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Gestão De Processos De Negócio – O Que É?

A gestão de processos de negócio é a união de atividades quem tem como objetivo tornar mais eficaz os processos de negócio para aumentar os resultados da organização. O BPM, business process management, também é uma referência ao processo de negócio.

Muitas pessoas se equivocam ao tratar o gerenciamento de processos como uma ferramenta ou metodologia. Na verdade, se trata de uma disciplina gerencial. O gerenciamento de processos define quais serão as melhores maneiras de trabalhar as metodologias e ferramentas na empresa.

Basicamente, ajuda na melhoria das atividades internas realizadas pela empresa. Quer entender um pouco mais e detalhadamente? Então continue lendo o artigo.

Entendendo mais sobre a gestão de processos de negócio

Já ouviu falar nos serviços do grupo Gerenciar? A empresa faz o gerenciamento de processos de negócio em etapas, e para você entender melhor, citaremos os detalhes de cada uma, confira:

  • Ponta a ponta

O processo ponta a ponta entende que todos os processos são feitos por muitos colaboradores, ou seja, inclui inúmeros departamentos. Então, nenhum setor é mais dividido por separação dos serviços, mas com este inovador sistema ponta a ponta, as tarefas ligam uma a outra.

  • Valor e conceito

O valor e conceito está muito mais ligado a visão que o cliente tem da sua empresa. Isso está ligado também com a percepção dos benefícios que ele pode ter ao usar seu produto ou serviço.

A percepção de valor tem relação com a experiência que cada usuário tem dos seus serviços, por isso, a percepção varia de pessoa para pessoa. No entanto, se a sua empresa possui falhas nos processos de negócios, a experiência do cliente pode ser muito mais negativa em relação a sua empresa.

  • A divisão dos processos

Os processos na verdade são divididos em três, processos primários, que transmitem o valor para seus clientes de maneira certeira, processos de suporte, que une os processos primários aos de gerenciamento. E por fim, o processo de gerenciamento, que une os processos primários e de suporte.

Quais são os benefícios do gerenciamento de processos de negócio?

Escolher os serviços do grupo Gerenciar para o gerenciamento de processos no seu negócio pode proporcionar inúmeros benefícios. Alguns deles são:

  • Processos padronizados

O gerenciamento de processos auxilia a padronizar os processos, isso se deve ao fato de que os processos padronizados exigem que documentações sejam organizadas. Assim, todas pessoas que trabalham na empresa, incluindo você e seus funcionários, podem ter acesso a documentação.

Tudo isso é muito benéfico pois evita que erros por falta de informação sejam feitos. Fica mais fácil de tirar dúvidas, e consequentemente toda equipe trabalha em sintonia.

  • Popularização da cultura de processos

Ao implantar o gerenciamento de processos no negócio, é mais fácil disseminar uma cultura que preza por trabalhar com processos na empresa. Portanto, todos os funcionários compreenderão que a organização impacta suas respectivas atividades.

E claro, entendem também que caso a organização não seja levada a sério, consequentemente a entrega do produto ou serviço final não será satisfatório para o cliente.

  • Reduz possíveis falhas e desperdícios

Isto é, se tem gerenciamento de processos, tem comunicação e acesso a informações, levando a zero os riscos de erros e desperdícios de recursos.

Qual empresa oferece o serviço de gerenciamento de processos de negócio?

Muitas empresas oferecem o serviço de gerenciamento de processos de negócios. No entanto, como se trata de mexer em toda a estrutura da sua empresa, é necessário que contrate uma empresa que tenha experiência e ofereça garantia de qualidade nos serviços, certo?

O grupo Gerenciar, além de garantir todos os benefícios citados acima, também conta com um software que tem um sistema de fluxo de trabalho integrado. Tornando todo o trabalho ainda mais otimizado.

Ou seja, é completamente eficaz e permite que todos os setores da sua empresa sejam gerenciados de maneira eficaz, justamente devido ao método gestão de processos de negócio que a Gerenciar oferece.

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Facilidades Do Gerenciamento De Fluxo Financeiro

O gerenciamento de fluxo financeiro é fundamental para garantir que a sua empresa tenha total controle tanto dos gastos quanto dos investimentos. Pense você que em alguns anos atrás este controle era feito por meio de enormes cadernos.

Cadernos esses que tinham informações como o fluxo de caixa, gastos, receitas, estoque e entre outras informações. Mas, felizmente, devido a criação de novas tecnologias, você pode ter acesso a essas informações e muito mais, por meio digital. É simples, fácil de manusear e o melhor, é rápido.

E quando se trata de tornar mais rápido o fluxo de trabalho na empresa, ferramentas que otimizem os processos são mais que essenciais. Por isso, o controlo do fluxo de caixa feito através do sistema GED é um ponto importante.

O que é gerenciamento de fluxo financeiro?

