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Gestão Documental Auxilia A Sua Empresa

Existem diversas formas através das quais a gestão documental auxilia a sua empresa – e elas vão bem além da organização.

Muitas empresas ainda perdem espaço no mercado por não saberem lidar da forma correta com sua documentação e com seus arquivos, o que faz com que erros pequenos atrapalhem o bom funcionamento do negócio.

O que muitos ainda não sabem é que a gestão documental permite que haja uma maior fluidez dos processos da empresa, uma vez que ela traz diversos benefícios para todos os seus setores.

Saber mais sobre ela é fundamental para que qualquer instituição consiga se manter ativa e em um mercado competitivo e que conta com clientes cada vez mais exigentes.

De que forma a gestão documental auxilia a sua empresa?

A gestão documental é parte de sistema que visa um acesso à informação mais ágil e eficiente.

Em muitos casos, a falha de comunicação entre os campos de serviço de uma empresa se dá pela falta de acesso eficaz a dados que podem nortear as tarefas do dia a dia.

Muito disso, também está relacionado ao fato de que o uso do papel ainda é uma aposta em muitos lugares, o que pode ser um grande erro.

Além de maiores gastos com impressão, tinta e a manutenção de equipamentos, papéis ainda são meios que podem ser facilmente rasgados, perdidos e danificados de maneiras variadas.

É por isso que o sistema paperless (que busca reduzir ou eliminar a utilização do papel das empresas) se torna cada vez mais comum.

Sistema paperless

O sistema paperless trabalha por meio da digitalização de documentos. Afinal de contas, ao centralizar informações que antes ficavam em grandes pastas, estantes, armários e gavetas, se torna muito mais simples encontra-las.

Uma vez que os dados são automatizados, geri-los se torna também uma tarefa mais intuitiva – e é por isso que a gestão documental auxilia a sua empresa.

A gestão documental é parte de um sistema inteligente e que une diversas soluções em só local. Elas incluem arquivamento, GED (gerenciamento eletrônico de documentos), microfilmagem e muito mais.

Serviços essenciais

Para ter acesso a essas soluções, não basta apenas digitalizar a documentação da instituição. Muitas outras atitudes devem ser tomadas a fim de contar com os melhores resultados possíveis.

É por isso que esses tipos de recursos devem ser administrados por profissionais no assunto, que saibam como lidar com dados e documentos do início ao fim do processo de gestão.

Alguns exemplos de soluções incluem:

  • Manual de gestão documental: profissionais de qualidade não apenas aplicam melhorias em um negócio, eles também visam sua continuidade.

É por isso que é manual que mantenha o equilíbrio organizacional é disponibilizado.

  • Custódia de documentos: a custódia de documentos é muito importante para empresas que buscam se modernizar, uma vez que ela guarda e protege dados de forma segura responsável.
  • Consultoria Personalizada: cada empresa possui uma necessidade. É por isso que uma consultoria personalizada permite que as demandas específicas de qualquer negócio sejam atendidas.

É através de cuidados individuais que a gestão documental auxilia a sua empresa.

  • Destruição segura: O sigilo relativo às informações de uma empresa é o que a mantém única.

Por isso, até mesmo para destruir qualquer informação, é preciso se focar em segurança e em uma eliminação consciente.

  • Gestão de documentos: através de processos de gestão profissionais, todos os benefícios citados são garantidos e a empresa pode maximizar seu tempo e seus lucros!

Conte com serviços especializados!

É possível confirmar por si mesmo que a gestão documental auxilia a sua empresa. Para isso, conte com os serviços do Grupo Gerenciar!

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Gestão De Documentos Nas Empresas

A gestão de documentos nas empresas é muito importante, mas a maior parte dos empreendedores e empresários não entende a necessidade de abraçar esse tipo de advento, o que acaba sendo um problemão de fato.

Se não há gerenciamento desses materiais as informações de um negócio acabam não estando bem organizadas, e tão pouco adequadamente administradas, o que é um problemão para o avanço do seu empreendimento, independentemente do setor no qual ele atua.

A seguir nós vamos falar um pouco mais sobre isso, te dando dicas sobre como a gestão de documentos deve acontecer e te apresentando quem sabe fazê-la muito bem, te trazendo a tranquilidade que você espera e a propriedade que você precisa.

