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Como Funciona A Organização De Documentos Da Sua Empresa?

A organização de documentos de uma empresa é, na grande maioria das vezes, o que a separa de permanecer ativa e acima de seus concorrentes.

Isso acontece uma vez que, para que o fluxo interno de uma empresa funcione de forma otimizada, é preciso que todos tenham acesso às informações de que precisam com facilidade, agilidade e eficiência.

Porém, isso nem sempre é possível, visto que muitas organizações ainda apostam em formas antiquadas e ultrapassadas de armazenar e estruturar sua documentação.

Sabendo de que forma você pode ordenar esses dados para que eles trabalhem ao seu favor – e não contra você – você poderá garantir os melhores resultados para sua empresa.

Organização de documentos antiquada

Grandes armários, segmentos, estantes, pastas… ainda que uma empresa passe semanas organizando seus documentos e dados, é indiscutível que essa forma de planejamento documental está ultrapassada.

Ela não apenas faz com que seus funcionários percam tempo buscando por uma informação, que deveria estar à distância de um clique deles, em meio a milhares de outros papéis, mas também os estressa e minimiza seu rendimento.

Com a existência de formas modernas e mais tecnológicas de organização de dados, é incompreensível que tantas empresas ainda se pautem em maneiras precárias de organização – mas isso ainda pode ser visto.

Inteligência documental

O ramo de inteligência documental surgiu a fim de solucionar problemáticas como as acima citadas.

Ela preza pela individualidade de cada empresa – especialmente através do oferecimento de consultorias que se focam em suas necessidades especiais – e traz para elas uma gestão que desata cada nó problemático dentro de sua organização.

Com soluções como a digitalização de documentos, microfilmagem, gestão eletrônica, backups eficientes e muito mais, é improvável que qualquer companhia não se beneficie da inteligência documental.

Soluções pontuais

Se a organização de sua empresa está, ainda, obsoleta e dificultando o rendimento da equipe, é hora de buscar por soluções pontuais.

  • Paperless

O sistema paperless é o primeiro que deve ser implantado em qualquer empresa. Além de prezar por sustentabilidade, ele ainda permite que a troca de informações entre colaboradores não passe por rasgos, perdas ou danos, como acontece com o papel.

  • Digitalização de documentos

Para que o sistema paperless seja implantado, é preciso apostar na digitalização de documentos.

Ela deve ser feita junto a profissionais, uma vez que exige altos níveis de profissionalismo e expertise.

A cada passo desse processo será possível contar com serviços profissionais que monitorem, organizem e façam acontecer o importante processo de tornar eletrônico o acesso a dados que são fundamentais para o seu negócio.

  • Gestão eletrônica

Depois de serem tomados os passos de implantação do sistema paperless e da digitalização de documentos, é preciso apostar em uma gestão que mantenha os resultados de agilidade, segurança e eficiência obtidos à longo prazo.

Afinal, de nada adianta encontrar soluções temporárias – a organização de documentos de uma empresa deve ser algo constante e cuja manutenção possa ser rápida – não impedindo o negócio de prosperar.

Busque por uma organização de qualidade

Tendo em mente que os dias de uso de papéis, armários e estantes ficaram para trás, é fundamental saber como colocar em prática as soluções modernas de organização de documentos.

Nessa hora, a busca por serviços especializados é fundamental, então conheça o Grupo Gerenciar, que possui uma experiência de mais de 9 anos em inteligência documental e está mais do que pronto para atendê-lo!

Dessa forma, você poderá ter a certeza de que sua organização de documentos será realmente eficiente e voltada para as necessidades de seu dia a dia, maximizando os resultados de toda a sua equipe!

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Sistema Paperless Para Sua Empresa

Você sabe do que se trata um sistema paperless? Em um momento mundial de foco em sustentabilidade, redução de custos, maximização de processos e sobrevivência no mercado, conhece-lo se mostra fundamental.

Afinal de contas, o sistema paperless reúne soluções para todos esses pontos e muito mais, trazendo benefícios impressionantes para empresas e instituições de todos os portes!

Saber, também, como implantar um sistema desses em sua empresa é o caminho mais rápido para organizar, gerenciar e otimizar seus processos. Entenda!

O que é o sistema paperless?

Antes de aplicar esse passo diferencial dentro de uma empresa, é preciso saber do que ele se trata.

Paperless, em tradução livre, é “sem papel” em Português. Isso significa que ele é um sistema que busca abolir ou reduzir ao máximo o uso de papéis em uma empresa.

Ainda que muitos acreditem que isso é algo impossível de se fazer, é justamente a presença de grandes volumes de papel – estejam eles arquivados ou circulando pela empresa – que torna impossível obter um bom rendimento.