É bem simples de entender o que é a gestão de fluxo financeiro. A gestão nada mais é do que o registro e análise de todas informações que estão relacionadas ao dinheiro utilizado nas atividades da empresa. Atividades essas que incluem compras, produção, despesas, lucros, enfim, inúmeras atividades.

O ponto chave para se fazer uma boa gestão de fluxo financeiro é a organização, por isso o controlo do fluxo de caixa feito através do sistema GED, aliás, é justamente por isso que existem softwares que são utilizados para este controle.

Softwares esses que guardam informações valiosas, até mesmo para serem consultadas momentos mais tarde. Evitando então por completo o uso de papeis, cardenetas, enfim. Geralmente, empresas que oferecem o controle da gestão financeira também oferecem o serviço de GED.

Como funciona a gestão do fluxo financeiro?

O objetivo principal da gestão de fluxo de caixa é disponibilizar o saldo para que se tenha controle do capital de giro, para poder suprir possíveis gastos. A gestão funciona da seguinte forma:

  • Controlando todos os recebimentos, incluindo vendas à vista e também a prazo, como também o recebimento das duplicatas e outros tipos de serviços;

  • Controlando todos os pagamentos, incluindo compras feitas à vista, também pagamentos de duplicatas, dinheiro gasto com despesas e entre outras coisas;

  • Previsões que envolvem desde o último pagamento e também recebimento, dando uma visão mais ampla das reais necessidades financeiras da sua empresa.

É importante ressaltar que de início, a implantação de um sistema de fluxo financeiro pode parecer um pouco confuso para sua empresa. Mas, logo em seguida você perceberá a facilidade que terá na hora de estudar investimentos, cortar gastos e uma série de outras coisas.

Lembra que foi citado que um fluxo de caixa era feito de forma manual? Pois bem, muitas empresas, as pequenas principalmente, ainda seguem este esquema. Porém como também já foi citado, existem sistemas que são automatizados, o que é o caso do serviço oferecido pela Gerenciar.

Quais as vantagens de usar o sistema de gestão de fluxo financeiro?

Além da própria rapidez na pesquisa de dados e maior controle de gastos, alguns outros benefícios incluem:

  • Visualização de entrada e saída de caixa. Muitos softwares oferecem este controle, que é o caso do software elaborado pela empresa Gerenciar. O sistema é de fácil manuseio e controle. A visualização de entrada e saída permite a elaboração de relatórios muito mais completos;

  • Fazer um planejamento financeiro assertivo e eficiente. Pense que com um sistema que tenha todos os dados financeiros da sua empresa, fica por sua conta ou de uma equipe, somente elaborar um plano financeiro;

  • É mais fácil controlar os pagamentos e as despesas. Inclusive detectar e analisar se o dinheiro tem sido usado de forma correta;

  • Fazer a gestão financeira de qualquer lugar. Hoje, com a disponibilização de um sistema totalmente digital, é possível que você acesse planilhas pelo seu celular, por exemplo ou até mesmo em uma viagem;

E qual empresa pode te garantir o controlo do fluxo de caixa feito através do sistema GED? Como já foi citado, a Gerenciar oferece serviços eficazes. A empresa atua principalmente na área de gestão de documentos, que acaba incluindo o gerenciamento de fluxo financeiro.

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Vantagens Das Empresas Que Eliminaram O Papel

As empresas que eliminam o papel trabalham com um novo conceito chamado paperless. Na tradução livre quer dizer “sem papel”, este conceito vem juntamente com uma outra tendência que não tem muito a ver com o ramo, o minimalismo.

Apesar de o minimalismo não ter muito a ver com assuntos empresarias, o conceito até se aplica, less is more. Ou seja, menos é mais, e neste sentido, quanto menos arquivos desnecessários e acúmulos de papeis, mais eficiente se torna o gerenciamento da sua empresa.

Outro conceito, bastante louvável e plausível neste caso, é a sustentabilidade que a eliminação do papel proporciona à empresa e consequentemente, para o meio ambiente. A ideia é tão eficiente que pode até mesmo contribuir para a imagem da sua empresa.

Empresas que eliminam o papel não contribuem para o mal impacto ambiental

Existem milhares de empresas espalhadas ao redor do mundo, certo? Pense você que, com todo o fluxo de trabalho, milhares de impressões e arquivamentos físicos de documentos, o volume no final do dia é absurdo, certo? Agora multiplique isso por meses, anos, décadas, enfim.

A indústria de papel é uma das mais poluentes em seu processo de fabricação, incluindo desde a coleta da matéria prima até o próprio transporte do produto final, o papel. Além do mais, o processo contribui para o esgotamento de recursos naturais.

Recursos naturais como água, o ar e também o solo, pois há o desmatamento de áreas florestais. Quando você implanta serviços de documentação digital na sua empresa, o negócio é ecologicamente correto.

Implantar o sistema de documentação digital reduz custos e libera espaço

Reduzir custos com o sistema GED implica na seguinte interpretação, pense que a sua empresa não precisará incluir na lista de compras uma enorme quantidade papeis, consequentemente o valor final ficará muito mais em conta. E a economia não é só em relação ao papel.