Gestão De Documentos Nas Empresas

Saiba mais sobre a gestão de documentos em um negócio

A gestão de documentos em um negócio envolve uma série de passos que são muito importantes para que ela funcione realmente bem. Entre os principais pontos podemos elencar…

  • A custódia desse material – A custódia é importante, porque significa que a guarda dos documentos e a sua proteção foi corretamente realizada, do jeito que realmente tem que ser. Isso faz com que ele fique protegido e acessível, melhorando o gerenciamento;
  • A gestão de documentos – Eles passam primeiro pela digitalização (se você achar que a tecnologia é fundamental para fazer a sua empresa avançar), e depois por um processo de gestão específico, que faz com que os conteúdos sejam controlados e devidamente organizados;
  • A consultoria personalizada – Um estudo criterioso e caprichado desses arquivos é o que vai garantir que eles sejam bem armazenados e postos nos locaIs certos, onde vão funcionar melhor. Lembre-se disso e tenha em mente;
  • A destruição segura – Os procedimentos que envolvem a gestão de todos os seus documentos também está relacionada à destruição e eliminação dos que não são mais relevantes, de forma segura e tranquila;

Além disso, também é interessante contar com uma série de regras específicas, que te ajudem a manter a organização e o armazenamento dos arquivos do jeito certo. Agora, fazer isso tudo sozinho pode ser muito complicado e muito trabalhoso, e talvez você não queira ir por esse caminho específico.

A nossa dica é que você não atue na gestão dos materiais e informações do seu negócio só, sem a ajuda de terceiros, porque isso pode te complicar demais, muito mais do que você gostaria ou poderia esperar. A gente, inclusive, crê que você deve contar com a ajuda de gente que tenha expertise e conhecimento pleno nesse meio.

Não é toda empresa nesse setor que é confiável, é verdade, mas existem aquelas que merecem a sua valorização e a sua confiança, e uma com toda a certeza é o Grupo Gerenciar!

Conheça o Grupo Gerenciar

Trata-se de uma empresa com quase uma década no mercado, que trabalha oferecendo uma série de serviços de primeira linha para o público que deseja guardar uma gestão de documentação segura, sem sobressaltos e sem maiores preocupações.

Se você quer ter essa ajuda extra e essa força a mais vale a pena aproveitar as nossas dicas e apontamentos de forma contínua, porque nós teremos muito orgulho de te ajudar e de te satisfazer de todas as formas e em todos os sentidos.

É claro que a gestão de documentos pode preocupar, pode assustar, pode dar medo e pode gerar expectativas, mas se você tem o Grupo Gerenciar ao seu lado pode confiar que tudo vai dar certo, porque vai dar mesmo. Para mais informações clique aqui, descubra o nosso trabalho e veja tudo que podemos oferecer para o seu negócio de verdade!

 

 

 

 

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Organização De Arquivos Em Empresas

A perspectiva da organização de arquivos em empresas pode animar aqueles empreendedores ou empresários que percebem que quanto menos notam seus materiais arrumados mais têm problemas.

Nós não estamos habituados a lidar com a arrumação de nada muito bem, e no caso dos documentos importantes de um negócio essa falha acaba sendo terrível e tendo consequências bastante ruins.

A seguir nós falaremos um pouco mais, portanto, sobre a organização de arquivos em empresas, te dando dicas de como ela deve acontecer e de que marca pode te ajudar nesse processo. Vale a pena dar uma conferida e aproveitar!

Organização De Arquivos Em Empresas

Entenda mais sobre a organização de arquivos em empresas

A organização de arquivos em empresas é realmente fundamental para que o negócio se mantenha funcional. Se as coisas estão mal arrumadas a tendência é que você…

  • Gaste mais tempo e, consequentemente, dinheiro;
  • Se atrapalhe em termos de produtividade;
  • Não consiga acessar o que precisa na hora que necessita;
  • Perder a segurança de todo o material que você protege;

Sem esses fatores fica bem complicado conseguir fazer com que a sua empresa vá em frente, do jeito que você deseja e da maneira que realmente espera, o que não é nada legal.

Agora, fazer a organização de arquivos em empresas pede uma série de ações específicas, como a armazenagem de informação em locais seguros e adequadamente climatizados, a administração desses adventos a partir de um controle rígido dos conteúdos e do seu gerenciamento e vai além.

É necessário tentar fazer todo o processo a partir de formatos que tragam segurança e não representem riscos eventuais às suas necessidades e premissas. Os métodos precisam ser inteligentes e a infraestrutura funcional. Também é importante seguir toda uma lógica específica e bem importante para funcionar.

Isso significa, na prática, que vai ser necessário investir em alguma empresa que te dê todo esse resguardo da maneira que ele se mostra fundamental, mas isso pode não ser exatamente fácil.

Ainda que existam várias que oferecem esse tipo de garantia nem todas tem a experiência, a expertise, a capacidade e os diferenciais necessários para cumprir, e você atuar sozinho com os seus colaboradores dificilmente é garantia de sucesso.

