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Como Digitalizar Documentos Empresa?

Digitalizar documentos empresa é uma proposta recente, que veio para revolucionar todos os negócios a partir da libertação do uso de papel. Sim, porque por mais útil que ele pareça na verdade ele representa sérios prejuízos na nossa vida em termos de organização e crescimento laboral.

A maior parte das pessoas não tem essa compreensão ainda, infelizmente, mas isso tem mudado e a medida que muda vemos mais indivíduos focados nos resultados que podem conseguir a partir da aderência à tecnologia.

Agora, se a perspectiva de digitalizar documentos empresa é interessante é importante que se fale que nem todo mundo sabe como torná-la real. A seguir explicaremos mais esse conceito, então vale a pena você dar uma olhada!

Como Digitalizar Documentos Empresa?

Entenda como fazer para digitalizar documentos empresa

A ideia de digitalizar documentos empresa pode soar ainda muito fora da curva para quem não entende como esse processo acontece, mas nós podemos explicar a você com um pouco mais de detalhes:

  • No caso de contratos eles são convertidos em documentos eletrônicos;
  • No caso de documentos eles também podem ser convertidos em documentos eletrônicos;
  • No caso de notas e outros materiais eles também são converitidos em documentos eletrônicos;

Quando esse processo é iniciado no caso dele ser feito por gente de dentro é necessário definir quem se ocupará de digitalizar documentos empresa, mas não é só isso que importa.

Também é fundamental apontar se haverá o uso de alguma nuvem para guardar em mais meios esse tipo de material, ou se não, e além disso também é primordial que você considere quem teria acesso a qual tipo de informação e quem não teria. É um trabalho realmente grande e complexo, que exige expertise e conhecimento.

Ainda assim, para muitos que atuam nesse meio é um esforço que se justifica, a partir do entendimento das vantagens que existem em você abraçar essa possibilidade. Para começar em termos econômicos, por não se gastar com impressão ou com a manutenção de impressoras.

Mas o princípio de digitalizar documentos empresa vai além em termos de funcionalidade. Ele pode colaborar, entre outras coisas, para que o seu negócio consiga guardar os seus conteúdos de um jeito muito mais seguro, livro de riscos físicos ou humanos.

Também pesa o entendimento de que assim o acesso a informação será muito mais acelerado e prático, e esses dois pontos são primordiais para trazer à tona uma produtividade ainda maior, que é inexistente quando se tem que procurar em pilhas de arquivos um dado específico, um documento determinado.

Agora, fazer isso por conta própria pode ser verdadeiramente enlouquecedor e contar com uma ajuda extra talvez te ofereça uma tranquilidade a mais. Nós do Grupo Gerenciar estamos mais do que prontos para facilitar a sua vida e para simplificar os seus caminhos!

Saiba mais sobre a Gerenciar

Nós oferecemos formas de você digitalizar e organizar toda a sua informação empresarial da maneira mais funcional que você puder, evitando gastos desnecessários, riscos imprudentes ou demoras que não mais convém em um mercado competitivo e acelerado como o que vemos hoje. Nosso foco é esse!

É claro que se você quiser pode fazer tudo sozinho com a ajuda dos seus colaboradores, mas talvez leve tempo demais e os ganhos não te ajudem do jeito que você espera e da forma que você confia.

Assim sendo, se você deseja digitalizar documentos empresa e fazer com que ela alcance uma força máxima a partir dessa perspectiva nova conte com a nossa ajuda e o nosso apoio para realizar. Nós temos orgulho de ir por esse caminho e satisfação em te dar essas garantias, mesmo!

 

 

 

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Digitalização De Acervo O Que É?

Entender de forma simples e fácil a digitalização de acervo o que é pode facilitar a sua compreensão sobre uma série de serviços que existem no mercado nesse sentido, comumente oferecidos às empresas que acham importante guardar os seus materiais.

Nem todo mundo acredita nisso, é verdade, mas os ganhos se você estiver disposto a tentar são imensos. Sair do papel e apostar na tecnologia tem tudo para realmente ser maravilhoso.

A seguir nós vamos falar mais sobre a digitalização de acervo o que é, te apontando o conceito e te mostrando uma empresa que pode te ajudar demais nesse sentido. Veja a seguir e aproveite, porque vai valer super a pena, de verdade mesmo!

Digitalização De Acervo O Que É?

Saiba mais sobre digitalização de acervo o que é

Compreender melhor a digitalização de acervo o que é realmente é fundamental para quem tem o desejo de compreender certos pontos desse meio. Hoje em dia várias empresas se interessam por essa perspectiva e possibilidade, mas não sabem como fazer ou como permitir que aconteça.