O papel em excesso não só danifica o meio ambiente, sendo fundamental combate-lo, mas também se rasga, molha, perde, danifica, amassa… prejudicando a comunicação interna e todos os processos empresariais.

Para entender como apostar em um sistema assim, é preciso abordar os seguintes pontos:

  • Aplicando o sistema paperless
  • Vantagens do paperless;
  • Profissionalismo e expertise.

Confira cada um deles abaixo e comece a planejar hoje mesmo o futuro de uma empresa moderna e tecnológica: a sua.

Aplicando o sistema paperless

A aplicação do sistema paperless se dá através da digitalização de documentos. Em sua forma eletrônica, desde que haja profissionalismo e segurança no processo, é infinitamente mais difícil que haja a perda de documentos.

A digitalização faz parte da chamada inteligência documental, que reúne os mais diversos serviços para otimizar a documentação de uma empresa:

  • A digitalização em si;
  • A organização dos documentos;
  • Sua microfilmagem;
  • GED – gestão eletrônica de documentos;
  • Segurança;
  • Cumprimento da legislação e muito mais.

Sem esses fatores, é impossível que haja melhoras processuais dentro de uma empresa através da digitalização. Em suma, não basta apenas digitalizar. Isso deve ser feito de forma correta.

Saiba quais vantagens podem ser obtidas em uma empresa através da contratação de serviços especializados na implementação de um sistema paperless de qualidade.

Vantagens do paperless;

Se feito da forma correta, o sistema paperless traz uma série de benefícios para empresas:

  • Redução de custos;
  • Agilidade ao acessar informações;
  • Transparência;
  • Centralização de dados importantes;
  • Melhorias em setores e na gestão;
  • Melhores resultados.

Só o gasto com impressora, manutenção e tinta, que será reduzido, já se mostra uma forma de focar recursos no que realmente importa na sua empresa: otimização de processos.

Além disso, a facilidade de encontrar arquivos que podem auxiliar na execução mais satisfatória das tarefas também faz toda a diferença, bem como contar com transparência nesse momento.

Finalmente, o apoio dado à sustentabilidade não afeta apenas as próximas gerações, mas também a imagem de sua empresa, fundamental de ser preservada – especialmente no momento atual.

Profissionalismo e expertise.

Para conquistar a aplicação de um sistema paperless de qualidade, é preciso de experiência profissional e de expertise.

Fazer o correto e otimizado gerenciamento de documentos digitais é bem mais complexo do que parece – e erros podem afetar drasticamente seus resultados.

Então, conte apenas com profissionais que possam fazê-lo da forma mais segura e completa possível, como os do Grupo Gerenciar.

Eles são especialistas e trabalham há mais de nove anos com inteligência documental, sendo capazes de oferecer a implementação de um sistema paperless de total qualidade para você!

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Como Funciona O Software GED

O software GED é o gerenciamento eletrônico de documentos que permite a empresa ter acesso aos seus arquivos de forma mais organizada, prática e digital.

Existem diversas soluções que garantem uma melhor distribuição dos documentos da sua empresa, por isso você deve escolher uma estratégia que garante um resultado positivo.

Para saber mais sobre o software GED acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

Dicas para escolher o software GED

  • Estabeleça benefícios que serão atingidos na sua empresa

O software GED possui diversos benefícios, por isso você deve analisar quais são as prioridades do seu negócio e observar qual será o mais adequado.

Dessa forma, prefira os que enfatizam o trabalho eletrônico e a organização de documentos. Além disso, se sua empresa possui funcionários que trabalham a distância, você deve buscar um software que ofereça aceso à nuvem.

  • Segurança

Você deve ficar atento com a segurança dos documentos e optar por software que ofereça backups e permissionamentos para os usuários.

  • Conhecimentos dos princípios básicos de uma organização eficiente

Normalmente as empresas que buscam pelo software GED possui uma visão em mente que inclua processos simplificados e uma sistematização de gestão documental.

Uma ótima opção de serviço administrativo é realizado pelo Grupo Gerenciar, ele irá cuidar de todo o gerenciamento documental da sua empresa, tornando o arquivamento um processo mais seguro e organizado.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/.

  • Analise as possibilidades extras

Você deve analisar toda a necessidade da sua empresa, podendo incluir algumas possiblidades extras, ou seja, considerar o acesso remoto através de dispositivos como laptops e tablets.

  • Tenha em mente as qualidades de um bom software

Procure por um bom software que ofereça proteção dos documentos, integração com outros softwares, relatório digitais e uma forma para aplicação de fluxo de trabalho e funcionários da empresa.