A boa é que existem negócios que vivem justamente de te dar tranquilidade nesse sentido com gosto e com muito orgulho. É o que há nove anos pode te garantir o Grupo Gerenciar!

Conheça a Gerenciar

Entre todas as empresas do meio de gerenciamento nós oferecemos uma série de pontos fortes, trabalhando não só com a digitalização de documentos, mas também com o seu arquivamento adequado, o que traz tranquilidade e de várias maneiras representa um sossego a mais, que precisa ser considerado.

Nem sempre dá para a gente conseguir esse tipo de resguardo, mas é o que nós lutamos há muito tempo para garantir aos nossos clientes, independentemente do tipo de empresa que eles tenham, de suas pretensões, de seus anseios e de suas preocupações. É para isso que a gente luta e é para isso que a gente trabalha.

Agora, é óbvio que você precisa definir as suas necessidades e demandas antes mesmo de começar a procurar maneiras de guardar seus materiais. É fundamental ter isso em mente e se manter com essa compreensão completamente.

Assim sendo, se você quer fazer o processo de organização de arquivos em empresas vale a pena contar com a gente em cada etapa, porque vamos te ajudar de todas as maneiras e te apoiar da melhor forma. Clique aqui e conheça o nosso trabalho, e aproveite tudo que temos a dar e a garantir para você e seu negócio!

 

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Organização de Arquivos – Como Melhorar Nas Empresas?

Muitos empreendedores se questionam sobre como é possível melhorar a organização de arquivos nas empresas e embora essa não seja uma tarefa tão fácil, desde que haja a utilização dos recursos certos, tudo é possível.

Até porque, negligenciar a importância de certos documentos pode gerar muito problemas, então, para evitar dores de cabeça, ninguém quer bobear durante a gestão do seu próprio negócio.

Além disso, para que o setor financeiro não sofra com prejuízos é indispensável que a organização de arquivos se feita com responsabilidade.

Organização de Arquivos – Como Melhorar Nas Empresas?

Dicas para melhorar a organização de arquivos nas empresas

A organização de arquivos é muito importante dentro das empresas, porque todos os dados devem estar em concordância com o desenvolvimento dela, garantindo os melhores resultados possíveis.

De qualquer forma, para que tudo funcione perfeitamente, é fundamental seguir algumas dicas que podem melhorar esse processo, como:

  • Diminuir a quantidade de papéis.

Isso não significa que o empreendedor precisa jogar alguns documentos fora, mas sim investir em alternativas de gestão que possam reduzir o fluxo de papel sem comprometer as informações.

Inclusive, quando se trata de organização de arquivo, talvez essa seja a medida mais sensata a ser tomada, uma vez que aumenta a produtividade diretamente e diminui o tempo gasto para encontrar o que é necessário.

  • Separar os documentos por categoria.

Independente de os documentos serem físicos ou digitais, é importante que eles sejam divididos por categoria como: nome, data, assunto ou grau de importância, porque isso facilita muito os processos.

Através desses pequenos detalhes, é possível simplificar o armazenamento dos arquivos sem que as informações sofram qualquer alteração.

  • Centralizar as informações.

É preciso evitar que existam muitas cópias de um mesmo documento, porque isso pode gerar inúmeras confusões, então para facilitar o entendimento, todas as alterações necessárias devem ser feitas em um único arquivo.

  • Aplicar estratégias bem fundamentadas.

Criar uma rotina de digitalização de documentos, é a melhor forma de garantir que o arquivamento será feito por completo, até porque o acesso precisa ser disponibilizado integralmente, para que todos consigam acessá-lo quando for preciso.

Portanto, ao aplicar essas dicas com responsabilidade, o empreendedor garante uma organização de arquivos eficiente e contribui para que o crescimento da empresa seja constante, influenciando também na satisfação de funcionários e clientes.

Principais vantagens da organização de arquivos

Depois de aprender um pouco mais sobre como melhorar a organização de arquivos dentro da empresa e entender quais medidas devem ser tomadas é bom ressaltar as principais vantagens que essa prática evidencia, por exemplo:

  • Rápido acesso aos documentos devido à metodologia simples e eficiente;
  • Maior sustentabilidade devido à redução do uso de papel;
  • Maior segurança das informações garantindo a integridade;
  • Praticidade durante o dia a dia de serviço;
  • Entre outros.

Isso significa que é possível diminuir o tempo que os funcionários levam para procurar um determinado documento e também faz com que o cliente se sinta bem representado, justamente pelo padrão de qualidade excelente do serviço prestado.

