento de documentos eficiente, o manual é um material disponibilizado para auxiliar a organização e armazenamento de documentos e arquivos.

As empresas que ainda não estão atentas aos diferenciais gerenciamento de fluxo financeiro estão perdendo competitividade, mas a Gerenciar pode oferecer a solução certa!

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Gestão Quatro

Gerenciamento De Processos De Negócio

O Gerenciamento de processos de negócio é uma ferramenta indispensável para aquelas empresas que desejam investir em gestão e, consequentemente, investir no seu próprio desenvolvimento.

Hoje em dia há diversas possibilidades para melhorar os processos de um empreendimento, independente do ramo de atuação.

Otimizar processos, reduzir tempo e gastos são as palavras-chave para um negócio de sucesso. Antigamente esse processo era realmente complexo, mas, hoje, algumas ferramentas conseguem fazer isso de forma automatizada.

Investir em tecnologias e inovações é imprescindível. O mercado está cada vez mais competitivo e continuar no convencional não é, nem de longe, uma boa estratégia.

Algo que tem se falado muito hoje em dia – e que antes passava despercebido – é a palavra “gestão”. As empresas estão se dando conta de como o setor de gestão é a base para o desenvolvimento e lucratividade dos negócios.

Gerenciamento De Processos De Negócio: o que é

Entender o que é Gerenciamento de processos de negócio é o primeiro passo para conseguir abstrair a importância dessa ferramenta dentro de qualquer empresa.

Qualquer tipo de empreendimento possui seus respectivos procedimentos atrelados a ele. Para cada procedimento há uma documentação antecessora, afinal, nada pode ser feito sem que seja documentado.

A burocracia pode ser interna ou externa e existe uma certeza: se todos esses documentos e processos não forem gerenciados, a empresa não saberá qual é a REAL situação dos negócios.

Quando é falado em “situação” está se referindo às mais diversas áreas: processos, contabilidade, compras, vendas, dentre outras.

É preciso entender que qualquer setor, de qualquer ramo de mercado, deve ter um controle de ações e das suas respectivas documentações.

Quando algo não está documentado, ou esse documento está perdido, isso pode vir a acarretar um enorme problema para a empresa.

Esse problema pode ser tanto no processo produtivo quanto com os órgãos responsáveis pela atividade exercida.

Mas onde entra o gerenciamento de processos dentro de tudo isso? O Gerenciamento de processos de negócio é uma ferramenta que irá organizar TODOS os documentos da empresa.

Como isso? Uma equipe especializada coloca todos os documentos em ordem, assim como os mantêm em ordem também.

Gerenciamento de processos de negócio: como funciona

O Gerenciamento de processos do Grupo Gerenciar é completo e vai muito além de organizar a documentação da empresa:

  • Custódia de documentos

O Grupo Gerenciar tem a custódia de documentos, garantindo que todos os documentos sejam acessíveis às pessoas autorizadas e que se mantenham seguros.

  • Gestão de documentos

Para a melhor gestão de documentos, a Gerenciar digitaliza todos os processos, facilitando o acesso e a organização.

  • Consultoria Personalizada

Os documentos não são organizados aleatoriamente, é feito um estudo para que a busca seja facilitada e intuitiva.

  • Manual de gestão documental

É disponibilizado um manual para a melhor gestão de documentação da empresa.

  • Destruição segura

Caso seja necessário a destruição de algum documento o procedimento é feito de maneira segura e sigilosa.

Qualquer empresa pode se beneficiar com o software?

Qualquer empresa, independentemente do tamanho ou do ramo, consegue se beneficiar com o sistema de Gerenciamento de processos de negócio.

Mesmo empresas pequenas e familiares têm dificuldade em organizar todas as suas documentações.

É preciso pensar no programa como um investimento, não como um gasto. Já é mais do que comprovado que as empresas com boas políticas de gestão conseguem economizar e aumentar a lucratividade.

Controle de prazos, licenças, multas e muitas outras coisas passam a ser mais organizadas e não há o risco de excederem os prazos.

