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Arquivo Digital Em Empresas, Como Funciona?

O arquivo digital é uma forma muito mais segura de guardar dados importantes da sua empresa. E não é somente isso, este método torna muito mais rápido o ato de ter que procurar por informações que antes, poderiam levar horas para serem encontradas.

No entanto, apesar de ser muito benéfica, muitas empresas, e pode ser o caso da sua, desconhecem deste método altamente benéfico. Talvez, por falta de conhecimento, ou falta de entendimento no assunto.

Mas isso será resolvido agora mesmo! Confira o artigo e entenda como funciona cada processo que consiste na implantação de documentos digitalizados em uma empresa.

Antes do arquivo digital, a digitalização documental

Para que você possa ter acesso digital aos documentos, antes, é necessário que se faça a digitalização deles. A digitalização permite que os dados dos arquivos sejam mantidos de acordo com o que está no papel. Desse modo, a veracidade de um documento será mantida.

O processo de digitalização é bem trabalhoso. A empresa que fica responsável por fazer este serviço faz uma espécie de levantamento de arquivo na sua empresa e define quais são os documentos que irão ser digitalizados.

E claro, caso os documentos físicos se encontrem em um estado de desorganização, leva tempo para que a empresa organize tudo para ser digitalizado. Após a digitalização, sua empresa passará a contar até mesmo com um fluxo de trabalho otimizado.

A dinâmica do arquivo digital

Ok, os documentos da empresa foram digitalizados e agora é necessário que se manuseie esta nova ferramenta, correto? Até porque, de acordo com método antigo, era só ir até o local de destino, uma sala, por exemplo, e fazer a busca por meio de pastas, armários, ordem alfabética, tipo de assunto, enfim.

No entanto, a procura digital pelos arquivos não é muito diferente disso. Geralmente, os softwares utilizados para armazenar os documentos digitalizados também são organizados por setor, ordem alfabética, importância, enfim. O que torna muito mais fácil e rápido a pesquisa.

Mas meus funcionários estão mais que acostumados com o método antigo, é difícil de manusear? De modo algum! O software oferece uma interface intuitiva, e com um treinamento você consegue fazer com que seus funcionários se adaptem facilmente ao novo método de pesquisa por documentos.

Quais as vantagens de optar pelo arquivo digital na empresa?

São muitas as vantagens das empresas que optam por gerenciar seus documentos através do método digital. Além da própria organização, alguns outros benefícios incluem:

  • Otimização de espaço

Se a sua empresa possui salas destinadas somente para armazenar arquivos, com a digitalização deles, você pode se desfazer desse espaço e investir em alguma outra ocupação, como a ampliação de algum setor, por exemplo.

  • Segurança dos dados

Nunca se sabe o que pode acontecer em um ambiente físico, certo? Por isso, a digitalização dos documentos da empresa proporciona uma garantia de que, caso algo aconteça, os dados importantes da empresa estarão armazenados em uma espécie de nuvem no software.

A segurança dos dados também fica por conta do acesso a esses documentos. Uma vez que existe uma ordem hierárquica na sua empresa, diferentes funcionários e setores poderão acessar documentos que lhes desrespeitam.

Além de tudo isso, a segurança também fica por conta da vulnerabilidade dos arquivos. Em estado físico, o papel pode ser destruído sem querer ou até mesmo furtado. O software que fica responsável por gerenciar os dados tem um alto padrão de segurança.

  • Melhoria no fluxo de trabalho

Como os documentos estarão disponíveis de acordo com o setor e interesse dos funcionários, ficará mais fácil o acesso à eles, como também a possibilidade de todos terem acesso a uma única informação de uma vez. Melhorando até mesmo a comunicação da empresa. Contrate a gerenciar e mude para o arquivo digital!

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Tendência Paperless No Mundo Empresarial

Tendência paperless, você já ouviu falar neste termo? Ou melhor, a sua empresa ainda é dependente de um grande volume de papel, como, documentos, impressões e uma série de outras necessidades?

Se sim, saiba que tem como mudar essa realidade e até mesmo garantir que o fluxo da empresa melhore e que a empresa como um todo faça mais economia. Este é o grande benefício das empresas que se livram do excesso de papeis.

Tem outro fator que também tem mudado a visão dos clientes para as empresas que adotam essa tendência, o processo ecologicamente correto! Quer garantir tudo isso para sua empresa? Confira!

Tendência paperless

Estamos no século 21, e ele nos trouxe o benefício de desfrutar de diversas tecnologia, inclusive no mundo empresarial! O digital tomou conto de grande parte dos processos diários das empresas, melhorando como um todo o dia a dia de quem trabalha diretamente com inúmeros arquivos.

