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Guarda Documentos De Empresa – Qual A Melhor Opção?

O tema guarda documentos de empresa é bastante debatido por ainda dividir muitas opiniões.

Enquanto bons empresários sabem que devem contar com boas ferramentas de gestão e armazenamento de documentos, ainda existem aqueles que estão contando com impressões e o uso de papel.

O problema é que os que estão inclusos na segunda opção não tem obtido bons resultados perante seus concorrentes, chegando até mesmo a ser superado por eles ou a correr riscos.

Entendendo qual é a melhor opção para gerir documentações importantes e fundamentais para o bom funcionamento de praticamente qualquer empresa, torna-se mais simples maximizar resultados.

Opções de guarda documentos de empresa

Enquanto o armazenamento físico é uma opção de armazenamento de documentos, ele possui diversas desvantagens.

Ele ocupa espaço físico em excesso da empresa, está vinculado a grandes gastos com impressão, tinta e manutenção de máquinas, promove a possibilidade de perda de arquivos e de informações, entre outros.

Por outro lado, o armazenamento digital já se mostra uma opção extremamente segura e viável, desde que executada a nível profissional.

Diferentemente da opção física, ele promove centralização, transparência, manutenção a longo prazo de informações, agilidade ao obtê-las, organização e simplicidade.

Porém, conforme dito, não basta apenas digitalizar documentos e esperar por resultados excelentes: é preciso fazer isso da forma certa.

Inteligência documental

É na busca por garantir armazenamento com qualidade que se usa o conceito de inteligência documental.

Conforme o nome diz, esse conceito busca tratar de documentações de forma inteligente, ou seja, de forma otimizada, organizada e completa.

Ele aborda desde os primeiros passos da digitalização até sua gestão de manutenção, fornecendo consultorias pessoais e individualizadas para seus clientes.

Além disso, ela permite que o correto arquivamento dos documentos seja feito, garantindo todos os benefícios acima citados e mais, como:

  • Redução de custos: agora, você poderá deixar volumes grandes de documentos organizados e armazenados em apenas um lugar, reduzindo custos com mobílias e com dias de serviço perdidos a fim de fazer isso;
  • Acesso instantâneo a documentos antigos: não importa a data! Se armazenados e mantidos digitalmente da forma correta, será possível ter acesso a quaisquer documentos.
  • Transparência: todos os setores autorizados poderão ter acesso à mesma informação, criando um fluxo de trabalho transparente e eficiente.

Administração de documentos

Além de uma boa mídia backup, que permite que documentos antigos sejam acessados, conforme dito, o guarda documentos de empresa feito de forma digital promove a boa administração de documentos.

Isso inclui, inclusive, sua destruição, caso seja necessário. Ela deve ser sigilosa e permitir que suas informações não caiam na mão de terceiros, especialmente se tratarem de dados financeiros.

Finalmente, é fundamental que esses serviços impeçam danos aos documentos guardados digitalmente, permitindo que eles realmente possam ser acessados conforme a necessidade.

Portanto, é necessário o uso de métodos inteligentes e seguros para isso, o que demanda expertise e profissionalismo.

Expertise e profissionalismo

Sabendo o que está em jogo ao contar com as facilidades que a guarda de documentos digitais traz para uma empresa, é fundamental que se aposte em serviços profissionais para isso.

Especialistas, especialmente os experientes, são os únicos capazes de seguir todos os passos necessários para promover armazenamento de qualidade, mantendo os seus dados organizados e seguros.

O Grupo Gerenciar atua no ramo de inteligência documental há mais de 9 anos e está apto a oferecer para você os serviços dos quais você realmente precisa para se posicionar à frente da concorrência.

Sabendo disso, não deixe de se aprofundar nas informações dadas nesse artigo sobre o tema guarda documentos de empresa e aposte nele para otimizar seus resultados!

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