Além disso, ele deve oferecer retenção, backup e segurança. Para escolher o melhor software GED analise todos métodos disponíveis no mercado e escolha o que irá atender melhor a sua empresa.

Importância do software GED

Veja a seguir alguns dos principais benefícios do software GED:

  • Controlar processos

Através do GED ficará muito mais fácil acompanhar os documentos e controlar todas as fases do processo.

  • Facilitar o dia a dia da empresa

O GED irá cuidar de todas as etapas do gerenciamento dos documentos desde o recebimento até o compartilhamento de dados que será feito de forma simples, segura e precisa.

  • Diminuir custos

Sem o GED os custos com material, mão de obra e espaço físico será muito alto, e através do GED grande parte dele pode ser reduzido, resultando também numa grande economia de papel.

  • Proteger informações

Através do GED sua empresa poderá contar com um excelente serviço de segurança, não colocando em risco a integridade e a confidencialidade dos documentos, além de contar com o armazenamento na nuvem.

  • Otimizar espaço físico

O espaço físico ocupado pelos documentos dentro de uma empresa é muito alto, consequentemente através do GED esse espaço será reduzido, podendo aproveitá-lo para outra coisa.

  • Aumentar a produtividade

Com o GED a empresa tem um aumento significativo da produtividade, uma vez que os indivíduos que realizam determinada tarefa ganham tempo para realizarem outras atividades mais produtivas.

Informações sobre o software GED

Os profissionais perdem muito tempo tentando encontrar documentos não digitalizados, além disso o custo com papel e impressões pode ser alto.

Porém, além desses gastos, a falta de um software GED pode acarretar outros prejuízos, como por exemplo a falta de segurança com as informações e documentos da empresa.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos/

Portanto, através da utilização do software GED, tudo fica armazenado na nuvem, resultando em uma metodologia organizacional e de segurança para o seu negócio.

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Como Funciona O Fluxo De Trabalho?

Workflow ou fluxo de trabalho, toda empresa necessita realizar atividades, e é a forma que essas atividades são organizadas que traduzem o workflow. Algumas empresas podem ter um bom fluxo, o que consequentemente contribui para o bom funcionamento geral.

Já outras, tem um péssimo workflow, e claro, consequentemente diversos setores da empresa também são afetados. Para se evitar isso, existe uma forma eficaz e que conta com a ajuda da criação de estratégias, o gerenciamento de workflow.

Um fluxo confiável depende totalmente de organização e também deve estar de acordo com o perfil da sua empresa. Assim, tanto você quanto seus funcionários, caso tenha, podem fazer o que chamamos de “dançar conforme a música”.

Como ocorre o fluxo de trabalho?

O bom fluxo no trabalho agrupa todas as atividades, incluindo movimentação de documentos como também controle de informações e materiais. As atividades no workflow são evidenciadas através de um fluxo que descreve todas as tarefas.

O fluxo pode ser controlado manualmente, o que hoje em dia é considerado retrogrado e trabalhoso, e também pode ser feito automaticamente. Ou seja, com a ajuda de um software específico. Em alguns casos, algumas empresas fazem a junção dos dois tipos de serviços.

Um dos pontos principais de um bom workflow é a sua eficácia no gerenciamento dos documentos. Quanto melhor o workflow, mais organizados são os documentos e consequentemente a empresa é melhor gerenciada.

Qual a importância de um bom workflow?

O workflow ajuda a sua empresa em diversos aspectos. Para que você possa entender um pouco melhor, pontuamos alguns benefícios interessantes. Confira:

  • Um workflow é importante porque otimiza o tempo gasto nas tarefas da sua empresa. Com a padronização do gerenciamento das tarefas, atividades necessárias poderão ser feitas de forma eficaz e rápida;

  • Independentemente do setor de cada funcionário, o workflow permite que as tarefas sejam realizadas de forma linear, ou seja, em sintonia. Os funcionários passam a entender que um serviço depende inteiramente do outro, e isso ajuda até mesmo no reconhecimento das obrigações;

  • Quando se tem um bom workflow, qualquer produto ou serviço oferecido passa ater uma melhor qualidade. Isso porque durante o processo, a organização se fez presente e resultou em qualidade;

  • O workflow também ajuda na transmissão de dados, evitando completamente qualquer risco de ruído nas informações. Isso consequentemente pode afetar o produto/serviço final;

  • O controle do workflow também permite que os funcionários sejam mais produtivos. Tudo isso se deve ao planejamento feito antes mesmo de as tarefas serem executadas.

Ok, são inúmeros benefícios, e provavelmente você percebeu que implantar um bom sistema de workflow pode ser trabalhoso, certo? No entanto, isso não precisa ser necessariamente feito por você. Há empresas que se encarregam deste serviço.Como Funciona O Fluxo De Trabalho?