Empresas que se desprendem do papel conseguem otimizar o seu tempo, deixando de perder tempo com buscas incansáveis e muitas das vezes, frustradas por não encontrarem o que queriam. Isso quando não ocorre a perda de um documento extremamente importante.

Quem, ou melhor, o software que substitui a papelada, é o responsável por aplicar o sistema GED, ou seja, gestão ou gerenciamento eletrônico de documentos. Basta alguns cliques, e pronto! Documento encontrado, seguro e de fácil acesso.

A digitalização documental

A digitalização dos documentos é um processo essencial para que a sua empresa comece a se livrar dos volumes infinitos de papeis. O processo envolve basicamente pegar o documento físico, fazer escaneamento, e transforma-lo em digital. Tudo muito fiel ao original, de acordo com as informações.

Mas claro, nas entrelinhas, o processo é muito mais trabalhoso. A empresa que fica responsável por fazer essa digitalização utiliza de métodos como, identificação de quais documentos serão digitalizados, criação do software, elaboração e organização dos documentos, enfim, é um processo e tanto!

E como se trata de um processo detalhado e que, dependendo do volume de arquivos da empresa, pode levar um certo tempo, é necessário que você confie ente trabalho a empresas especializadas. Como a Gerenciar, por exemplo, que possui anos de experiência e garante a qualidade do processo.

Os benefícios do paperless

Além de diminuir consideravelmente o volume de papel, a tendência que descarta o uso frenético de papel proporciona diversos benefícios, como por exemplo:

  • Ecologicamente correto

Independentemente de qual seja o ramo da empresa, muitos negócios estão se conscientizando em relação aos seus métodos que impactam diretamente a natureza. A produção de papel é uma das que mais impacta negativamente o meio ambiente.

Ao tornar todo o processo de arquivamento de documentos digital, você não só melhora o fluxo de trabalho da empresa, como também contribui para um mundo menos poluído.

  • Redução dos custos

A liberdade de não ter que usar papel freneticamente faz com que a sua empresa reduza os gastos com o próprio papel, como também com cartuxo de impressora e entre outros materiais. A redução de energia também é outro ponto interessante de quem deixa de fazer impressões constantes.

  • Melhora o espaço físico

A digitalização de documentos descarta a necessidade de papelada em cima da mesa, contribuindo para um ambiente mais organizado e limpo. Outro ponto é que, não será necessário destinar espaços somente para guardar arquivos. Logo, você também poderá o espaço da empresa.

  • Os documentos são encontrados rapidamente

Um único documento para ser encontrado pode tomar todo o seu dia na empresa, como também o tempo dos funcionários. Quanto mais tempo se perde tentando encontrar arquivos, menos tempo útil se tem para realizar as tarefas realmente importantes.

Por isso, a tendência paperless pode ser a real solução para melhorar todo o fluxo de trabalho na sua empresa. A integridade dos documentos também é outro ponto importante, digitalmente eles estarão mais seguros.

 

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BPM Para Empresas – Como Funciona?

BPM para empresas! Graças a este método, muitas empresas estão conseguindo medir se de fato, existe um bom fluxo de trabalho no negócio. E não é somente isso, o BPM pode auxiliar em diversos outros aspectos na sua empresa.

O grande problema real é que, muitas empresas não conseguem entender ou medir se o BPM tem sido feito da maneira correta. O que contribui para este problema talvez seja a falta de entendimento nos processos.

Se você reconhece que a sua empresa tem se perdido no caminho em relação ao método BPM, explicaremos para você como de fato, este processo deve funcionar na sua empresa. Confira.

BPM para empresas, entendendo o que é

O BPM usa dos melhores métodos de gestão, fazendo mapeamento dos processos, modelagem, automação e entre outras coisas. Todo este trabalho é focado em aumentar o rendimento da empresa, abrir caminho para vantagens e também trazer redução de custos.

Por isso, é necessário que você, dono de empresa, tenha consciência dos principais pontos do BPM antes de implanta-lo na empresa. Entende-se que os processos, ao serem aplicados, melhoram as empresas aos poucos, por isso o resultado não rápido e depende totalmente de todos os setores da empresa.

Apesar de fazer parte do processo, é comum que se confundo o BPM com uma espécie de software. Na verdade, é a metodologia BPM que utiliza dos softwares para implantar um sistema tecnológico na empresa.

O BPM conversa diretamente com os funcionários da empresa

Muitos métodos para melhorar a rentabilidade na empresa pecam ao deixar de humanizar a situação. Neste sentido, o BPM é totalmente pensado para agregar todos os funcionários e de diversos setores de uma maneira humanizada. Ou seja, o método é elaborado para pessoas.