Desse modo vale a pena a gente de cara oferecer uma conceituação, que é clara, direta e precisa, de acordo com as suas necessidades. Essa digitalização de acerco é justamente a transformação segura dos seus materiais físicos em algo que dá para ser acessado online.

As vantagens desse procedimento são realmente imensas, e mesmo que a maior parte das pessoas não reconheça os ganhos a gente tem que elencar abaixo, para você compreender:

  • Isso dá mais segurança aos seus documentos, que estão livres de intempéries físicas e também humanas;
  • Isso dá mais acessibilidade aos seus documentos, já que eles ficam a um clique de distância e livres de altas buscas;
  • Isso dá mais organização aos seus documentos, que são devidamente separados de formas específicas;
  • Isso dá mais economia ao seu negócio, porque você não precisa gastar espaço físico nem impressões guardando material;

Agora, o trabalho claramente não é fácil de ser feito e a promessa de conseguir esse tipo de processo bem feito exige que você abrace gente preparada. Algo que não é fácil em um mercado onde normalmente as pessoas jamais atuam como deveriam e nunca fazem o que realmente precisam.

A nossa dica é que você corra atrás de quem realmente sabe fazer a digitalização de acervo o que é da maneira ideal, do jeito correto e te passando confiança, ou por ter expertise, ou por ter experiência ou por ter vontade de fazer bem. Não é algo que vemos sempre, mas nós vamos garantir que você aproveite o que vamos te dar.

Conheça a Gerenciar

Entre todas as empresas do mercado a Gerenciar certamente é uma das melhores. Trabalhamos duro para que voce tenha acesso a todo um processo completo de digitalização, mas não paramos por aí. Também cuidamos do gerenciamento dos materiais, da sua organização e te damos dicas de como manter tudo assim.

É claro que a nossa primeira defesa é duvidar antes de apostar em serviços desse tipo, mas a verdade é que podemos nos surpreender com tudo que podemos receber se formos mais na fé do que uma empresa de grande porte no setor pode nos dar. É isso que estamos tentando te fazer acreditar aqui, e vai valer a pena.

Se você quer saber o que é digitalização de acervo o que é conte conosco, porque vamos tornar a perspectiva de ter isso na sua empresa uma feliz realidade, com resultados realmente soberbos. Para mais informações conheça o nosso site, veja a nossa experiência, o nosso conhecimento e mergulhe fundo em tudo que temos a te dar!

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Diploma Digital Educação – Como Implementar?

Contar com um diploma digital educação é bem interessante, mas a maior parte das pessoas fica meio preocupada, sem entender se isso vale ou não vale, se é confiável ou não é.

A questão é que novidades tecnológicas tendem a assustar, especialmente se estão relacionadas ao ensino. Isso sempre vai gerar preocupação e medo, e é natural que seja desse jeito mesmo.

A seguir nós vamos falar um pouco mais sobre o diploma digital educação, então vale a pena para você dar uma olhada e ver se é interssante aderir a essa premissa no seu centro de educação. Veja as nossas dicas, apontamentos e informações e aproveite-as ao máximo, porque vai valer super a pena!

Diploma Digital Educação – Como Implementar?

Saiba mais sobre o diploma digital educação

A promessa de um diploma digital educação é cada vez mais importante dentro dos meios de ensino. Faz algum tempo que o Ministério da Educação entendeu o mesmo, e através de uma portaria regulamentou a emissão desses artefatos de maneira online, para as instituições que integrem o Sistema Federal de Ensino.

Agora, obviamente assusta ir por esse caminho, e há quem questione os benefícios de fazer esse esforço. Para começar, é interessante dizer que apesar de mais tecnologia envolvida o MEC já mostra a legalidade da medida, então você não precisará temer isso estar ou não correto pela letra da lei.

Mas além disso, existem outros ganhos no uso do diploma digital educação que precisam ser considerados realmente, e entre os principais nós certamente podemos citar…

  • A validação do documento em qualquer momento que te for conveniente;
  • A interoperabilidade que pode existir entre vários sistemas;
  • A atualização tecnológica do material com a devida segurança;
  • As possibilidades variadas de assinatua do documento, do jeito que tem que ser;

Agora, entender como fazer isso pode ser muito complicado e desafiador, mas se você tiver as informações certas isso pode ser alcançado, então veja a dica que nós vamos te dar abaixo!