Escolhendo a empresa certa para implantar um bom workflow

Felizmente, existem empresas que atuam criando fluxos de trabalho de acordo com o perfil de cada empreendimento. Algumas são modelo no mercado, que é o caso da Gerenciar, que atua a mais de 9 anos no ramo.

A Gerenciar disponibiliza diversas ferramentas para isso, que é o caso de um software especifico oferecido pela empresa. Software esse que organiza todas as etapas do processo da sua empresa.

Lembra que foi citado que o gerenciamento de documentos também é parte de um fluxo confiável? Pois bem! A Gerenciar também conta com esses serviços, o workflow-software GED.

  • É indicado para otimizar os processos da empresa através de um único sistema;

  • O workflow pode ser organizado e gerenciado dentro do sistema GED oferecido pela Gerenciar;

  • Manter um bom fluxo de trabalho não é tarefa fácil, por isso a gerenciar oferece este software que permite justamente ter o controle de todas as tarefas a empresa.

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Transformação Digital – Veja As Melhores Tendências

As tendências de transformação digital para os próximos anos se focam em apenas um ponto: modernizar a vida do consumidor e a forma como as produtos e serviços ofertados o atendem.

Junto com essa modernização, surgem diversas vantagens, como ferramentas que promovem facilidade, acesso à tecnologia, uso da nuvem, economia de tempo e espaço…

As melhores tendências que dizem respeito a esse assunto foram abordadas nesse artigo, então saiba o que esperar dos próximos meses!

Transformação digital e a experiência do consumidor

Uma vez que a experiência do consumidor está em foco, a busca vem se baseando em torna-la mais ágil, eficiente e, acima de tudo, personalizada.

Para isso, é preciso lidar bem com dados. Em suma, eles precisam estar no lugar certo, na hora certa e permitem um fácil acesso para que as empresas possa oferecer boas soluções para seus consumidores.

Algumas transformações que podem ser esperadas incluem:

Mudanças no marketing digital

O Marketing Digital tende, cada dia mais, a se tornar um portal de soluções indireta e eficaz, que convence o consumidor em relação a um problema que ele pode vir a ter e, em seguida, aborda uma solução.

Em união com a tecnologia e o acesso a ferramentas facilitadoras, espera-se que o marketing ofereça essas soluções para os públicos-alvo de cada negócio de maneira personalizada.

Isso é feito através de uma outra tendência que será melhor explicada abaixo: a cultura data-driven.

Inteligência artificial e machine learning

A inteligência artificial e o uso do machine learning também são duas tendências de transformação digital que vem ganhando espaço em termos de atender ao consumidor de forma personalizada.

Enquanto o machine learning memoriza atualizações, alterações e as preferências do consumidor automaticamente, a IA permite que ele se encante através de novas formas de interação com máquinas e dispositivos.

Digitalização de dados físicos

Essa é uma tendência que se mostra final: aqueles que lutarem contra ela, certamente não terão espaço na modernidade digital.

É fundamental que os dados estejam no lugar certo e na hora certa, podendo ser acessados com facilidade a fim de auxiliar na criação de novas soluções para o mercado.

Nessa hora, dados físicos não podem ser usados. É fundamental que todas as informações estejam digitalizadas e centralizadas, permitindo, além de todos os pontos citados, que se mantenha a organização em um momento que visa agilidade ao lidar com as empresas.

Cultura data-driven

Finalmente, a cultura data-driven é a última tendência de transformação digital cujo crescimento tende a ser enorme.

É justamente ela que vem, inclusive, desenvolvendo as outras tendências, uma vez que a busca por dados para gerar soluções personalizadas e voltadas para as necessidades de cada mercado-alvo é o foco do futuro.

Essa cultura permite que sejam acessados, de forma simples e rápida, todos os dados necessários para a criação de produtos e soluções que realmente sejam necessários, economizando tempo e dinheiro.

Sem as tendências acima, especialmente a digitalização de documentos, isso não é possível.

Organize dados, informações e prospere

Conforme foi possível perceber, a organização de dados é fundamental para que empresas de todos os nichos se adequem às tendências de transformação digital citadas.

Sem a digitalização de documentos, não é possível criar banco de dados que possam ser usados para personalizar e melhorar a experiência do consumidor, o que pode realmente atrapalhar a sobrevivência das empresas no mercado.

O Grupo Gerencial trabalha com inteligência documental há mais de 9 anos e está pronto para oferecer para você todas as soluções das quais você precisa para se adaptar às tendências de transformação digital que estão vindo por aí! Conte com ele!