Por isso, as ferramentas presentes no BPM são facilmente entendidas e executadas pelos funcionários. O papel humano dentro dessa metodologia é extremamente importante, pois, tudo depende da maneira como as informações são colocadas no processo. E que é responsável por comunicar?

O BPM busca otimizar os processos da sua empresa em relação a busca por eficiência. Após o método ser aplicado, é necessário que se tenha um tempo de maturação para poder identificar os frutos. E para isso, é importante que se tenha um olhar atento, principalmente nos relatórios.

  • Caso o método dê certo, você terá uma empresa sob controle e muito mais eficiente no fim do processo

Vantagens do BPM

Se você ainda tem dúvidas de como o BPM pode melhorar o fluxo de trabalho na sua empresa, confira alguns dos benefícios dos quais você e seus funcionários podem desfrutar:

  • Permite a transparência nos processos

Seus funcionários poderão ficar cientes em relação ao novo processo e consequentemente, também entenderam que devem fazer suas tarefas com mais eficiência, de acordo com o que a empresa espera.

A transparência também auxilia na comunicação do dia a dia, exercitando também a empatia por parte de cada funcionário. Todos entendem que o trabalho de cada setor é importante, assim, são mais valor.

  • Proporciona controle

O método BPM estabelece alguns pontos que permitem entender se a sua empresa está tendo um desempenho satisfatório. Esses pontos são fundamentais e simples de serem acompanhados, assim, durante todo p processo, mesmo que lentamente, você consegue enxergar as melhorias.

  • A produtividade melhora

O BPM proporciona organização, e se tem organização, tem entendimento de tarefas e todos poderão entender o seu real papel na empresa. O BPM também contribui para identificação de barreiras que estão impedindo o bom fluxo de trabalho.

  • Melhora a economia da empresa

As operações custam dinheiro para sua empresa. Na medida em que a empresa no geral se torna mais eficiente, os custos operacionais podem ser reduzidos. O BPM para empresas ajuda no processo e contribui para ideias criativas e inteligentes.

 

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O Que É A Gestão Documental?

A gestão documental, ou gerenciamento de documentos, é um método eficaz para as empresas que desejam manter os seus dados organizados. Inclusive, se você é empreender, o método pode ser uma ferramenta benéfica de controle da sua empresa.

Ainda mais se você estiver com problemas na criação de estratégias para elaborar métodos de um gerenciamento eficaz. O que aliás pode ser um grande problema para o crescimento da empresa.

A gestão de documentos permite que cada arquivo seja organizado de acordo com o assinto, ou seja, tornando mais fácil o acesso e a procura. E consequentemente contribui para uma boa gestão.

Entendendo a gestão de documentos

A gestão de documentos permite a administração dos mesmos em momentos de existência primaria, intermediaria. A solução é um meio para consultar de forma organizada os documentos da sua empresa, só que com um grande diferencial, através da gestão eletrônica.

Dentro da sua empresa, a gestão dos documentos permite que os mesmos sejam compartilhados entre os funcionários, de acordo com o setor e hierarquia. Ou seja, a gestão beneficia até mesmo a comunicação interna da empresa, melhorando o fluxo de trabalho como um todo.

Dentro de uma empresa, existem etapas na gestão dos documentos:

  • De início, o documento deve ser desmaterializado, ou seja, ele será digitalizado e passará a existir em forma digital;
  • Após todos os documentos estarem em formato digital, eles serão classificados;
  • Após a classificação, se define os ciclos de vida do documento e por fim, a implantação dos arquivos em um software para que ocorra as pesquisas e até mesmo possíveis alterações nos dados.

Quais são os benefícios da gestão de documentos?

Fazer uma gestão de documentos proporcionará inúmeros benefícios para sua empresa. Dentre eles, alguns são:

  • Adeus perda tempo!

Vamos combinar que, mesmo que os documentos estejam organizados em sua forma física, se leva algum tempo para ir até o local onde estão os arquivos, procurar pelos armários, pastas, classificação de assunto, ordem numérica. Enfim.

Tudo isso pode ser muito maléfico para o fluxo da empresa e também para o rendimento dos funcionários. Uma vez que se tem a gestão documental, por meio da plataforma, somente com alguns cliques já se consegue acessar os documentos.

  • O processo de procura é simples

Como já foi citado, ter que levantar, ir até o local com os arquivos, procurar por meio de uma classificação detalhada tomo muito tempo dos funcionários. Além do mais, dependendo da necessidade que se tem para encontrar um documento, dependendo da lentidão, já se perdeu muito tempo e até oportunidades.