Compreenda o que é necessário para a emissão desses adventos

Existem algumas cobranças que naturalmente são feitas se você quer conseguir ter acesso a um diploma digital educação. A emissão deles pede uma série de procedimentos, e entre os principais nós com toda a certeza podemos elencar…

  • A pré-existência de um certificado eletrônico;
  • A adequação no padrão visual e no formato;
  • O encaminhamento dos diplomas ao MEC antes de tudo;

Ou seja: são muitos pontos a se considerar e talvez você precise de ajuda para solucionar todas as questões que pretende, da forma que espera. Contar com a ajuda de uma empresa é realmente fundamental, e nós talvez possamos te ajudar mesmo nesse sentido, muito mais do que você imagina.

Conheça a Gerenciar

A Gerenciar trabalha como uma série de sistemas que te ajudam a digitalizar documentos e a cuidar de toda a burocracia envolvida para você alcançar os seus desejos, sejam eles quais forem. A premissa de te ajudar a tornar virtuais diplomas de instituições de ensino é cuidada e caprichada, porque confiamos nesse propósito.

Ele não é apenas aceito pelo MEC, mas também serve de muitas formas para vários fins diferentes. Quanto mais digitalizados forem documentos importantes mais acesso e mais facilidade as pessoas terão, e é nisso que a gente acredita o tempo todo, todo o tempo.

Se você quer diploma digital educação e tem alguma dúvida sobre como levar o processo da melhor forma possível para a sua instituição vale a pena abraçar as nossas dicas, porque você vai ter muito a ganhar com elas. Para mais informações não deixe de clicar aqui, vai valer muito a pena de verdade.

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Como Funciona O Software GED

O software GED é o gerenciamento eletrônico de documentos que permite a empresa ter acesso aos seus arquivos de forma mais organizada, prática e digital.

Existem diversas soluções que garantem uma melhor distribuição dos documentos da sua empresa, por isso você deve escolher uma estratégia que garante um resultado positivo.

Para saber mais sobre o software GED acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

Dicas para escolher o software GED

  • Estabeleça benefícios que serão atingidos na sua empresa

O software GED possui diversos benefícios, por isso você deve analisar quais são as prioridades do seu negócio e observar qual será o mais adequado.

Dessa forma, prefira os que enfatizam o trabalho eletrônico e a organização de documentos. Além disso, se sua empresa possui funcionários que trabalham a distância, você deve buscar um software que ofereça aceso à nuvem.

  • Segurança

Você deve ficar atento com a segurança dos documentos e optar por software que ofereça backups e permissionamentos para os usuários.

  • Conhecimentos dos princípios básicos de uma organização eficiente

Normalmente as empresas que buscam pelo software GED possui uma visão em mente que inclua processos simplificados e uma sistematização de gestão documental.

Uma ótima opção de serviço administrativo é realizado pelo Grupo Gerenciar, ele irá cuidar de todo o gerenciamento documental da sua empresa, tornando o arquivamento um processo mais seguro e organizado.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/.

  • Analise as possibilidades extras

Você deve analisar toda a necessidade da sua empresa, podendo incluir algumas possiblidades extras, ou seja, considerar o acesso remoto através de dispositivos como laptops e tablets.

  • Tenha em mente as qualidades de um bom software

Procure por um bom software que ofereça proteção dos documentos, integração com outros softwares, relatório digitais e uma forma para aplicação de fluxo de trabalho e funcionários da empresa.

Além disso, ele deve oferecer retenção, backup e segurança. Para escolher o melhor software GED analise todos métodos disponíveis no mercado e escolha o que irá atender melhor a sua empresa.

Importância do software GED

Veja a seguir alguns dos principais benefícios do software GED:

  • Controlar processos

Através do GED ficará muito mais fácil acompanhar os documentos e controlar todas as fases do processo.

  • Facilitar o dia a dia da empresa

O GED irá cuidar de todas as etapas do gerenciamento dos documentos desde o recebimento até o compartilhamento de dados que será feito de forma simples, segura e precisa.

  • Diminuir custos

Sem o GED os custos com material, mão de obra e espaço físico será muito alto, e através do GED grande parte dele pode ser reduzido, resultando também numa grande economia de papel.

  • Proteger informações

Através do GED sua empresa poderá contar com um excelente serviço de segurança, não colocando em risco a integridade e a confidencialidade dos documentos, além de contar com o armazenamento na nuvem.

  • Otimizar espaço físico

O espaço físico ocupado pelos documentos dentro de uma empresa é muito alto, consequentemente através do GED esse espaço será reduzido, podendo aproveitá-lo para outra coisa.

  • Aumentar a produtividade

Com o GED a empresa tem um aumento significativo da produtividade, uma vez que os indivíduos que realizam determinada tarefa ganham tempo para realizarem outras atividades mais produtivas.

Informações sobre o software GED

Os profissionais perdem muito tempo tentando encontrar documentos não digitalizados, além disso o custo com papel e impressões pode ser alto.