Entenda a importância da organização de arquivos

A organização de arquivos nada mais é do que um mecanismo que tem como função administrar os documentos mais relevantes dentro de uma empresa para que ela possa conseguir uma posição favorável no mercado.

Portanto, como ela oferece soluções extremamente rápidas e eficientes para o sucesso do seu negócio, não é preciso passar por prejuízos ou mal-entendidos durante o processo de ascensão, o que garante uma fama positiva.

A verdade é que, com a organização de arquivos, há uma diminuição considerável em relação à dificuldade existente para encontra-los, o que faz as transações serem bem estruturadas e conscientes, deixando o empreendedorismo uma área muito mais agradável, então vale a pena investir.

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Implantação Diploma Digital Em Instituições De Ensino

Com a crescente tecnologia, todos os setores são impactados, incluindo as instituições de ensino e o ambiente educacional de maneira geral. A Implantação diploma digital já é algo concreto e está previsto em lei.

Em março deste ano, o MEC publicou a Portaria n.º 554. Essa portaria traz a regulamentação para que as instituições de ensino superior passem a emitir o diploma digital.

O estabelecimento de ensino tem prazo de 22 meses para se regularizar e passar a adotar o novo formato em concomitância com o diploma em papel tradicional.

Benefícios Implantação diploma digital

Entre os principais benefícios da Implantação diploma digital é possível destacar:

  • Possibilidade de garantir a validade do documento a qualquer momento e local;
  • A operação integrada entre sistemas;
  • Maior segurança das informações;

O principal destaque é a praticidade, já que permite que o aluno tenha o acesso de forma mais fácil e a comunicação ocorra de maneira mais ágil. Assim, as instituições também conseguem ter maior controle sobre quem acessou os documentos ou não.

Também é importante ressaltar a economia de custos gerada para os estabelecimentos educacionais. A implementação deste tipo de tecnologia pode permitir cortar gastos com impressão, papel e mão de obra.

Como as instituições de ensino podem fazer a implantação diploma digital?

Para viabilizar a Implantação diploma digital em qualquer instituição é necessário que sejam revistas as tecnologias e infraestruturas existentes.

Nestes casos o mais recomendado é recorrer a ajuda especializada de empresas que estejam familiarizadas com a gestão de documentos educacionais, já que há regras especiais a serem seguidas.

Estas empresas além de poderem proporcionar todo o aparato tecnológico, podem contar com experiência e maior sucesso ao atender as necessidades especificas de cada instituição.

A digitalização de documentos pode beneficiar imensamente as escolas e faculdades, eliminando a necessidade de registros em papel e protegendo os registros dos alunos contra danos físicos que podem ser causados ​​por inundações, incêndios ou outros desastres.

Os arquivos eletrônicos permitem uma organização muito maior dos registros dos alunos, o que permite um processamento e recuperação muito mais rápidos de documentos, como transcrições, solicitações financeiras ou aplicativos.

Sem arquivos em papel, as escolas não precisam desperdiçar escritórios ou construir espaço em enormes arquivos. Em vez disso, eles podem usar esse espaço para algo mais benéfico para a equipe ou os alunos.

É por isso que os computadores foram inventados, afinal, para economizar tempo, mão de obra, energia e espaço físico.

Felizmente, os sistemas de arquivamento eletrônico também podem ser implementados de maneira a proteger totalmente a natureza privada de qualquer documento e são fáceis de serem manuseados pelos funcionários e responsáveis.

Conheça a Gerenciar

Mais do que simplesmente guarda de documentos, a Gerenciar é uma empresa completa, que atua em todos os processos de gerenciamento documental da organização, conferindo agilidade no acesso às informações e documentos.

O gerenciamento e organização documental é um processo que demanda extremo profissionalismo e expertise, o que faz da Gerenciar a parceira ideal para qualquer instituição de ensino.

A segurança das redes e dos estudantes é uma grande preocupação e é especialmente importante quando se trata de manter a segurança dos registros dos alunos e de quaisquer outros documentos que contenham informações confidenciais que entram em uma instituição educacional.

Com a Gerenciar estes riscos são minimizados ao realizar a Implantação diploma digital e as instituições de ensino podem garantir a segurança e eficiência no acesso de seus documentos sempre que necessário.

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Normas Diploma Digital

As normas diploma digital dizem respeito ao conjunto de regras que devem ser seguidas pelas instituições de ensino superior a partir de abril de 2020.

Apresentado em 2017, o conceito de documentação digital chegou até o MEC (Ministério da Educação) e foi implementado como norma obrigatória, para que os diplomas pudessem ser acessos por pessoas autorizadas de forma digital.

