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Cinco Digital Documentações

Como Funciona A Digitalização Acervo Acadêmico?

A digitalização acervo acadêmico será obrigatória a partir de abril de 2020, em que todas as instituições educacionais para ensino superior tanto pública quanto privada, deverá ter os documentos digitalizados.

O acervo acadêmico são onde todos os documentos que são desenvolvidos ou recebidos por instituições estão armazenados, neste acervo conta com registros como históricos acadêmicos dos alunos que comprovam a matricula do mesmo, diplomas e todos os processos que cada um teve durante seus estudos.

Até este ano a quantidade de produção de arquivos impressos dentro das universidades estão cada vez maiores, no qual não há como diminuir a emissão de tais documentos, pois a entrada de saída de alunos se dá todos os anos.

Então uma forma de ter todos os documentos digitalizados, é investir em programas que auxiliam que na produção do mesmo, desde escaneamento até a digitalização de todos os arquivos.

Importância da digitalização acervo acadêmico

Há muita importância na digitalização acervo acadêmico dentro das Instituições de Ensino Superior. Para que todos os documentos fiquem arquivados, garantindo que nenhum seja perdido dentro das salas de armazenagem.

Com a digitalização de toda a documentação será uma adequação ao mercado educacional e de todas as instituições, aliando-se aos avanços tecnológicos que ajudam a facilitar todo o processo de criação de documentos.

Sendo uma maneira de otimizar a gestão pedagógica dentro das universidades de todo o Brasil, esta obrigatoriedade foi imposta pelo MEC, para que seja possível melhorar os resultados administrativos de uma instituição.

A digitalização é uma forma de evoluir todo gerenciamento pedagógico e melhorar os níveis de ensino que são desenvolvidos com o aluno. Sendo muito benéfico para docentes, discentes e colaboradores da instituição.

Com essas mudanças é possível acompanhar de forma facilitada todos os comportamentos das novas gerações de discentes da instituição. E ainda sim, a interação com o mercado de trabalho.

Por isso é de extrema importância, realizar a digitalização acervo acadêmico, sendo uma forma de alinhar as transformações tecnológicas que todo o mundo vem passando, para facilitar o trabalho dos colaboradores.

Como atender ao MEC para digitalização do acervo acadêmico?

Para atender a legislação que foi imposta pelo MEC, sendo de portaria 315, todos os documentos de instituições de ensino superior devem ser digitalizados.

Portanto a melhor forma de se adequar a legislação e atender aos requisitos é buscar ferramentas que estão disponíveis no mercado de forma eficiente. Isso pode se dar através de parcerias com empresas que possuem experiência no ramo.

A empresa deve ter conhecimento no setor e nas normas regulamentadoras, para que os processos internos sejam executados de maneira correta. A quantidade de documento a ser digitalizado é muito grande é um procedimento que leva tempo e muita dedicação.

Deve se ter como meta a integração de todos os dados e informações dos alunos no sistema acadêmico, utilizando indexação, que é o uso de palavras-chaves para localização eficiente do documento.

E o método escolhido deve ser de extrema segurança, para que as informações estejam sempre resguardadas para toda a instituição.

Vantagens da digitalização acervo acadêmico

Com a digitalização acervo acadêmico é possível garantir muitas vantagens as universidades, sejam elas pública ou privada. Confira a seguir:

  • Facilidade de localização: Em que localizar algum documento ou processo que se refira a instituição será mais facilitado.
  • Maior segurança: Não haverá riscos de perdas de documentos, pois todos estarão armazenados em dispositivos.
  • Menor espaço: Não será preciso contar com salas de arquivos, pois através da nuvem no próprio computador é possível acessar as informações.
  • Sustentabilidade: A redução do consumo de papéis será maior, tendo assim um consumo sustentável.

A digitalização acervo acadêmico mesmo que sendo obrigatório é uma forma de facilitar e organizar todos os processos que ocorrem dentro das instituições. Para saber mais acesse o site da Gerenciar.

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