Porém, além desses gastos, a falta de um software GED pode acarretar outros prejuízos, como por exemplo a falta de segurança com as informações e documentos da empresa.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

Portanto, através da utilização do software GED, tudo fica armazenado na nuvem, resultando em uma metodologia organizacional e de segurança para o seu negócio.

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Digital Documentações Quatro

Implantação Diploma Digital Em Instituições De Ensino

Com a crescente tecnologia, todos os setores são impactados, incluindo as instituições de ensino e o ambiente educacional de maneira geral. A Implantação diploma digital já é algo concreto e está previsto em lei.

Em março deste ano, o MEC publicou a Portaria n.º 554. Essa portaria traz a regulamentação para que as instituições de ensino superior passem a emitir o diploma digital.

O estabelecimento de ensino tem prazo de 22 meses para se regularizar e passar a adotar o novo formato em concomitância com o diploma em papel tradicional.

Benefícios Implantação diploma digital

Entre os principais benefícios da Implantação diploma digital é possível destacar:

  • Possibilidade de garantir a validade do documento a qualquer momento e local;
  • A operação integrada entre sistemas;
  • Maior segurança das informações;

O principal destaque é a praticidade, já que permite que o aluno tenha o acesso de forma mais fácil e a comunicação ocorra de maneira mais ágil. Assim, as instituições também conseguem ter maior controle sobre quem acessou os documentos ou não.

Também é importante ressaltar a economia de custos gerada para os estabelecimentos educacionais. A implementação deste tipo de tecnologia pode permitir cortar gastos com impressão, papel e mão de obra.

Como as instituições de ensino podem fazer a implantação diploma digital?

Para viabilizar a Implantação diploma digital em qualquer instituição é necessário que sejam revistas as tecnologias e infraestruturas existentes.

Nestes casos o mais recomendado é recorrer a ajuda especializada de empresas que estejam familiarizadas com a gestão de documentos educacionais, já que há regras especiais a serem seguidas.

Estas empresas além de poderem proporcionar todo o aparato tecnológico, podem contar com experiência e maior sucesso ao atender as necessidades especificas de cada instituição.

A digitalização de documentos pode beneficiar imensamente as escolas e faculdades, eliminando a necessidade de registros em papel e protegendo os registros dos alunos contra danos físicos que podem ser causados ​​por inundações, incêndios ou outros desastres.

Os arquivos eletrônicos permitem uma organização muito maior dos registros dos alunos, o que permite um processamento e recuperação muito mais rápidos de documentos, como transcrições, solicitações financeiras ou aplicativos.

Sem arquivos em papel, as escolas não precisam desperdiçar escritórios ou construir espaço em enormes arquivos. Em vez disso, eles podem usar esse espaço para algo mais benéfico para a equipe ou os alunos.

É por isso que os computadores foram inventados, afinal, para economizar tempo, mão de obra, energia e espaço físico.

Felizmente, os sistemas de arquivamento eletrônico também podem ser implementados de maneira a proteger totalmente a natureza privada de qualquer documento e são fáceis de serem manuseados pelos funcionários e responsáveis.

Conheça a Gerenciar

Mais do que simplesmente guarda de documentos, a Gerenciar é uma empresa completa, que atua em todos os processos de gerenciamento documental da organização, conferindo agilidade no acesso às informações e documentos.

O gerenciamento e organização documental é um processo que demanda extremo profissionalismo e expertise, o que faz da Gerenciar a parceira ideal para qualquer instituição de ensino.

A segurança das redes e dos estudantes é uma grande preocupação e é especialmente importante quando se trata de manter a segurança dos registros dos alunos e de quaisquer outros documentos que contenham informações confidenciais que entram em uma instituição educacional.

Com a Gerenciar estes riscos são minimizados ao realizar a Implantação diploma digital e as instituições de ensino podem garantir a segurança e eficiência no acesso de seus documentos sempre que necessário.

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Normas Diploma Digital

As normas diploma digital dizem respeito ao conjunto de regras que devem ser seguidas pelas instituições de ensino superior a partir de abril de 2020.

Apresentado em 2017, o conceito de documentação digital chegou até o MEC (Ministério da Educação) e foi implementado como norma obrigatória, para que os diplomas pudessem ser acessos por pessoas autorizadas de forma digital.

Isso não apenas facilita o acesso a esses arquivos, mas também reduz a quantidade de papel nas universidades, otimiza o espaço físico e promove maior eficiência nos atendimentos.

Mas para que tudo isso funcione de forma linear, é preciso conhecer as normas que regem o diploma digital.

Quais são as principais normas diploma digital?

Além de obrigatoriedade de implantação, que foi dada pelo MEC em um período de 24 meses (culminando em abril de 2020), existem outras normas a serem seguidas para o uso do diploma digital.

