Independentemente do tipo de negócio, uma coisa é certa: gerenciar e guardar documentos é essencial. Das faturas diárias aos documentos fiscais necessários apenas uma vez por ano, os proprietários das empresas são responsáveis por acompanhar uma grande quantidade de papelada.
Aqueles que estão começando podem achar que conseguem sobreviver sem um sistema de armazenamento de documentos adequado. Com apenas algumas faturas por mês, é fácil localizar a que precisa.
Porém, a medida que o tempo passa e a empresa cresce, continuar em frente sem um plano de armazenamento de documentos se torna um jogo arriscado. Em uma auditoria, por exemplo, podem ser solicitados diversos tipos de documentação.
O cenário mais comum é que o proprietário perceba que quanto mais documentos tiver em um sistema desorganizado, mais tempo a equipe de funcionários desperdiçará tentando localizá-los, gerando prejuízos e custos adicionais.
O melhor momento para configurar um processo para guardar documentos? Hoje. Agora mesmo. Quanto mais a empresa começar, mais eficiente será o seu crescimento.
Guardar documentos – Como armazenar de forma segura
Muitos dos documentos guardados contêm informações confidenciais, e atualmente há sempre alguém tentando invadir qualquer coisa que possa ser lucrativa.
Se os documentos da folha de pagamento forem acessados sem a permissão, por exemplo, o empresário pode comprometer os números de previdência social, informações bancárias e muito mais. Portanto, quando se trata de guardar documentos, a segurança precisa ser uma prioridade.
Para documentos físicos, pode ser tão simples quanto trancar o armário de arquivos e tão complexo quanto exigir que crachás de identificação para quem entra e sai do prédio.
Quanto maior a equipe e mais sensíveis as informações mantidas maiores serão as medidas de segurança necessárias.
Quando se trata de armazenamento digital, o tópico fica ainda mais complexo. Com o crescimento, as conversas de segurança tendem a envolver servidores privados, armazenamento em nuvem, compartilhamento online, etc.
Para maximizar a segurança de informações confidenciais, as pequenas empresas devem procurar soluções que permitam limitar o acesso a usuários selecionados ou compartilhar senhas apenas por meio de conexões seguras.
Como guardar documentos de forma eficiente
Além da segurança a preocupação é também com a eficiência. Sem critérios e processos de armazenamento adequados, encontrar as informações de que necessita pode continuar sendo um problema para as empresas.
Nesse sentido, o auxílio de empresas especializadas no gerenciamento de documentos é a melhor alternativa, já que contam com tecnologia apropriada, expertise no assunto e podem personalizar os critérios de armazenando para otimizar os resultados de acordo com as particularidades de cada negócio.
Selecionar a empresa certa de armazenamento de documentos significa escolher uma empresa que preserva e protege a documentação sensível em condições ideais de armazenamento, seja em formato físico ou digital.
Nenhuma empresa deve subestimar o valor de ter a documentação arquivada de forma segura e acessível.
Como a Gerenciar pode ajudar a guardar documentos
A Gerenciar atua no setor de gerenciamento documental a mais de 9 anos e está preparada para lidar com diferentes situações.
Arquivar documentos corretamente significa que os funcionários poderão acessar as informações de que precisam com rapidez e segurança, resultando em menos tempo de inatividade e menos atrasos.
Isso significa ganhos para as empresas, para os clientes e também melhor qualidade de trabalho para os colaboradores. A gestão documental adequada traz benefícios a todos os envolvidos.
A Gerenciar é a solução certa para guardar documentos com segurança e facilidade. As empresas que ainda não se adequaram estão perdendo tempo e dinheiro, e a hora de mudar é agora!