Se não tem documento físico, não existe a necessidade de comprar clips, malotes, pastas e armários para armazenar e uma série de outros materiais. Além deste ponto, existe também a liberação de espaços que poderiam ser utilizados para comportar outros setores.

E claro, o valor com tinta de impressão também sofrerá uma considerável queda caso você opte pelo sistema paper less. A impressão ficará por conta de uma necessidade extrema. Tanto você quantos os funcionários poderão ter acesso ais documentos por meio de um computador.

O sistema de documentação digital torna o fluxo de trabalho mais eficaz e seguro

Antigamente, e ainda nos dias de hoje, algumas empresas desperdiçam tempo somente procurando um único documento. Através do sistema digital, você consegue encontrar o que necessita em questão de segundos.

A questão da segurança está na questão de possivelmente poder perder algum documento importante que estava em seu estado físico. Com a digitalização, todos os documentos ficam seguros. Nunca se sabe o que pode acontecer em relação a algo que comprometa todo o ambiente da empresa, por exemplo.

E caso os documentos físicos ou até mesmo já presentes no computador sofram uma perda, alguns softwares permitem fazer um armazenamento de segurança. Nada e nenhum contratempo poderá afetar os documentos da sua empresa, reduzir custos com o sistema GED é seguro.

Documentos digitalizados permitem mais rapidez em alguns processos

Pode estar ocorrendo uma negociação a distância, por exemplo. E como pessoa do ramo de negócios, provavelmente você sabe que este processo poder ser um tanto quanto demorado e burocrático.

O meio digital permite que alguns processos sejam feitos de forma mais eficaz. Dependendo da necessidade do documento, o envio do arquivo pode ser feito em questão segundos. Por isso a necessidade de reduzir custos com o sistema GED.

Além disso, as empresas que eliminam o papel também entendem que a todo momento, documentos são gerados com dados extremamente importantes e restritos. Ao digitalizar, é possível ter controle de todas as informações da empresa.

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É Importante Digitalizar Acervo?

Digitalizar acervo é amaneira que muitas empresas encontraram para manter a segurança de dados importantes. No entanto, muitos negócios ainda não se atentaram para essa tecnologia e ainda trabalham com um fluxo de trabalho extremamente lento.

Ou seja, os funcionários ainda procuram os arquivos em pastas físicas, em salas destinadas para o armazenamento de inúmeros documentos e também contam com a insegurança de perder algum documento.

Então, se você quer melhorar o dia a dia na sua empresa e garantir que os funcionários fiquem ocupados com tarefas mais importantes, a digitalização documental é uma alternativa inteligente.

Informações são encontradas rapidamente ao digitalizar acervo

Mesmo que os documentos da sua empresa estejam guardados por pasta, armários ou até mesmo setor, encontra-los pode ser difícil e demorado, o que pode acabar atrapalhando o fluxo da empresa como um todo.

Ao fazer toda digitalização de documentos, você e seus funcionários só precisaram dar alguns cliques. Logo, será possível que se envie arquivos, informações, dados. Enfim.

E sem contar que o mesmo documento pode ser utilizado simultaneamente por um grande grupo de funcionários, sem a necessidade de fazer inúmeras impressões.

Reduz os riscos de se perder documentos

A digitalização de documentos garante que todos os arquivos da empresa sejam mantidos em segurança. E a segurança não é só em relação ao documento físico, como também aceso as informações contidas nos mesmos.

Os acesos aos documentos poderão ser feitos de acordo com a hierarquia e divisão dos setores. Assim, cada funcionário, de acordo com o seu setor, poderá ter acesso a informações que possibilitaram uma melhor comunicação e redção nos ruídos.

Outro ponto é que, geralmente, após a digitalização dos documentos, todos podem ser acessados por meio de um software. Software este que, dependendo da empresa que oferece, garante a segurança dos dados e armazenamento.

Digitalizar documentos é importante pois reduz gastos com impressões

Se a sua empresa está passando por um período financeiro conturbado ou você decidiu simplesmente cortar gastos, a digitalização pode ser grande aliada na hora de evitar impressões desnecessárias.

A redução envolve deixar de usar o papel em si, tinta de impressora, energia e também de tempo gasto com as atividades. Tornado então, a impressão necessária somente em momentos de total necessidade.

Outro ponto também interessante é o impacto no meio ambiente, que neste caso, não tem. Pois todo os documentos da empresa estão sendo utilizados no meio digital. Tudo isso passa uma imagem consciente da sua empresa em relação ao meio ambiente.

Que é que pode fazer a digitalização dos documentos da minha empresa?

Como se trata do acesso a informações confidencias e importantes, é necessário que você escolha uma empresa séria no ramo. A Gerenciar é uma empresa que atua na digitalização de documentos a um certo tempo no ramo.

Além da experiência, a empresa conta com o oferecimento de um excelente sistema GED, o gerenciamento eletrônico de documentos. Ou seja, tudo que você precisa neste momento.