Para conhecer mais sobre o Gerenciamento de processos de negócio, a plataforma online do Grupo Gerenciar oferece todas as informações necessárias.

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Gestão Quatro

Gerenciamento De Fluxo Financeiro

Realizar um bom gerenciamento de fluxo financeiro na sua empresa é essencial, pois é através dele que você identificará quais são os seus maiores gastos e quais são os seus maiores ganhos.

E é a partir disso, que você definirá novas metas e objetivos com intuito de otimizar cada vez mais o seu negócio.

Dessa forma, o gerenciamento de fluxo financeiro garante a você maior controle sobre o capital que entra e sai da sua empresa. Para saber mais confira: https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/

Dicas para realizar um gerenciamento de fluxo financeiro

  • Planejamento

A primeira dica para dar início a um gerenciamento de fluxo financeiro eficiente é o planejamento. Inicialmente, ele consiste em um levamento de dados incluindo todas as suas despesas e receitas.

A partir do planejamento, você consegue prever algumas situações de risco para sua empresa, assim como identificar situações que possam ser boas oportunidades para o crescimento.

Portanto, o planejamento será um bom aliado durante a tomada de decisões no decorrer da sua rotina corporativa.

  • Prepare-se para os imprevistos

Como sabemos os imprevistos acontecem e como não podemos prever alguns riscos é importante estarmos preparados caso algo aconteça. Nesse caso, um bom planejamento também pode ajudar.

Para isso, é importante que todo empreendedor faça uma reserva mensal voltada para algumas eventualidades como: acidente de trabalho, serviços de manutenção, crise do mercado, entre outros.

Isso ajudará você a manter o seu negócio e evitará que você realize empréstimos bancários com altas taxas e juros.

  • Pague as despesas regulares no débito automático

Uma dica que pode evitar multas por atraso é colocar as contas fixas mensais no débito automático, como água, luz, internet, etc.

Afinal, muitas vezes devido à correria do dia a dia podemos esquecer a data de vencimento de algumas contas e acabar atrasando o pagamento. Dessa forma, para evitar multas e taxas é aconselhável pagá-las no débito automático.

Porém, lembre-se sempre de conferir os valores das cobranças no extrato da sua conta bancária, isso evita que você pague valores indevidos.

  • Tenha um bom software de gerenciamento

Com os avanços tecnológicos possuir um bom software de gerenciamento de fluxo financeiro também pode ajudar.

O software pode auxiliar na visualização do cenário econômico da sua empresa e isso facilita a tomada de decisão e a identificação de novas projeções do fluxo de capital.

Através dele todas as informações de anos atrás podem ser sincronizadas e visualizadas por todos os gestores, através de tablets, smartphones e computadores.

  • Desenvolva uma cultura de gestão financeira

Para que o gerenciamento de fluxo financeiro seja realizado da melhor forma possível é necessário que a equipe esteja comprometida com os resultados.

Para isso, é importante realizar com certa frequência reuniões para visualização do fluxo de caixa, além de treinamentos voltados para o setor.

Acesse o link abaixo e veja como fazer esse gerenciamento, através da empresa Gerenciar, ela oferece serviços voltados para gestão documental, ajudando outras empresas a manterem seus arquivos organizados de forma segura.

https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/

A importância do gerenciamento de fluxo financeiro

Acima vimos quais são as principais dicas para realizar um bom gerenciamento de fluxo financeiro, no entanto para que isso seja possível é preciso entender a importância dessa prática dentro do meio empresarial.

Ter um controle sobre o fluxo de caixa te dará um melhor entendimento sobre a situação da sua empresa em relação ao mercado atual e ainda algumas previsões futuras.

Além disso, o controle financeiro auxilia na manutenção de um saldo positivo para o seu negócio e ainda pode auxiliar na tomada de decisões visando sempre melhorias.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/gerenciamento-de-documentos/

Conclusão

O segredo para manter um bom fluxo de caixa é a disciplina, dessa forma, essa atividade fará parte de uma rotina diária, sendo um item de importância e atenção entre os funcionários.