Uma demora na pesquisa por documentos pode custar até mesmo a seriedade da empresa e a competência dos funcionários. E muitas das vezes, o atraso na pesquisa nem é por causa deles, mas sim por causa de um método retrogrado que tem sido praticado a nos na empresa.

  • Beneficia a produtividade

Uma vez que você e nem seus funcionários precisem perder tempo com a pesquisa lenta, se sobra tempo para fazer inúmeras atividades mais importantes até.

Outro ponto é que, quanto mais fácil o acesso às informações, mais rápido se cria estratégias de gerenciamento e mais fácil também se aplica elas na empresa.

Quem fica responsável por fazer a gestão documental?

Por não se tratar de uma tarefa simples, contratar a empresa certa para fazer este tipo de trabalho é fundamental. O grupo Gerenciar pode ajudar a sua empresa na gestão dos documentos.

Todo o processo é embasado em etapas estratégicas e específicas, para que assim, se tenha desde o levantamento de dados, a gestão, e o arquivamento dos mesmos.

A gestão documental não deve ser feita por amadores, pois uma mínima falha pode comprometer todos os dados e acervos da sua empresa. Isso tanto os anteriores quanto os posteriores.

 

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Carteira De Trabalho Digital – Conheça Essa Novidade!

A carteira de trabalho digital surgiu com uma tendência que tem descartado por completo o uso de papeis. O documento substitui o famoso caderninho, porém, ainda é necessário que se mantenha a carteira física guarda para que haja comprovação de vínculos.

A carteira digital pode ser solicitada por empresas que fazem a digitalização de documentos, que é o caso da Gerenciar, que atua a mais de nove anos no ramo e garante a segurança de todas as informações contidas nos documentos, como também a qualidade dos serviços.

É importante ressaltar que a carteira digital não substitui a carteira tradicional física, ou seja, a carteira de papel não deixará de valer como um documento importante. Até porque, pode existir a possibilidade de um contratante não possuir o método eSocial, que válida a carteira digital.

O que a carteira de trabalho digital muda na vida do trabalhador?

A segurança dos dados é uma das mudanças. Todo documento que é mantido em seu estado físico está predisposto a correr algum tipo de riso, tendo a carteira digitalmente, fica mais fácil manter a segurança do “objeto”

Outro fator que muda, e para melhor, a vida do trabalhador é que não será necessário levar a carteira física até o contratante. Será necessário somente informar o número do CPF.

A carteira digital possibilitará que todos os dados dos contratados, como histórico de experiência, por exemplo, sejam lançados diretamente no sistema digital. Tendo a carteira em meios digitais, se evita também a inconveniência de esquecer a carteira para uma entrevista de emprego, por exemplo.

A carteira digital influencia a vida das empresas contratantes?

Muda somente na vida daquelas que possuem o eSocial. Por exemplo, não será mais necessário anotar dados na carteira física, sendo preciso somente fazer lançamentos no sistema.

Tudo isso pode ser um grande benefício para o setor de RH, por exemplo. Este setor precisa dividir o seu tempo em seleções, recrutamentos, demissões, contratações, processos seletivos e uma série de outras atividades.

O preenchimento de dados na carteira digital otimiza o tempo dos profissionais de RH, o que consequentemente contribui para o fluxo geral da empresa. Todos os processos posteriores se tornam mais rápido. As empresas que não possuem eSocial continuaram suas anotações no papel.

Existe assinatura na carteira digital?

Na verdade, não, o que passa a ser feito é um lançamento de dados do contratado pelo contratante. Os dados são enviados ao eSocial pela empresa contratante, os dados passaram a ter o mesmo valor da assinatura.

Outro ponto que implica a validação de alguns dados é a vida do contratado após a contratação. Informações como, demissão, férias, licença, e entre outras atividades também serão lançadas pela empresa.

Caso se tenha dúvida em relação aos dados que estão sendo inseridos na carteira digital, será possível fazer acesso por meio de um aplicativo próprio para manusear a carteira de trabalho.

Algumas outras dúvidas em relação a carteira digital

Muitas pessoas se perguntam se a carteira digital é paga. Não, a criação e o acesso à carteira são completamente gratuitos. O aplicativo já está disponível desde o ano de 2017, porém, não era uma exigência por parte do governo, agora é.

Pessoas que perderam a carteira física também podem solicitar a carteira digital. No entanto, como o uso da física não foi completamente substituída, ainda será necessário solicitar a carteira de trabalho física.

Caso a solicitação da carteira digital seja impossibilitada pelo aplicativo, será necessário que se vá até uma agencia da Caixa ou Banco do Brasil. Por fim, é importante ressaltar que a carteira de trabalho digital não valerá como um documento de identificação.

