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Automação Da Gestão Documental É Importante Para Sua Empresa?

Atualmente, as empresas precisam trabalhar com muita documentação e é muito difícil gerenciar todos os documentos e informações diárias geradas. Portanto, conheça sobre a automação da gestão documental.

Por esse motivo, agora mais do que nunca, é essencial ter um sistema de gerenciamento de documentos em qualquer uma empresa.

Antes de falar sobre os benefícios automação da gestão documental, é necessário saber o que exatamente é o gerenciamento de documentos.

O que é a automação da gestão documental?

É definido como gerenciamento de documentos o conjunto de técnicas e práticas de administração dos diferentes documentos de uma empresa.

Esse sistema é responsável por facilitar a recuperação rápida de documentos e, ao mesmo tempo, permitir o compartilhamento entre usuários e manter todos os documentos valiosos por tempo indeterminado e seguro.

Razões para iniciar um processo de digitalização de documentos da sua empresa

Há uma infinidade de fatores que podem levar à digitalização de documentos, pois além de economizar espaço e reduzir os custos, o motivo fundamental seria poder ter as informações muito mais rapidamente.

Assim, ser capaz de encontrar as informações desejadas digitando apenas algumas palavras pode economizar muito tempo. Isso pode com certeza melhorar a eficiência da sua empresa.

Também existem outros motivos que podem levar você a optar pela automação da gestão documental, incluindo:

  • A segurança, porque atualmente os documentos podem ser protegidos por diferentes senhas e restrições de usuários. Isso reduz o risco de perda ou roubo de informações.
  • Permissão de acessar informações de dispositivos móveis. Todos os dias, em um número maior de empresas, os funcionários precisam consultar informações sem estar presente no escritório.
  • Como a conscientização do meio ambiente está crescendo, muitas empresas desejam parar de imprimir tantos papéis desnecessários e, por sua vez, economizam nos custos de impressão (tinta, papel, fotocópias, etc.).
  • Com a automação da gestão documental seus funcionários e membros da empresa podem ser capazes de compartilhar informações tanto internamente (parceiros) quanto externamente (clientes) de forma mais rápida.

– Anteriormente, as informações sempre eram compartilhadas pelo correio ou fax, mas isso envolvia um tempo de espera até serem recebidas e além disso, elas apresentavam um risco para a segurança da informação ou do documento.

  • Evita a deterioração dos documentos: quando falamos de documentação, as imagens ou papéis antigos que são relevantes para sua empresa precisam ser digitalizadas por causa que o tempo pode desgastar um papel, impedindo sua leitura.

Grupo Gerenciar, especialistas em gerenciamento de documentos e arquivos

No Grupo Gerenciar, você encontra uma equipe especialista em gerenciamento de documentos e arquivos.

– Eles realizam todas as fases do processo de automação da gestão documental, desde a avaliação do projeto até a sua implementação.

Além disso, eles lidam com arquivos físicos e eletrônicos, bem como com a digitalização de arquivos em papel.

Também, eles destroem documentos confidenciais obsoletos que eram físicos – que existiam no papel – seguindo as diretrizes mais seguras do país, transformando-os documentos digitais seguros e nítidos.

No entanto, essa empresa que faz a automação da gestão documental possui uma consultoria personalidade para o cliente, na qual é necessária uma análise dos conteúdos que serão arquivados, para identificar o critério de armazenamento,

Conclusão

Agora que você conhece como funciona um software GED e uma boa empresa que você pode investir para realizar a automação da gestão documental da sua empresa, não perca seu tempo e nem seu dinheiro!

Confie no Grupo Gerenciar e realize a automação da gestão documental para seu negócio crescer cada vez mais!

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