O diploma digital nada mais é do que a versão que comumente conhecemos da comprovação de formação, mas em seu formato online.

A regulamentação que diz respeito às suas normas é a portaria nº 554, que foi implementada em março de 2019 e diz que os acervos acadêmicos de todas as instituições públicas e privadas deve fornecer acesso (emissão e registro) aos diplomas digitais.

Além disso, a ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) delimitou um modelo de integridade, autenticidade e com validade jurídica que deve ser seguido por essas instituições, sendo mais uma das normas referidas.

Fazendo a gestão dessa documentação

Especialmente com a proximidade da data limite dada pelo MEC, é preciso finalizar a gestão dessa documentação digital.

Porém, ela nem sempre é simples de fazer – e pode gerar uma grande quantidade de atraso em tarefas que devem ser feitas urgentemente pelas equipes de trabalho das instituições de ensino.

Buscando otimizar processos, nessa hora é muito importante contar com auxílio profissional.

Isso não apenas se mostra essencial em termos de agilidade, mas também porque a digitalização de documentos, em geral, é algo que existe extremo profissionalismo e expertise – algo que apenas especialistas no assunto possuem.

Inteligência documental

O conceito de inteligência documental traz justamente o profissionalismo necessário para lidar com a digitalização de documentos da forma correta à tona.

Sem ela, é possível que haja a digitalização de diversos arquivos institucionais, como os diplomas, mas nada garante o acesso seguro, sigiloso, organizado e centralizado a eles.

Uma das únicas formas de garantir que todas essas características sejam obtidas é através da contratação de serviços especializados, como os que você vai encontrar junto ao Grupo Gerenciar, que possui anos de experiência no assunto.

Com os serviços certos em mãos, você também garante que as normas requisitadas pelo MEC sejam seguidas, garantindo uma série de benefícios.

Benefícios – normas diploma digital

Dentre os principais benefícios de garantir o seguimento das normas para diploma digital através do uso de serviços especializados, pode-se citar:

  • Conformidade com a legislação;
  • Agilidade;
  • Controle e segurança;
  • Rastreabilidade;
  • Localização mais ágil de documentos;
  • Otimização de tempo;
  • Eficiência para a equipe e para o aluno.

Em suma, para seguir as normas solicitadas e implantar o diploma digital em instituições públicas e privadas de todo o país, é preciso de expertise.

Esse nível de capacitação só pode ser oferecido por empresas de extrema qualidade em inteligência documental, usando sistemas tecnológicos e modernos e garantindo qualidade durante todo o processo.

Sabendo mais sobre as normas diploma digital que devem ser implementadas em todas as IES do país, não deixe de segui-las e de contar com os serviços certos para que isso seja feito com o máximo de otimização quanto possível!

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Digitalização De Acervo É Importante?

A digitalização de acervo e informações contidas nos documentos em papel é a primeira etapa essencial em um processo de renovação digital. Sem isso, a continuidade entre o passado e o futuro de uma organização pode ser comprometida e sua memória histórica perdida.

O arquivamento digital é o processo técnico pelo qual um original em papel é convertido em formato eletrônico.

Isso cria um arquivo digital que pode ser usado para várias operações, desde pesquisas simples de metadados a pesquisas de texto completo, desde controle de gerenciamento até entrada de Big Data e integração com sistemas de computador.

A integração de sistemas de automação de documentos nos negócios pode desempenhar um papel crítico, fornecendo aos clientes um serviço mais eficiente e ágil.

Ao substituir o gerenciamento manual de documentos e realizar a digitalização de acervo, as empresas garantem benefícios melhorando a precisão e a eficiência do processamento de documentos sem comprometer a segurança de informações confidenciais.

Digitalização de acervo – benefícios

Aqui estão os cinco principais benefícios da digitalização de acervo de documentos com software e sistemas de automação:

  1. Acesso

O acesso ao seu conteúdo é facilitado. Por exemplo, se um colaborador está viajando a negócios ou em casa trabalhando off-line, com os documentos digitais os profissionais podem garantir acesso ao que precisam para realizar o trabalho onde quer que esteja.

  1. Colaboração

Trabalhar com equipes em locais diferentes, estejam eles no mesmo escritório ou em um fuso horário diferente, é possível com a digitalização de acervo.

Com a automação de documentos, a colaboração manual é eliminada. Isso facilita a troca de informações e colaboração entre diferentes equipes que lidam com um mesmo tipo de informação.

  1. Reduzir custos

Com a digitalização de acervo, as empresas podem se beneficiar da redução de custos.