Portanto, busque fazer um eficiente gerenciamento de fluxo financeiro o quanto antes na sua empresa e colha os benefícios dessa prática.

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Gestão De Processos De Negócio – O Que É?

A gestão de processos de negócio é a união de atividades quem tem como objetivo tornar mais eficaz os processos de negócio para aumentar os resultados da organização. O BPM, business process management, também é uma referência ao processo de negócio.

Muitas pessoas se equivocam ao tratar o gerenciamento de processos como uma ferramenta ou metodologia. Na verdade, se trata de uma disciplina gerencial. O gerenciamento de processos define quais serão as melhores maneiras de trabalhar as metodologias e ferramentas na empresa.

Basicamente, ajuda na melhoria das atividades internas realizadas pela empresa. Quer entender um pouco mais e detalhadamente? Então continue lendo o artigo.

Entendendo mais sobre a gestão de processos de negócio

Já ouviu falar nos serviços do grupo Gerenciar? A empresa faz o gerenciamento de processos de negócio em etapas, e para você entender melhor, citaremos os detalhes de cada uma, confira:

  • Ponta a ponta

O processo ponta a ponta entende que todos os processos são feitos por muitos colaboradores, ou seja, inclui inúmeros departamentos. Então, nenhum setor é mais dividido por separação dos serviços, mas com este inovador sistema ponta a ponta, as tarefas ligam uma a outra.

  • Valor e conceito

O valor e conceito está muito mais ligado a visão que o cliente tem da sua empresa. Isso está ligado também com a percepção dos benefícios que ele pode ter ao usar seu produto ou serviço.

A percepção de valor tem relação com a experiência que cada usuário tem dos seus serviços, por isso, a percepção varia de pessoa para pessoa. No entanto, se a sua empresa possui falhas nos processos de negócios, a experiência do cliente pode ser muito mais negativa em relação a sua empresa.

  • A divisão dos processos

Os processos na verdade são divididos em três, processos primários, que transmitem o valor para seus clientes de maneira certeira, processos de suporte, que une os processos primários aos de gerenciamento. E por fim, o processo de gerenciamento, que une os processos primários e de suporte.

Quais são os benefícios do gerenciamento de processos de negócio?

Escolher os serviços do grupo Gerenciar para o gerenciamento de processos no seu negócio pode proporcionar inúmeros benefícios. Alguns deles são:

  • Processos padronizados

O gerenciamento de processos auxilia a padronizar os processos, isso se deve ao fato de que os processos padronizados exigem que documentações sejam organizadas. Assim, todas pessoas que trabalham na empresa, incluindo você e seus funcionários, podem ter acesso a documentação.

Tudo isso é muito benéfico pois evita que erros por falta de informação sejam feitos. Fica mais fácil de tirar dúvidas, e consequentemente toda equipe trabalha em sintonia.

  • Popularização da cultura de processos

Ao implantar o gerenciamento de processos no negócio, é mais fácil disseminar uma cultura que preza por trabalhar com processos na empresa. Portanto, todos os funcionários compreenderão que a organização impacta suas respectivas atividades.

E claro, entendem também que caso a organização não seja levada a sério, consequentemente a entrega do produto ou serviço final não será satisfatório para o cliente.

  • Reduz possíveis falhas e desperdícios

Isto é, se tem gerenciamento de processos, tem comunicação e acesso a informações, levando a zero os riscos de erros e desperdícios de recursos.

Qual empresa oferece o serviço de gerenciamento de processos de negócio?

Muitas empresas oferecem o serviço de gerenciamento de processos de negócios. No entanto, como se trata de mexer em toda a estrutura da sua empresa, é necessário que contrate uma empresa que tenha experiência e ofereça garantia de qualidade nos serviços, certo?

O grupo Gerenciar, além de garantir todos os benefícios citados acima, também conta com um software que tem um sistema de fluxo de trabalho integrado. Tornando todo o trabalho ainda mais otimizado.