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Dicas Para Armazenar Documentos Na Empresa

O ato de armazenar documentos na empresa tende a tomar várias formas, desde o uso de grandes estantes e armários separados por pastas, até o uso de soluções mais modernas e tecnológicas.

Enquanto ter acesso à dados anteriores é fundamental para o prosperar de qualquer negócio, muitas vezes os métodos de armazenamento se mostram antiquados, grandes, pesados e difíceis se serem acessados.

Isso faz com que encontrar a informação certa, na hora certa, para trabalhar com agilidade, se torne uma tarefa impossível.

Sendo assim, é fundamental que se conheça novas maneiras de armazenar documentos e informações, de forma a acessá-las com agilidade, eficiência e economia.

Armazenar documentos na empresa – o que buscar

Na hora de armazenar documentos, é preciso usar ferramentas atualmente disponíveis para otimizar todos os pontos dos quais sua empresa pode se beneficiar amplamente. Eles incluem:

Buscar por mais espaço

Espaços mal utilizados em empresas são problemas comuns e que podem prejudicar amplamente o rendimento da empresa.

Com espaço perdido em função de armários, estantes, segmentos e demais mobiliários dentro de salas, evita-se a entrada de novos funcionários, de equipamentos que podem agilizar processos e até mesmo a beleza dos espaços, que promove maior rendimento.

É importante que todos os dados que podem ser digitalizados o sejam a fim de promover economia de espaço para que sejam implantadas novas soluções.

Evitar perda de tempo

Encontrar um documento de dois anos atrás em meio a uma caixa com centenas de papeis misturados dentro dela é realmente um grande atraso de produtividade.

E ela não está relacionada apenas ao profissional que busca pela informação, vasculhando papéis e espaços, mas também para os que precisam dessa informação.

Assim, é fundamental que haja economia de tempo – que pode ser melhor aproveitado em diversas outras tarefas a serem feitas na empresa.

Prezar por menos estresse

Comprovadamente, um ambiente de trabalho estressante tende a gerar uma menor produtividade.

Em espaços onde é necessário vasculhar toda a empresa para encontrar apenas um dado, uma certeza de resultado é o estresse…

É por isso que, visando permitir que seus funcionários se tornem mais ativos e capazes de realizar as tarefas do dia a dia, deve-se apostar em maneiras de centralizar a informação, minimizando o estresse.

Encontre soluções que otimizem seus resultados

Não basta apenas passar semanas organizando todos os arquivos da empresa em um só armário – categorizado.

É preciso, para se manter ativo no mercado em relação à concorrência, buscar por soluções que otimizem verdadeiramente os seus resultados, preparando você e sua equipe para o futuro.

A fim de seguir todas as dicas dadas até o momento, existe uma solução pontual que une o útil e o eficiente: a inteligência documental.

Digitalização de documentos

Digitalizar dados e documentos permite que as informações estejam sempre à distância de um clique, deixando-as acessíveis por qualquer um (desde que autorizado), a qualquer hora e através de qualquer dispositivo.

Além disso, quando feita de forma profissional, ela permite que você faça o backup seguro de suas informações sempre que precisar, mantendo-as livres de perdas, desvios ou demais problemas.

Segurança também é um fator essencial, uma vez que apenas ela permite que seus dados não caiam nas mãos erradas.

Finalmente, é preciso contar com formas de gerenciar constantemente esses documentos, mantendo-os organizados, acessíveis para todos e até mesmo seguros no momento de serem destruídos.

Se você deseja contar com todos esses benefícios na hora de armazenar documentos na empresa, é essencial que você conheça o Grupo Gerenciar e tudo que ele pode oferecer para você em termos de expertise e profissionalismo.

 

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O Que É Consultoria Documental?

Contar com uma consultoria documental é uma solução que pode otimizar amplamente os resultados de uma empresa.

É sabido que toda e qualquer organização possui demandas e necessidades que são específicas dela, especialmente no que diz respeito à gestão documental.

Ainda que existam soluções que se aplicam de forma bem sucedida para qualquer empresa, alguns nós e pontos problemáticos acabam impedindo que essas soluções sejam, realmente, efetivas – sendo importante dissolvê-los.

É nessa hora que serviços especializados e voltados para as suas necessidades são fundamentais para que seu negócio de torne um verdadeiro sucesso!

Contando com a consultoria documental

Consultores são profissionais que carregam consigo toda a experiência possível sobre um nicho ou área específica.

Ao busca-los, eles repassam essa informação para você, mas apenas após uma análise minuciosa de suas necessidades e demandas específicas.

O mesmo vale para a gestão de documentos, que funciona de uma forma única para cada empresa e, por isso, por mais que deva contar com algumas soluções já existentes, deve fazê-lo respeitando a individualidade de cada um e gerando os melhores resultados possíveis.