A quantidade de tempo, dinheiro e papel utilizado no gerenciamento de documentos impressos diminui à medida que os sistemas automatizados são implantados e usados ​​com precisão.

Como resultado dos sistemas de automação de documentos, as empresas se beneficiarão de menor custo com papel, impressão e armazenamento.

  1. Recuperação

A recuperação de documentos impressos pode levar muito tempo, levando minutos, horas ou até dias para localizar os documentos relevantes necessários para o trabalho.

A digitalização de acervo permite recuperar todos os documentos instantaneamente e em um sistema seguro.

Como realizar a digitalização de acervo

Para maximizar a eficiência a digitalização de acervo deve ser realizada por empresa experiente e especializada.

É necessário conhecimento técnico para processar grandes quantidades de informações em bancos de dados utilizáveis ​​e para upload compatível em sistemas de gerenciamento de documentos existentes ou sistemas hospedados na nuvem.

O custo total para terceirizar o projeto de digitalização documentos é significativamente menor do que custaria para executar o projeto internamente e a empresa garante maior segurança, minimizando a perda de informações ou armazenamento incorreto.

Como a Gerenciar pode ajudar na digitalização de acervo

A Gerenciar é uma empresa especializada no gerenciamento e armazenamento de documentos e acervos para as empresas e atua a quase uma década, oferecendo qualidade e agilidade.

A tecnologia está presente no cotidiano das pessoas e aqueles que não se adaptarem estão fadados a enfrentar cada vez mais dificuldades para conquistar os clientes e alcançar as expectativas.

As empresas que ainda não realizaram a digitalização de acervo estão perdendo competitividade e comprometendo o futuro do empreendimento. A Gerenciar pode ajudar os pequenos, médios e grandes empresários a realizar uma gestão documental eficiente e inteligente!

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Benefícios Da Digitalização De Documentos Para Sua Empresa

A digitalização de documentos passou a ser uma alternativa extremamente benéfica para inúmeras empresas dos mais variados ramos. O método contribui para a melhoria da gestão do negócio e para o arquivamento digital de documentos.

Porém, não é somente isso, há uma série de outros benefícios. O mundo anda cada vez mais moderno e consequentemente, a criação tecnologias que contribuem para o fluxo da empresa também é um aspecto que melhora a vida de inúmeros empresários e também pode melhorar a sua.

Não fique por conta de armazenar documentos físicos, se renda a nova tecnologia e você verá como o fluxo de trabalho da sua empresa irá melhorar. Sem contar também que, muitos planos empresariais são criados através do controle de gerenciamento de documentos, como a própria digitalização.

A digitalização de documentos reduz os gastos

O ponto que costuma chamar mais atenção das empresas que optam pelo arquivamento digital de documentos é a redução nos gastos desnecessários. Gastos esses que podem incluir lápis, papeis, remessas de carta, enfim. Se tratando dos objetos citados, pode parecer um valor inofensivo.

No entanto, se for levado em consideração a quantidade de funcionários e o volume com que os materiais são comprados, os gastos podem sim ser astronômicos.

A economia não fica somente por conta da redução de gastos com matérias, mas como também na redução de uso da energia. Poupar diversas impressão durante o dia pode gerar uma grande economia para sua empresa.

A digitalização documental otimiza o tempo na sua empresa

A frase tempo é dinheiro se aplica bem na vida de uma empresa, não é mesmo? E neste caso, não poderia ser diferente. O tempo que será gasto na procura e organização de documentos poderia muito bem ser aproveitado em outras tarefas mais “importantes”

Manusear a papelada da sua empresa ainda da forma antiga pode atrapalhar até mesmo no cumprimento de prazos e também atrapalhar o fechamento de parcerias, por exemplo.

O sistema de armazenamento de documentos permite que qualquer documentação seja encontrada facilmente, enviada e compartilhada com funcionários. Todos, de acordo com o setor, poderão acessar os documentos.

A criação de estratégias fica mais fácil com os documentos digitalizados

Quando as empresas estão criando estratégias para melhorar algum setor, há uma análise tipos específicos de documentos. Imagine ter que análisar papel por papel? Mesmo que esteja muito bem organizado, o seu tempo será gasto.

A digitalização de documentos permite uma melhor análise geral da empresa. Ponto chave se você quer criar estratégias para o seu negócio. Para ter uma base, ter acesso imediato a todos os documentos é primordial.

Primordial até mesmo para agilizar o processo de construção das estratégias. Toda a equipe que faz parte da criação de estratégias poderá analisar os documentos simultaneamente, só que sem a necessidade de papel. Tudo pode ser analisado através de um tablet, por exemplo.

