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Como Funciona O GED / ECM?

O gerenciamento eletrônico de documentos consiste em um conjunto de tecnologias que permitem o manuseio de arquivos no ambiente digital para sua empresa. Entenda como funciona o GED / ECM.

Através de uma empresa que busque solucionar processos de gestão documental é possível otimizar os processos do seu negócio, reduzir os custos e aumentar a produtividade.

Dessa forma, o GED / ECM apresenta inúmeras vantagens a administração de uma empresa. Além disso, o número de empresas que buscam esse serviço cresce a cada dia.

Mas afinal, como funciona o GED / ECM?

O Enterprise Content Management ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial é uma maneira formal de organizar e armazenar uma série de documentos e outros conteúdos relacionados aos processos organizacionais.

  • O termo abrange estratégias, métodos e ferramentas usadas ao longo do ciclo de vida do conteúdo.

Assim, através de uma empresa como o Grupo Gerenciar que oferece um Software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é possível garantir grandes benefícios para um negócio.

Aumenta a capacidade de resposta e reduzir custos

O Grupo Gerenciar oferece uma solução global, além da captura de documentos, que inclui todas as funções necessárias para o gerenciamento do ciclo de vida de documentos e informações, desde a integração de fluxos até o arquivamento eletrônico.

Nesse sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), os usuários podem acessar um arquivo ou uma pasta de documentos para gerenciá-los a qualquer momento.

No final do ciclo de processamento do GED, os documentos digitais são transferidos para um arquivo eletrônico simples ou probatório.

Benefícios do gerenciamento de conteúdo empresarial

O ECM (Gerenciamento de Conteúdo Empresarial) visa facilitar o gerenciamento de informações corporativas por meio da simplificação de armazenamento, segurança, controle de versão, roteamento de processos e retenção de documentos e informações.

  • Os benefícios para uma organização incluem melhoria da eficiência, melhor controle e redução de custos.

Por exemplo, muitos bancos converteram cópias armazenadas de cheques antigos em sistemas ECM, em oposição ao método mais antigo de manter arquivos físicos em papel guardados.

Com isso, esse método facilita todo o funcionamento de uma empresa, pois como exemplo, se você precisa de um arquivo que está em papel levará semanas para encontrá-lo.

Se sua empresa utiliza o software GED, esse processo de encontrar um arquivo será totalmente mais simples e fácil, pois tudo estará organizado dentro de um software que guarda esses documentos.

Quando é necessário contratar um sistema GED / ECM?

Com as tecnologias que mudam e melhoram a cada dia, é importante sempre pensar na estrutura digital do seu negócio. Assim, se você quer melhorar a produtividade, é interessante investir nesse sistema.

Além disso, utilizar um sistema GED faz com que você ocupe menos espaço dentro do seu escritório com papeis físicos.

Outra caraterística importante é o meio ambiente. Se sua empresa demonstra preocupação ambiental e com a natureza, vale a pena contratar o Grupo Gerenciar para fazer a gestão de documentos da sua empresa.

  • Esse software também evita o uso de papeis para a impressão, tornando sua empresa cada vez mais digital e sustentável.

Diante dessas informações, é interessante contratar um sistema GED caso sua organização deseje padronizar os documentos e também caso seja preciso acessar os documentos e arquivos rapidamente.

Conclusão

Agora que você entende como funciona um sistema GED / ECM, sua mente pode ter ficado mais clara sobre as vantagens que esse software pode promover.

Dessa forma, seu negócio também poderá evitar muito mais gastos sabendo que tudo funciona de maneira online através de documentos digitais, onde tudo pode ser feito pela internet.

Portanto, acesse o site do Grupo Gerenciar e conheça seu serviço de gestão documental através do sistema GED / ECM para melhorar a qualidade e funcionalidade do seu negócio.

 

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