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Diploma Digital Online – Como Funciona?

A segurança das redes e dos estudantes é uma grande preocupação para muitas instituições de ensino. Isso é especialmente importante quando se trata de manter a segurança dos registros dos alunos e de quaisquer outros documentos que contenham informações confidenciais, incluindo o diploma digital online.

Qualquer instituição de ensino lida com diversos documentos diariamente. Alguns deles chegam em forma de papel e acabam armazenados em arquivos. Outros podem se originar como documentos eletrônicos, mas ainda assim serem armazenados aleatoriamente.

Como resultado, rastrear o documento certo se torna uma tarefa demorada para funcionários de escolas e universidades. Entretanto, a digitalização do acervo acadêmico é uma obrigação prevista em lei, assim como a devida organização estes documentos.

Diploma Digital Online – O que diz a lei

O MEC publicou a obrigação das instituições de ensino de digitalizarem o acervo acadêmico e também engloba a emissão do diploma digital online. Os detalhes podem ser conferidos na Portaria nº 330/2018.

A expedição do diploma digital online deve assegurar a autenticidade, integridade disponibilidade, rastreabilidade e validade jurídica e nacional dos documentos gerados.

O objetivo principal da proposta é aumentar a segurança e oferecer maior agilidade aos alunos que precisam do documento. A opção digital não elimina a opção do diploma em papel, mas funciona como complemento e tende a gerar economia no futuro.

A emissão segue regras rígidas para garantir a uniformidade do documento, assim como o diploma em papel.

Vantagens Diploma Digital Online

  • Economia

Talvez o benefício mais atraente do gerenciamento de documentos digitais seja o potencial de economia. O dinheiro que seria usado em papel, tinta da impressora ou espaço de manutenção e armazenamento poderia ser aplicado em outra parte do orçamento.

Além disso, o armazenamento de documentos digitais é relativamente barato em comparação ao aluguel de espaço de armazenamento externo para gabinetes de arquivos e contêineres de documentos.

  • Facilidade de acesso

Os sistemas de gerenciamento de documentos digitais tornam o compartilhamento de arquivos mais fácil do que nunca. O gerenciamento de documentos digitais também facilita a transferência de arquivos aos interessados.

  • Segurança

O armazenamento em nuvem também é mais seguro do que armazenar cópias em papel.

Cópias impressas dos arquivos são suscetíveis a inundações, incêndios e outros desastres. Além de manter as informações confidenciais em sigilo, o de documentos digitais pode evitar danos ou perda de documentos.

Diploma Digital Online – Requisitos

Em muitos casos, as instituições de ensino são legalmente obrigadas a armazenar registros por um determinado número de ano ou mesmo permanentemente.

No passado, isso significava que sua instalação precisa da capacidade de abrigar e acessar milhões de páginas de documentos em papel.

Os documentos digitais economizam tempo e espaço. Isso é algo que pode ajudar qualquer instituição educacional.

A melhor forma de garantir isso é contando com o auxílio de uma empresa especializada no gerenciamento de documentos.

Como a Gerenciar pode ajudar as instituições de ensino

A Gerenciar é uma empresa que atua a quase uma década no ramo de gerenciamento e armazenamento de arquivos, oferecendo para empresas e instituições de ensino soluções sob medida para cada necessidade.

O gerenciamento e organização documental é um processo que demanda extremo profissionalismo e expertise especialmente quando se trata de diploma digital online, já que é algo novo e possui regras bastante restritas.

As instituições de ensino têm prazo para se adequarem e começarem a emitir o diploma digital online por isso é preciso estar atento. A Gerenciar é a escolha certa para auxiliar nesse processo.

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