O banco de dados se torna mais eficaz com a digitalização dos documentos

Empresas que possuem um banco de dados atualizado, de fácil aceso por parte dos funcionários e com a constante atualização das informações trabalham melhor. Isso incluindo justamente a criação de estratégias como também o controle de informações.

Outro ponto bastante importante é a forma como esses documentos são guardados, quanto mais seguros, melhores, certo? A digitalização evita possíveis perdas e fraudes.

Existe a possibilidade de uma espécie de vírus atacar o sistema computacional da empresa, fazendo com que todas as informações sejam afetadas? Depende da empresa que você contrata. A Gerenciar, por exemplo, oferece um software seguro para armazenar os dados após o arquivamento digital de documentos.

Digitalizar documentos é ecologicamente correto!

Outro ponto, e que talvez seja o mais importante, é que a digitalização descarta qualquer possibilidade utilizar o papel, tornando o uso necessário somente em casos extremos.

A indústria de papel é uma das mais poluentes no mundo, ela esgota os recursos naturais e muitas das vezes, o descarte, depois de o produto utilizado, é feito de forma incorreta.

Mesmo que o papel seja biodegradável, ele polui visualmente o ambiente e pode até mesmo atrapalhar o habitat de alguns seres vivos. Ou seja, o papel pode ter grande impacto na vida do planeta, por isso, escolha a digitalização de documentos.

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Como Funciona A Digitalização Acervo Acadêmico?

A digitalização acervo acadêmico será obrigatória a partir de abril de 2020, em que todas as instituições educacionais para ensino superior tanto pública quanto privada, deverá ter os documentos digitalizados.

O acervo acadêmico são onde todos os documentos que são desenvolvidos ou recebidos por instituições estão armazenados, neste acervo conta com registros como históricos acadêmicos dos alunos que comprovam a matricula do mesmo, diplomas e todos os processos que cada um teve durante seus estudos.

Até este ano a quantidade de produção de arquivos impressos dentro das universidades estão cada vez maiores, no qual não há como diminuir a emissão de tais documentos, pois a entrada de saída de alunos se dá todos os anos.

Então uma forma de ter todos os documentos digitalizados, é investir em programas que auxiliam que na produção do mesmo, desde escaneamento até a digitalização de todos os arquivos.

Importância da digitalização acervo acadêmico

Há muita importância na digitalização acervo acadêmico dentro das Instituições de Ensino Superior. Para que todos os documentos fiquem arquivados, garantindo que nenhum seja perdido dentro das salas de armazenagem.

Com a digitalização de toda a documentação será uma adequação ao mercado educacional e de todas as instituições, aliando-se aos avanços tecnológicos que ajudam a facilitar todo o processo de criação de documentos.

Sendo uma maneira de otimizar a gestão pedagógica dentro das universidades de todo o Brasil, esta obrigatoriedade foi imposta pelo MEC, para que seja possível melhorar os resultados administrativos de uma instituição.

A digitalização é uma forma de evoluir todo gerenciamento pedagógico e melhorar os níveis de ensino que são desenvolvidos com o aluno. Sendo muito benéfico para docentes, discentes e colaboradores da instituição.

Com essas mudanças é possível acompanhar de forma facilitada todos os comportamentos das novas gerações de discentes da instituição. E ainda sim, a interação com o mercado de trabalho.

Por isso é de extrema importância, realizar a digitalização acervo acadêmico, sendo uma forma de alinhar as transformações tecnológicas que todo o mundo vem passando, para facilitar o trabalho dos colaboradores.

Como atender ao MEC para digitalização do acervo acadêmico?

Para atender a legislação que foi imposta pelo MEC, sendo de portaria 315, todos os documentos de instituições de ensino superior devem ser digitalizados.

Portanto a melhor forma de se adequar a legislação e atender aos requisitos é buscar ferramentas que estão disponíveis no mercado de forma eficiente. Isso pode se dar através de parcerias com empresas que possuem experiência no ramo.

A empresa deve ter conhecimento no setor e nas normas regulamentadoras, para que os processos internos sejam executados de maneira correta. A quantidade de documento a ser digitalizado é muito grande é um procedimento que leva tempo e muita dedicação.

Deve se ter como meta a integração de todos os dados e informações dos alunos no sistema acadêmico, utilizando indexação, que é o uso de palavras-chaves para localização eficiente do documento.

E o método escolhido deve ser de extrema segurança, para que as informações estejam sempre resguardadas para toda a instituição.