Isso não apenas facilita o acesso a esses arquivos, mas também reduz a quantidade de papel nas universidades, otimiza o espaço físico e promove maior eficiência nos atendimentos.

Mas para que tudo isso funcione de forma linear, é preciso conhecer as normas que regem o diploma digital.

Quais são as principais normas diploma digital?

Além de obrigatoriedade de implantação, que foi dada pelo MEC em um período de 24 meses (culminando em abril de 2020), existem outras normas a serem seguidas para o uso do diploma digital.

O diploma digital nada mais é do que a versão que comumente conhecemos da comprovação de formação, mas em seu formato online.

A regulamentação que diz respeito às suas normas é a portaria nº 554, que foi implementada em março de 2019 e diz que os acervos acadêmicos de todas as instituições públicas e privadas deve fornecer acesso (emissão e registro) aos diplomas digitais.

Além disso, a ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) delimitou um modelo de integridade, autenticidade e com validade jurídica que deve ser seguido por essas instituições, sendo mais uma das normas referidas.

Fazendo a gestão dessa documentação

Especialmente com a proximidade da data limite dada pelo MEC, é preciso finalizar a gestão dessa documentação digital.

Porém, ela nem sempre é simples de fazer – e pode gerar uma grande quantidade de atraso em tarefas que devem ser feitas urgentemente pelas equipes de trabalho das instituições de ensino.

Buscando otimizar processos, nessa hora é muito importante contar com auxílio profissional.

Isso não apenas se mostra essencial em termos de agilidade, mas também porque a digitalização de documentos, em geral, é algo que existe extremo profissionalismo e expertise – algo que apenas especialistas no assunto possuem.

Inteligência documental

O conceito de inteligência documental traz justamente o profissionalismo necessário para lidar com a digitalização de documentos da forma correta à tona.

Sem ela, é possível que haja a digitalização de diversos arquivos institucionais, como os diplomas, mas nada garante o acesso seguro, sigiloso, organizado e centralizado a eles.

Uma das únicas formas de garantir que todas essas características sejam obtidas é através da contratação de serviços especializados, como os que você vai encontrar junto ao Grupo Gerenciar, que possui anos de experiência no assunto.

Com os serviços certos em mãos, você também garante que as normas requisitadas pelo MEC sejam seguidas, garantindo uma série de benefícios.

Benefícios – normas diploma digital

Dentre os principais benefícios de garantir o seguimento das normas para diploma digital através do uso de serviços especializados, pode-se citar:

  • Conformidade com a legislação;
  • Agilidade;
  • Controle e segurança;
  • Rastreabilidade;
  • Localização mais ágil de documentos;
  • Otimização de tempo;
  • Eficiência para a equipe e para o aluno.

Em suma, para seguir as normas solicitadas e implantar o diploma digital em instituições públicas e privadas de todo o país, é preciso de expertise.

Esse nível de capacitação só pode ser oferecido por empresas de extrema qualidade em inteligência documental, usando sistemas tecnológicos e modernos e garantindo qualidade durante todo o processo.

Sabendo mais sobre as normas diploma digital que devem ser implementadas em todas as IES do país, não deixe de segui-las e de contar com os serviços certos para que isso seja feito com o máximo de otimização quanto possível!

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Como Guardar Documentos Em Sua Empresa?

Independentemente do tipo de negócio, uma coisa é certa: gerenciar e guardar documentos é essencial. Das faturas diárias aos documentos fiscais necessários apenas uma vez por ano, os proprietários das empresas são responsáveis ​​por acompanhar uma grande quantidade de papelada.

Aqueles que estão começando podem achar que conseguem sobreviver sem um sistema de armazenamento de documentos adequado. Com apenas algumas faturas por mês, é fácil localizar a que precisa.

Porém, a medida que o tempo passa e a empresa cresce, continuar em frente sem um plano de armazenamento de documentos se torna um jogo arriscado. Em uma auditoria, por exemplo, podem ser solicitados diversos tipos de documentação.

O cenário mais comum é que o proprietário perceba que quanto mais documentos tiver em um sistema desorganizado, mais tempo a equipe de funcionários desperdiçará tentando localizá-los, gerando prejuízos e custos adicionais.

O melhor momento para configurar um processo para guardar documentos? Hoje. Agora mesmo. Quanto mais a empresa começar, mais eficiente será o seu crescimento.

Guardar documentos – Como armazenar de forma segura

Muitos dos documentos guardados contêm informações confidenciais, e atualmente há sempre alguém tentando invadir qualquer coisa que possa ser lucrativa.

