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Vantagens Das Empresas Que Eliminaram O Papel

As empresas que eliminam o papel trabalham com um novo conceito chamado paperless. Na tradução livre quer dizer “sem papel”, este conceito vem juntamente com uma outra tendência que não tem muito a ver com o ramo, o minimalismo.

Apesar de o minimalismo não ter muito a ver com assuntos empresarias, o conceito até se aplica, less is more. Ou seja, menos é mais, e neste sentido, quanto menos arquivos desnecessários e acúmulos de papeis, mais eficiente se torna o gerenciamento da sua empresa.

Outro conceito, bastante louvável e plausível neste caso, é a sustentabilidade que a eliminação do papel proporciona à empresa e consequentemente, para o meio ambiente. A ideia é tão eficiente que pode até mesmo contribuir para a imagem da sua empresa.

Empresas que eliminam o papel não contribuem para o mal impacto ambiental

Existem milhares de empresas espalhadas ao redor do mundo, certo? Pense você que, com todo o fluxo de trabalho, milhares de impressões e arquivamentos físicos de documentos, o volume no final do dia é absurdo, certo? Agora multiplique isso por meses, anos, décadas, enfim.

A indústria de papel é uma das mais poluentes em seu processo de fabricação, incluindo desde a coleta da matéria prima até o próprio transporte do produto final, o papel. Além do mais, o processo contribui para o esgotamento de recursos naturais.

Recursos naturais como água, o ar e também o solo, pois há o desmatamento de áreas florestais. Quando você implanta serviços de documentação digital na sua empresa, o negócio é ecologicamente correto.

Implantar o sistema de documentação digital reduz custos e libera espaço

Reduzir custos com o sistema GED implica na seguinte interpretação, pense que a sua empresa não precisará incluir na lista de compras uma enorme quantidade papeis, consequentemente o valor final ficará muito mais em conta. E a economia não é só em relação ao papel.

Se não tem documento físico, não existe a necessidade de comprar clips, malotes, pastas e armários para armazenar e uma série de outros materiais. Além deste ponto, existe também a liberação de espaços que poderiam ser utilizados para comportar outros setores.

E claro, o valor com tinta de impressão também sofrerá uma considerável queda caso você opte pelo sistema paper less. A impressão ficará por conta de uma necessidade extrema. Tanto você quantos os funcionários poderão ter acesso ais documentos por meio de um computador.

O sistema de documentação digital torna o fluxo de trabalho mais eficaz e seguro

Antigamente, e ainda nos dias de hoje, algumas empresas desperdiçam tempo somente procurando um único documento. Através do sistema digital, você consegue encontrar o que necessita em questão de segundos.

A questão da segurança está na questão de possivelmente poder perder algum documento importante que estava em seu estado físico. Com a digitalização, todos os documentos ficam seguros. Nunca se sabe o que pode acontecer em relação a algo que comprometa todo o ambiente da empresa, por exemplo.

E caso os documentos físicos ou até mesmo já presentes no computador sofram uma perda, alguns softwares permitem fazer um armazenamento de segurança. Nada e nenhum contratempo poderá afetar os documentos da sua empresa, reduzir custos com o sistema GED é seguro.

Documentos digitalizados permitem mais rapidez em alguns processos

Pode estar ocorrendo uma negociação a distância, por exemplo. E como pessoa do ramo de negócios, provavelmente você sabe que este processo poder ser um tanto quanto demorado e burocrático.

O meio digital permite que alguns processos sejam feitos de forma mais eficaz. Dependendo da necessidade do documento, o envio do arquivo pode ser feito em questão segundos. Por isso a necessidade de reduzir custos com o sistema GED.

Além disso, as empresas que eliminam o papel também entendem que a todo momento, documentos são gerados com dados extremamente importantes e restritos. Ao digitalizar, é possível ter controle de todas as informações da empresa.

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