Ou seja, é completamente eficaz e permite que todos os setores da sua empresa sejam gerenciados de maneira eficaz, justamente devido ao método gestão de processos de negócio que a Gerenciar oferece.

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Facilidades Do Gerenciamento De Fluxo Financeiro

O gerenciamento de fluxo financeiro é fundamental para garantir que a sua empresa tenha total controle tanto dos gastos quanto dos investimentos. Pense você que em alguns anos atrás este controle era feito por meio de enormes cadernos.

Cadernos esses que tinham informações como o fluxo de caixa, gastos, receitas, estoque e entre outras informações. Mas, felizmente, devido a criação de novas tecnologias, você pode ter acesso a essas informações e muito mais, por meio digital. É simples, fácil de manusear e o melhor, é rápido.

E quando se trata de tornar mais rápido o fluxo de trabalho na empresa, ferramentas que otimizem os processos são mais que essenciais. Por isso, o controlo do fluxo de caixa feito através do sistema GED é um ponto importante.

O que é gerenciamento de fluxo financeiro?

É bem simples de entender o que é a gestão de fluxo financeiro. A gestão nada mais é do que o registro e análise de todas informações que estão relacionadas ao dinheiro utilizado nas atividades da empresa. Atividades essas que incluem compras, produção, despesas, lucros, enfim, inúmeras atividades.

O ponto chave para se fazer uma boa gestão de fluxo financeiro é a organização, por isso o controlo do fluxo de caixa feito através do sistema GED, aliás, é justamente por isso que existem softwares que são utilizados para este controle.

Softwares esses que guardam informações valiosas, até mesmo para serem consultadas momentos mais tarde. Evitando então por completo o uso de papeis, cardenetas, enfim. Geralmente, empresas que oferecem o controle da gestão financeira também oferecem o serviço de GED.

Como funciona a gestão do fluxo financeiro?

O objetivo principal da gestão de fluxo de caixa é disponibilizar o saldo para que se tenha controle do capital de giro, para poder suprir possíveis gastos. A gestão funciona da seguinte forma:

  • Controlando todos os recebimentos, incluindo vendas à vista e também a prazo, como também o recebimento das duplicatas e outros tipos de serviços;

  • Controlando todos os pagamentos, incluindo compras feitas à vista, também pagamentos de duplicatas, dinheiro gasto com despesas e entre outras coisas;

  • Previsões que envolvem desde o último pagamento e também recebimento, dando uma visão mais ampla das reais necessidades financeiras da sua empresa.

É importante ressaltar que de início, a implantação de um sistema de fluxo financeiro pode parecer um pouco confuso para sua empresa. Mas, logo em seguida você perceberá a facilidade que terá na hora de estudar investimentos, cortar gastos e uma série de outras coisas.

Lembra que foi citado que um fluxo de caixa era feito de forma manual? Pois bem, muitas empresas, as pequenas principalmente, ainda seguem este esquema. Porém como também já foi citado, existem sistemas que são automatizados, o que é o caso do serviço oferecido pela Gerenciar.

Quais as vantagens de usar o sistema de gestão de fluxo financeiro?

Além da própria rapidez na pesquisa de dados e maior controle de gastos, alguns outros benefícios incluem:

  • Visualização de entrada e saída de caixa. Muitos softwares oferecem este controle, que é o caso do software elaborado pela empresa Gerenciar. O sistema é de fácil manuseio e controle. A visualização de entrada e saída permite a elaboração de relatórios muito mais completos;

  • Fazer um planejamento financeiro assertivo e eficiente. Pense que com um sistema que tenha todos os dados financeiros da sua empresa, fica por sua conta ou de uma equipe, somente elaborar um plano financeiro;

  • É mais fácil controlar os pagamentos e as despesas. Inclusive detectar e analisar se o dinheiro tem sido usado de forma correta;

  • Fazer a gestão financeira de qualquer lugar. Hoje, com a disponibilização de um sistema totalmente digital, é possível que você acesse planilhas pelo seu celular, por exemplo ou até mesmo em uma viagem;

E qual empresa pode te garantir o controlo do fluxo de caixa feito através do sistema GED? Como já foi citado, a Gerenciar oferece serviços eficazes. A empresa atua principalmente na área de gestão de documentos, que acaba incluindo o gerenciamento de fluxo financeiro.