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Como Funciona O GED?

O GED é a definição certeira da evolução tecnológica. Anos atrás, os arquivos empresariais eram todos organizados em pastas, papeis e armários físicos, o que tomava certo espaço na empresa.

E não era somente pelo motivo de ocupar espaço que os papeis eram culpados. Ter que procurar certos documentos poderia se tornar uma tarefa para o dia todo, mesmo que os arquivos estivessem méga organizados.

Isso quando os documentos não eram achados ou se perdiam na imensidão de muitos outros papeis. A grande novidade é que, felizmente, você, sua empresa e funcionários não precisam mais passar por isso!

Entendendo o GED

Se você já andou pesquisando sobre como otimizar o fluxo pela procura de arquivos no dia a dia da empresa, provavelmente já se deparou com a sigla “GED”. A sigla significa gerenciamento eletrônico de documentos, e com apenas alguns cliques, você consegue achar um documento que procura.

Não precisa designar tarefas para inúmeros funcionários e muito menos levar um dia todo para encontrar arquivos. O sistema é gerenciado através de um software, que melhora todo o fluxo de trabalho da empresa.

Muitas empresas têm receio de implantar esse sistema pois, compromete todo costume antigo, levando os funcionários a se adaptarem a um novo sistema. No entanto, é importante frisar que o sistema é intuitivo e geralmente a empresa responsável por fazer a digitalização documental oferece manual de manuseio.

Será que minha empresa realmente precisa dessa tecnologia?

O papel principal do sistema GED é manter a organização no dia a dia da empresa, como também facilitar e tornar mais rápido o acesso à documentos. Levando em consideração que toda empresa precisa de organização para ser gerenciada e também necessita otimizar o tempo, sim, sua empresa precisa!

E não importa o ramo ou porte da sua empresa, o sistema é muito bem-vindo. Todos os funcionários poderão acessar um único documento de uma só vez, o que torna desnecessário o uso de impressões.

E como você já sabe, deixar de fazer impressões diárias e desnecessárias podem ser uma economia para a empresa. E não é só em relação a economia de energia, como também de material, espaço e claro, o mais importante, a implantação de um sistema ecologicamente correto na sua empresa!

As soluções que o gerenciamento eletrônico de documentos proporciona

Bom, o gerenciamento eletrônico de documentos proporciona um fluxo otimizado para sua empresa, e tudo isso devido aos seguintes pontos:

  • Otimiza processos do negócio por meio da digitalização de arquivos, que antes eram físicos, tornando-os seguros e de fácil acesso;
  • O software permite que a empresa seja gerenciada de uma forma mais segura de acordo com a veracidade das informações. Pois, quanto mais informações seguras, mais estratégias e soluções são criadas com base nos dados anteriores;
  • A revisão, busca por datas e veracidade dos arquivos também se torna uma facilidade para as empresas que adotam o gerenciamento eletrônico de documentos no seu dia a dia;
  • Contribui para um bom fluxo de trabalho, pois permite que as pessoas, funcionários neste caso, tenham acesso às informações corretas e em um curto espaço de tempo;

De fato, o gerenciamento eletrônico de documentos é uma tecnologia facilitadora. Mas o que talvez dificulte é encontrar quem faça esse tipo de serviço, até porque, muitas informações são de alto teor restrito. E é aí que entra o grupo Gerenciar, que possui anos de experiência e qualidade nos serviços.

A Gerenciar oferece um software GED onde todos os documentos da sua empresa serão indexados e podem ser consultados rapidamente por qualquer funcionário, de acordo com a sua função.

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Como Fazer O Arquivamento Correto De Documentos?

O arquivamento correto de documentos é um processo trabalhoso e que exige até mesmo a solicitação de uma empresa profissional. Até porque, se você deixar essa tarefa por sua conta e por conta dos funcionários, todas as atividades que desrespeitam a empresa serão deixadas de lado.

Além disso, existe toda uma técnica que faz com que este arquivamento documental seja feito de forma rápida. Pois, dependendo do volume de arquivos da sua empresa, o processo pode ser ainda mais extenso.

A empresa encarregada de fazer este serviço utiliza de várias técnicas, técnicas essas muitas das vezes até desconhecidas por você. Quer entender melhor as etapas? Então continue a leitura.

A introdução à uma nova tecnologia

Para que o arquivamento documental seja feito de forma correta, é importante que você entenda que há uma tecnologia disponível no mercado que possibilita o manuseio dos arquivos após serem digitalizados.

Por isso, antes de tudo, é importante que você pesquise um bom software que dê total segurança aos documentos que serão vinculados nele. Até porque, muitos documentos possuem dados importantes da empresa.