Se os documentos da folha de pagamento forem acessados ​​sem a permissão, por exemplo, o empresário pode comprometer os números de previdência social, informações bancárias e muito mais. Portanto, quando se trata de guardar documentos, a segurança precisa ser uma prioridade.

Para documentos físicos, pode ser tão simples quanto trancar o armário de arquivos e tão complexo quanto exigir que crachás de identificação para quem entra e sai do prédio.

Quanto maior a equipe e mais sensíveis as informações mantidas maiores serão as medidas de segurança necessárias.

Quando se trata de armazenamento digital, o tópico fica ainda mais complexo. Com o crescimento, as conversas de segurança tendem a envolver servidores privados, armazenamento em nuvem, compartilhamento online, etc.

Para maximizar a segurança de informações confidenciais, as pequenas empresas devem procurar soluções que permitam limitar o acesso a usuários selecionados ou compartilhar senhas apenas por meio de conexões seguras.

Como guardar documentos de forma eficiente

Além da segurança a preocupação é também com a eficiência. Sem critérios e processos de armazenamento adequados, encontrar as informações de que necessita pode continuar sendo um problema para as empresas.

Nesse sentido, o auxílio de empresas especializadas no gerenciamento de documentos é a melhor alternativa, já que contam com tecnologia apropriada, expertise no assunto e podem personalizar os critérios de armazenando para otimizar os resultados de acordo com as particularidades de cada negócio.

Selecionar a empresa certa de armazenamento de documentos significa escolher uma empresa que preserva e protege a documentação sensível em condições ideais de armazenamento, seja em formato físico ou digital.

Nenhuma empresa deve subestimar o valor de ter a documentação arquivada de forma segura e acessível.

Como a Gerenciar pode ajudar a guardar documentos

A Gerenciar atua no setor de gerenciamento documental a mais de 9 anos e está preparada para lidar com diferentes situações.

Arquivar documentos corretamente significa que os funcionários poderão acessar as informações de que precisam com rapidez e segurança, resultando em menos tempo de inatividade e menos atrasos.

Isso significa ganhos para as empresas, para os clientes e também melhor qualidade de trabalho para os colaboradores. A gestão documental adequada traz benefícios a todos os envolvidos.

A Gerenciar é a solução certa para guardar documentos com segurança e facilidade. As empresas que ainda não se adequaram estão perdendo tempo e dinheiro, e a hora de mudar é agora!

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Digitalização De Acervo É Importante?

A digitalização de acervo e informações contidas nos documentos em papel é a primeira etapa essencial em um processo de renovação digital. Sem isso, a continuidade entre o passado e o futuro de uma organização pode ser comprometida e sua memória histórica perdida.

O arquivamento digital é o processo técnico pelo qual um original em papel é convertido em formato eletrônico.

Isso cria um arquivo digital que pode ser usado para várias operações, desde pesquisas simples de metadados a pesquisas de texto completo, desde controle de gerenciamento até entrada de Big Data e integração com sistemas de computador.

A integração de sistemas de automação de documentos nos negócios pode desempenhar um papel crítico, fornecendo aos clientes um serviço mais eficiente e ágil.

Ao substituir o gerenciamento manual de documentos e realizar a digitalização de acervo, as empresas garantem benefícios melhorando a precisão e a eficiência do processamento de documentos sem comprometer a segurança de informações confidenciais.

Digitalização de acervo – benefícios

Aqui estão os cinco principais benefícios da digitalização de acervo de documentos com software e sistemas de automação:

  1. Acesso

O acesso ao seu conteúdo é facilitado. Por exemplo, se um colaborador está viajando a negócios ou em casa trabalhando off-line, com os documentos digitais os profissionais podem garantir acesso ao que precisam para realizar o trabalho onde quer que esteja.

  1. Colaboração

Trabalhar com equipes em locais diferentes, estejam eles no mesmo escritório ou em um fuso horário diferente, é possível com a digitalização de acervo.

Com a automação de documentos, a colaboração manual é eliminada. Isso facilita a troca de informações e colaboração entre diferentes equipes que lidam com um mesmo tipo de informação.

  1. Reduzir custos

Com a digitalização de acervo, as empresas podem se beneficiar da redução de custos.

A quantidade de tempo, dinheiro e papel utilizado no gerenciamento de documentos impressos diminui à medida que os sistemas automatizados são implantados e usados ​​com precisão.

Como resultado dos sistemas de automação de documentos, as empresas se beneficiarão de menor custo com papel, impressão e armazenamento.