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Sistema GED – Implemente Em Sua Empresa

Sistema GED! Este é o serviço que cada vez mais empresas estão contratando para dar fim no acúmulo de papeis espalhados pelo escritório. GED nada mais é do que a sigla para gerenciamento ou gestão eletrônica de documentos.

Essa tecnologia permite que informações sejam geradas, controladas, armazenadas, compartilhadas e até mesmo recuperadas, sem a necessidade de existir um documento físico, ou seja, o bom e velho papel.

Além de toda a facilidade que este serviço oferece para quem irá trabalhar diretamente com as informações armazenadas, o GED é um serviço de alta tecnologia e que se implantada na sua empresa, com toda certeza você sairá na frente no quesito organização.

E como você deve saber, organização, principalmente as de documentos, é o ponto chave para quem deseja gerenciar uma empresa de forma plena e até mesmo criar estratégias.

Porque implantar sistema GED na minha empresa?

A gestão ou gerenciamento deve estar presente no dia a dia de qualquer empresa, isso independentemente do setor. Setores estes que incluem a área de admissão e demissão, compra, venda, contratação serviços e também produtos, emissão de comprovantes e entre outras coisas.

Como você pode ver, são muitos setores e diversos serviços. Imagine tudo isso impresso em papel, levando em consideração também quantidade e a frequência com que esses documentos são emitidos. É muita coisa! Não é à toa que empresas antigas destinavam cômodos somente para arquivar documentos.

E além de todo o trabalho que será feito para encontrar determinados documentos, mesmo que organizados em pastas físicas, pode atrapalhar o fluxo de trabalho seu e dos funcionários. E caso esta organização não seja uma realidade, a falta de controle pode impactar na boa gestão até da sua empresa.

Quais são os benefícios do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?

Além dos que já citamos, como a organização em si, a implantação de um sistema de gestão eletrônica de documentos pode ser benéfico nos seguintes aspectos:

  • Otimizando diversos processos, incluindo a possibilidade de fazer pesquisas rápidas e assertivas. Tanto você quanto seus funcionários podem acessar documentos de qualquer lugar;

  • Diminuição de arquivos emitidos fisicamente. Como já citamos, a diminuição da papelada;

  • O escaneamento feito no momento em que os documentos físicos estão sendo digitalizados são realmente fieis ao “original”. Mantendo então a segurança e integridade das informações;

  • Claro, a economia é um dos benefícios que o gerenciamento eletrônico de documentos traz. Imagine que não existirá mais a necessidade de a todo momento gastar com impressão, comprar papel, clipes, enfim.

  • A sustentabilidade também é um ponto benéfico na hora de gerenciar a documentação da sua empresa de forma digital;

Esses são alguns benefícios dos quais valem a pena implantar o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na sua empresa. Seja qual for o seu ramo, administrativo, financeiro, controladoria, contabilidade, RH, departamento pessoal, jurídico, segurança do trabalho ou qualquer outro tipo.

A empresa certa para fazer o gerenciamento eletrônico de documentos

Escolher uma empresa que seja séria para fazer o gerenciamento eletrônico de documentos empresariais é extremamente importante. Até porque, é preciso considerar que diversos arquivos com informações confidenciais serão compartilhados com a empresa que fará este serviço.

Se é trabalhoso encontrar uma empresa séria? Na verdade, não! Temos a solução para você. A Gerenciar, empresa que faz gestão eletrônica de documentos a mais de nove anos, oferece diversos serviços como:

  • Custódia de documentos, que garante o cesso seguro aos documentos;

  • A própria gestão de documentos, que inclui a digitalização;

  • Consultoria para que se tenha uma análise séria de quais documentos serão arquivados;

  • Disponibilização de manual para saber lidar com os documentos que foram digitalizados;

  • Descarte de documentos, que inclui a destruição segura para que informações confidenciais da empresa não sejam vasadas.