É importante ressaltar que o sistema GED envolve diversas etapas para um bom funcionamento da sua empresa. Não são só os seus documentos que são digitalizados e guardados com segurança, como também há a análise de quais arquivos devem ser digitalizados.

Minha empresa é pequena, ainda sim eu preciso digitalizar os documentos?

Mesmo que a sua empresa seja de porte médio ou pequeno, a digitalização dos documentos deve ser feita, pois, os riscos são inerentes ao porte da empresa. Podem ocorrer problemas como:

  • Vazamento de informações importantes;

  • Perda de documentação;

  • Demora na procura pelo documento certo;

  • Perda dos documentos por conta do tempo, acidente ou até mesmo descarte por engano.

Independentemente do porte da sua empresa, digitalizar acervo pode ser uma forma de manter a empresa organizada. Sem contar também que, quanto mais organizada as informações, maiores são as chances de desenvolvimento estratégico para sua empresa crescer e lucrar.

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Benefícios Da Digitalização De Documentos Para Sua Empresa

A digitalização de documentos passou a ser uma alternativa extremamente benéfica para inúmeras empresas dos mais variados ramos. O método contribui para a melhoria da gestão do negócio e para o arquivamento digital de documentos.

Porém, não é somente isso, há uma série de outros benefícios. O mundo anda cada vez mais moderno e consequentemente, a criação tecnologias que contribuem para o fluxo da empresa também é um aspecto que melhora a vida de inúmeros empresários e também pode melhorar a sua.

Não fique por conta de armazenar documentos físicos, se renda a nova tecnologia e você verá como o fluxo de trabalho da sua empresa irá melhorar. Sem contar também que, muitos planos empresariais são criados através do controle de gerenciamento de documentos, como a própria digitalização.

A digitalização de documentos reduz os gastos

O ponto que costuma chamar mais atenção das empresas que optam pelo arquivamento digital de documentos é a redução nos gastos desnecessários. Gastos esses que podem incluir lápis, papeis, remessas de carta, enfim. Se tratando dos objetos citados, pode parecer um valor inofensivo.

No entanto, se for levado em consideração a quantidade de funcionários e o volume com que os materiais são comprados, os gastos podem sim ser astronômicos.

A economia não fica somente por conta da redução de gastos com matérias, mas como também na redução de uso da energia. Poupar diversas impressão durante o dia pode gerar uma grande economia para sua empresa.

A digitalização documental otimiza o tempo na sua empresa

A frase tempo é dinheiro se aplica bem na vida de uma empresa, não é mesmo? E neste caso, não poderia ser diferente. O tempo que será gasto na procura e organização de documentos poderia muito bem ser aproveitado em outras tarefas mais “importantes”

Manusear a papelada da sua empresa ainda da forma antiga pode atrapalhar até mesmo no cumprimento de prazos e também atrapalhar o fechamento de parcerias, por exemplo.

O sistema de armazenamento de documentos permite que qualquer documentação seja encontrada facilmente, enviada e compartilhada com funcionários. Todos, de acordo com o setor, poderão acessar os documentos.

A criação de estratégias fica mais fácil com os documentos digitalizados

Quando as empresas estão criando estratégias para melhorar algum setor, há uma análise tipos específicos de documentos. Imagine ter que análisar papel por papel? Mesmo que esteja muito bem organizado, o seu tempo será gasto.

A digitalização de documentos permite uma melhor análise geral da empresa. Ponto chave se você quer criar estratégias para o seu negócio. Para ter uma base, ter acesso imediato a todos os documentos é primordial.

Primordial até mesmo para agilizar o processo de construção das estratégias. Toda a equipe que faz parte da criação de estratégias poderá analisar os documentos simultaneamente, só que sem a necessidade de papel. Tudo pode ser analisado através de um tablet, por exemplo.

O banco de dados se torna mais eficaz com a digitalização dos documentos

Empresas que possuem um banco de dados atualizado, de fácil aceso por parte dos funcionários e com a constante atualização das informações trabalham melhor. Isso incluindo justamente a criação de estratégias como também o controle de informações.

Outro ponto bastante importante é a forma como esses documentos são guardados, quanto mais seguros, melhores, certo? A digitalização evita possíveis perdas e fraudes.

Existe a possibilidade de uma espécie de vírus atacar o sistema computacional da empresa, fazendo com que todas as informações sejam afetadas? Depende da empresa que você contrata. A Gerenciar, por exemplo, oferece um software seguro para armazenar os dados após o arquivamento digital de documentos.

Digitalizar documentos é ecologicamente correto!

Outro ponto, e que talvez seja o mais importante, é que a digitalização descarta qualquer possibilidade utilizar o papel, tornando o uso necessário somente em casos extremos.

A indústria de papel é uma das mais poluentes no mundo, ela esgota os recursos naturais e muitas das vezes, o descarte, depois de o produto utilizado, é feito de forma incorreta.