Ok, mas que empresa faz esse tipo de serviço? Fácil! O grupo Gerenciar oferece não só um software seguro, como também oferece serviços para todos os processos do arquivamento certo dos documentos. Como já foi citado, não é tarefa fácil e deve ser feita por quem entende do assunto.

O levantamento de dados

Você entende que a sua empresa precisa arquivar os documentos digitalmente e se desfazer dos papeis acumulados, mas quais? Esta é uma grande questão! São todos os documentos? Somente alguns? Aqueles com dados precisos e que se caírem em mão erradas, pode comprometer a empresa?

E não é somete isso, mas existe também a contagem de documentos, a ordem em que devem ser colocados e também o descarte daqueles já não são mais “uteis”. No entanto, esse descarte deve ser feito da forma correta, não sendo amassado e somente jogado no lixo.

A empresa responsável por arquivar os documentos faz um “descarte” seguro, para que informações não sejam vazadas ou totalmente descartadas, fazendo uma espécie de descarte seguro.

A etapa a digitalização para arquivamento

Os documentos a serem arquivados provavelmente não estarão digitalizados. Por isso, a etapa de digitalização possibilita que o escaneamento desses documentos seja feito de forma eficiente, mantendo todos os dados e nitidez dos mesmos.

A digitalização é eficaz pois, além de organizados no software, os documentos não ocuparam mais espaço físico na empresa. Ou seja, terá mais espaço para ocupar com a ampliação de outros setores, diminuição no tempo de procura pelos documentos e acesso aos dados da empresa.

Outro ponto muito importante da digitalização é que, se a sua empresa quer diminuir os gastos com papel, objetos ou até mesmo energia, essa etapa funciona muito mais que uma facilidade de acesso aos arquivos.

Se adaptando ao novo método

Logicamente, como existe um novo método na empresa, é necessário que se comunique aos funcionários. Na verdade, eles devem estar cientes do arquivamento desde o início do processo.

Muitos funcionários presentes na sua empresa provavelmente nunca tiveram aceso ou usaram alguma tecnologia deste tipo. Então, é necessário que se apresente a ferramenta e aos poucos, se introduza o método na empresa. Muitos, e até mesmo você, podem ter dificuldade no início.

No entanto, no momento em que vocês começarem as facilidades que o método de arquivamento proporciona, notarão que essa foi uma das melhores escolhas da empresa. Não será mais necessário gastar tempo com pesquisas intermináveis e o acesso é muito mais facilitado.

  • Todos os funcionários poderão acessar o mesmo arquivo ao mesmo tempo;
  • A empresa melhora seu fluxo de trabalho;
  • Os dados ficam mais nítidos para análises recorrentes. Por isso a necessidade de fazer o arquivamento correto de documentos.
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Gestão De Conteúdo Empresarial

A gestão de conteúdo empresarial é fundamental para manter a integridade de todos os dados de uma empresa. Diante disso, é assustadora a quantidade de empresas que não utilizam deste método que só traz benefícios. Você é um desses empresários que desconhece este método?

Não se preocupe! O mundo passa por inúmeras transformações a todo momento, e muitas das vezes, fica difícil de acompanhar. Por isso a necessidade de acompanhar as tendências tecnológicas, e é claro, blogs informativos como este!

Para que você possa entender melhor sobre a gestão de conteúdo de uma empresa, pontuamos os principais aspectos. Assim, você pode estudar melhor essa possibilidade para sua empresa.

O que é gestão de conteúdo empresarial?

Gestão, significa gerenciar, controlar, enfim. O conteúdo empresarial desrespeita a todo tipo de documento de uma empresa. Quando se fala todo tipo de documento, envolve desde uma simples nota fiscal por ter comprado algo, como também um documento contratual.

Quando não se tem uma péssima gestão de documentos em uma empresa, a desordem se torna a principal causadora de um mal gerenciamento. Os dados são fundamentais para se criar estratégias e soluções, e, quando mal organizados, impossibilitam uma boa análise.

Por outro lado, a má gestão também influencia no fluxo de trabalho da empresa. Arquivos desorganizados impossibilitam uma busca rápida e eficiente, logo, os funcionários deixam de fazer tarefas mais importantes para se dedicarem somente às pesquisas de documentos, isso quando não são encontrados.

Como é feita a gestão de conteúdo empresarial

A todo momento sua empresa está gerando conteúdo, seja através de um simples e-mail ou elaboração de um novo contrato. No processo de gestão de conteúdo da empresa, há um levantamento que define quais arquivos serão armazenados ou não.