Ao buscar por uma consultoria de documentos, você poderá contar com:

Segurança e agilidade

Após encontrado o projeto de gestão documental que melhor atenda à sua empresa, uma equipe especializada, profissional e com expertise passará a gerenciar todas as soluções a serem aplicadas em seu negócio.

Justamente por contar com profissionalismo, é possível ter a certeza de estar passando por todo esse processo com total segurança e com rapidez, finalizando a adaptação de sua empresa à novas tecnologias com maior eficiência.

Organização

A organização é uma das maiores vantagens que uma consultoria de documentos pode oferecer para você.

Sabendo onde está exatamente cada informação a qual você pode vir a precisar para executar tarefas do dia a dia, é muito mais provável que sua empresa se torne referência em exatidão na hora de promover resultados.

Isso só é possível se seus arquivos estiverem no lugar certo, na hora certa.

Gestão a longo prazo

Além de organizar seus documentos de forma rápida e eficiente, uma consultoria permite que eles se mantenham assim à longo prazo.

Uma gestão eficiente é promovida através do uso das ferramentas certas e que permitem que o próprio empresário seja capaz de atuar com autonomia nos processos documentais de sua empresa.

Resultados imediatos

Assim que os primeiros passos de sua consultoria forem tomados – e uma vez que elas buscam atender a exatamente ao que você precisa, já será possível observar resultados.

Ou seja, procurar por esse tipo de solução é a forma mais rápida de obter resultados reais e ágeis, que impedem que sua empresa seja ultrapassada pela concorrência a qualquer momento.

Contar com esse serviço é maximizar resultados!

Serviços de consultoria conseguem trazer todos os resultados citados uma vez que eles trabalham com a chamada inteligência documental.

Essa inteligência, como o próprio nome diz, tende a fazer com que os documentos sejam digitalizados, armazenados, organizados e até mesmo monitorados da forma mais propícia possível para o seu negócio.

Isso por sua vez, torna sua empresa campeã em promover um fluxo de comunicação linear, eficiente e que realmente trabalhe com resultados.

Tendo isso em mente, caso esteja buscando por um ambiente de trabalho mais efetivo no dia a dia e organizado, busque por empresas profissionais como o Grupo Gerenciar para promove-lo!

Ele fará, junto a você e a sua equipe, uma consultoria documental capaz de melhorar toda a qualidade das tarefas do seu dia a dia, levando em consideração essencialmente o que você precisa para atuar com mais profissionalismo e aprimorando resultados!

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O Software GED Contabilidade É Bom?

O GED Contabilidade é uma ferramenta que consegue revolucionar toda a área de gestão de uma empresa, qualquer que seja ela. Pode ser de grande, médio ou pequeno porte, todas elas serão beneficiadas.

Apesar de ser um sistema diferenciado, não são todos os empreendedores que sabem da existência dessa ferramenta de gestão – assim como de outros apoios de organização.

É muito comum – principalmente em empresas familiares – ficar atrelado ao clássico e ao antigo. Isso não é uma metodologia errada. No entanto, na grande maioria das vezes não é tão eficiente.

O uso de ferramentas online e softwares consegue fazer o que nenhum funcionário consegue: compilar TODAS as informações em questões de segundos.

O artigo de hoje irá focar no sistema de GED. Para todos aqueles que são donos de um empreendimento, ou até mesmo um funcionário que busca novos meios de gestão, esse texto é fundamental e revolucionário.

GED Contabilidade: o que é

A primeira coisa que deve ser entendida sobre o GED Contabilidade é a sua própria sigla: GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O nome por si só já diz muito sobre o programa.

O objetivo desse software, então, é ser responsável pelo gerenciamento, gestão e organização de todos os documentos da empresa. Não importa qual área seja: documentos contábeis, licenças, compras, vendas, dentre outros.

Àqueles que possuem empresas pequenas podem pensar sobre a real necessidade de uma ferramenta dessas. No entanto, a documentação – mesmo que o empreendimento seja pequeno – costuma ser grande e complexa.

Até os menores empreendimentos precisam lidar com a questão de documentação. Pode parecer algo simples e intuitivo, mas somente aquelas pessoas que trabalham nessa área sabem o quanto não é.

No caso de grandes empresas, cujo volume de documentos costuma ser bem elevado, o GED Contabilidade se faz ainda mais necessário.

A organização e gestão de documento é essencial para o desenvolvimento da empresa. Não é nada incomum a perda de documentos importantíssimos (e é sabido o quanto isso é prejudicial).

Além de abrir a visão sobre as próprias movimentações da empresa, um bom gerenciamento evita atrasos de prazos e, consequentemente, evita multas e advertências.