Mesmo que o papel seja biodegradável, ele polui visualmente o ambiente e pode até mesmo atrapalhar o habitat de alguns seres vivos. Ou seja, o papel pode ter grande impacto na vida do planeta, por isso, escolha a digitalização de documentos.

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Sistema GED – Implemente Em Sua Empresa

Sistema GED! Este é o serviço que cada vez mais empresas estão contratando para dar fim no acúmulo de papeis espalhados pelo escritório. GED nada mais é do que a sigla para gerenciamento ou gestão eletrônica de documentos.

Essa tecnologia permite que informações sejam geradas, controladas, armazenadas, compartilhadas e até mesmo recuperadas, sem a necessidade de existir um documento físico, ou seja, o bom e velho papel.

Além de toda a facilidade que este serviço oferece para quem irá trabalhar diretamente com as informações armazenadas, o GED é um serviço de alta tecnologia e que se implantada na sua empresa, com toda certeza você sairá na frente no quesito organização.

E como você deve saber, organização, principalmente as de documentos, é o ponto chave para quem deseja gerenciar uma empresa de forma plena e até mesmo criar estratégias.

Porque implantar sistema GED na minha empresa?

A gestão ou gerenciamento deve estar presente no dia a dia de qualquer empresa, isso independentemente do setor. Setores estes que incluem a área de admissão e demissão, compra, venda, contratação serviços e também produtos, emissão de comprovantes e entre outras coisas.

Como você pode ver, são muitos setores e diversos serviços. Imagine tudo isso impresso em papel, levando em consideração também quantidade e a frequência com que esses documentos são emitidos. É muita coisa! Não é à toa que empresas antigas destinavam cômodos somente para arquivar documentos.

E além de todo o trabalho que será feito para encontrar determinados documentos, mesmo que organizados em pastas físicas, pode atrapalhar o fluxo de trabalho seu e dos funcionários. E caso esta organização não seja uma realidade, a falta de controle pode impactar na boa gestão até da sua empresa.

Quais são os benefícios do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?

Além dos que já citamos, como a organização em si, a implantação de um sistema de gestão eletrônica de documentos pode ser benéfico nos seguintes aspectos:

  • Otimizando diversos processos, incluindo a possibilidade de fazer pesquisas rápidas e assertivas. Tanto você quanto seus funcionários podem acessar documentos de qualquer lugar;

  • Diminuição de arquivos emitidos fisicamente. Como já citamos, a diminuição da papelada;

  • O escaneamento feito no momento em que os documentos físicos estão sendo digitalizados são realmente fieis ao “original”. Mantendo então a segurança e integridade das informações;

  • Claro, a economia é um dos benefícios que o gerenciamento eletrônico de documentos traz. Imagine que não existirá mais a necessidade de a todo momento gastar com impressão, comprar papel, clipes, enfim.

  • A sustentabilidade também é um ponto benéfico na hora de gerenciar a documentação da sua empresa de forma digital;

Esses são alguns benefícios dos quais valem a pena implantar o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos na sua empresa. Seja qual for o seu ramo, administrativo, financeiro, controladoria, contabilidade, RH, departamento pessoal, jurídico, segurança do trabalho ou qualquer outro tipo.

A empresa certa para fazer o gerenciamento eletrônico de documentos

Escolher uma empresa que seja séria para fazer o gerenciamento eletrônico de documentos empresariais é extremamente importante. Até porque, é preciso considerar que diversos arquivos com informações confidenciais serão compartilhados com a empresa que fará este serviço.

Se é trabalhoso encontrar uma empresa séria? Na verdade, não! Temos a solução para você. A Gerenciar, empresa que faz gestão eletrônica de documentos a mais de nove anos, oferece diversos serviços como:

  • Custódia de documentos, que garante o cesso seguro aos documentos;

  • A própria gestão de documentos, que inclui a digitalização;

  • Consultoria para que se tenha uma análise séria de quais documentos serão arquivados;

  • Disponibilização de manual para saber lidar com os documentos que foram digitalizados;

  • Descarte de documentos, que inclui a destruição segura para que informações confidenciais da empresa não sejam vasadas.

A Gerenciar é modelo no ramo de sistema GED. Ao decidir que a sua empresa necessita dos serviços oferecidos, não hesite em entrar em contato e pedir mais informações.

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Como Funciona A Automatização De Processos?

A automatização de processos é um diferencial dentro de uma empresa. No entanto, o mercado está tão acirrado que qualquer forma de gestão deveria ser vista como uma obrigação.

Organizar todos os documentos é o primeiro passo para manter a visualização da situação da empresa. E esta situação, inclusive, deve ser acessada por qualquer tipo de funcionário.

Sendo mais claro: tudo que ocorre dentro de uma empresa precisa de documentação. Se esta estiver desorganizada, fica difícil entender o que se passa dentro da própria corporação.

Muitos ainda não veem a necessidade de gerenciar e organizar todos os documentos, mas esse artigo irá mostrar o quão importante é essa etapa.