O armazenamento é uma outra etapa que faz parte da gestão. Para que todo o conteúdo da empresa seja encontrado facilmente, existe um processo chamado digitalização, no qual todos os documentos da empresa são transformados em conteúdo eletrônico, tornando mais simples então, a busca.

A gestão também consiste em organizar os documentos por assunto, importância, ordem alfabética, setores, restrições e uma série de outros requisitos. Tudo para que a pesquisa seja feita de forma eficaz. Um software fica responsável por armazenar os conteúdos e descartar de vez os papeis.

A importância do gerenciamento de conteúdo empresarial

Como já foi citado, uma vez que se tem a organização dos dados da empresa, fica fácil acessá-los e, em conjunto com outros funcionários, fazer uma análise otimizada e assertiva. Ou seja, contribuindo para o melhor funcionamento geral da sua empresa.

O gerenciamento de conteúdo empresarial também garante que todos os documentos da empresa estão sendo atualizados de acordo com o que vem acontecendo na empresa. A segurança também é outro fator que torna o gerenciamento documental da empresa uma necessidade.

Um software fica responsável por armazenar os dados. Ninguém, a não os funcionários autorizados e você, pode ter acesso aos dados. O que consequentemente garante que o gerenciamento da empresa esteja sendo feito de forma privada e sem vazamento de informações.

Qual empresa escolher para gerenciar os documentos da minha empresa?

A Gerenciar entende que fazer a gestão de documentos de uma empresa não é tarefa fácil. Por isso, o grupo conta com métodos únicos e diferenciados para fazer uma boa gestão documental da sua empresa.

São mais de nove anos no mercado! Como você viu, a gestão de documentos empresariais é feita por meio de vários processos, a Gerenciar entende como aplicar esses métodos de acordo com a necessidade e perfil da empresa.

Além disso, a gestão de conteúdo empresarial deve ser feita de forma segura, pois, todos os dados da empresa estarão vulneráveis. Este é um problema inexistente quando é a Gerenciar que faz este processo para sua empresa.

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Quer Investir Em Uma Empresa Sem Papel? Confira

Investir em uma empresa sem papel é prático, ecologicamente correto, inteligente e moderno! Este único método engloba todas essas características, que consequentemente podem ser bastante benéficas para sua empresa.

A modernidade fica por conta de um sistema que integra todos os arquivos da sua empresa, desde os mais simples até os mais complexamente importantes. A praticidade se torna a melhor amiga da empresa ao ter fácil e rápido acesso aos arquivos.

A inteligência fica por conta da escolha deste método e da forma como o sistema é operado. E claro, a ecologia fica por conta de diminuir drasticamente o uso de papel, e sua empresa consequentemente deixa de contribuir para uma das industrias mais poluentes do mundo.

Quer investir em uma empresa sem papel? Entenda o conceito

A tendência de prevê que se use cada vez menos papel no dia a dia da empresa faz parte de um movimento chamado paperless. Menos papel melhora o fluxo de trabalho, como também contribui para um ambiente mais organizado.

Um dos principais motivos para que o paperless seja implantado na sua empresa, é que o método torna a pesquisa de arquivos mais rápida e eficiente. Seus funcionários e nem você precisará delegar tempo para encontrar informações contidas em documentos que muitas das vezes, já foram perdidos.

Outro motivo para implantar este método na sua empresa é a organização. Quanto menos papel, menos risco de bagunça e também, mais eficiência na elaboração de pesquisas. Como o método pode ser implantado na sua empresa?

Como investir em uma empresa sem papel?

O conceito da empresa sem papel não é jogar toda a documentação da empresa fora, mas sim, armazena-las de forma segura. E quem fica responsável por fazer isso é a digitalização de documentos.

Existe um levantamento de arquivos, organização das informações tratadas nos documentos, e assim, a digitalização ocorre. O processo é minucioso, pois, o escaneamento deve ser fiel aos dados contidos no documento físico. No entanto, é importante também escolher a empresa adequada.

O grupo Gerenciar trabalha com métodos inovadores que te dão a garantia de um bom trabalho. Existe um cuidado e a preparação do processo para que assim, todos os documentos da sua empresa sejam digitalizados e colocados em um software para serem acessados facilmente pelos funcionários.

Se minha empresa deixar de lado o grande volume de papel, quais os benefícios?

Além da organização, há também uma certeza de que todos os documentos estarão seguros e sem o risco de serem perdidos por meio de danos, desastres, furto. Enfim. Até porque, existe uma ordem hierárquica de acesso, o acesso só será permitido de acordo com o setor do funcionário.

Outro fator é que o fluxo de trabalho da empresa também melhora muito. Os funcionários não precisaram perder horas na pesquisa de arquivos, como também, um grande grupo de funcionários poderão acessar o mesmo arquivo ao mesmo tempo, descartando então, as impressões.

