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O Que É A Temporalidade Dos Documentos?

A temporalidade dos documentos, é o tempo determinado para o arquivo de diversos tipos de documentos de uma empresa, e qual deve ser o seu destino após este prazo.

Diversos arquivos e documentos relacionado a áreas contábeis, financeira e de RH, precisam ser arquivadas por um determinado tempo, pois podem ser utilizadas por órgãos públicos em diversas situações.

Para cada tipo de arquivo existe um tempo determinado que ele precisa ser armazenado, e este tempo pode ser encontrado na Tabela de Temporalidade Documental.

Saiba o que é a temporalidade dos documentos e a sua importância

Independentemente do tipo de atuação de uma empresa, é extremamente comum que com o passar dos anos ocorra o acumulo de diversos tipos de documentos, e isso, pode afetar diretamente a gestão de um negócio.

Muitos empresários ficam em dúvida de como resolver este problema, já é obrigatório arquivar alguns documentos por muitos anos. Por isso, o Grupo Gerenciar, desenvolveu diversos tipos de serviços de digitalização e gerenciamento de documentos.

Todos os documentos fiscais e de administração pública, possuem um período de validade pré-determinada pela temporalidade dos documentos. Este tempo foi determinado por parâmetros da legislação brasileira.

Para que serve a tabela de temporalidade dos documentos?

O principal objetivo da tabela de temporalidade dos documentos é fazer o controle da emissão de documentos de maneira eficiente e segura, para que assim o seu acumulo possa ser evitado, atendendo a todas a exigências das legislações federais, estaduais e municipais.

Um dos benefícios que esta tabela promove para as empresas, é o controle do acervo documental.

Como arquivar todos estes arquivos sem comprometer a empresa?

Saber como arquivar todos os arquivos exigidos pela temporalidade dos documentos, é uma dúvida em comum para muitos empresários, rendo em vista que para isso é necessário ter espaço e tempo.

Porém, uma ótima solução que pode manter organizado todos os documentos com total sigilo e facilidade de acesso quando for necessário, é a gestão de documentos e arquivos.

O Grupo Gerenciar, promove uma melhor organização e mais segurança par os documentos e arquivos que precisam ser armazenados por um longo período de tempo.

Estes artigos são digitalizados e podem ser acessados com rapidez a qualquer momento e de qualquer lugar.

Assim, um funcionário não precisa ficar horas procurando por determinado arquivo, e pode dedicar o seu tempo para desenvolver outras atividades da empresa, aumentando assim a sua produtividade.

Veja qual é o roteiro de temporalidade dos documentos

  • Prazo de 2 anos:
  • Termo de rescisão de contrato;
  • Aviso prévio;
  • Pedido de demissão;
  • Prazo de 5 anos:
  • Cadastro de empregados e desempregados;
  • Marcação de ponto;
  • Retenção de IRRF;
  • Documentos da CIPA;
  • Recibos de férias;
  • Atestados médicos;
  • Recibos de 13º salário;
  • Recibos de pagamentos;
  • Vale transporte;
  • Prazo de 10 anos:
  • PIS/Pasep;
  • Folhas de pagamento;
  • Guias de previdência;
  • Salario educação;
  • Salario maternidade;
  • Atestados médicos de afastamento;
  • Prazo de 20 anos:
  • PPP
  • Dados de exames admissional, mudança de função, avaliação clínica, entre outros;
  • Programa de prevenção de riscos ambientais;
  • Prazo de 30 anos:
  • Documentos relativos ao FGTS;
  • Prazo indeterminado:
  • Atas da CIPA;
  • Inspeção do trabalho;
  • Contratos de trabalho;
  • Registros de empregados;
  • RAIS;

Sendo assim, foi possível saber o que a temporalidade dos documentos e entender qual é a sua importância. Além disso, foi possível também ver qual é a maneira mais eficaz de armazenas todos estes documentos e arquivos, através dos serviços do Grupo Gerenciar.

 

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