Automatização de processos: o que é

A automatização de processos, como o nome já diz, é automatizar a maior parte de etapas que envolvem uma linha de produção.

Para que o produto final chegue às mãos do cliente, muitos setores devem trabalhar juntos, como o financeiro, contábil, produção, dentre outros.

Quando estes estão automatizados, tudo é otimizado. Afinal, o uso de ferramentas e softwares agilizam compilações e conseguem cortar etapas. Lê-se: menos tempo e maior lucratividade.

No artigo em específico o foco será na automatização de documentos, algo que não tem a devida importância em algumas empresas.

É fácil perceber a importância da automatização do setor de estocagem, por exemplo, mas e a documentação? Por que é tão fundamental? Como já dito, a documentação das empresas costuma ser grande e complexa.

Sempre haverá a necessidade de alguma documentação, seja por burocracia interna ou externa. Não manter essa documentação em ordem, ou perdê-la, é extremamente prejudicial à empresa.

Podem ser perdidos documentos importantes, histórico de dados, informações dos funcionários, dentre outras coisas.

Além disso, a automatização de processos facilita – e muito – encontrar o documento desejado no menor tempo.

Uma empresa está fazendo um relatório, por exemplo, e precisa de um dado de 1980 deve encontrá-lo rapidamente. Não importa a data do documento, TUDO deve estar no seu devido lugar.

Como funciona?

  • Arquivar documentos

Arquivar documentos é a etapa base da automatização. O processo de armazenagem é seguro e utiliza de métodos inteligentes para organizar tudo de forma intuitiva e de fácil acesso.

  • Digitalização de documentos

Hoje em dia os arquivos digitalizados são mais requisitados do que os físicos e, em muitos lugares, eles também possuem valor legal. A Gerenciar digitaliza todos os documentos, evitando perdas.

  • GED – gerenciamento eletrônico de documentos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o que diferencia a automatização de processos. A organização e gestão de tudo aquilo documentado otimizará n coisas dentro da empresa.

  • Microfilmagem

Os documentos também podem ser fotografados, conservando suas características originais.

  • Gerenciamento Personalizado

Os arquivos não são organizados aleatoriamente, eles seguem um padrão de acordo com os gostos da própria empresa. É feita uma classificação antes de organizar os papéis.

  • Mantém a organização

A Gerenciar tem o objetivo de manter todos os documentos organizados, evitando que eles voltem a ficar em desordem.

A automatização de processos serve para qualquer empresa?

Empresas pequenas ou familiares não costumam ver tanta necessidade do gerenciamento de documentos. No entanto, isso é um grande erro.

Qualquer empresa tem dados e documentos importantes que, possivelmente, precisarão ser resgatados uma hora ou outra. A organização de todos os dados é fundamental para o desenvolvimento da empresa.

Além disso, manter os dados organizados evita perda de prazos e, consequentemente, evita multas e advertências.

A automatização de processos através do gerenciamento de documentos é feita pelo Grupo Gerenciar. A empresa une fundamentos de organização com tecnologia, realizando um serviço de excelência em qualquer empreendimento.

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Como Funciona A Digitalização Acervo Acadêmico?

A digitalização acervo acadêmico será obrigatória a partir de abril de 2020, em que todas as instituições educacionais para ensino superior tanto pública quanto privada, deverá ter os documentos digitalizados.

O acervo acadêmico são onde todos os documentos que são desenvolvidos ou recebidos por instituições estão armazenados, neste acervo conta com registros como históricos acadêmicos dos alunos que comprovam a matricula do mesmo, diplomas e todos os processos que cada um teve durante seus estudos.

Até este ano a quantidade de produção de arquivos impressos dentro das universidades estão cada vez maiores, no qual não há como diminuir a emissão de tais documentos, pois a entrada de saída de alunos se dá todos os anos.

Então uma forma de ter todos os documentos digitalizados, é investir em programas que auxiliam que na produção do mesmo, desde escaneamento até a digitalização de todos os arquivos.

Importância da digitalização acervo acadêmico

Há muita importância na digitalização acervo acadêmico dentro das Instituições de Ensino Superior. Para que todos os documentos fiquem arquivados, garantindo que nenhum seja perdido dentro das salas de armazenagem.

Com a digitalização de toda a documentação será uma adequação ao mercado educacional e de todas as instituições, aliando-se aos avanços tecnológicos que ajudam a facilitar todo o processo de criação de documentos.

Sendo uma maneira de otimizar a gestão pedagógica dentro das universidades de todo o Brasil, esta obrigatoriedade foi imposta pelo MEC, para que seja possível melhorar os resultados administrativos de uma instituição.

A digitalização é uma forma de evoluir todo gerenciamento pedagógico e melhorar os níveis de ensino que são desenvolvidos com o aluno. Sendo muito benéfico para docentes, discentes e colaboradores da instituição.

