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Como Guardar Documentos Em Sua Empresa?

Independentemente do tipo de negócio, uma coisa é certa: gerenciar e guardar documentos é essencial. Das faturas diárias aos documentos fiscais necessários apenas uma vez por ano, os proprietários das empresas são responsáveis ​​por acompanhar uma grande quantidade de papelada.

Aqueles que estão começando podem achar que conseguem sobreviver sem um sistema de armazenamento de documentos adequado. Com apenas algumas faturas por mês, é fácil localizar a que precisa.

Porém, a medida que o tempo passa e a empresa cresce, continuar em frente sem um plano de armazenamento de documentos se torna um jogo arriscado. Em uma auditoria, por exemplo, podem ser solicitados diversos tipos de documentação.

O cenário mais comum é que o proprietário perceba que quanto mais documentos tiver em um sistema desorganizado, mais tempo a equipe de funcionários desperdiçará tentando localizá-los, gerando prejuízos e custos adicionais.

O melhor momento para configurar um processo para guardar documentos? Hoje. Agora mesmo. Quanto mais a empresa começar, mais eficiente será o seu crescimento.

Guardar documentos – Como armazenar de forma segura

Muitos dos documentos guardados contêm informações confidenciais, e atualmente há sempre alguém tentando invadir qualquer coisa que possa ser lucrativa.

Se os documentos da folha de pagamento forem acessados ​​sem a permissão, por exemplo, o empresário pode comprometer os números de previdência social, informações bancárias e muito mais. Portanto, quando se trata de guardar documentos, a segurança precisa ser uma prioridade.

Para documentos físicos, pode ser tão simples quanto trancar o armário de arquivos e tão complexo quanto exigir que crachás de identificação para quem entra e sai do prédio.

Quanto maior a equipe e mais sensíveis as informações mantidas maiores serão as medidas de segurança necessárias.

Quando se trata de armazenamento digital, o tópico fica ainda mais complexo. Com o crescimento, as conversas de segurança tendem a envolver servidores privados, armazenamento em nuvem, compartilhamento online, etc.

Para maximizar a segurança de informações confidenciais, as pequenas empresas devem procurar soluções que permitam limitar o acesso a usuários selecionados ou compartilhar senhas apenas por meio de conexões seguras.

Como guardar documentos de forma eficiente

Além da segurança a preocupação é também com a eficiência. Sem critérios e processos de armazenamento adequados, encontrar as informações de que necessita pode continuar sendo um problema para as empresas.

Nesse sentido, o auxílio de empresas especializadas no gerenciamento de documentos é a melhor alternativa, já que contam com tecnologia apropriada, expertise no assunto e podem personalizar os critérios de armazenando para otimizar os resultados de acordo com as particularidades de cada negócio.

Selecionar a empresa certa de armazenamento de documentos significa escolher uma empresa que preserva e protege a documentação sensível em condições ideais de armazenamento, seja em formato físico ou digital.

Nenhuma empresa deve subestimar o valor de ter a documentação arquivada de forma segura e acessível.

Como a Gerenciar pode ajudar a guardar documentos

A Gerenciar atua no setor de gerenciamento documental a mais de 9 anos e está preparada para lidar com diferentes situações.

Arquivar documentos corretamente significa que os funcionários poderão acessar as informações de que precisam com rapidez e segurança, resultando em menos tempo de inatividade e menos atrasos.

Isso significa ganhos para as empresas, para os clientes e também melhor qualidade de trabalho para os colaboradores. A gestão documental adequada traz benefícios a todos os envolvidos.

A Gerenciar é a solução certa para guardar documentos com segurança e facilidade. As empresas que ainda não se adequaram estão perdendo tempo e dinheiro, e a hora de mudar é agora!

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