A Gerenciar é modelo no ramo de sistema GED. Ao decidir que a sua empresa necessita dos serviços oferecidos, não hesite em entrar em contato e pedir mais informações.

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Como Funciona A Automatização De Processos?

A automatização de processos é um diferencial dentro de uma empresa. No entanto, o mercado está tão acirrado que qualquer forma de gestão deveria ser vista como uma obrigação.

Organizar todos os documentos é o primeiro passo para manter a visualização da situação da empresa. E esta situação, inclusive, deve ser acessada por qualquer tipo de funcionário.

Sendo mais claro: tudo que ocorre dentro de uma empresa precisa de documentação. Se esta estiver desorganizada, fica difícil entender o que se passa dentro da própria corporação.

Muitos ainda não veem a necessidade de gerenciar e organizar todos os documentos, mas esse artigo irá mostrar o quão importante é essa etapa.

Automatização de processos: o que é

A automatização de processos, como o nome já diz, é automatizar a maior parte de etapas que envolvem uma linha de produção.

Para que o produto final chegue às mãos do cliente, muitos setores devem trabalhar juntos, como o financeiro, contábil, produção, dentre outros.

Quando estes estão automatizados, tudo é otimizado. Afinal, o uso de ferramentas e softwares agilizam compilações e conseguem cortar etapas. Lê-se: menos tempo e maior lucratividade.

No artigo em específico o foco será na automatização de documentos, algo que não tem a devida importância em algumas empresas.

É fácil perceber a importância da automatização do setor de estocagem, por exemplo, mas e a documentação? Por que é tão fundamental? Como já dito, a documentação das empresas costuma ser grande e complexa.

Sempre haverá a necessidade de alguma documentação, seja por burocracia interna ou externa. Não manter essa documentação em ordem, ou perdê-la, é extremamente prejudicial à empresa.

Podem ser perdidos documentos importantes, histórico de dados, informações dos funcionários, dentre outras coisas.

Além disso, a automatização de processos facilita – e muito – encontrar o documento desejado no menor tempo.

Uma empresa está fazendo um relatório, por exemplo, e precisa de um dado de 1980 deve encontrá-lo rapidamente. Não importa a data do documento, TUDO deve estar no seu devido lugar.

Como funciona?

  • Arquivar documentos

Arquivar documentos é a etapa base da automatização. O processo de armazenagem é seguro e utiliza de métodos inteligentes para organizar tudo de forma intuitiva e de fácil acesso.

  • Digitalização de documentos

Hoje em dia os arquivos digitalizados são mais requisitados do que os físicos e, em muitos lugares, eles também possuem valor legal. A Gerenciar digitaliza todos os documentos, evitando perdas.

  • GED – gerenciamento eletrônico de documentos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o que diferencia a automatização de processos. A organização e gestão de tudo aquilo documentado otimizará n coisas dentro da empresa.

  • Microfilmagem

Os documentos também podem ser fotografados, conservando suas características originais.

  • Gerenciamento Personalizado

Os arquivos não são organizados aleatoriamente, eles seguem um padrão de acordo com os gostos da própria empresa. É feita uma classificação antes de organizar os papéis.

  • Mantém a organização

A Gerenciar tem o objetivo de manter todos os documentos organizados, evitando que eles voltem a ficar em desordem.

A automatização de processos serve para qualquer empresa?

Empresas pequenas ou familiares não costumam ver tanta necessidade do gerenciamento de documentos. No entanto, isso é um grande erro.

Qualquer empresa tem dados e documentos importantes que, possivelmente, precisarão ser resgatados uma hora ou outra. A organização de todos os dados é fundamental para o desenvolvimento da empresa.

Além disso, manter os dados organizados evita perda de prazos e, consequentemente, evita multas e advertências.

A automatização de processos através do gerenciamento de documentos é feita pelo Grupo Gerenciar. A empresa une fundamentos de organização com tecnologia, realizando um serviço de excelência em qualquer empreendimento.