Com essas mudanças é possível acompanhar de forma facilitada todos os comportamentos das novas gerações de discentes da instituição. E ainda sim, a interação com o mercado de trabalho.

Por isso é de extrema importância, realizar a digitalização acervo acadêmico, sendo uma forma de alinhar as transformações tecnológicas que todo o mundo vem passando, para facilitar o trabalho dos colaboradores.

Como atender ao MEC para digitalização do acervo acadêmico?

Para atender a legislação que foi imposta pelo MEC, sendo de portaria 315, todos os documentos de instituições de ensino superior devem ser digitalizados.

Portanto a melhor forma de se adequar a legislação e atender aos requisitos é buscar ferramentas que estão disponíveis no mercado de forma eficiente. Isso pode se dar através de parcerias com empresas que possuem experiência no ramo.

A empresa deve ter conhecimento no setor e nas normas regulamentadoras, para que os processos internos sejam executados de maneira correta. A quantidade de documento a ser digitalizado é muito grande é um procedimento que leva tempo e muita dedicação.

Deve se ter como meta a integração de todos os dados e informações dos alunos no sistema acadêmico, utilizando indexação, que é o uso de palavras-chaves para localização eficiente do documento.

E o método escolhido deve ser de extrema segurança, para que as informações estejam sempre resguardadas para toda a instituição.

Vantagens da digitalização acervo acadêmico

Com a digitalização acervo acadêmico é possível garantir muitas vantagens as universidades, sejam elas pública ou privada. Confira a seguir:

  • Facilidade de localização: Em que localizar algum documento ou processo que se refira a instituição será mais facilitado.
  • Maior segurança: Não haverá riscos de perdas de documentos, pois todos estarão armazenados em dispositivos.
  • Menor espaço: Não será preciso contar com salas de arquivos, pois através da nuvem no próprio computador é possível acessar as informações.
  • Sustentabilidade: A redução do consumo de papéis será maior, tendo assim um consumo sustentável.

A digitalização acervo acadêmico mesmo que sendo obrigatório é uma forma de facilitar e organizar todos os processos que ocorrem dentro das instituições. Para saber mais acesse o site da Gerenciar.

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O Que É Consultoria Arquivística?

A consultoria arquivística faz parte de um processo em que cada vez mais empresas estão adotando. Inclusive, você também pode adotar este método na sua empresa.

O objetivo principal deste processo é organizar toda documentação da empresa. Além disso, a organização documental permite que os dados da sua empresa sejam encontrados rapidamente pelos funcionários, como também sejam mantidos em segurança.

E o que antecede justamente essa faze de armazenar os arquivos, é a consultoria de arquivos. Ou seja, o processo é bastante trabalhosos e deve ser feito por uma empresa especializada.

O que é consultoria arquivística?

Arquivos contêm informações importantes para sua empresa, e essas informações são de extrema relevância para desenvolver atividades. Atividades essa que podem incluir até mesmo o desenvolvimento de ações estratégicas.

Quanto mais organizado os documentos, melhores e mais rápidas serão as análises dos funcionários. O processo arquivístico é fundamental para atender as demandas da sua empresa, caso não tenha ele, a acessibilidade aos documentos pode ficar até mesmo inacessível.

Este processo é feito por etapas, etapas essas que melhoram ainda mais a consulta de arquivos da sua empresa. As etapas incluem:

  • Identificação e análise dos documentos;

  • Levante de acervo;

  • Higienização dos documentos;

  • Elaboração de um plano para classificar os documentos;

  • Estabelecimento de quais arquivos devem ser arquivados;

  • Criação de instrumentos para pesquisar os arquivos armazenados;

  • Aplicação de tabela de temporalidade documental;

  • Criação de manual para acessar os arquivos;

  • Criação de sistema de gerenciamento eletrônico;

  • Digitalização documental;

  • Indexação

  • Manutenção dos arquivos;

A implantação do sistema de gerenciamento eletrônico

Caso a sua empresa ainda não tenha, a implantação de um sistema que faça o gerenciamento eletrônico dos arquivos será o ponto chave para otimizar a procura por documentos na sua empresa.

O grande diferencial será ele, pois, mesmo que ocorra a organização de arquivos, se eles não se tornarem fáceis de acessar, todo o trabalho anterior e posterior a ele é redundante.

O sistema eletrônico de gerenciamento de arquivo melhora todo o fluxo de trabalho da sua empresa. Não há necessidade de vasculhar pastas físicas, libera espaço na sua empresa, contribui para economia da empresa e uma série de outros benefícios.

Porque a minha empresa precisa de consulta arquivística?

Você quer melhorar o fluxo de trabalho da empresa? Quer melhorar a organização? Deseja reduzir custos com impressão e uma série de outros materiais, como também com economizar energia? Neste caso, a consulta de arquivos da sua empresa deve ser feita.

E mesmo que a empresa não esteja necessitada de todos os serviços citados acima, essa tecnologia só traz benefícios para o negócio. Outro ponto essencial é que a consultoria permite que os documentos da empresa sejam analisados de maneira mais rápida e eficaz.