GED Contabilidade: quais as suas funcionalidades

Além de apresentar um sistema único, prático e intuitivo de organização de documentos, o software também conta com:

  • Desenvolvido para qualquer tipo de empresa, sendo totalmente adaptável aos negócios;

  • Sistema 100% online;

  • Módulo Contador, Urbanismo, Financeiro e Cooperativa Bancária;

  • Comporta visualização em PDF;

  • Digitalização feita com OCR;

  • Possibilita o controle de acessos de cada usuário, controlando tudo isso por IP;

  • É possível controlar o acesso dos usuários, podendo restringir alguma seção de documentação;

  • Gera relatórios Gerenciais;

  • Possível recuperação de documentos excluídos com menos de 2 meses;

  • Protocolos de Entrega e Devolução;

  • Trilha de Registro;

  • Gestão Documental.

O GED Contabilidade tem muito mais a oferecer, sempre visando atender todas as expectativas dos clientes em relação à organização e logística. O Gerenciamento Eletrônico de Documento é um sistema completo!

Onde encontrar o Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Foi falado muito sobre a ferramenta de gerenciamento de documentos em si, mas onde é possível encontrá-la?

O software foi desenvolvido e é oferecido pelo Grupo Gerenciar, uma empresa que une conhecimento em gestão com a melhor tecnologia do mercado.

A empresa já é bem-conceituada no mercado, trazendo satisfação para todos os seus clientes.

A organização de documentos é a base para uma empresa organizada, que consegue manter os seus processos contínuos, quanto a isso não restam dúvidas.

O GED Contabilidade é o sistema que irá gerenciar todos os documentos da empresa, organizando da melhor forma possível para garantir a satisfação de todos os envolvidos.

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O Que É BPM?

O BPM é uma espécie de gerenciamento de processos, ele será utilizado para garantir um bom desempenho dos fluxos de informação, comunicação entre as pessoas e o estabelecimento de fronteiras organizacionais.

Além disso, ele busca atender todo o ciclo de gestão formado pela modelagem, redesenho, implementação, monitoramento e otimização de processos.

Dessa forma, o BPM pode ser uma ótima opção se você deseja melhorar o desempenho da sua empresa e garantir alguns benefícios através da gestão organizacional, para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Aplicação do BPM nas empresas

Veja a seguir como pode aplicar o BPM dentro da organização empresarial.

  • Mapeamento dos processos

Antes de fazer o mapeamento dos processos é importante saber os detalhes fundamentais do negócio. Depois disso é necessário documentar e organizar todos os pontos de forma clara e didática.

Essa é uma tarefa importante que irá permitir um entendimento completo do processo. Além disso, você vai conseguir prever os recursos, estimar gastos e analisar o setor onde cada pessoa se encaixa melhor.

  • Padronização dos processos

A padronização do processo é a busca por um método dentro do BPM, de forma que seja identificado um padrão de organização. O objetivo da padronização é fazer com que qualquer pessoa trabalhe dentro do mesmo método.

Além disso, o aprimoramento deve ser constante para evitar qualquer erro.

  • Otimização dos processos

A otimização dos processos é fundamental, uma vez que irá reduzir custos, riscos e conhecimento fluindo dentro da empresa. Além disso, terá muito mais qualidade para atender o cliente.

  • Melhoria dos processos

Os processos devem sofrer mudanças para que ele consiga sempre buscar uma melhoria e garantir sua viabilidade.

Dessa forma, é necessário analisar todo o processo e buscar soluções para uma maior produtividade de forma a otimizar o tempo, além de documentar toda tarefa e buscar pelo modelo de fácil entendimento dos funcionários.

Benefícios do BPM

O BPM pode trazer diversos benefícios para a organização da sua empresa, confira alguns dos principais:

  • Processos mais transparentes

A transparência é algo fundamental dentro da empresa, de forma que todos os colaboradores devem procurar ser. Além disso, isso pode ajudar as pessoas identificarem o seu valor dentro do ambiente de trabalho.

  • Produtividade elevada

Para obter elevada produtividade é importante padronizar os processos, para evitar o retrabalho, produzindo de forma qualificada e em maior quantidade.

Um bom exemplo é realizado pelo Grupo Gerenciar eles possuem um sistema operacional, de logística e de segurança de excelente qualidade e os funcionários garantem uma boa gestão de documentos completa.

Para saber mais confira: https://grupogerenciar.com.br/.

  • Redução de gastos

Processos mais eficientes garantem a redução de gastos. Isso faz com que as pessoas utilizem o seu tempo em atividades importantes e necessárias e consequentemente isso pode ajudar no lucro da empresa.