  1. Recuperação

A recuperação de documentos impressos pode levar muito tempo, levando minutos, horas ou até dias para localizar os documentos relevantes necessários para o trabalho.

A digitalização de acervo permite recuperar todos os documentos instantaneamente e em um sistema seguro.

Como realizar a digitalização de acervo

Para maximizar a eficiência a digitalização de acervo deve ser realizada por empresa experiente e especializada.

É necessário conhecimento técnico para processar grandes quantidades de informações em bancos de dados utilizáveis ​​e para upload compatível em sistemas de gerenciamento de documentos existentes ou sistemas hospedados na nuvem.

O custo total para terceirizar o projeto de digitalização documentos é significativamente menor do que custaria para executar o projeto internamente e a empresa garante maior segurança, minimizando a perda de informações ou armazenamento incorreto.

Como a Gerenciar pode ajudar na digitalização de acervo

A Gerenciar é uma empresa especializada no gerenciamento e armazenamento de documentos e acervos para as empresas e atua a quase uma década, oferecendo qualidade e agilidade.

A tecnologia está presente no cotidiano das pessoas e aqueles que não se adaptarem estão fadados a enfrentar cada vez mais dificuldades para conquistar os clientes e alcançar as expectativas.

As empresas que ainda não realizaram a digitalização de acervo estão perdendo competitividade e comprometendo o futuro do empreendimento. A Gerenciar pode ajudar os pequenos, médios e grandes empresários a realizar uma gestão documental eficiente e inteligente!

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Vantagens Das Empresas Que Eliminaram O Papel

As empresas que eliminam o papel trabalham com um novo conceito chamado paperless. Na tradução livre quer dizer “sem papel”, este conceito vem juntamente com uma outra tendência que não tem muito a ver com o ramo, o minimalismo.

Apesar de o minimalismo não ter muito a ver com assuntos empresarias, o conceito até se aplica, less is more. Ou seja, menos é mais, e neste sentido, quanto menos arquivos desnecessários e acúmulos de papeis, mais eficiente se torna o gerenciamento da sua empresa.

Outro conceito, bastante louvável e plausível neste caso, é a sustentabilidade que a eliminação do papel proporciona à empresa e consequentemente, para o meio ambiente. A ideia é tão eficiente que pode até mesmo contribuir para a imagem da sua empresa.

Empresas que eliminam o papel não contribuem para o mal impacto ambiental

Existem milhares de empresas espalhadas ao redor do mundo, certo? Pense você que, com todo o fluxo de trabalho, milhares de impressões e arquivamentos físicos de documentos, o volume no final do dia é absurdo, certo? Agora multiplique isso por meses, anos, décadas, enfim.

A indústria de papel é uma das mais poluentes em seu processo de fabricação, incluindo desde a coleta da matéria prima até o próprio transporte do produto final, o papel. Além do mais, o processo contribui para o esgotamento de recursos naturais.

Recursos naturais como água, o ar e também o solo, pois há o desmatamento de áreas florestais. Quando você implanta serviços de documentação digital na sua empresa, o negócio é ecologicamente correto.

Implantar o sistema de documentação digital reduz custos e libera espaço

Reduzir custos com o sistema GED implica na seguinte interpretação, pense que a sua empresa não precisará incluir na lista de compras uma enorme quantidade papeis, consequentemente o valor final ficará muito mais em conta. E a economia não é só em relação ao papel.

Se não tem documento físico, não existe a necessidade de comprar clips, malotes, pastas e armários para armazenar e uma série de outros materiais. Além deste ponto, existe também a liberação de espaços que poderiam ser utilizados para comportar outros setores.

E claro, o valor com tinta de impressão também sofrerá uma considerável queda caso você opte pelo sistema paper less. A impressão ficará por conta de uma necessidade extrema. Tanto você quantos os funcionários poderão ter acesso ais documentos por meio de um computador.

O sistema de documentação digital torna o fluxo de trabalho mais eficaz e seguro

Antigamente, e ainda nos dias de hoje, algumas empresas desperdiçam tempo somente procurando um único documento. Através do sistema digital, você consegue encontrar o que necessita em questão de segundos.

A questão da segurança está na questão de possivelmente poder perder algum documento importante que estava em seu estado físico. Com a digitalização, todos os documentos ficam seguros. Nunca se sabe o que pode acontecer em relação a algo que comprometa todo o ambiente da empresa, por exemplo.

E caso os documentos físicos ou até mesmo já presentes no computador sofram uma perda, alguns softwares permitem fazer um armazenamento de segurança. Nada e nenhum contratempo poderá afetar os documentos da sua empresa, reduzir custos com o sistema GED é seguro.