Vantagens da digitalização acervo acadêmico

Com a digitalização acervo acadêmico é possível garantir muitas vantagens as universidades, sejam elas pública ou privada. Confira a seguir:

  • Facilidade de localização: Em que localizar algum documento ou processo que se refira a instituição será mais facilitado.
  • Maior segurança: Não haverá riscos de perdas de documentos, pois todos estarão armazenados em dispositivos.
  • Menor espaço: Não será preciso contar com salas de arquivos, pois através da nuvem no próprio computador é possível acessar as informações.
  • Sustentabilidade: A redução do consumo de papéis será maior, tendo assim um consumo sustentável.

A digitalização acervo acadêmico mesmo que sendo obrigatório é uma forma de facilitar e organizar todos os processos que ocorrem dentro das instituições. Para saber mais acesse o site da Gerenciar.

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Como Funciona O Arquivo De Documentos?

O arquivo de documentos foi uma maneira que muitas empresas encontraram de organizar seus dados e otimizar a procura pelos mesmos. Maneira inteligente e eficaz aliás, até porque, este método contribui para o dia a dia na empresa.

E pode contribuir para sua empresa também. É fundamental ter a certeza de que certos arquivos, todos aliás, estão em segurança, e o melhor, podem ser acessados rapidamente!

Arquivar esses documentos não é simplesmente separar por pastas físicas, aliás, é bem provável que os documentos da sua empresa já estejam organizados assim. Mas, hoje em dia, a tecnologia é aliada da sua empresa e esse processo pode ser digital! Entenda mais.

As etapas do arquivo de documentos

Armazenar documentos digitalmente é um processo trabalhoso e deve ser feito com algumas estratégias. É justamente por isso que contratar uma empresa especializada pode ser o caminho mais seguro e eficaz para manter os dados do seu negócio de forma eficaz.

A organização dos arquivos é fundamental para que sua empresa funciona da melhor forma possível. É um processo bem trabalhoso, pois, envolve os setores, modificar, e para melhor, todo o fluxo de trabalho. Então, toda a empresa deve estar preparada pela mudança.

Organizar os arquivos da sua empresa é otimizar o tempo e implantar uma metodologia que permita que os mesmos sejam acessados rapidamente. Algumas etapas são fundamentais para o processo de arquivamento, como a análise de dados, por exemplo. Esta e entre outras.

A análise de dados

Para arquivar a documentação da empresa de forma eficaz é fundamental conhecer os dados. Isso inclui os documentos que são gerados, fluxo de funcionamento, estatuto, regime interno, hierarquia e estrutura.

Essa etapa é extremamente importante, pois, todos os arquivos que serão arquivados dependeram dela, e caso algo fique para trás, atrapalha todo o processo. Se é analisado o gênero dos documentos, formulários, quantidades e até mesmo o estado de conservação do documento.

O planejamento

O planejamento é essencial, nesse processo se organiza como será feito o arquivamento, o tipo de classificação, a ordem em que os mesmos serão mantidos e também, como serão armazenados.

Nesta etapa, a criação de um plano para arquivar os documentos da empresa, deve levar em consideração toda as necessidades do negócio. E claro, fazer tudo de acordo com as normas.

Aqui também ocorre a divisão da organização. Isso inclui os tipos de materiais, cuidados necessários para arquivar cada um deles e a definição de quem, funcionários neste caso, poderá ter acesso a eles.

Classificação dos documentos

Aqui é a parte em que será decidida como os documentos serão classificados. Ou seja, por número, letra, assunto, setor, importância, enfim. Isso deve ser decidido de acordo com o perfil da sua empresa.

Os principais métodos de classificação incluem a ordem alfabética, geográfica, numérica, assunto e ideografias. E claro, para que tudo isso seja feito de forma eficaz, a digitalização se tornou grande aliada no processo de arquivar documentos de uma empresa. Os benefícios?

  • Você e seus funcionários não terão que ficar horas ou até mesmo dias procurando um determinado documento;

  • A perda de documentos também será reduzida;

  • Todos os funcionários poderão ter acesso simultâneo;

  • Assim como os documentos também poderão ser acessados de acordo com a restrição dos mesmos, ou seja, só um determinado alguém ou setor.

A maneira correta de fazer o armazenamento de arquivos

Como já foi citado, armazenar documentos digitalmente é um processo um tanto quanto trabalhoso, mas como também já foi citado, você não precisa ficar a par disso. Hoje em dia existe empresas que se encarregam de fazer um serviço de qualidade.

A Gerenciar tem experiência em armazenar documentos digitalmente e pode cuidar da sua empresa. Se você anda tendo problema com perdas constantes de documentos, dificuldade para encontra-los ou até mesmo fluxo de trabalho comprometido por causa disso, os serviços da empresa são uma solução.

O arquivo de documentos é uma forma eficaz de manter os dados da sua empresa. Sem contar também que é uma ótima oportunidade de eliminar o papel e reduzir os custos!