  • Controle maior

Um maior controle do processo, como relatórios específicos de cada área resultará em um excelente sistema de gestão, uma vez que os gestores identificarão se a melhor prática foi aplicada.

  • Satisfação dos clientes

A satisfaço do cliente é algo fundamental para empresa ter sucesso. Assim, o BPM sempre busca a satisfação total dos clientes, assim como uma entrega de qualidade em um menor período de tempo.

Formas do BPM

O BPM mostra todos os aspectos que devem ser executados da melhor forma e em seus devidos tempos. De modo, que todas as decisões ocorram de forma positiva com uma visão abrangente e correta.

Por isso, essa é uma prática que busca o controle de todos os processos que envolvam os aspectos de inovação, estratégias, cultura, flexibilidade, métodos, tecnologias, objetivos, entre outros.

Para saber mais acesse: https://grupogerenciar.com.br/.

Portanto, o BPM é de grande importância na organização de uma empresa, pois ele ajudará no alcance de metas e objetivos independentemente do tamanho no seu negócio.

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O Diploma Digital É Aprovado No Brasil?

O diploma digital foi uma implantação do Ministério da Educação (MEC), em que se decidiu em março de 2019, que este tipo de registro possa ser digitalizado, para que os alunos de instituições de ensino superior consigam retirar sem burocracia.

Para que seja emitido este tipo de documento, deve-se seguir as regulamentações de acordo com a Infraestrutura de Chaves Pública (ICP). Sendo este o órgão que é responsável pela certificação digital.

E para que se tenha mais segurança, o documento será emitido por sistema de criptografia, para que seja evitado fraudes. Conseguir retirar o seu diploma de forma digitalizado faz com que o processo seja mais ágil e os custos de impressão sejam diminuídos.

Para que você entenda como funciona o diploma digital e quais são os benefícios de se ter este tipo de certificado digitalizado, preparamos este artigo, que possui várias dicas, confira.

Como funciona a emissão do diploma digital?

Para que seja possível emitir o diploma digital a universidade deve ter toda uma estrutura eficiente para que seja possível registrar e emitir o registro. Visto que se deve ter a assinatura digital, tanto do aluno, quanto dos professores.

E esta assinatura digital deve ser reconhecida e certificada através de software que seja o responsável pelo o documento. Listamos a seguir, como é funciona a emissão do certificado digital, confira:

  • Após a colação de grau, em que o aluno concluiu o ensino superior, o mesmo receberá um código de validação em seu e-mail.
  • Então o software que é utilizado pela instituição irá desenvolver um documento, com uma linguagem em codificação, para que seja possível armazenar as informações do documento e este deve ser legível.
  • Após a criação do registro, o documento será encaminhado para a coordenação da universidade para que seja colocada a assinatura digital no mesmo.
  • E assim, o documento será encaminhado para uma entidade que possa registrar, contendo uma segunda rubrica institucional.
  • Então, o arquivo será emitido como QR Code, para que o aluno receba seu diploma de forma digitalizada.

E para que as universidades consigam emitir este registro digital, ela terá que ter uma licença. Senão o documento terá que ser encaminhado para outra instituição que possua a licença ativa.

Facilidades do diploma digital

Se as instituições aderirem todos os processos de digitalização de registro de diplomas para cursos superiores, será possível garantir muitos benefícios.

Pois este tipo de procedimento, garante mais segurança aos processos internos da própria universidade, além de ajudar a reduzir a quantidade de fraude que se pode observar nos dias atuais.

E ainda sim, com o diploma digital, será possível ter o mesmo disponível em seu computador e até mesmo no da instituição, evitando assim, o consumo de papel para impressão do registro.

A validação do diploma de forma digitalizada poderá ser feita a qualquer momento. E pode-se prever que haverá praticidade, pois depois da emissão a instituição conseguirá ter uma comunicação eficiente com o formando.

E as universidades que aderirem esta nova forma de emissão de diploma, terão total controle através do software instalado de quem já conseguiu terá acesso ao eu documento e de quem ainda precisa emitir.

Benefícios do registro digital

Com o diploma digital todos terão muitos benefícios, desde a instituição educacional, quanto o aluno formado. Confira quais são eles:

  • É uma atualização tecnológica de extrema segurança, para que fraudes sejam evitadas.
  • Ter capacidade de sistemas se comunicarem de forma transparente e mais eficaz.
  • Em um mesmo documento, deve ter várias assinaturas, como da coordenação do curso, das autoridades da universidade e do aluno. E através da digitalização será mias fácil conseguir as mesmas.

O diploma digital é uma forma inovadora de fazer com que todo o procedimento burocrático e complicado de se conseguir emitir o seu registro, seja facilitado. Para saber mais acesse nosso site da Gerenciar.