Todas as informações que são organizadas de maneira eficaz, contribuem para que a equipe de trabalho tenha melhores condições de analisar os dados e consequentemente analisar assertivamente as condições da empresa. Como também poder criar estratégias para um bom gerenciamento.

  • Manter os documentos da sua empresa organizados evita riscos de falhas nas informações;

  • Oferece aceso rápido às informações;

  • Todos os funcionários da empresa podem ser beneficiados com a organização.

Escolhendo a empresa certa para fazer consulta arquivística

Tenha em mente que os documentos físicos da empresa, até mesmo aqueles mais privados, deverão ser acessados para ser realizada a digitalização, e não só ela, como também passar por todo processo de consultoria.

Logo, se entende que não é qualquer um que deve fazer este serviço. É necessário ter a certeza de que as informações estarão seguras e que a organização de fato, serão mantidas.

Neste sentido e em outros, a Gerenciar se garante na consulta de arquivos da sua empresa. São anos de experiência que acumulam serviços prestados a inúmeras empresas, empresas essas de diversos setores e portes físicos. Faça sua consultoria arquivística com a Gerenciar!

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Como Funciona BPM Administração?

Quem trabalha com Administração, especialmente para grandes empresas, não pode deixar de conhecer o conceito de BPM Administração.

Sendo siga para Business Process Management, o BPM trata da junção de processos organizacionais com tecnologia da informação, TI, permitindo que uma empresa otimize os seus resultados e garanta um gerenciamento eficiente.

Essa abordagem se mostra bastante adaptável mas, em geral, diz respeito à forma como funcionários, setores e atividades se encontram em um único espaço, centralizando a informação e impedindo ruídos.

Mas, afinal, como funciona BPM Administração?

Entender como funciona o BPM em uma empresa que trabalha com administração consiste em compreender as formas através das quais pode-se melhorar o fluxo de trabalho e de informações.

Geralmente, é utilizado um software que centraliza todas as informações da empresa, em especial documentos e relatórios que devem ser acessados com facilidade para que cada tarefa seja delegada com o máximo de aproveitamento possível.

Porém, como é possível centralizar a documentação de uma empresa e investir em um bom BPM se toda a documentação estiver em formato, ainda, de papel, ultrapassado e desorganizado?

Então, para fazer o BPM Administração funcionar, o primeiro passo é apostar na digitalização de documentos.

Digitalização de documentos

De nada adianta uma empresa buscar por uma boa gestão de processos se notas fiscais, relatórios, dados e informações impressas forem parar no lixo ao invés de em suas mãos.

É por isso que a digitalização de documentos tem se tornado, cada dia mais, parte fundamental dos processos de qualquer empresa.

Ao serem digitalizados, esses documentos podem ser facilmente organizados, tabelados, arquivados, encontrados e manipulados, desde que seja usado um sistema seguro e eficiente para isso.

Nessa hora, é preciso conhecer os conceitos de inteligência documental.

O que é inteligência documental?

Não somente de digitalizar documentos vive uma empresa que busca por BPM Administração.

É preciso que esses documentos digitalizados sejam corretamente arquivados, organizados e, especialmente, que eles se mantenham seguros para, de fato, permitir que sejam acessados a qualquer momento.

Assim sendo, é preciso contar com inteligência documental, que é uma forma de garantir que empresas de todos os portes contem com a organização inicial e necessária para que haja um bom gerenciamento de processos.

Isso inclui:

  • Gerenciamento de documentos;
  • Organização de arquivos;
  • Arquivar documentos;
  • Digitalização de documentos;
  • Microfilmagem;
  • GED – gerenciamento eletrônico de documentos.

Em especial o GED, que é voltado para o gerenciamento eletrônico de documentos, é fundamental para que haja o bom Business Process Management necessário para qualquer empresa.

A união dos dois fatores

Uma vez que toda a documentação de uma empresa é digitalizada, o acesso a informações centralizadas se mostra muito mais possível e eficiente.v

Portanto, pode-se definir que somente uma organização documental é capaz de trabalhar junto a um bom BPM.

Porém, investir nessa organização nem sempre é tão fácil quanto parece.

A inteligência documental é algo que necessita de profissionalismo e expertise para ser executada, o que exige a contratação de serviços especializados para isso.

Grupo Gerenciar

Há mais de 9 anos o Grupo Gerenciar trabalha acompanhando atentamente, do começo ao fim, o gerenciamento de processos envolvidos na digitalização de documentos.

Por isso, ao contar com os seus serviços, você pode ter a certeza de estar entregando nas mãos certas todo o processo referente ao melhor rendimento possível para seus funcionários, que terão acesso a informações centralizadas em sua empresa.

Tendo acesso a isso, é muito mais simples que seja implementado, de fato, um bom BPM Administração, otimizando o dia a dia dos gestores, dos funcionários e dos setores de qualquer negócio – e consequentemente trazendo os melhores resultados.