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Digitalização De Acervo É Importante?

A digitalização de acervo e informações contidas nos documentos em papel é a primeira etapa essencial em um processo de renovação digital. Sem isso, a continuidade entre o passado e o futuro de uma organização pode ser comprometida e sua memória histórica perdida.

O arquivamento digital é o processo técnico pelo qual um original em papel é convertido em formato eletrônico.

Isso cria um arquivo digital que pode ser usado para várias operações, desde pesquisas simples de metadados a pesquisas de texto completo, desde controle de gerenciamento até entrada de Big Data e integração com sistemas de computador.

A integração de sistemas de automação de documentos nos negócios pode desempenhar um papel crítico, fornecendo aos clientes um serviço mais eficiente e ágil.

Ao substituir o gerenciamento manual de documentos e realizar a digitalização de acervo, as empresas garantem benefícios melhorando a precisão e a eficiência do processamento de documentos sem comprometer a segurança de informações confidenciais.

Digitalização de acervo – benefícios

Aqui estão os cinco principais benefícios da digitalização de acervo de documentos com software e sistemas de automação:

  1. Acesso

O acesso ao seu conteúdo é facilitado. Por exemplo, se um colaborador está viajando a negócios ou em casa trabalhando off-line, com os documentos digitais os profissionais podem garantir acesso ao que precisam para realizar o trabalho onde quer que esteja.

  1. Colaboração

Trabalhar com equipes em locais diferentes, estejam eles no mesmo escritório ou em um fuso horário diferente, é possível com a digitalização de acervo.

Com a automação de documentos, a colaboração manual é eliminada. Isso facilita a troca de informações e colaboração entre diferentes equipes que lidam com um mesmo tipo de informação.

  1. Reduzir custos

Com a digitalização de acervo, as empresas podem se beneficiar da redução de custos.

A quantidade de tempo, dinheiro e papel utilizado no gerenciamento de documentos impressos diminui à medida que os sistemas automatizados são implantados e usados ​​com precisão.

Como resultado dos sistemas de automação de documentos, as empresas se beneficiarão de menor custo com papel, impressão e armazenamento.

  1. Recuperação

A recuperação de documentos impressos pode levar muito tempo, levando minutos, horas ou até dias para localizar os documentos relevantes necessários para o trabalho.

A digitalização de acervo permite recuperar todos os documentos instantaneamente e em um sistema seguro.

Como realizar a digitalização de acervo

Para maximizar a eficiência a digitalização de acervo deve ser realizada por empresa experiente e especializada.

É necessário conhecimento técnico para processar grandes quantidades de informações em bancos de dados utilizáveis ​​e para upload compatível em sistemas de gerenciamento de documentos existentes ou sistemas hospedados na nuvem.

O custo total para terceirizar o projeto de digitalização documentos é significativamente menor do que custaria para executar o projeto internamente e a empresa garante maior segurança, minimizando a perda de informações ou armazenamento incorreto.

Como a Gerenciar pode ajudar na digitalização de acervo

A Gerenciar é uma empresa especializada no gerenciamento e armazenamento de documentos e acervos para as empresas e atua a quase uma década, oferecendo qualidade e agilidade.

A tecnologia está presente no cotidiano das pessoas e aqueles que não se adaptarem estão fadados a enfrentar cada vez mais dificuldades para conquistar os clientes e alcançar as expectativas.

As empresas que ainda não realizaram a digitalização de acervo estão perdendo competitividade e comprometendo o futuro do empreendimento. A Gerenciar pode ajudar os pequenos, médios e grandes empresários a realizar uma gestão documental eficiente e inteligente!

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