A economia também é um dos grandes benefícios. Se não há gasto com impressão, não há gasto com cartuchos e uma série de outros materiais. A liberação de espaço também é um ponto positivo, não há necessidade de armazenar pastas em armários, salas, setores, enfim.

  • Empreender também implica em inovar, e inovar garante uma melhora gritante não só no lucro final da empresa, como também nos processos internos. Por isso, deixar de usar papel pode ser a oportunidade perfeita para aproveitar uma tendência;
  • Empresas que se importam com o planeta tem uma melhor posição na vida dos clientes. Os clientes passam a enxergar o seu negócio com muito mais valor e humanamente. Por isso, investir em uma empresa sem papel é o caminho certo se você quer crescer!

 

 

 

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Acabe Com Os Custos Altos De Impressão

Os custos altos de impressão se somados a frequência com que são feitas no dia e também o volume, pode sim ser um valor do qual a sua empresa pode economizar e investir em outras áreas.

O que garante todos esses benefícios é uma tendência que chegou para acabar com o consumo e acúmulo desenfreado de papel nas empresas. Você já ouviu falar no conceito paperless? Se não, consegue ao menos ter uma ideia do que se trata?

Paperless é uma tendência que visa tornar o fluxo de trabalho cada vez menos dependente de papel. Tudo, que desrespeita ao uso de papel sulfite, por exemplo, pode ser substituído por um sistema de computador!

Como acabar com os custos altos de impressão?

Deixar de gerar documentos? Nada disso! Sua empresa pode continuar a gerar dados e arquivos, a grande diferença é que, o conceito paperless mudará a forma como isso será feito. Ao invés de constantes impressões, a digitalização tomará espaço na sua empresa.

Ok, mas como fazer isso? Você deve estar se perguntando. O método, ou melhor dizendo, o processo, pode e deve ser feito por uma empresa especializada. Ao escolher uma empresa que faça isso para o seu negócio, os funcionários instantaneamente poderão deixar de lado as impressoras.

Isso porque a digitalização permite que tosos os arquivos digitalizados sejam integrados a um sistema, um software, que armazenará todos os documentos. Assim, a qualquer momento e ao mesmo tempo, qualquer funcionário seu poderá ter acesso ao conteúdo.

  • É este o grande segredo de não necessitar de impressão, o cesso simultâneo reduz praticamente a zero a necessidade de imprimir um mesmo documento para várias pessoas.
  • A impressão ainda pode ser um método na sua empresa, mas claro, somente de acordo com a real necessidade de ter o documento em formato físico;
  • Para que a empresa desfrute da economia em relação a impressão, é importante haver uma conscientização geral por parte dos funcionários. E isso fica fácil de garantir, pois, o arquivamento de arquivos torna mais fácil até mesmo o dia a dia deles.

A digitalização também proporciona outros benefícios!

Em relação ao mundo empresarial, o termo “tempo é dinheiro” se aplica em todos os sentidos. Se você escolher implantar o sistema GED na sua empresa, gestão eletrônica de documentos, a redução nos custos de impressão não será o único benefício. Entenda o porquê:

  • Melhora o fluxo de trabalho

Os funcionários não precisaram perder tempo procurando arquivos em pastas intermináveis. O tempo destinado para produzir deve ser gasto justamente para isso, então, com apenas alguns cliques, eles poderão acessar informações.

Informações essas que servirão tento para tirar dúvidas, quanto para elaborar novas estratégias para a sua empresa. A organização das informações também proporciona um melhor entendimento da situação da empresa.

  • É ecologicamente correto

A indústria de papel é uma das mais poluentes para o mundo. Nos dias de hoje, empresas que tomam a iniciativa de se importar com essa causa são mais humanas e consequentemente isso influencia na visão que os clientes têm de sua empresa.

Por mais que sua empresa não lide diretamente com a indústria de papel, todos, sem exceção, usam papel, e em grande volume. Diminuir este consumo pode não influenciar diretamente a produção de papel, mas sua empresa passará a fazer parte de uma tendência benéfica para o mundo, o paperless!

  • Da economia com impressão à melhora no fluxo de trabalho

Ao diminuir o uso de papeis na empresa através do acesso pelo software de gerenciamento de arquivos, os funcionários poderão ter acesso simultâneos aos documentos, certo?

Dito isso, consequentemente todos poderão ter um processamento mais rápido em relação às análises de dados e tudo de uma vez, melhorando também a comunicação entre eles. Viu só como os custos altos de impressão podem influenciar em todo o ciclo de uma empresa?