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O Que É WFMS?

WFMS, em seu conceito formal, é a sigla para Workflow Management System. Em termos práticos, ela diz respeito à fluxo de trabalho, um conceito que, se corretamente gerenciado, pode fazer uma grande diferença em empresas de todos os portes.

O fluxo de trabalho de qualquer empresa deve seguir parâmetros que façam com que ele seja o mais otimizado possível.

Para isso, é preciso que informações essenciais cheguem até os locais certos, que não haja a presença de ruídos na troca de dados, que seja possível ter acesso aos informes necessários para tomar decisões e muito mais.

Esses são passos que demandam organização para se dissiparem de forma correta – e é para isso que existe o Workflow Management System.

Entenda mais sobre o WFMS

Um dos principais pontos que delimita um Workflow Management System de qualidade é a organização.

Sem ela, não é possível que o fluxo de trabalho consiga existir e chegar à quem precisa de forma harmônica e uniforme, criando uma série de ruídos no percurso que dificultam a sua eficiência.

Assim sendo, o primeiro passo para que o WFMS seja eficaz é alinhar todos os setores. Mas em que local ficam, especialmente, armazenadas as principais informações sobre esses setores? De forma geral, em papéis.

Sistema paperless

Antes de qualquer coisa, para garantir a organização dos papéis de uma empresa, é preciso transformá-los em documentos digitais.

A digitalização é uma tendência das empresas modernas e é ela que permite que papéis importantes estejam, de fato, onde devem estar, ao invés de no lixo, rasgados, picados ou perdidos.

Após a introdução do conceito paperless em uma empresa, ou seja, nada de papel – tudo digitalizado, é preciso apostar no correto arquivamento desses documentos digitais.

Inteligência documental

O nome dado ao uso otimizado dos documentos digitais de uma empresa é inteligência documental.

  • Sem organização, não há a implantação de um bom Workflow Management System.
  • Sem a implantação do conceito paperless a otimização dos fluxos de trabalho se torna impossível.
  • E mesmo contando com documentos digitais, sem a correta inteligência documental, todo o processo cai por terra.

Em suma, manter os arquivos de uma empresa em seus devidos lugares, de forma a serem acessados com agilidade, segurança, sigilo, de acordo com a legislação e permanentemente é única forma de apostar em um bom WFSM.

Profissionalismo

A aplicação de um Workflow Management System junto a um sistema de inteligência documental de qualidade não é algo tão simples de se fazer.

Ela exige expertise e profissionalismo – algo que apenas empresas especializadas no assunto podem oferecer.

É por isso que é fundamental contar com serviços de qualidade para organizar a documentação de qualquer empesa ao buscar por um WFMS que realmente otimize os processos de sua empresa e promova um fluxo de trabalho eficaz.

Um profissional especializado na organização dos documentos de uma empresa pode oferecer para você:

  • A possibilidade de arquivar documentos em qualquer volume;
  • Gerenciamento eletrônico desses documentos através de sistemas modernos;
  • Digitalização de documentos sem que você precise perder tempo com isso;
  • Microfilmagem, garantindo que a legislação seja seguida;
  • Organização e sigilo para seus arquivos.

Conheça a Gerenciar

O Grupo Gerenciar trabalha profissionalmente há anos no gerenciamento de documentos digitais para empresas de todos os portes, permitindo que, com isso, haja a aplicação de um WFMS de qualidade.

Seus serviços são voltados para assistir minuciosamente aos processos de inteligência documental de uma empresa, do começo ao fim, oferecendo suporte e segurança para isso.

Assim sendo, se ter um WFMS funcional é a intenção de qualquer organização, é fundamental contar com os serviços certos. Conheça o Grupo Gerenciar!

 

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