Documentos digitalizados permitem mais rapidez em alguns processos

Pode estar ocorrendo uma negociação a distância, por exemplo. E como pessoa do ramo de negócios, provavelmente você sabe que este processo poder ser um tanto quanto demorado e burocrático.

O meio digital permite que alguns processos sejam feitos de forma mais eficaz. Dependendo da necessidade do documento, o envio do arquivo pode ser feito em questão segundos. Por isso a necessidade de reduzir custos com o sistema GED.

Além disso, as empresas que eliminam o papel também entendem que a todo momento, documentos são gerados com dados extremamente importantes e restritos. Ao digitalizar, é possível ter controle de todas as informações da empresa.

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É Importante Digitalizar Acervo?

Digitalizar acervo é amaneira que muitas empresas encontraram para manter a segurança de dados importantes. No entanto, muitos negócios ainda não se atentaram para essa tecnologia e ainda trabalham com um fluxo de trabalho extremamente lento.

Ou seja, os funcionários ainda procuram os arquivos em pastas físicas, em salas destinadas para o armazenamento de inúmeros documentos e também contam com a insegurança de perder algum documento.

Então, se você quer melhorar o dia a dia na sua empresa e garantir que os funcionários fiquem ocupados com tarefas mais importantes, a digitalização documental é uma alternativa inteligente.

Informações são encontradas rapidamente ao digitalizar acervo

Mesmo que os documentos da sua empresa estejam guardados por pasta, armários ou até mesmo setor, encontra-los pode ser difícil e demorado, o que pode acabar atrapalhando o fluxo da empresa como um todo.

Ao fazer toda digitalização de documentos, você e seus funcionários só precisaram dar alguns cliques. Logo, será possível que se envie arquivos, informações, dados. Enfim.

E sem contar que o mesmo documento pode ser utilizado simultaneamente por um grande grupo de funcionários, sem a necessidade de fazer inúmeras impressões.

Reduz os riscos de se perder documentos

A digitalização de documentos garante que todos os arquivos da empresa sejam mantidos em segurança. E a segurança não é só em relação ao documento físico, como também aceso as informações contidas nos mesmos.

Os acesos aos documentos poderão ser feitos de acordo com a hierarquia e divisão dos setores. Assim, cada funcionário, de acordo com o seu setor, poderá ter acesso a informações que possibilitaram uma melhor comunicação e redção nos ruídos.

Outro ponto é que, geralmente, após a digitalização dos documentos, todos podem ser acessados por meio de um software. Software este que, dependendo da empresa que oferece, garante a segurança dos dados e armazenamento.

Digitalizar documentos é importante pois reduz gastos com impressões

Se a sua empresa está passando por um período financeiro conturbado ou você decidiu simplesmente cortar gastos, a digitalização pode ser grande aliada na hora de evitar impressões desnecessárias.

A redução envolve deixar de usar o papel em si, tinta de impressora, energia e também de tempo gasto com as atividades. Tornado então, a impressão necessária somente em momentos de total necessidade.

Outro ponto também interessante é o impacto no meio ambiente, que neste caso, não tem. Pois todo os documentos da empresa estão sendo utilizados no meio digital. Tudo isso passa uma imagem consciente da sua empresa em relação ao meio ambiente.

Que é que pode fazer a digitalização dos documentos da minha empresa?

Como se trata do acesso a informações confidencias e importantes, é necessário que você escolha uma empresa séria no ramo. A Gerenciar é uma empresa que atua na digitalização de documentos a um certo tempo no ramo.

Além da experiência, a empresa conta com o oferecimento de um excelente sistema GED, o gerenciamento eletrônico de documentos. Ou seja, tudo que você precisa neste momento.

É importante ressaltar que o sistema GED envolve diversas etapas para um bom funcionamento da sua empresa. Não são só os seus documentos que são digitalizados e guardados com segurança, como também há a análise de quais arquivos devem ser digitalizados.

Minha empresa é pequena, ainda sim eu preciso digitalizar os documentos?

Mesmo que a sua empresa seja de porte médio ou pequeno, a digitalização dos documentos deve ser feita, pois, os riscos são inerentes ao porte da empresa. Podem ocorrer problemas como:

  • Vazamento de informações importantes;

  • Perda de documentação;

  • Demora na procura pelo documento certo;

  • Perda dos documentos por conta do tempo, acidente ou até mesmo descarte por engano.

Independentemente do porte da sua empresa, digitalizar acervo pode ser uma forma de manter a empresa organizada. Sem contar também que, quanto mais organizada as informações, maiores são as chances de desenvolvimento estratégico para sua empresa crescer e lucrar.